产品留样观察制度

xxxxxxxxxxxx有限公司质量控制管理制度

1目的：规范留样观察工作程序。

2范围：留样方法，取样、贮存及样品处理。

3责任：质保部。

4 内容：

4.1 每批样品均须留样，以对其质量进行考察，为改进工艺，制定使用期限等提供科学依据。

4.2 留样品种

4.2.1 留样观察品种：原料、辅料、成品（罂粟壳饮片、中药饮片、中药制剂）、包装材料。

4.2.2 留样品种在规定观察期内发现质量不稳定，要立即进行质量检查。

4.2.3 留样必须能够代表被取样批次的物料或产品。

4.3 留样

4.3.1 所有品种均按批号留样。

4.3.2 留样的储存和标识

4.3.2.1原辅料的留样

对于原辅料留样的包装形式要与到货时的市场包装相同或模拟市售包装。液体辅料依据其特性保存在合适的容器中。易挥发和危险的液体样品可以不用留样。

所有存放留样的容器必须贴有规定的标签，标签上至少应该有以下信息：（1）名称；

（2）批号；（3）取样日期；（4）储存条件；（5）储存期限；（6）留样数量。

4.3.2.2 成品的留样：成品的留样必须使用其商业包装，若无法采用商业包装形式的，可采用模拟包装，依据产品注册批准的贮藏条件储存在相应的区域，留样外袋上要有留样标签，标签上标明产品名称、批号、失效期及留样保留时间；每批药品均应当有留样，如果一批药品分成数次进行包装，则每次包装至少应当保留一件最小市售包装的成品；如果不影响留样的标准完整性，保存期间内至少应当每年对留样进行一次目检观察，如有异常，应当及时彻底调查并采取相应的处理措施；如企业终止药品生产或关闭的，应当将留样转交受权单位保存，并告知当地药品监督管理部门，以便在必要时可随时取得留样。

4.3.2.3 中药饮片的留样：每批中药饮片留样量要满足鉴别的需要，留样量是检验量的两倍。留样时间为放行后一年。

4.3.2.4 印字包材和初级包材的留样：印字包材和直接接触药品的初级包材可以附在相应的实验记录后面，与实验记录一起保存、保存时间亦同实验记录一致。

4.3.3 留样量的规定：

（1）每批药品的留样数量一般至少能够确保按照注册批准的质量标准完成两次全检（无菌检查和热原检查等除外）。

（2）物料的留样量至少满足鉴别的需要。

4.3.4 留样目检观察指对留样品种进行外观检查，具体项目由质保部根据品种确定。

4.3.4.1目检观察的品种及观察项目

原辅料：目检观察的留样数量至少是全检用量的3倍，一年四次，根据2015版《中国药典》（一部、四部）中原辅料性状及是否有虫蛀、霉变等现象及2010版《GMP》标准进行判定并有相应的目检观察记录。

中药饮片：目检观察的留样数量至少是全检用量的3倍，一年四次，根据《中国药典》中药材性状及是否有虫蛀、霉变等现象及2010版《GMP》标准进行判定并有相应的目检观察记录。

4.3.4.2 目检观察记录

目检观察需制定年度观察计划，内容包括目检观察的物料名称、规格、批号、数量、留样数量、判定标准、观察周期、观察项目、频次等内容。

目检观察要有记录，包括目检观察的物料名称、规格、批号、数量、留样数量、判定标准、观察日期、观察结果。

4.3.4.3留样目检观察的结果应体现在年度产品质量回顾报告中。

4.3.5 留样应当按照注册批准的贮存条件至少保存至药品有效期后一年,未规定有效期的药品保存三年。除稳定性较差的原辅料外，用于制剂生产的原辅料（不包括生产过程中使用的溶剂、气体或制药用水）和与药品直接接触的包装材料的留样至少保存至产品放行后二年（还未投入生产的物料，储存期限为三年）。如果物料的有效期较短，则留样时间可相应缩短。

4.3.6 留样观察资料由质保部安排专人负责，并作好详细记录。留样记录包括如下信息：物料（产品）名称，批号，数量，取样时间，失效日期，贮存条件，贮存地点，贮存时间和留样人签名等等。

4.3.7 物料（产品）留样观察情况，以书面形式每半年小结一次，每年总结一次，报公司领导等有关部门，产品留样期间如出现异常质量变化报质保部部长进行彻底调查并采取相应的处理措施。各品种留样观察资料分别归入该品种的质量档案。

4.4留样观察品种的取样：

4.4.1 留样观察品种取样从外包装处的产品中抽取并登记、编号。

4.4.2 原辅料：一般留样观察品种的抽样量不少于一次全检用量的5倍。

4.4.3 中药饮片：一般留样观察品种的抽样量不少于一次全检用量的5倍，如果是贵重药材，可以适当减少，但不得少于检验用量的3倍。

4.4.3 中药制剂：一般留样观察品种的抽样量不少于一次全检用量的5倍。

4.4.4 包装材料：一般留样观察品种的抽样量不少于一次全检用量的5倍。

4.5 留样的使用：一般情况下，留样仅在有特殊目的时才能使用，例如调查、投诉。

使用前需要得到质量管理负责人的批准，调用后的剩余样品应办理追加留样，退回时应有两名经手人重新签封。

4.6样品贮存：

4.6.1 留样观察室应符合药品贮存条件要求，保持一定的温度和湿度，避免阳光直射。温度＜30℃，湿度＜75％。要有通风，防潮，防虫，防腐措施。

4.6.2 样品必须分品种、按批号排列贮存。

4.6.3 大包装样品在每次复检取样后，立即重新加封，放回原处。

4.7 留样报废：用于生产制剂的辅料和制剂成品按规定保存，超过规定留样期限后进入报废程序。一般每年末处理一次。由专人定期收集需要报废的留样信息，填写留样报废申请单，得到质保部门负责人批准后交由相关部门销毁。销毁记录要有销毁人及证明人签名。超过规定储存期限的中药材、中药饮片（含罂粟壳）按年度、按品种经质保部检验符合标准后，由生产部重新制定批号（编码），继续投入生产使用。