办公室工作规范

办公室工作规范

一、办公室职责简介：

负责制定各项规章制度；制定社团内部行事日程；做好与校团委的协调工作以及其他社团（社联、校学生会、院系青协

等）的工作关系；负责组织协调多个部门共同办理的综合性工

作；负责青协各种活动的策划编制工作；管理校青协的各种文

件和其他物品；负责各类档案的建立、管理以及各类综合统计

工作，工作总结；对社团内部成员的工作进行考核。

二、办公室工作规范：

1、各种文件规范格式：

1）、河南理工大学青年志愿者协会策划书基本格式内容要

求（见附件一）

2）、河南理工大学青年志愿者协会工作总结的基本格式内容

要求

（1）、工作总结用word编辑；

（2）、工作总结标题：标题字号用“二号字”，字体用“华文中宋”；

（3）、工作总结正文：字号用“四号字”，字体用“宋体”，字

间距用“标准”，行间距用“单倍行距”；

（4）、工作总结落款：社团名称（盖章），指导老师（签名），时间；

工作总结用A4纸打印，页码位置“居中”。

3）、河南理工大学青年志愿者协会材料汇编的格式

4）、河南理工大学青年志愿者协会大事记的格式。

2、校青协物品使用制度规范：

一、桌，椅，衣服，帽子，胸牌等物品的外借：

1、各部，院借东西应通知办公室主任，经认定后，方可借出。

2、借出，要做好登记，并明确归还日期。

3、归还，认真检查物品的完整，确定无误后，方可收回。

二、办公室借用：

1、确定使用办公室的用途及日期。

2、保证物品的完好，确保办公室的干净整洁。

3、使用完毕后，请及时通知办公室负责人员，。

三、耗材统计

每周对耗材的统计要及时上交主任，务必完整正确

四、会费的使用统计

1、各部门购买的物品务必要开出发票并保存完好，以便核对。

2、发票要与收据一一对照，每隔两周上报一次。

3、账务分明，各部门花销分开统计。

3、安排会议工作流程规范：

1、清楚开会的时间，及最大可能来的人数。

2、了解与会人员，来哪些领导，该怎么安排。

3、安排开会的地点（很据会议的要求或级别、类型而定）

4、通知与会人员，告知其需要作哪些准备，携带什么，

不得携带什么。

5、准备开会所需的物品，如桌椅、茶水、签名簿、会议

资料。

6、联系新闻信息部的人，对新闻以及照片的要求明确提

出来。

7、开会前召集人手做好准备，开会前一个小时准备好一

切，请会议主持人或召开人来检查是否有疏漏或不合

理的地方，有的话立刻改。

8、会中安排服务人员，要求是机敏伶俐的人。

9、安排人活跃气氛（如果有必要）。

10、安排会议记录人，对会议的精神或决议、或安排、日

程表记录清楚，会后通知相关人员去布置、完成。

11、会后安排人员收拾会场。

12、听取上级对会议的评价，做好记录，及时学习、加以

推广，形成习惯。

4、在校内举办活动工作规范：

1、写好活动策划，并交给自己的直接上级进行审核，获得

通过后再进行以下活动。

2、安排好工作人员，找1-2个负责人，具体工作分下

去后，让负责人负责监督活动的开展。分工要明确，

责任要到人。安排人员时分工要合理，让所有人都能

参与进来。

3、根据活动的要求，看是否需要申请活动场地。例如：

国际志愿者日时要在一号餐厅东门举行宣传活动，需

提前申请活动场地；协会内部或部门内部举办趣味运

动会，需在老体育场内举行，则不用申请；如要使用

教室，如果不使用多媒体的话，则不用申请，需要使

用多媒体，则需提前申请。

4、如果活动需要借用桌子、椅子、帐篷等物品，需拿着

活动申请表去社联借用，如果社联的物品已借出，可

以拿着学生证到大超市二楼移动、联通营业厅去借。

5、如果活动需其他部门的同事帮忙，则提前先跟自己的

直接领导说一下。然后再自己去联系。例如：需要宣

传板，则自己先拿出一个宣传方案，然后找宣传部的

同事帮忙。如需采集照片，发表新闻，则需找新闻信

息部的同时帮忙，但事先自己要先想好需要什么样的

照片，需要怎样的新闻稿，和新闻信息部的同事讲清

楚，以保证效果。

6、在活动举办的前两天，把自己的活动安排回报给自己

的上级，在活动开展的前一天，开个小型会议，确保

大家的工作已经完成，并安排好活动当天的人员分

工。

7、在活动当天要安排人员布置好活动场地，活动结束后

要安排人员收拾场地，并归还所借物品。

8、活动结束后两天之内把策划书和活动总结上交各自

己的上级。

5、大学生活动中心活动室的借用：

1、填写大学生活动中心活动室借用申请表。

2、提前2-5天申请，先到校团委组织部找指导老师牟

老师签字（校团委周末不上班，所以要在工作日时去

申请）

3、然后到校团委302找李老师签字。

4、在需要使用活动室时，让社联的人提前20分钟把门

打开，用过后再告知社联的人，把门锁上。注意：一

定要保证活动室的整洁，以便下次借用。

三、办公室工作要求：

（一）、手机要24小时开机，保证不会停机。

（二）、收到信息要回复，除非对方已注明不用回。

（三）、对于布置下来的工作如果有不清楚的地方要及时问清楚，便于工作的开展。

（四）、对于上级交代的各项任务，要准时完成。并及时向自己的直接上级或交办人汇报工作进度。

（五）、办公室的各个成员在完成自己的职责的前提下，要熟悉办