物料编码规范暂定版本

物料编码规范暂定版本

一.概述

ERP各个功能模块相关业务的实现，都离不开基础数据的支持，这其中物料是最重要的基础数据之一。物料编码的统一是集团成功实行信息化管理的重要条件。本编码规范对生产过程中涉及到的外购件、加工件、产成品等物料进行分类编码，系统命名，将集团内每个物料的所有有用信息用唯一的数据进行表示，防止重复编码、错误编码，使用友ERP中的物料编码清晰准确唯一，有效便利的为系统服务。

物料的定义：指为了产品出厂，需要列及计划的一切不可缺少的物的统称，不仅是通常理解的原材料或零部件，而且还包括配套件、毛胚、在制品、半成品、成品、包装材料、产品说明书，甚至工装工具、能源等等一切物料，范围很广，因此有些软件称之为“项目”。出厂产品是各种“物料”的组合。

每个物料都具有自己的属性，包括物理属性、化学属性等，这些属性保证了它的唯一性，即物料=名称+规格+技术参数

该编码规范是集体创作的结果，并得到集团各部门的审核确认，在集团范围内统一严格使用。如有任何意见或建议，需提交申请，经集团批准后方可修改更新。

二．物料编码的作用

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要，但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂，物料编码就显得格外重要了。此时，物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，而藉着物料编码，使各部门提高效率，各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下：

1.增强物料资料的正确性：物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核，因此物料数据更加正确。至于一物多名，一名多物或物名错乱之现象不致于发生。

2.提高物料管理的工作效率：物料既有系统的排列，以物料编码代替文字的记述，物料管理简便省事，效率因此提高。

3.利于电脑的管理：物料管理在物料编码推行彻底之后，方能进一步利用电脑作更有效的处理，以达到物料管理之效果。

4.降低物料库存、降低成本：物料编码利于物料库存量的控制，同时利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可减轻资金的积压，降低成本。

5. 防止物料舞弊事件之发生：物料一经编码后，物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，可以减少舞弊事件之发生。

6. 便于物料之领用：库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

三．物料编码的基本原则

物料编码合理的物料编码，必须具备下列基本原则：

1.统一性原则：一个组织内只能使用一套物料编码，以方便组织内不同企业间的数据交换；

2.唯一性原则：是指一个物料编码只能代表一种物料，同一种物料只能找到一个物料编码，而绝无一个物料有数个物料编码，或一个物料编码有数项物料，一般地，只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码，举例，如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状必须取不同的物料编码。例：3000A,3000B,3000C三个编码分别表示三种不同加工状态的物料。

3.严谨性原则：所有物料编码的建立需要授权专人负责，以便保证其正确性；

4 .终身制原则：即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用；

5.简单性原则：编码必须简单，一套复杂的编码体系需要昂贵的学习成本，也不利于推广；编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理，如果编码过于繁杂，则违反了编码之目的。因此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了，这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续，并可减少其中的错误机会。物料相当单纯时，只要将物料简单分类为几项即可，物料分类项目多了，就显得很不方便。若物料相当复杂时，就要将大分类再加以细分，这种分类展开也称为多级分类。

6.清晰性原则：编码中使用的字符必须能够清晰辩识，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和数字“0”，字母“Z”和数字“2”，字母“Q”和数字“0”等，电脑的应用已经比较普及，因此在编码时一定要考虑录入的方便性,如编码尽可能短、少使用其他符号，如…#‟、…-‟、…*‟等。

7.扩展性原则：考虑预留足够的扩展空间，便于以后记念新增的物料能够继续使用该编码体系。

其他原则：

8.物料描述时要标准化和规范化，尽量用国际或行业标准的描述方法。

9.物料描述中，数字不统一长度，不需要补零，比如2.00，应为2；3.50，应为3.5.

10.凡是涉及到长度的单位，均为mm,不显示在物料描述中。

11.特殊符号：直径φ，乘号×

四．物料编码的注意事项

1.编码愈简短愈好：编码的目的就是在求简化,因此编码位数愈少愈好。如此,可以节省阅读、抄写、输入的

作业时闾,增加数据处理的效率。再者,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也能够因而降低。

2.编码长度应求一致：编码长度一致可以使阅读或输入时一眼即可发现异常错误。再者,一致的长度在我们附加检查号码时也将方便许多。如果实际编码时,很难求取所有编码位数一致,则至少要求同一类者位数一致。譬如在编料号时,成品和原料的料号就可能长短差距很大,但我们可以让成品编码与原料编码个别有其一致的长度。另外一种方式则是将位数短的编码以「0」来补齐。

3.避免使用英文字母：也就是说最好全部用阿拉伯数字来编码。一则可以使键入编码的作业效率提至最高,再则可以避免数字与某些英文字母因为形象雷同容易产生混淆的情形。如果非用英文字母的话,则英文字母最好固定安排在编码的前几码,且位数必须一致。千万要避免英文字母与数字混杂使用。

4.避免使用特殊符号：常有人为了让编码段落分明而在编码中使用「一」符号,或者在编码中夹杂着「*」「.」「/」?等特殊符号。这些符号的使用将影响输入的效率,而在口述编码时也会造成不便,因此最好避免采用。其实编码在使用一段时间后自然会适应,不必刻意去用一些符号让编码段落分明。如果非用这些符号不可,则应该让符号出现的位置加以固定,否则反而易生困扰。

5.编码应该反映分类：编码如能反映分类,则在打印报表时,同类之数据才可被汇集于一处,将方便作比较或汇总。分类的一般原则是大分类号在前,小分类号在后,依序排列。例如编料号时,可以第一、二码表示大分类号,第三、四、五码表示中分类号,第六、七码表示小分类号,之后则直接编以几码的流水号即可。如果担心日后有新增资料发生,则可以在分类号或流水号中预留一些空号以便日后可以插入。

6.编码应该反映顺序：排序是计算机的强大功能之一。资料在打印或查询时通常会依资料编码的大小顺序由小而大(或由大而小)排。因此,如果我们希望资料在打印时按照某一种顺序来排列,就应该在编码时对于资料编码的大小顺序事前加以规划。

7.变动属性不应纳入编码：有些资料的某项属性如果在未来有可能发生变动,则绝不可将该属性纳入编码中。否则一旦发生变动时,是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如员工所属部门就绝不可纳入员工编码中,因为员工调动部门是经常可能发生的。其它如客户的所属责任区,商品的分类别,业务员的所属区域等等皆是如此。正确的方法,应该是将这些属性另设独立的字段表达。

8.避免采用有意编码：很多人在设计编码时都希望让编码反映某些意义,目的在使编码容易记忆或者可以「望字生义」。因此往往以英文单前缀几码或缩写字母冠于编码上。在编料号时则喜欢把一些规格、尺寸等属性直接反映于料号中。或许在资料笔数少时,这种方式的确可以获得一些方便。但在资料笔数庞大时,此一方法事实上已收不到「易记」的效果,反而使「分类性」、「顺序性」、「弹性」及「唯一性」等更重要的编号原则难以兼顾,结果只是徒增编码工作的困扰而已。有许多公司,特别是电子电机装配业常常就是为了要理出有意义的料号体系,而使得编码工作变得异常艰巨、耗时,甚至编到一半就夭折而难以接续下去。再不然就是勉强将现行料件都编上了料号,结果日后有新增的料件时,却发觉实在不易遵行原来的原则来进行新料件的编码