涉外秘书实务复习内容
涉外秘书实务—1
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单项
评分
评委
意见
评委签名：
任务7
经过初试、笔试等几轮考察，有8名来自不同高校的中文、秘书、行政管理专业应届毕业生较符合聘用条件，为进一步考察拟聘人员的职业发展潜能，人力资源部决定组织一次面试座谈，作为最终确定聘用的主要依据之一。其具体程序是：先作三分钟自我介绍，再座谈交流，主要讨论的话题包括：谈谈对秘书职业的看法；你从事秘书工作有何有利条件；你觉得秘书在企业中的角色定位应是怎样的；谈谈中文、秘书、行政管理三个专业的联系与区别等。试分组模拟举行此次座谈会，分别扮演座谈会主持人和应聘者。
2008年6月2日
任务2
经集团公司领导审批同意参加此次招聘会，请以集团公司人力资源部经理助理的身份，拟写一份关于参加招聘会的复函，以传真的形式发至中南人才市场办公室，模拟演练该项工作过程。
1.复函的拟写：复函是答复问题的函。一般由标题、正文、落款三部分构成：（1）标题：由发文机关、事由和文种类别（复函）组成，一般不可省略。（2）正文：包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。受文单位要顶格写；开头用语多为“你处××函收悉，经××研究，现答复如下”之类，要写明来函日期、名称和编号；接着是针对来函内容作出的具体答复；结尾用“此复”、“特此函复”等语作结。（3）落款：发文机关、日期并加盖公章。复函的写作，要求有针对性，措辞简明得体。一般应一事一函。
业务熟悉，善于利用自己掌握的知识，认识或解决本岗位的实际问题，富有管理经验。
涉外秘书实务 第1---9章 幻灯片PPT
• 思考题： • 1。什么是格子间小办公室？ • 2。什么是传统大办公室？有何优点？ • 3。涉外秘书的办公室有哪些种类？ • 4。办公室的布置有哪些要领？ • 5。办公室环境的科学标准包括哪些因素？
第二章 接打 的艺术
➢ 第一节 接打 的要领 ➢ 第二节 处理打给上司的 ➢第三节 用英语接打
Incoming mail & Outgoing mail
➢ 第一节 收到邮件的处理 ➢ 第二节 发出邮件的处理
第三节 电子邮件的处理
第一节 收到邮件的处理
一、收受邮件
二、邮件的初步分类
1、两分法 2、七分法 3、五分法
三、拆阅邮件 1、拆阅信件的权限 2、信件的开拆 3、信件拆开后的检查 “Enc〞(enclosure,附件的缩写式〕 “Rec〞(received,收到的缩写式) “Enc. missing〞〔附件缺少〕 4、拆错信件的处理 Sorry, opened by mistake
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DIGEST
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秘书实务考试复习资料
秘书实务考试复习资料一、名词解释：1.秘书：狭义的秘书:直接辅助雇主，直接为领导服务的人员；广义的秘书:泛指中枢部门，即办公厅（室）的工作人员。
2.协调工作：调整和改善部门与部门之间、工作与工作之间关系的工作。
3.督查工作：对决策实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。
4.决策：领导工作的核心，是对两个以上备选方案的选择过程。
5.决策辅助：指智囊团、职能部门和秘书部门协助领导集团或领导个人做出正确决断并付诸实施的动态过程。
6.接待：对因公务活动而来的内外宾客的接待和招待，是一种有着公共关系职能的活动。
7.介绍信：各类社会组织向有关单位介绍被派遣人情况和任务的专用信件。
8.国家秘密：是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
9.商业秘密：是指不为公众所、知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。
10.会议：有组织、有领导的集会、议事。
11.信访：指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。
12.电子政务：指在现代计算机、网络通信等技术支撑下，政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化的环境下进行的国家行政管理形式。
13.信息：可以减少或消除（物质的和精神的）事物的不确定性的东西。
二、简答题：1.秘书工作的内容和作用？答：内容:文牍档案类:文字工作、文书工作；参谋咨询类:信息工作、调查研究、辅助决策；协调管理类:协调工作、督查工作、信访工作、公关联络、内部事务管理、办公室自身建设与管理；事务办理类:机要工作、会议工作、接待工作、随从工作、值班工作、印信工作；其他工作: 领导和机关交办的其他工作。
作用:参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用。
2.秘书机构的地位与职能？答：地位: 中枢辅助、综合办事、外联窗口、“不管部”，概而言之：枢纽。
涉外文秘复习
推。餐刀和叉子经常会成对地配在一起使用。
4.1.2秘书在接待工作中的作用
▪ (一)过滤作用
▪ 把上司和其他同事不愿见的或没有必要见 的客人挡在门外。
▪ (二)“分流”作用
▪ 让预约好的客人及时得到接待；也让虽然 未预约，但是有接待必要的客人及时见到 他应该见到的人或者为他做好预约。
课程目的：通过对该门课程 的学习，学生应熟练掌握秘 书办公、办会、办文等工作。
教学要求：培养健康良好的工作习惯和心态；提 高社交与沟通、协调能力；强化秘书事务工作综 合处理能力（办事、办公、活动策划等）。
第一章： 秘书职业道德
▪ 掌握秘书的知识和能力要求； ▪ 掌握秘书的职业道德基本内容； ▪ 了解秘书的心理与性格基本特征。
▪ (1)秘书可请示经理，可否派人代他会见 来访者；如果经理同意，秘书可向来访 者说明并予安排。
▪ (2)秘书可热情而委婉地向来访者说明经 理正在开会、无法会见。
▪ (3)秘书可以问来访者是否需等待经理或 记下来访者的电话要求待日回复。
讨论题
▪ 秘书小李在总经理室遇见原工作单位老 领导带领的一行人，他迎上去热情握住 她的手，边握手边寒暄。然后掏出自己 的名片，发给每一位来访者。
▪
Ｏ，occasional
▪
P，pleasant
▪ 国际通行TPO原则: ct
▪ 盛装原则: Over dress is always better than down
dress
1.着装要与场合相适应 2.着装要有明确的目的 3.着装要符合自己的社会角色 4.着装要适合自身的条件
握手的时候，要脱下手套.女性除非戴着与 服装相配的、作为服装整体一部分的手套， 否则也应摘下手套。
涉外秘书复习重点
秘书学复习重点题型大致为：名词释义、简答、案例分析。
一、涉外秘书的修养:1.心境：心境是一种微弱而持久的情绪状态，它是情感内扩散的结果，是某段时间内人的心情。
心境虽然较为微弱平静，但具有很强的感染作用，直接影响着秘书的行为。
涉外秘书在积极的心境下，会精神振作，富有生气，积极主动地展开工作；在消极的心境下，则会忧郁悲观，严重抑制能力的发挥。
2.激情：激情是一种突然爆发的短暂而强烈的情绪状态，如狂喜、暴怒、痛苦、绝望、恐怖等。
激情具有十分明显的外部行为特征，往往是由于客观实际与人的需要之间发生突然而剧烈的矛盾所产生的。
3.应激：应激是在出乎意料的紧张情况下所产生的情绪状态。
处在应激状态可以改变有机体的激活水平，使心率、血压、腺体分泌、呼吸系统等发生显著改变，引起高度的应激化。
二、情商（可能案例分析用的上）情商通常可具体划分为四个方面的能力，即：1.情绪的支持、评估和表达能力2.思维过程中的情绪促进和引导能力3.理解和分析情绪，并从中获得情绪知识的能力4.对情绪进行成熟调节的能力情商是衡量一个人控制自己情绪能力的一个商数，是一个人对情绪的自我认识、自我控制、自我鞭策以及对他人情绪的认识和反应能力。
对于秘书工作这而言，较高的情商修养十分必要。
因为在秘书的职业活动和人生实践中，遇到的困难、压力、曲折和挫折会更多，这不仅需要较高的智商水平，更需要良好的情商的推动力和溶解力，以控制有害情绪的侵扰，调谐人际关系，提高对社会生活和职业环境的适应能力，促进身心的健康发展，更好地实现自己的职能。
三、涉外秘书进行气质修养的途径1.自我控制。
人都有其主观能动性，都有不同程度的自我意识和自控能力。
涉外秘书要清楚意识到自己气质的优势和缺陷，按照社会性要求对自己的生物性有目的的调节和改造，努力使自己的气质符合涉外秘书活动的需要。
2.职业影响。
涉外秘书的气质主要是由后天的社会生活养成的，什么样的环境，往往会养成什么样的气质。
因此，涉外秘书要积极投身到丰富生动的职业生活中去，在不断的实践中锤炼和塑造自己的气质。
涉外秘书实务复习资料 名词解释 简答 与论述题、调查研究材料题
名词解释一章涉外秘书 P3（广义定义）：涉外秘书指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中为外国雇主处理各种文犊以及事务性、信息性工作的人员，包括企业高层管理人员和部分中层主要管理人员身边辅助和服务的助理、专员、办事员等人员。
从业人员一般通晓一门或数门外语，具有商务和外贸知识，接受过跨文化沟通的训练，具有办公室管理的基本知识以及办公设备的操作技能。
三章接待：是指个人或单位以主人的身份招待有关人员 ,以达到某种目的的社会交往方式。
接待规格：指的是接待工作的具体标准。
它不仅事关接待工作的档次，而且与对来宾的重视程度直接相关。
礼宾次序：又称礼宾序列，它所指的是在同一时间或同一地点接待来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的多方来宾时，接待方应依照一定的惯例和规则约定俗成的方式，对其尊卑、先后的顺序或位次所进行的具体排列。
四章文书工作：是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。
收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。
拟办：文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。
批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。
注办：指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。
注办也称办复公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
五章会议:事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。
会务工作: 是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。
六章保密工作：就是特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。
秘书实务期末考试复习资料
秘书实务期末考试复习资料秘书实务期末考试复习资料第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。
秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。
3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。
它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。
秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。
4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。
秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。
5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。
为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。
修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。
2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
秘书外事管理实务复习资料
1、什么是办公室封闭式布局？封闭式布局即将分工不同的各职能部门，独立地安排于一间或一套房间内，组成一个个小办公室，各个部门办公室一般集中于一栋楼内，或一层楼内。
优点：有利于保持环境安静，便于实行分级管理。
缺点：各部门之间信息沟通不及时，工作协调不够灵便，也不便于监督检查，且占用的房间多。
2、什么是办公室开放式布局？即将企业各职能部门的所有管理人员，常包括总经理在内，全部集中于一间大办公室内，一起办公，并按工作程序排列办公桌，室内一端安放几张沙发，作接待会客之用。
优点：办事效率高；有利用相互监督；节省了办公用房和办公经费。
3、什么是混合式布局？即在开放式布局的办公室内，将各职能部门用组合式办公用具或其他材料，分隔成一个个工作单元。
优点：既保留了开放式布局的优点，同时也避免了相互打扰。
4、改善办公室空气有哪些措施？采用无毒无害的绿色建筑材料；安装空气清新器，定期检查、维修空调等设备，及时更换其部件，防止其副作用；在办公室吸烟污染空气；绿化办公室内外环境。
5、如何阅读报纸？主要是利用每天上班一开始的时间，浏览当天的一份或者几份报纸，将这些报纸中有关本行业的商情、价格行情、市场动态、新产品等有关资料，用红笔圈出，呈送给经理阅读。
有的还需要做简报。
电子报纸的阅读，复制集中阅读。
有需要的还要作注释和说明。
6、如何听取指示？带上笔记本听取上司布置工作，以速记的方式记录下上司的指示，按要求执行。
注意的问题：听取指示时，应认真的边听边记，适时地点头应答；不明白或有歧义之处要询问；需发表意见时，应用征询的语气陈述自己的看法，讲清理由，按上司最终指示办理。
7、值班工作的任务有哪些？1）收受报刊杂志和邮件、文函；2）接听电话，写好电话记录，予以答复或转给有关部门、上司处理；3）接待来访者，酌情处理他们的问题；4）负责单位的安全保卫工作。
8、简述收到邮件的处理程序。
收受邮件→邮件的初步分类→拆阅邮件→邮件登记→邮件的分发9、简述信件的装封的要求。
涉外秘书实务复习内容
• 接待规格有哪几种？如何确定？ • 了解来宾的基本情况包括哪些内 容？ • 接待礼仪：如何安排座位？（会 议，车）如何介绍？如何握手？ 如何递交名片？ • 对事先没有预约的来宾，应如何 进行接待？（需分情况进行说明）
印信管理： • 如何管理和使用印章及介绍信 • 如何给文件盖公章，遵循什么原 则？（上不压正文，下压成文时 间） • 值班期间如遇到突发事故应如何 处理？
秘书为何比其他人更需要保密？
哪些属于企业的商业秘密？ 如何做好会议的保密工作？
★七、公务旅行管理 上司要到国外出差，秘书应做好 哪些准备工作？（1、收集当地 信息资料；2、制订出差旅行 表——列表格；3、办理护照、 签证;4、预订票务；5、预订住 宿；6、准备差旅用品——列表 格，7、预支差旅费；8、其他： 掌握时差、兑换外币等） 上司旅行回来后，秘书负责哪些 扫尾工作？
二、时间管理 时间管理分类法的基本原理是什么？ （20/80定律的含义） 秘书的工作日志应填写哪些内容？是否 应包含上司工作日志的内容？ 如何制订工作日志？ 处理工作日志时的注意事项（内容发生 变更时应如何处理） 三、办公资源的管理 如何办理报销手续？
四、会务工作 • 如何做好会前的准备工作？ 1、确定会议议题和名称 2、制订会议议程和日程 • 编制会议议程应注意的事项 • 什么是会议议程和会议日程？ 3、会议预算
4、会场安排 • 选择会场须考虑哪些因素 182页 • 会场主持人的座位安排？主席台 的座次安排？ 5、确定与会者 6、如何制发会议通知？ 7、会前检查工作 • 会议时间的确定应考虑哪些因素 • 会议结束后的清场工作 195页
• 五、会展服务 • 会展秘书的工作内容 221页 • 会展规模，什么样的会展可冠 以“中国”的字样？225页 六、保密工作
涉外文秘复习
第二章： 接待工作
▪ 基本要求：通过对本章的学习，了解着装的基本知识， 知道在工作中怎样穿着得体，能够按照秘书的职业要求 接打电话和作电话记录；掌握迎送来访者和招待来访者 的基本礼仪和程序；掌握如何制定接待计划、安排应送 来访团体、安排来访者食宿、交通、行程和参观娱乐活 动；了解涉外礼仪的基本知识和原则，能为涉外接待活 动制定计划以及有序地实施计划，包括礼宾次序、安排 迎送仪式以及安排会见会谈；掌握如何安排涉外宴请和 为来宾挑选礼物。
▪ 要求秘书对公司的组织结构、人员状况非 常了解，熟悉公司各部门的业务范围及主 要负责人姓名，这样才能及时准确地处理 好接待工作中遇到的各种问题。
预约接待的具体做法
主动迎接和问候
了解情况
发放宾客卡
送客
正确引导
情景题：
▪ 一位没有预约的来访者，要求见公司经 理，可经理正在开会，面对这种情况， 你认为秘书应怎样接待这位来访者?
入、服饰、家庭地址”。 ▪ （5）女士优先。要求男士在任何场合，从各
个方面照顾、帮助妇女。 ▪ （6）不卑不亢。要保持人格平等。
涉外活动中，礼宾的次序安排
▪ (1)按身份与职务的高低排列。一般的官方活动，经常 是按身份与职务的高低安排礼宾次序的。
▪ (2)按字母顺序排列。多边活动中礼宾次序有时按参加 国国名顺序排列。一般以英文字母排列居多，少数情 况也有按其他语种的字母顺序排列。
接待工作问题：
课程目的：通过对该门课程 的学习，学生应熟练掌握秘 书办公、办会、办文等工作。
教学要求：培养健康良好的工作习惯和心态；提 高社交与沟通、协调能力；强化秘书事务工作综 合处理能力（办事、办公、活动策划等）。
第一章： 秘书职业道德
▪ 掌握秘书的知识和能力要求； ▪ 掌握秘书的职业道德基本内容； ▪ 了解秘书的心理与性格基本特征。
秘书实务核心必考复习资料
秘书实务核心必考复习资料整理人：王宰相版权所有，侵权必究1、秘书的涵义(1)宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料(2)辅臣(3)行政职位(4)社会职业，属于第三产业(限服务性行业)秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
秘书服务的根本对象是领导者。
秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
秘书活动的根本性质是辅助性。
秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程2、秘书的职业特征(1)服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。
服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关(2)服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。
秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”(3)知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。
秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层(4)年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等(5)女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。
心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维3、秘书工作的内容(1)文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等(2)文书制作：打字、复印、编排、装订等(3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等(4)档案管理：归档、鉴定、管理、提供等(5)会议组织：准备、记录、文件、善后等(6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等(7)信息资料工作：收集、整理、提供、储存等(8)信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等(9)接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等(10)协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等(11)督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等(12)日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等(13)日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等(14)办公室管理：环境、设备、经费等(15)其他临时交办事项4、秘书工作的要求(1) “四个转变”：A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老经验办事转变为科学化管理(2)“六个强调”A、强调调查研究工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作5、秘书的工作性质与特点(1)辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。
秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点(仅供参考)
秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点（仅供参考）一．填空题1.秘书工作主要包括哪些内容：（1）文书撰写；（2）文书制作；（3）文书处理（4）档案管理（5）会议组织（6）调查研究（7）信息资料工作（8）信访工作（9）接待工作（10）协调工作（11）督查工作（12）日程安排（13）日常事务（14）办公室管理（15）其他临时交办事项。
2秘书工作的性质特点是：辅助性，综合性，机密性，服务性。
3.秘书部门工作的三服务是指:为本级领导服务\为各部门服务\为人民群众服务．4.收文处理程序：①收文(含签收、分类、登记)与阅文；②筛选与传阅；③拟办与批办；④承办和催办；⑤立卷、归档与销毁。
5.文书工作的基本要求：及时，准确，安全。
6.发文办理程序：交拟拟稿，审核与签发，复核，缮印与校对，用印、登记与封发。
7.案卷目录的编制。
案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。
8. 催办的方法主要有：电话催办；发函催办；登门催办；会议催办。
秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。
9. 会议工作的主要任务是：会议筹备；会议接待；会议组织联络；会场管理；撰制会议文书；组织会议选举；实施会议保密。
10. 会议工作的原则是：充分准备；严密组织；周到服务；勤俭节约；安全保密；提高效率。
11. (1) 邮件的发送程序：查对；登记；封装；交寄；结算。
(2) 邮件的接收程序：点收；分拣；拆封；登记；分发。
12.保密工作具有重要意义：关系到国家的安全；关系到社会的稳定；关系到经济和科技的发展；关系到领导工作的成败。
二．名词解释：广义的秘书：我们统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是秘书，即由组织或人事部门正式任命的，具有某种职务的秘书人员，如秘书局局长、处长、科长和科员等。
二是秘书工作者，即虽无秘书职务，但实际上从事秘书工作，或秘书性工作的秘书人员。
秘书实务复习资料
❖办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗中的隐患）；❖办公室物理环境方面的隐患（室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患）；❖办公家具方面的隐患；❖办公设备及操作中的隐患；❖工作中疏忽大意造成的隐患；❖消防中的隐患。
办公室中安全检查的方法：❖确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；❖发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；❖如发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
❖将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
接电话的流程以及注意点：1、接听电话ps：在铃响两声到三声时，拿起电话；应从问候语开始。
2、主动报出自己公司的名称、自己的姓名和职务ps：公司、部门、个人3、询问对方公司的名称、姓名、职务（注意甄别、过滤电话）4、详细记录通话内容ps：5W2H：Who (人) 、When (时)、Where (地)、What (什么事)、Why (为什么)、How(怎样做)、How much( 多少)5、复述通话内容，以便得到确认注意重复要点：⏹对方的电话号码⏹对方约定的时间、地点⏹对方谈妥的产品数量、种类⏹对方的解决方案⏹双方认同的地方，以及仍然存在分歧的地方⏹其他重要的事项6、整理记录提出拟办意见7、呈送、转告上司接电话时注意的其它要点：▪不要同时接两个电话▪不要让对方久等▪通话中注意及时的回应▪注意挂电话的细节▪避免信息沟通的偏差等拨打电话的流程以及注意点：1、提前想好谈话要点，准备好资料ps：找谁、时间、地点、谈什么事、为什么、方式2、正确拨号3、询问对方公司名称、姓名、职务4、说明自己的公司名称、姓名、职务5、主动询问是否需要再说一遍6、在通话记录上注明接听人及时间通话时注意要点：⏹通话是临时打扰，若交谈时间较长，要先征求对方意见，如“可能要耽误您10分钟，不知您是否方便？”⏹若为上司打电话，听到对方叫听话人时，要通知上司做好准备，不可让对方不耐烦的久等。
涉外秘书实务复习
涉外秘书实务复习第一章导论1、涉外秘书工作的基本原则：遵纪守法、求真务实、超前服务、团结协作、联系群众2、秘书工作的一般要求：主动、高效、准确、保密3、学习“秘书实务”的方法：案例学习法、实训法、模拟法、实践法第二章涉外秘书的日常工作1、秘书在向领导者请求指示时，应把握以下要点：（1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。
（2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和。
（3）请示是一门学问，也是一门艺术，秘书要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。
（4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。
如果没有听清，或有不理解之处，秘书应当面提出，请领导者予以解答。
2、为了有效地处理各种事务，秘书应将当日的工作按轻重缓急分成以下三类：急办之事、必办之事、缓办之事3、记录当日大事时要注意的要点：（1）及时。
记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能积压。
如果拖至第二天，就会因时过境迁，难免遗忘与疏漏。
（2）客观。
所记大事，一定要由秘书逐项核查，使内容与事实相符，不可靠想象、推测去作记录。
（3）全面。
记录当日大事，一定要反映工作全貌，如实记载有备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻必录。
（4）简明扼要，使人一目了然。
4、随从领导人应酬时，秘书应该做好的工作：（1）提前安排车辆。
领导人动身之前，秘书要首先通知司机，请司机在指定的地点等候，以保证领导人准时参加应酬活动。
（2）及时进行联络。
领导人于何时、何地、与何人交往，秘书均应及时与对方取得联系。
如果需要多位领导人参加，秘书要逐一通知，以做到万无一失。
（3）注意修饰仪表。
在领导人动身前略加修饰。
（4）负责领导人的安全。
中下层领导人外出参加社交活动，一般无警卫、保安人员随从。
此时的秘书，兼有负责其人身安全的义务，警惕防止意外情况的发生。
涉外秘书考试题及答案
涉外秘书考试题及答案一、单选题（每题2分，共20分）1. 涉外秘书在处理国际邮件时，应该首先检查的是：A. 邮件的格式是否规范B. 邮件的发送时间是否合适C. 邮件的紧急程度D. 邮件的附件是否齐全答案：A2. 涉外秘书在准备国际会议时，需要特别注意的是：A. 会议的日程安排B. 会议的地点选择C. 会议的语言翻译D. 会议的茶歇安排答案：C3. 在国际商务谈判中，涉外秘书的主要职责不包括：A. 准备谈判资料B. 协调双方时间C. 直接参与谈判D. 记录谈判要点答案：C4. 涉外秘书在处理国际合同时，应首先关注的是：A. 合同的法律效力B. 合同的条款内容C. 合同的格式排版D. 合同的签署日期答案：A5. 涉外秘书在接待外国客户时，应避免的行为是：A. 穿着得体B. 准时接待C. 使用手机D. 保持微笑答案：C6. 涉外秘书在处理国际传真时，应该首先确认的是：A. 传真的发送方B. 传真的接收方C. 传真的内容是否完整D. 传真的发送时间答案：C7. 在国际商务活动中，涉外秘书应如何对待不同文化背景的客户：A. 坚持自己的文化习惯B. 完全模仿对方的文化习惯C. 尊重并适应对方的文化习惯D. 忽略文化差异答案：C8. 涉外秘书在准备国际差旅时，需要考虑的因素不包括：A. 目的地的天气情况B. 目的地的政治稳定性C. 目的地的货币汇率D. 目的地的饮食习惯答案：D9. 涉外秘书在处理国际电话时，应首先确认的是：A. 电话的通话时长B. 电话的通话费用C. 电话的通话内容D. 电话的通话对象答案：D10. 涉外秘书在处理国际邮件时，应避免的错误是：A. 使用正式的邮件格式B. 使用礼貌的问候语C. 使用非正式的语言D. 检查邮件的拼写和语法答案：C二、多选题（每题3分，共15分）11. 涉外秘书在国际商务沟通中，需要具备的能力包括：A. 良好的语言表达能力B. 跨文化交际能力C. 熟练的计算机操作技能D. 专业的法律知识答案：ABC12. 涉外秘书在处理国际合同时，应注意的事项包括：A. 合同的法律适用B. 合同的条款明确性C. 合同的保密条款D. 合同的履行期限答案：ABCD13. 涉外秘书在国际会议中，应承担的角色包括：A. 会议的组织者B. 会议的记录者C. 会议的参与者D. 会议的协调者答案：ABD14. 涉外秘书在接待外国客户时，应展现的素质包括：A. 良好的职业形象B. 专业的工作能力C. 热情的服务态度D. 灵活的应变能力答案：ABCD15. 涉外秘书在国际差旅准备中，应考虑的因素包括：A. 目的地的交通状况B. 目的地的安全情况C. 目的地的气候条件D. 目的地的通讯设施答案：ABCD三、判断题（每题1分，共10分）16. 涉外秘书在处理国际邮件时，可以忽略邮件的格式规范。
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2010商务日语1、2班
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1
题型： • 单项选择（15题共30分） • 多项选择（15题共30分） • 简答题（3题共20分） • 工作实务题（1题共20分）
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2
复习重点：
办公室事务管理（办公环境管理、 电话事务、接待工作）
会务工作 保密工作 公务旅行管理
座次安排？ • 会议时间的确定应考虑哪些因素？ • 会议结束后的清场工作 195页 • 如何制发会议通知？
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8
五、会展服务
• 会展秘书的工作内容 221页
• 会展规模，什么样的会展可冠 以“中国”的字样？225页
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9
六、保密工作 秘书为何比其他人更需要保密？ 商业秘密的四个特点 企业对外保密的信息有哪些？ 如何做好会议的保密工作？
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3
一、办公室事务管理 • 优化办公环境的基本原则是什么？ • 办公室的环境布局有哪几种？各
种布局的优缺点是什么？ • 工作中的安全隐患有哪些？（哪
些属人为造成的？） • 接听电话的流程图？拨打电话的
流程图？ • 接听和拨打电话的技巧和注意事
项？（投诉电话、喋喋不休时）
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4
• 接待规格有哪几种？如何确定？
• 了解来宾的基本情况包括哪些内 容？
• 接待礼仪：乘车礼仪？如何安排 座位？如何介绍？何握手？如 何递交名片？
• 对临时来访的客人，应如何进行 接待？
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5
印信管理： • 秘书应如何管理和使用印章？ • 如何给文件盖公章，遵循什么原
则？（上不压正文，下压成文时 间）
• 值班期间如遇到突发事故应如何 处理？
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6
二、时间管理 时间管理分类法的基本原理是什么？
（20/80定律的含义） 秘书的工作日志应填写哪些内容？是否
应包含上司工作日志的内容？ 处理工作日志时的注意事项（内容发生
变更时应如何处理）
三、办公资源的管理 办公设备和耗材库存管理的目的是什么
P114
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7
四、会务工作 • 编制会议议程应注意的事项 • 什么是会议议程和会议日程？ • 选择会场须考虑哪些因素 182页 • 会场主持人的座位安排？主席台的
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10
★七、公务旅行管理
上司要到国外出差，秘书应做好 哪些准备工作？（收集当地信 息资料，制订出差旅行表、办 理护照、签证，预订票务，预 订住宿，准备差旅用品，预支 差旅费，其他：掌握时差、兑 换外币）
上司旅行回来后，秘书负责哪些 扫尾工作？
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11
八、信息工作
秘书信息工作处理的流程？
秘书信息收集工作中，哪些属 于正式信息？哪些属于非正 式信息？
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12
祝同学们 考试成功 假期快乐！
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13