秘书实务第五章信息工作

2、信息获取的渠道
①信息网络渠道 ②文书渠道 ③书刊渠道 ④调查渠道 ⑤会议渠道 ⑥信访渠道 ⑦科研渠道 ⑧档案渠道
3、信息获取的方法
①网络查询法 ②文字阅读法 ③收看收听法 ④会议记录法 ⑤相互交流法 ⑥专题调查法 ⑦随时观察法 ⑧索取求购法
第三节 信息的加工
• 信息加工，是指将获取的原始信息进行 鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之 成为完整、有用的信息资料，以便提供 利用。 • 信息加工既是一种工作过程，更是一种 创造性思维活动，加工的成果是科学方 法与智力劳动的结晶，具有比原始信息 更大的使用价值。
信息工作程序图
第二节 信息的获取
1、信息获取的范围
①信息获取，是指秘书利用各种渠道和方 法获得领导工作所需要的信息。 ②主要包括： a上级信息 b内部信息 c社会信息 d同业信息 e历史信息 f国际信息
③秘书为领导者收集信息，应抓住四大特点： 一是政策性特点 二是思想性特点 三是超前性特点 四是动态性特点
秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务
的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘
书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的 来源也广。
（二）资料剪贴
•
•
1
资料剪贴的方法
资料剪贴主要是文字资料的提纯留存。传统的“剪贴”
是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定 复印。
• 2
剪贴复制的过程
3、信息提供的方式
①简报递送 ②电报递送 ③传真递送 ④网络传送 ⑤电话报送 ⑥音像制品递送
第五节 信息的存储
• 1、信息存储的意义
• ①信息存储，是指秘书机构和秘书人员 将有查考使用价值的信息资料经过整理 后，以一定的方式保存起来，便于以后 利用。
• • • •
②意义： a有利于充分利用信息资源 b有利于开发深层次的信息 c有利于提高秘书工作效率
邮政编码簿 常用业务及管 理工作范围的 最新电话表
国际国内地图 办公室所有设 备的说明书、 维护保养手册 工商名录或同 业名录 电话号码簿
（六） 以计算机为核心的信息处理技术
• 秘书的信息工作现代化，首要的是秘书的思想观念。 其次是计算机的网络系统问题。网络的信息大大拓展了秘 书对信息的获取渠道。但是面对大量的、纷至沓来的各种
第四节 信息的提供
1、信息提供的对象
①信息提供，是指秘书机构将加工之后的信 息提供给使用对象，以实现信息的价值。 ②秘书机构信息提供的对象具有多元性： 首先，是为本级领导机关提供信息 其次，是为上级领导机关提供信息 再次，是为下级机关和基层单位提供信息
2、信息提供的要求
①针对性 ②多样性 ③适时性 ④保密性
要一新片换替旧片或针 对某张名片添注新信息
（五） 秘书案头的“信息库”
• 所谓“信息库”就是秘书要在自己有限的办
公桌、抽屉、柜架上，准备随手就可以取来的应
答信息。这些东西有的人称为“案头必备”，有
的书上称之为“必须经常放置于身旁的东西”。
•
一般来说，秘书案头应具备的“信息库”包括如下内容
中、英文字典 飞机、火车、 轮船、班车的 最新时刻表 应用文体式大 全、秘书手册
2、信息存储的要求
①认真筛选 ②科学分类 ③系统完整 ④坚持不懈 ⑤便于检索
3、信息存储的方式
①计算机存储 ②信息简报存储 ③多媒体存储 ④信息资料存储
第六节 高层次信息的开发
• 1、高层次信息的特点和作用
• ①高层次信息，是指全面反映事物概貌、揭示 事物本质及其规律的深度信息，以及对原始信 息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。 • 高层次信息必须具备三个要素，即有情况、有 分析、有建议，同时还要求情况的明晰性、典 型性；分析的深刻性、明确性；建议的创见性、 可行性。
• ④全面 • 全面，就是要坚持“两点论”，有喜报喜， 有忧报忧。 • 为了纠正报喜不报忧现象，需要做到： • 首先，要提高思想认识 • 其次，各级秘书部门的领导人要支持、 鼓励秘书人员报忧 • 其三，要加大对报忧的督促检查力度
• ⑥经济
• 经济，就是用较低廉的费用和较简单的 手段获取必要的、较多的信息。
②高层次信息的特点： a宏观性 b完整性 c典型性 d深刻性 e预测性
③高层次信息的作用 a有助于领导层作出全面性较强的决策 b有助于作出严密性较强的决策 c有助于领导作出导向性决策 d有助于领导作出准确度较高的决策 e有助于领导作出超前性较强的决策
2、高层次信息开发的途径
①对初级信息进行重点调研 ②对零散信息进行综合归纳 ③对积累资料进行升华突破
第五章 信息工作
上次回顾
1、简述行文关系和行文制度 2、发文处理主要有哪些环节？ 3、交拟、草拟、签发、印制、校对和传 递公文有哪些注意事项和要求？ 4、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承 办和催办公文有哪些方法和要求？
本章目标
1.了解信息与信息工作的含义 2.明确信息工作的意义、特点和要求 3.掌握秘书机构获取、加工、提供、存储 和活化信息的内容及方法 4.提高信息处理能力
信息，如何经过分析、综合、归纳和判断，向领导提供最
精华部分，这是秘书比较艰难的任务。 • 以计算机为核心的信息处理技术，可以将秘书的整个 信息工作网络化、磁盘化、多媒体化，这是秘书信息工作 不可遏止的前景，但是发展的速度和秘书工作的优劣，很
大成分在于秘书对这一问题的认识。
课堂讨论
秘书如何主动获取信息？
卡 片
盒
•
在摘要卡中，主要包括以下六项内容
分类和编号 摘 要 卡 的 内 容
所摘文献的出处
摘要内容
文献出版社、期刊号
摘录人和备注
页码
•
摘要卡的优点是方便灵活，便于查找，但 秘书的办公环境有限，卡片的存放量不可能太 大，所以，用摘要卡的形式留存信息，就有一
• 个不断筛选、精简、提纯问题。
（四）名片
• • • • ①敏锐 信息意识主要体现在两个方面： 一是对信息工作的热爱和执着； 二是养成信息工作的职业习惯。
• • • •
②准确 首先，要收集真实信息，报送真实信息 其次，要注意信息内容的核实 其三，提供信息要有严肃的态度和负责 的精神 • 其四，要把信息和调研结合起来
• ③及时 • 为了及时报送紧急信息，秘书部门的同志应 注意以下几点： • 第一，一定要克服掩饰紧急信息的侥幸心理 • 第二，要增强信息触角的灵敏度 • 第三，紧急信息一发生就要立即上报 • 第四，要取得领导者对报送紧急信息的支持
顺序插入要 留存的资料 并一一编注 剪贴簿的第 一页要做目 录，以备查 找方便
资料保 存的注 意事项
（三）摘要卡
•
摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。文献 就是有历史价值或留存价值的文字资料。秘书在不可能全 部保存文献或不能准确确定文献价值时，常常采取做摘要
卡保存信息的方式。摘要卡一般用卡片盒（箱）保存。
3、开发高层次信息的方法
①中心跟踪法 ②热点扫描法 ③难点突破法 ④光点放大法 ⑤超前预测法 ⑥拓展延伸法
信息资料工作
•
秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时
的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量 的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决 策服务。
（一）秘书的信息资料工作
• 秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，
课后作业
1、秘书部门的信息工作有何特点？ 2、信息工作的意义和基本要求是什么？ 3、秘书获取信息的渠道和方法有哪些？ 4、信息加工有哪些主要方法？ 5、信息简报编写的要求是什么？ 6、高层次信息开发的途径和方法有哪些？
编写简报的要求
①标题醒目 ②主题集中 ③内容新鲜 ④结构简单 ⑤篇幅简短 ⑥语言简洁
3、信息的深加工
①信息的深加工，是指对信息进行初加工 的基础上，深入进行研究，开发出高层 次、高质量的信息，在加工中使信息增 值，更好地为领导决策服务。 ②高层次信息应当符合下列要求：
a要有高度 b要抓重点 c要找规律 d要提对策
不刻意设计版面。每项 内容都是标题、简要报 道和提供信息的单位或 信息出处三部分
报头
正文 两条平行线内注 明本期的发送单 位名称或个人姓 名；下线下右侧 注明总印发份数
秘书做“简报”工作的要求
秘书做“简报”工作 的要求 要 求
围绕“简报”工作，秘书 要学会“抓大事”和围绕当前一 要头脑清楚，反应敏捷， 个时期的中心工作掌握情况，收 掌握情况及时准确 集信息；还要学会“抓苗头”， 及时反应带有倾向性的问题 要掌握一定的理论和方法， 要重视信息的导向问题，善于把 掌握方针政策，能够对所 多种类、多渠道的无序的信息变 收集的信息进行加工整理 为系统的、有价值的信息 要具备相当的文字水平， 好的简报不仅内容充实，而且文 要把“简报”编辑成上下 字流畅，能使人从简约的文字中 喜闻乐见的文字材料 透视深远的信息意味
1、信息加工的方法
①归纳法 ②浓缩法 ③纵深法 ④扩充法 ⑤对比法 ⑥转换法 ⑦图表法 ⑧剪接法
2、信息简报的编写
简报不是正式的公文，但是简报一 方面有不同单位各自的独特格式；一方 面也有在长期实践中约定俗成的相对固 定格式。一般简报有报头、正文和报尾 三部分。
•
具体内容如下
内容包括简报名 称；编号；编发 单位名称；印发 日期，在报头左 上方加印“内部 刊物，注意保存”
• 名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作 人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书 来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作 为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整 理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。
•
具体过程如下 要加以分类留存
名片的加工整理
名片的收集 名片的使用过程 名片的利用 名片的保存
• ⑤适用
• 适用，就是对信息的收集、加工和报送 要有明确的目的，适应领导者工作的需 要。 • 需要注意以下几点： • 首先，要了解需求，适应需求 • 其次，要区分对象，决定取舍