企业管理制度-文件材料的收集管理

文件资料的搜集处理

第一条坚持部分搜集、处理文件资料准则。各部分均应指定专(兼)职文书人员，担任处理本部分的文件资料，并坚持相对安稳。人员变化应及时告诉档案室。

第二条凡本公司缮印宣布的公函(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一概由办公室一致搜集处理。

第三条一项作业由几个部分参与处理，在作业活动中构成的文件资料，由主办部分搜集归卷。会议文件由会议主办部分搜集归卷。

1.公司作业人员外出学习、调查、调查研究、参与上级机关举行的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，有必要将会议的首要文件资料向档案室处理归档手续、档案室签字认可后财务部分才给予核报差旅费。

2.本公司举行会议，由会议主办部分指定专人将会议资料、声像档案等向档案室处理归档手续，档案室签字认可后财务部分才给予报会议费用。

第四条各部分专(兼)职文书的责任：

1.了解本部分的作业事务，把握本部分文件资料的归档规模，搜集处理本部分的文件资料。

2.认真执行平常归档准则，对本部分承办的文件资料及时搜集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档结束，并向档案室办妥交代签收手续。

3.承办人员借用文件资料时，应积极地供给使用，做好服务作业，并处理暂时借用文件资料登记手续。