(企业管理案例)案例：一个公司的人事管理系统

案例7：一个公司的人事管理系统

一、系统分析

1.初步可行性分析

人事档案属于基本固定型信息，主要工作量在于数据库的建立。一旦档案库建好，更新与维护的任务不大。人事干部无需付出过多的经常性劳动，便可从系统中得到极大的方便。因此该系统可以得到用户的认可。该公司的IBM PC－XT机拥有10兆硬盘，有足够的空间存储人事档案。单色图形接口板和M2024打印机又为中文输出提供了有利条件。因此可以认定该系统是可行的。

2.旧系统的调查

该公司人事部门的管理比较规范，档案表格的栏目填写十分健全。每个干部档案中载有36项内客，其中大多为字符型。该公司共有干部800余名，分布在十个单位和40个部门之中。人事系统的用户主要有三类。一是人事干部要定期和不定期地打印出各种报表（20种左右），另一是公司领导有时要查询某些有关人事的具体问题（查询内容也有20种左右），再有就是局级领导希望通过中央计算机查询公司中的人事情况（该口的各公司微机均已与局级中央计算机接通联成网）。所以该系统的主

要功能就是打印报表和屏幕查询两项。当然也必不可少地应该有新人员的追加、旧人员的删除，档案修改等功能。

3.提出初步模型

鉴于人事系统对检索能力有较多要求，对运算能力要求很少的特点，决定选用dBASE -Ⅲ数据库管理系统作为编程的工具。设想新系统具备的功能如图4-2所示。其中数据输入尽量使用代码，减少汉字键入工作，输出不允许出现代码，应全部转化为汉字。管理库功能保证用户可以随时增加、删除或更动单位名称、部门名称和现岗名称，也可以复制备份档案。

图7-1 人事管理系统的功能

特别应该考虑到的问题是一定要设法实现随机咨询和随机打印。由于人事部门的查询途径相当多，不可能全都事先估计到。打印报表的格式也会随时发生变化，不能限制在指定的若干种固定格式之内。因此，必须提供给用户一种机会，使他能够临时自行设计一种报表格式，临时确定一种查找途径（例如，临时要查一下住在中山路上名字叫xx兵的人）。为此，我们特别增添了这两个功能，要求编程人员充

分利用dBASE Ⅲ中的宏代替函数，实现上述随机查询和随机打印的功能。

二、系统设计

1.代码设计

为了减少汉字输入，将大量的字符型内容首先应转换为代码。为此列出了若干张代码表，以部门代码为例。

字段名称：部门字段代码：BM

内容个数：40个代码位置：2位

代码含义：

00——编号01——党办02——组织03——宣传38——搅拌站39——小卖部

其它诸如：职称、文化程度、现岗、单位、政治面目、外文水平、性别、人员类别等也都有类似的代码表。

2.输出设计

该系统共有35种输出（17种屏幕输出，18种打印输出）。每一输出均应设计出相应的内容及格式。表7-1给出了打印输出中“年龄结构分析报表”的格式。其它输出也均有类似设计。

表7-1 年龄结构分析报表格式

在输出设计中有两个例外，那就是随机查询和随机打印。这两个功能没有固定的输出内容和输出格式，它们是与输入设计紧密相关的。

我们设计了如下的用户工作方式:首先根据某单提示（共三十六个选择项）选定要查询的几个条件（单项或组合），然后再选定要输出的内容。当选定的输出内容过多，超过打印机所允许的132列（或264列）时，计算机将拒绝接受。当选定的输出内容不足以填满132列时，计算机则自动调整各项之间的列距，以保证输出格式的美观．当然，这种输出的速度不如固定查询途径和固定打印格式快。但是它的灵活性却得到了用户的极大欢迎。

3.输入设计

增加、删除和修改都牵涉到输入问题，数据库管理也要键入一些新的信息。本系统全部采用随机填表式的键盘输入方式。例如，为了输入一张人事档案，首先系统在屏幕上显示出一张与纸上表格一样的表格．用户依次（或不依次）地键入相应栏目内的内容（大部分只须键入代码）。设计中为每一个输入都设计了画面格式，将来程序员依此格式去编制程序。为了防止输入时发生错误，对大多数项目均应设置保护措施。例如，输入的序号与旧职工重号，“出生年月”一栏误填为“十三月”，或者“性别”一栏填作“3”（1表示男性，2表示

女性）等，系统均应予以拒绝。除此而外，每个栏目输入完成后，系统应再现该表格，要求用户做出确认，发现错误时仍可修改。应该指出，保护措施越多，响应时间就会越慢，用户使用起来也会出麻烦（例如，每份档案都要予以确认，当然会多敲键）。系统设计时必须在保证输入与方便用户之间加以兼顾。例如，可以用回车来确认的内容就不要再用“YES／NO”方式向用户提问。

输入时的另一个问题是备份文件的修改问题。为了防止意外损坏，应该留有备份文件。但是每更动一次都重新备用十分繁琐，因此考

虑使用硬盘、软盘两个文件同时修改的做法。每次增添、删除或修改记录时，都要求在驱动器A：放有相应的软盘（800名干部的档案由5张软盘来存放）。系统在硬、软二盘的文件上同时进行更改，如有一方更改失败，则宣布更改无效。软盘还应再复制留底，这样进行起来十分容易，它即保证了文件的安全性又不会破坏一致性。

4.文件设计

该系统共有8个数据库文件和16个索引文件。数据库文件中包括三个工作数据库，它们分别为；单位代码／名称对照，部门代码／名

称对照，现岗代码／名称对照。它们用来对输入代码之间翻译（其它代码的翻译对各公司有通用性，也都比较简单，因此放在程序中执行）。档案文件占用了另外三个数据库。最常用的内容置于主文件库内，便于经常使用。其它内容置于次文件库内。“个人简历”一栏含有较多的字符型内容，可以使用Memo型字段。但由于Memo字段面向用户的能力较差，故仍使用字符型字段。每条简历占一个记录。又由于每个人的简历条数不同，所以把“个人简历”一栏专门制成一个简历库文件，由序号标明该条简历的归属。

表7-2

还有两个数据库的结构与主、次档案库完全一样，用来存放被删除人员的记录，以备需要时查用。

每个库文件都有一张如表7-3所示的结构表。

文件结构表7-3