简谈预算与核算相结合的管理费用控制方法
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第一，费用控制缺乏弹性，预算盈余或超支均不 能递延至下期。由于费用预算与实际费用支出不易做 到完全相等，这就会出现下列两种情况：一是职能部 门的预算定得较紧， 其费用超支情况会间断性发生； 二是职能部门的预算留有一定余量，其预算虽可实现 盈余，但显然并不符合节约的目标。
— 78 —
第二，对于预期以外的大额支出不易处理。 若将 预期外的大额支出视作例外事项， 特别情况特别处 理，则等于给预算制度打开了一个缺口。
6602 管 理 费 用 660201 办公费 660202 差旅费 660203 业 务 招 待 费 ……
图 1 原管理费用二级账户设置
6602 管 理 费 用 660201 费 用 预 算 660202 预 算 执 行 660203 月 末 结 转
图 2 调整后的管理费用二级账户设置
同时，在 660201（费用预算）、660202（预算执行）科 目下按原管理费用明细科目设置其明细科目如图 3。
图 3 调整后的管理费用账户结构 （二）账务处理
（1）月初，根据预算额，作如下分录： 借：管理费用—费用预算（各明细科目）
贷：管理费用—预算执行（各明细科目）
（2）日 常 报 销 时 ，在 “预 算 执 行 ”账 户 下 处 理 ， 借 记 “管理费用（预算执行）”，贷记相关科目；
（3）月末按当月 “预算执行”账户下的借方余额， 从“月末结转”账户转出。借记“本年利润”，贷记“管理
企业应加强对管理费用的控制。 首先，管理费用 作为广义成本的一部分，对企业最终利润的形成有着 不可忽视的影响，若不加以控制，不利于最大化企业 利润；其次，从企业所有者与管理者的委托代理关系 来看，若管理费用不受控制，会带来代理成本的增加； 再次，从会计核算配比原则的角度来看，管理费用是 为实现收入而发生的支出，若不加以控制，不利于企 业的费用与收入在时间上配比；最后，从企业合理税 负的角度来看，若管理费用不受控制，不利于企业合 理减轻税负。
2．二月份的账务处理 二月初，根据费用预算表，作如下分录： （iii）借：管理费用—费用预算（办公费） 1 500
—费用预算（业务招待费） 6 000 贷：管理费用—预算执行（办公费） 1 500
—预算执行（业务招待费） 6 000 此时，二月份办公费、差旅费、业务招待费的预算 余额分别为 1 600、200、7 000。 二月份的办公费和业务招待费均超预算。 但是， 一月份办公费的预算盈余可以弥补二月份办公费的
表 3 二月末管理费用二级账户余额
费用预算
借方
贷方
1-1 （i） 8000
本月合计 全年累计
8000 8000
期末余额
8000
2-1 （iii） 7500
本月合计 全年累计 期末余额
7500 15500 15500
1-1 1-× 1-× 1-× 本月合计 全年累计
期末余额
2-1 2-× 2-× 本月合计 全年累计
费用（月末结转）”。
（三）账务处理举例
例：设某企业产品部 2012 年 1 月份、2 月份的管 理费用预算如表 1。
表 1 某企业 2012 年 1-2 月管理费用预算简表
办公费 差旅费 业条招待费
一月份 1000 2000 5000
二月份 1500 0 6000
一月份的业务如下：（1）办公费 900 元，银行存款 支 付 （下 同 ）；（2）差 旅 费 1 800 元 ；（3）业 务 招 待 费 4 000 元。
重庆科技学院学报（社会科学版） 2012 年第 9 期
Journal of Chongqing University of Science and Technology(Social Sciences Edition) No.9 2012
简谈预算与核算相结合的管理费用控制方法
景刚，吕能芳
摘要：以企业管理费用预算控制为研究对象，通过调整管理费用明细账户的设置，提出一种将预算执行过程与会计核算 过程相结合的费用控制方法，将费用控制由事后管理转变为事中管理。这一方法使管理费用控制更加具有弹性，有利于 职能部门自觉控制机制的形成，同时还强化了财务的控制职能。 关键词：管理费用；预算控制；会计管理 中图分类号：F406.72 文献标识码：A 文章编号：1673-1999（2012）09-0078-03 作 者 简 介 ：景 刚 （1979-），男 ，安 徽 芜 湖 人 ，硕 士 ，安 徽 商 贸 职 业 技 术 学 院(安 徽 芜 湖 241000）会 计 金 融 系 助 教 ;吕 能 芳 （1985-），女 ，安 徽 芜 湖 人 ，硕 士 ，安 徽 商 贸 职 业 技 术 学 院 会 计 金 融 系 助 教 。 收 稿 日 期 ：2012-02-17
6700 6700 6700 （iv） 9600
9600 16300 16300
同样，月末处理前，管理费用总账账户的借方余 额为本期管理费用发生额。 月末处理后，管理费用总 账账户余额为 0。 同时，“预算执行”账户下的超额部 分可以由下期预算额度抵减。
实际上， 除了月初与月末的账务处理略有不同
外，会计业务并没有更加复杂，并且从“管理费用”总 账账户上来看，所有的帐务处理并没有对其产生实质 性的影响。 但这样做有以下好处：
第三，跨期报销问题不易处理。 比如某部门在外 出差的职员未能在会计结账日前提出报销申请，那么 差旅费的报销应当归属于哪个期间不易进行处理。
第四，这种控制方法本质上仍属于事后管理。 管 理费用的会计属性决定了其只能先发生后核算，事后 进行差异分析为时已晚。
笔者认为造成这些不足的最根本的原因是预算 过程与核算过程是相互独立的，要使预算制度的实施 简便、有效，应将其纳入正常的会计核算程序。
二、预算与核算相结合的管理费用控制方法
（一）明细账户设置 通常，企业在会计核算时，按照费用项目（如“办 公费”、“差旅费”、“业务招待费”等）在“管理费用”科 目下设置明细科目，费用发生之后，在这些明细科目 中进行明细核算。这种处理方法是由费用的会计性质 决定的，即发生在前、确认在后。 但是，这种会计科目 的结构却不利于进行预算控制，因为不便于进行备抵 调整，或者说不便于进行“倒扣”。 由于会计准则对“管理费用”科目的明细科目的 设置并没有作要求，可在“管理费用”科目下增设“费 用预算”、“预算执行”、“月末结转” 三个二级科目，并 将原管理费用的明细科目设置为 “费用预算”、“预算 执行”的明细科目。主流电算化软件都有“部门辅助核 算”功能，在进行会计科目调整时，启用这个功能可以 实现对各部门预算的管理。 例如，某企业原来的科目设置如图 1 所示。 对管 理费用明细科目的设置做调整，按图 2 所示设置三个 二级科目， 660201（费用预 算 ）、660202（预 算 执 行 ）、 660203（月末结转）。
针对具体的预算控制方法，高陛珍提出通过整合 财务软件和 OA 系统，实现实时、智能、系统的管理费 用预算控制。这一预算控制方法实际上类似于在费用 会计岗位设置一本备查簿，用来记载各职能部门每期 的费用预算额度。 报销时，会计人员查询备查簿中的 预算余额。若尚有余额，则正常报销；若余额不足或已 超支，则请示财务负责人或延迟报销。 这种预算控制 方式的特点是程序简单，但是，除了增加了费用会计 工作的工序外，还存在着以下不足之处：
6602 管 理 费 用 660201 费 用 预 算 66020101 办公费 66020102 差旅费 66020103 业 务 招 待 费 …… 660202 预 算 执 行 66020201 办公费 66020202 差旅费 66020203 业 务 招 待 费 …… 660203 月 末 结 转
二月份的业务如下：（1） 办公费 1 600 元；（2）业 务招待费 8 000 元。
1.一月份的账务处理 一月初，根据费用预算表，作如下分录： （i）借：管理费用—费用预算（办公费） 1 000
—费用预算（差旅费） 2 000 —费用预算（业务招待费） 5 000 贷：管理费用—预算执行（办公费） 1 000 —预算执行（差旅费） 2 000 —预算执行（业务招待费） 5 000 根据一月份的业务内容，作如下分录： （1）借：管理费用—预算执行（办公费） 900 贷：银行存款 900 （2）借：管理费用—预算执行（差旅费） 1 800 贷：银行存款 1 800 （3）借：管理费用—预算执行（业务招待费） 4 000 贷：银行存款 4 000 一月末，费用结转，作如下分录：
一、财务部门在管理费用控制工作中的职能
现代会计理论认为，反映和控制是会计的两大基 本职能。 会计不仅是提供财务信息的经济信息系统， 而且是一种对价值运动的管理活动。由于企业的一切 货币支出都要经由财务部门，在开展管理活动时，财务 具有信息优势。 从会计的管理职能角度来看，会计人员 也应对企业经济活动的真实性、合法性、合理性进行审 查。 因此，管理费用的控制工作应由企业的财务部门执 行。 然而，管理费用是职能部门为行使其职能而发生的 成本，与 各 职 能 部 门 的 业 务 活 动 有 关 ， 财 务 部 门 不 能 对其是否应该发生、支出额为多大才合理这类问题进 行评估。因此，财务控制充其量是对费用报销时的“程 序合法性”进行审核，做不到合理性审查。
超预算部分，正常报销。 （4）借：管理费用—预算执行（办公费） 1 600 贷：银行存款 1 600 一月份的业务招待费也有预算盈余，但盈余部分
仍不能抵补二月份业务招待费的超预算部分。 此时， 财务可采用延迟报销、预算额度内报销、透支报销三 种方式进行控制。 下文采用透支报销的方式。
（5）借：管理费用—预算执行（业务招待费） 8 000 贷：银行存款 8 000 二月末，费用结转，作如下分录： （iv）借：本年利润 9 600 贷：管理费用—月末结转 9 600
6700 6700
（i） 8000
8000 8000 1300
1-31
本月合计 全年累计 期末余额
月末结转
借方
贷方
（ii） 6700
6700 6700 6700
月末处理前，管理费用总账账户的借方余额为本 期管理费用发生额。 月末处理后，管理费用总账账户 余额为 0。 “预算执行”账户下的贷方余额可以递延至 下期继续使wenku.baidu.com。
— 79 —
（ii）借：本年利润 6 700
贷：管理费用—月末结转 6 700
表 2 一月份管理费用二级账户及余额
费用预算
借方
贷方
1-1 （i） 8000
本月合计 全年累计 期末余额
8000 8000 8000
1-1 1-× 1-× 1-× 本月合计 全年累计 期末余额
预算执行
借方
贷方
①900 ②1800 ③4000
期末余额
预算执行
借方
贷方
①900 ②1800 ③4000
（i） 8000
6700 6700
8000 8000
1300
（iii） 7500
④1600 ⑤8000
9600 16300
7500 15500
-800
1-31
本月合计 全年累计 期末余额
2-29
本月合计 全年累计 期末余额
月末结转
借方
贷方
（ii） 6700
根 据 《企 业 会 计 准 则— — — 基 本 准 则 》的 规 定 ， 费 用 “是指企业在日常活动中发生的、 会导致所有者权益 减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流 出。”企业设置管理费用科目，用来核算因组织和管理 企业生产经营而发生的费用， 如管理部门职工薪酬、 办公费、差旅费、业务招待费、研发费用等等。
解决这个矛盾的方法是对管理费用实行预算管 理。 实践中，各职能部门在预算年度开始时上报管理 费用的分项预算，由公司的经营管理决策机构审核批 准，形成预算文件。 财务部门在办理报销手续时根据 预算文件办理， 期末再将预算的执行情况进行反馈， 通过预算费用与实际费用的差异分析，发现费用控制 方面取得的成绩和存在的问题， 并采取措施加强管 理。 这样一来，财务部门只需要对费用开支的总额或 上限进行控制，各职能部门在总额度内根据实际情况 对具体的支出进行取舍、分配。 既可以明确财务部门 在费用审核中的职责，又可以使职能部门在进行业务 决策时面临成本约束，引导职能部门形成自觉的成本 控制意识。良好的预算管理还能使财务对企业的现金 流进行规划，根据不同时段的资金需求情况安排短期 投资，不需要常备较大的现金头寸，造成资源的浪费。
— 78 —
第二，对于预期以外的大额支出不易处理。 若将 预期外的大额支出视作例外事项， 特别情况特别处 理，则等于给预算制度打开了一个缺口。
6602 管 理 费 用 660201 办公费 660202 差旅费 660203 业 务 招 待 费 ……
图 1 原管理费用二级账户设置
6602 管 理 费 用 660201 费 用 预 算 660202 预 算 执 行 660203 月 末 结 转
图 2 调整后的管理费用二级账户设置
同时，在 660201（费用预算）、660202（预算执行）科 目下按原管理费用明细科目设置其明细科目如图 3。
图 3 调整后的管理费用账户结构 （二）账务处理
（1）月初，根据预算额，作如下分录： 借：管理费用—费用预算（各明细科目）
贷：管理费用—预算执行（各明细科目）
（2）日 常 报 销 时 ，在 “预 算 执 行 ”账 户 下 处 理 ， 借 记 “管理费用（预算执行）”，贷记相关科目；
（3）月末按当月 “预算执行”账户下的借方余额， 从“月末结转”账户转出。借记“本年利润”，贷记“管理
企业应加强对管理费用的控制。 首先，管理费用 作为广义成本的一部分，对企业最终利润的形成有着 不可忽视的影响，若不加以控制，不利于最大化企业 利润；其次，从企业所有者与管理者的委托代理关系 来看，若管理费用不受控制，会带来代理成本的增加； 再次，从会计核算配比原则的角度来看，管理费用是 为实现收入而发生的支出，若不加以控制，不利于企 业的费用与收入在时间上配比；最后，从企业合理税 负的角度来看，若管理费用不受控制，不利于企业合 理减轻税负。
2．二月份的账务处理 二月初，根据费用预算表，作如下分录： （iii）借：管理费用—费用预算（办公费） 1 500
—费用预算（业务招待费） 6 000 贷：管理费用—预算执行（办公费） 1 500
—预算执行（业务招待费） 6 000 此时，二月份办公费、差旅费、业务招待费的预算 余额分别为 1 600、200、7 000。 二月份的办公费和业务招待费均超预算。 但是， 一月份办公费的预算盈余可以弥补二月份办公费的
表 3 二月末管理费用二级账户余额
费用预算
借方
贷方
1-1 （i） 8000
本月合计 全年累计
8000 8000
期末余额
8000
2-1 （iii） 7500
本月合计 全年累计 期末余额
7500 15500 15500
1-1 1-× 1-× 1-× 本月合计 全年累计
期末余额
2-1 2-× 2-× 本月合计 全年累计
费用（月末结转）”。
（三）账务处理举例
例：设某企业产品部 2012 年 1 月份、2 月份的管 理费用预算如表 1。
表 1 某企业 2012 年 1-2 月管理费用预算简表
办公费 差旅费 业条招待费
一月份 1000 2000 5000
二月份 1500 0 6000
一月份的业务如下：（1）办公费 900 元，银行存款 支 付 （下 同 ）；（2）差 旅 费 1 800 元 ；（3）业 务 招 待 费 4 000 元。
重庆科技学院学报（社会科学版） 2012 年第 9 期
Journal of Chongqing University of Science and Technology(Social Sciences Edition) No.9 2012
简谈预算与核算相结合的管理费用控制方法
景刚，吕能芳
摘要：以企业管理费用预算控制为研究对象，通过调整管理费用明细账户的设置，提出一种将预算执行过程与会计核算 过程相结合的费用控制方法，将费用控制由事后管理转变为事中管理。这一方法使管理费用控制更加具有弹性，有利于 职能部门自觉控制机制的形成，同时还强化了财务的控制职能。 关键词：管理费用；预算控制；会计管理 中图分类号：F406.72 文献标识码：A 文章编号：1673-1999（2012）09-0078-03 作 者 简 介 ：景 刚 （1979-），男 ，安 徽 芜 湖 人 ，硕 士 ，安 徽 商 贸 职 业 技 术 学 院(安 徽 芜 湖 241000）会 计 金 融 系 助 教 ;吕 能 芳 （1985-），女 ，安 徽 芜 湖 人 ，硕 士 ，安 徽 商 贸 职 业 技 术 学 院 会 计 金 融 系 助 教 。 收 稿 日 期 ：2012-02-17
6700 6700 6700 （iv） 9600
9600 16300 16300
同样，月末处理前，管理费用总账账户的借方余 额为本期管理费用发生额。 月末处理后，管理费用总 账账户余额为 0。 同时，“预算执行”账户下的超额部 分可以由下期预算额度抵减。
实际上， 除了月初与月末的账务处理略有不同
外，会计业务并没有更加复杂，并且从“管理费用”总 账账户上来看，所有的帐务处理并没有对其产生实质 性的影响。 但这样做有以下好处：
第三，跨期报销问题不易处理。 比如某部门在外 出差的职员未能在会计结账日前提出报销申请，那么 差旅费的报销应当归属于哪个期间不易进行处理。
第四，这种控制方法本质上仍属于事后管理。 管 理费用的会计属性决定了其只能先发生后核算，事后 进行差异分析为时已晚。
笔者认为造成这些不足的最根本的原因是预算 过程与核算过程是相互独立的，要使预算制度的实施 简便、有效，应将其纳入正常的会计核算程序。
二、预算与核算相结合的管理费用控制方法
（一）明细账户设置 通常，企业在会计核算时，按照费用项目（如“办 公费”、“差旅费”、“业务招待费”等）在“管理费用”科 目下设置明细科目，费用发生之后，在这些明细科目 中进行明细核算。这种处理方法是由费用的会计性质 决定的，即发生在前、确认在后。 但是，这种会计科目 的结构却不利于进行预算控制，因为不便于进行备抵 调整，或者说不便于进行“倒扣”。 由于会计准则对“管理费用”科目的明细科目的 设置并没有作要求，可在“管理费用”科目下增设“费 用预算”、“预算执行”、“月末结转” 三个二级科目，并 将原管理费用的明细科目设置为 “费用预算”、“预算 执行”的明细科目。主流电算化软件都有“部门辅助核 算”功能，在进行会计科目调整时，启用这个功能可以 实现对各部门预算的管理。 例如，某企业原来的科目设置如图 1 所示。 对管 理费用明细科目的设置做调整，按图 2 所示设置三个 二级科目， 660201（费用预 算 ）、660202（预 算 执 行 ）、 660203（月末结转）。
针对具体的预算控制方法，高陛珍提出通过整合 财务软件和 OA 系统，实现实时、智能、系统的管理费 用预算控制。这一预算控制方法实际上类似于在费用 会计岗位设置一本备查簿，用来记载各职能部门每期 的费用预算额度。 报销时，会计人员查询备查簿中的 预算余额。若尚有余额，则正常报销；若余额不足或已 超支，则请示财务负责人或延迟报销。 这种预算控制 方式的特点是程序简单，但是，除了增加了费用会计 工作的工序外，还存在着以下不足之处：
6602 管 理 费 用 660201 费 用 预 算 66020101 办公费 66020102 差旅费 66020103 业 务 招 待 费 …… 660202 预 算 执 行 66020201 办公费 66020202 差旅费 66020203 业 务 招 待 费 …… 660203 月 末 结 转
二月份的业务如下：（1） 办公费 1 600 元；（2）业 务招待费 8 000 元。
1.一月份的账务处理 一月初，根据费用预算表，作如下分录： （i）借：管理费用—费用预算（办公费） 1 000
—费用预算（差旅费） 2 000 —费用预算（业务招待费） 5 000 贷：管理费用—预算执行（办公费） 1 000 —预算执行（差旅费） 2 000 —预算执行（业务招待费） 5 000 根据一月份的业务内容，作如下分录： （1）借：管理费用—预算执行（办公费） 900 贷：银行存款 900 （2）借：管理费用—预算执行（差旅费） 1 800 贷：银行存款 1 800 （3）借：管理费用—预算执行（业务招待费） 4 000 贷：银行存款 4 000 一月末，费用结转，作如下分录：
一、财务部门在管理费用控制工作中的职能
现代会计理论认为，反映和控制是会计的两大基 本职能。 会计不仅是提供财务信息的经济信息系统， 而且是一种对价值运动的管理活动。由于企业的一切 货币支出都要经由财务部门，在开展管理活动时，财务 具有信息优势。 从会计的管理职能角度来看，会计人员 也应对企业经济活动的真实性、合法性、合理性进行审 查。 因此，管理费用的控制工作应由企业的财务部门执 行。 然而，管理费用是职能部门为行使其职能而发生的 成本，与 各 职 能 部 门 的 业 务 活 动 有 关 ， 财 务 部 门 不 能 对其是否应该发生、支出额为多大才合理这类问题进 行评估。因此，财务控制充其量是对费用报销时的“程 序合法性”进行审核，做不到合理性审查。
超预算部分，正常报销。 （4）借：管理费用—预算执行（办公费） 1 600 贷：银行存款 1 600 一月份的业务招待费也有预算盈余，但盈余部分
仍不能抵补二月份业务招待费的超预算部分。 此时， 财务可采用延迟报销、预算额度内报销、透支报销三 种方式进行控制。 下文采用透支报销的方式。
（5）借：管理费用—预算执行（业务招待费） 8 000 贷：银行存款 8 000 二月末，费用结转，作如下分录： （iv）借：本年利润 9 600 贷：管理费用—月末结转 9 600
6700 6700
（i） 8000
8000 8000 1300
1-31
本月合计 全年累计 期末余额
月末结转
借方
贷方
（ii） 6700
6700 6700 6700
月末处理前，管理费用总账账户的借方余额为本 期管理费用发生额。 月末处理后，管理费用总账账户 余额为 0。 “预算执行”账户下的贷方余额可以递延至 下期继续使wenku.baidu.com。
— 79 —
（ii）借：本年利润 6 700
贷：管理费用—月末结转 6 700
表 2 一月份管理费用二级账户及余额
费用预算
借方
贷方
1-1 （i） 8000
本月合计 全年累计 期末余额
8000 8000 8000
1-1 1-× 1-× 1-× 本月合计 全年累计 期末余额
预算执行
借方
贷方
①900 ②1800 ③4000
期末余额
预算执行
借方
贷方
①900 ②1800 ③4000
（i） 8000
6700 6700
8000 8000
1300
（iii） 7500
④1600 ⑤8000
9600 16300
7500 15500
-800
1-31
本月合计 全年累计 期末余额
2-29
本月合计 全年累计 期末余额
月末结转
借方
贷方
（ii） 6700
根 据 《企 业 会 计 准 则— — — 基 本 准 则 》的 规 定 ， 费 用 “是指企业在日常活动中发生的、 会导致所有者权益 减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流 出。”企业设置管理费用科目，用来核算因组织和管理 企业生产经营而发生的费用， 如管理部门职工薪酬、 办公费、差旅费、业务招待费、研发费用等等。
解决这个矛盾的方法是对管理费用实行预算管 理。 实践中，各职能部门在预算年度开始时上报管理 费用的分项预算，由公司的经营管理决策机构审核批 准，形成预算文件。 财务部门在办理报销手续时根据 预算文件办理， 期末再将预算的执行情况进行反馈， 通过预算费用与实际费用的差异分析，发现费用控制 方面取得的成绩和存在的问题， 并采取措施加强管 理。 这样一来，财务部门只需要对费用开支的总额或 上限进行控制，各职能部门在总额度内根据实际情况 对具体的支出进行取舍、分配。 既可以明确财务部门 在费用审核中的职责，又可以使职能部门在进行业务 决策时面临成本约束，引导职能部门形成自觉的成本 控制意识。良好的预算管理还能使财务对企业的现金 流进行规划，根据不同时段的资金需求情况安排短期 投资，不需要常备较大的现金头寸，造成资源的浪费。