第五章：办公效率及时间管理
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第五章：办公效率及时间管理
一、时间管理的一般方法
• 案例导入（见《案例》P59) • 思考：1、作为秘书，小张的工作方法有哪些问题 不利于她提高工作效率和准确率？2、日常工作中 有哪些因素会影响到秘书的工作效率？3、如果你 是一个秘书，你觉得怎样管理时间让自己忙中不 乱？ • （一）秘书自我的时间管理
• （四）商务旅行日程计划表的编制 • 1、计划表的内容：日期、时间、地点、交通工具 、具体事项和备注 • 2、注意事项： • （1）明确上司旅行的意图、计划 • （2）了解上司要求和公司规定 • （3）向旅游机构索取有关资料，了解当地各种情 况
• （4）尽量直接利用定期航班航线 • （5）时间栏中说明时差变化，离开和到达时间都 以当地时间为准。 • （6）计划表一式三份（上司、家属、存档）
• • • • • • •
7、事先同意 （二）日程安排的形式 1、年计划表 2、月计划表 3、周计划表 4、日程表 （三）日程计划表的编制
• 1、周计划编制步骤：提前预定、收集预定表、核 查、编成计划表 • 2、注意事项： • （1）把计划归为一页，设有日期、时间、地点、 预定事项、备注等项目 • （2）编制要以上司是否能落实为基础 • （3）处理完的在表上删除 • （4）谨慎处理变更事项 • （5）周计划、日志卡用毕归档
• • • • • • • • •
（四）约请他人 要让对方明白： 1、约请谁？ 2、什么地方？ 3、什么事情？ 4、大约需要多长时间？ 5、需要带什么资料？ （五）接受约请 原则：看上司时间能否安排过来
• 课堂讨论：课后P144
• A：应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的 时间； • B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时 间； • C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成； • D：尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了 所有重要的工作后才做。 2、统计时间法 • 3、目标时间法
二、日常工作时间安排
• • • • • • • • （一）日常安排须知 时间安排总原则：紧凑、严密、有一定弹性 1、顺序的先后与时间的分配 2、进行预约的方法 3、合理地安排日程，时间上留有充分的余地 4、内外兼顾 5、提高效率 6、适当保密
• 1、问清工作目标和要求，可避免重复作业和减少 错误的机会。 • （1）我现在的工作需要做出哪些改变？ • （2）可否建议要从那个地方开始？ • （3）我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？ • （4）有哪些可用的工具和资源？
• 2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工 作进度。 • 3、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负 担。 • 4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可 让老板感到满意。 • 5、开会利用文稿演示增加活动机会，可缩短演示 内容和报告时间。
• 演示文稿前考虑：1、你希望听众听完后记得哪些 重点？有什么样的感受？有什么样的决定？ • 6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要 的信息上。 • 7、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对 方响应的机会。 • 8、当没有沟通的可能时，不要浪费时间去寻求改 变。
• 9、只要取得信任，不需要反复沟通，同样可争取 到你要的资源。 • 10、专注工作本身而不是绩效评价，才能真正有 好的表现。 • （二）对领导的时间管理 • 领导工作的有效性＝（个人素质＋社会因素）/时 间 • 1、认识目前领导时间管理落后的原因：
三、管理日志
• • • • • • （一）手工日志 1、注意事项 2、特点：优点、缺点 （二）电子日志 1、种类 2、特点
四、约会安排
• • • • • • • （一）有效安排约会的技巧和注意事项 （二）约会的方式 1、上司安排 2、秘书电话、信件安排 3、上司即兴要求安排 4、他人邀约 （三）约会卡片的制作
• （1）领导自身陈旧的时间观念的影响，忽视时间 价值观念。 • （2）客观原因，如组织原因、上级领导原因、环 境原因等。 • （3）秘书部门自身原因。 • 2、秘书对领导时间进行管理的原则 • （1）时间的有序性原则 • （2）最大限度为领导谋求可控时间的原则
• • • • •
（3）重急轻缓的原则 （4）切忌安排领导者事必躬亲的原wenku.baidu.com （三）秘书进行时间管理的方法 1、时间控制法(ABCD工作法） A 很重要，也很紧急；B 很重要，但不紧急； C 很紧急，但不重要；D 既不重要，也不紧急
一、时间管理的一般方法
• 案例导入（见《案例》P59) • 思考：1、作为秘书，小张的工作方法有哪些问题 不利于她提高工作效率和准确率？2、日常工作中 有哪些因素会影响到秘书的工作效率？3、如果你 是一个秘书，你觉得怎样管理时间让自己忙中不 乱？ • （一）秘书自我的时间管理
• （四）商务旅行日程计划表的编制 • 1、计划表的内容：日期、时间、地点、交通工具 、具体事项和备注 • 2、注意事项： • （1）明确上司旅行的意图、计划 • （2）了解上司要求和公司规定 • （3）向旅游机构索取有关资料，了解当地各种情 况
• （4）尽量直接利用定期航班航线 • （5）时间栏中说明时差变化，离开和到达时间都 以当地时间为准。 • （6）计划表一式三份（上司、家属、存档）
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7、事先同意 （二）日程安排的形式 1、年计划表 2、月计划表 3、周计划表 4、日程表 （三）日程计划表的编制
• 1、周计划编制步骤：提前预定、收集预定表、核 查、编成计划表 • 2、注意事项： • （1）把计划归为一页，设有日期、时间、地点、 预定事项、备注等项目 • （2）编制要以上司是否能落实为基础 • （3）处理完的在表上删除 • （4）谨慎处理变更事项 • （5）周计划、日志卡用毕归档
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（四）约请他人 要让对方明白： 1、约请谁？ 2、什么地方？ 3、什么事情？ 4、大约需要多长时间？ 5、需要带什么资料？ （五）接受约请 原则：看上司时间能否安排过来
• 课堂讨论：课后P144
• A：应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的 时间； • B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时 间； • C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成； • D：尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了 所有重要的工作后才做。 2、统计时间法 • 3、目标时间法
二、日常工作时间安排
• • • • • • • • （一）日常安排须知 时间安排总原则：紧凑、严密、有一定弹性 1、顺序的先后与时间的分配 2、进行预约的方法 3、合理地安排日程，时间上留有充分的余地 4、内外兼顾 5、提高效率 6、适当保密
• 1、问清工作目标和要求，可避免重复作业和减少 错误的机会。 • （1）我现在的工作需要做出哪些改变？ • （2）可否建议要从那个地方开始？ • （3）我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？ • （4）有哪些可用的工具和资源？
• 2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工 作进度。 • 3、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负 担。 • 4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可 让老板感到满意。 • 5、开会利用文稿演示增加活动机会，可缩短演示 内容和报告时间。
• 演示文稿前考虑：1、你希望听众听完后记得哪些 重点？有什么样的感受？有什么样的决定？ • 6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要 的信息上。 • 7、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对 方响应的机会。 • 8、当没有沟通的可能时，不要浪费时间去寻求改 变。
• 9、只要取得信任，不需要反复沟通，同样可争取 到你要的资源。 • 10、专注工作本身而不是绩效评价，才能真正有 好的表现。 • （二）对领导的时间管理 • 领导工作的有效性＝（个人素质＋社会因素）/时 间 • 1、认识目前领导时间管理落后的原因：
三、管理日志
• • • • • • （一）手工日志 1、注意事项 2、特点：优点、缺点 （二）电子日志 1、种类 2、特点
四、约会安排
• • • • • • • （一）有效安排约会的技巧和注意事项 （二）约会的方式 1、上司安排 2、秘书电话、信件安排 3、上司即兴要求安排 4、他人邀约 （三）约会卡片的制作
• （1）领导自身陈旧的时间观念的影响，忽视时间 价值观念。 • （2）客观原因，如组织原因、上级领导原因、环 境原因等。 • （3）秘书部门自身原因。 • 2、秘书对领导时间进行管理的原则 • （1）时间的有序性原则 • （2）最大限度为领导谋求可控时间的原则
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（3）重急轻缓的原则 （4）切忌安排领导者事必躬亲的原wenku.baidu.com （三）秘书进行时间管理的方法 1、时间控制法(ABCD工作法） A 很重要，也很紧急；B 很重要，但不紧急； C 很紧急，但不重要；D 既不重要，也不紧急