关于城建档案管理的数字化建设问题研究

关于城建档案管理的数字化建设问题研究作者：李菱

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第10期

数字化城建档案管理是一种新型的档案管理模式，实现了建筑信息资源的综合整合，在原

来档案管理基础上充分利用信息系统的强大功能，深度挖掘了建设过程中的信息内容，极大地

扩大了档案利用的功能，建筑信息的数字化为政府决策乃至社会投资提供了数据依据，如根据

地上片区房屋套数以及建筑面积来快速确定地下管线埋设的位置和走势。

一、城建档案管理数字化建设的作用

城建档案管理的数字化建设具有一定的经济和社会效益，主要表现在三个方面，首先是办

公自动化，数字化管理使得网上电子办公成为可能，过去的烦琐步骤“去档案馆取表、回去盖章、送回档案馆”被彻底改变，数字化档案管理尤其是设计电子档案软件不仅涵盖单位广泛，

而且涉及业务也广泛，包括电子签章申领、网上工程报建等，档案馆借助先进信息技术及时在

网上公布审核结果等，改变了过去建设单位需要多次咨询审核进度、更正补交材料等，很大程

度上节省了其的人力、物力以及时间成本。其次是审核自动化，利用计算机辅助审核，城建档

案软件能集成国家规范并随时监测填报数据，对不符合标准的数据和工序等及时报错，并能使

用云数据对比来判断送审档案的归档资格，这种“机审”环节既能保证档案的完整性和真实性，又能确保档案质量。再次是空间占用小，城建档案的专业分类繁多且子类复杂，传统的纸质管

理需要的空间大，对环境的温度、湿度要求高，所以其管理成本居高不下，而电子档案只需要

储存于硬盘和服务器中，对实体空间和环境的要求较低，很大程度压缩了档案管理的成本。

二、城建档案管理的数字化建设面临的困难

（一）来自电子文件和电子档案管理方面的困难。经过多年的探索和实践，我国在城建的

电子文件、档案、资料等管理上日益完善，与之相关的制表、分类基本完整，但是随着经济的

飞速发展，城建的资料、工程文件等档案管理方面的工作量也增加了很多，城建档案原来的

“手工管理”模式已经出现明显的弊端，不适应现在的管理需求了。来自电子文件和电子档案

管理方面的困难主要有以下四点，一是分类、编制规范不统一，这点主要表现在现场文件资料

和竣工文件资料上，同类型文件在不同时间的编制和分类上有出入，导致档案的检索和利用十

分不便，而且采用传统的手工管理，甚至出现档案丢失的现象。二是档案编制时间长，效率低，费用高。三是收集上的问题，由于系统的不完善性，信息收集的时效性很低。四是文件、资料

的检查手段落后，信息化管理水平不高，效率低下。

（二）来自数字化管理的困难。城建档案在数字化管理的困难主要是自于来人力保障。在

人才保障方面，要保证各电子信息设施的正常运行，必须要具有专业技术知识的人才进行操作

和维护，而且电子信息行业更新换代快，数字化建设的各类软件需要不断地进行更新和升级，

更不离开专业的技术人才，但实际上在城建档案的数字化建设过程中存在着人力保障不足的问题，管理人员的知识结构需要进一步的调整，除了档案管理知识之外，要加强计算机、数据库

管理等电子技术相关方面的知识，提高技能以促进城建档案管理的数字化进程。

三、加强对城建档案管理的数字化建设

（一）规范软件的标准。目前我国城建档案管理单位很多都已经购买或者自行开发了软件

系统来代替手工方式处理档案信息，但是这些软件系统没有形成统一的规范标准，技术对口、

衔接上存在很多问题，所以要加强城建档案的数字化建设，必须要统一软件标准，提升信息化

管理要求，加强横向联系，形成网络化的大气候。

（二）加强数字化建设、专业人才培养。上级要予以重视，完善软、硬件方面上的配套设施，提高对城建档案管理的认知，将其数字化建设加入到行政主管重要工作议事日程当中，加

强对城建档案管理工作的宣传，保障数字建设的物质基础。同时，还要加强对专业人才的培养，调整档案管理人员的知识结构，除了档案管理知识之外，还要加强计算机、数据库管理等电子

技术相关方面的知识，若引进技术相关人才要加以档案管理知识的细化培养，如档案的采集、

资源处理、数据库加工、审核加工等，从而保证各电子信息设施的正常运行和系统的升级更新，提升城建档案管理的工作效率和质量。

四、总结语

数字化城建档案管理是一种新型的档案管理模式，实现了建筑信息资源的综合整合，极大

地提高档案信息的收集、加工以及利用水平，并具有一定的经济和社会效益。目前我国的城建

档案管理数字化建设过程中存在着电子文件、档案管理方面以及人力上保障不足的困难，因此

要进一步加强城建档案管理的数字化建设，首先要规范软件标准，其次要加强专业人才培养，

提升数字化管理要求。