信封及信函的批量制作

图14-2 信封封面效果 任务十四 信封与信函的批量制作

14.1 工作情境描述

在日常生活中，经常会遇到同时给多个人寄发成绩单、贺卡、活动邀请函等等类似重复的工作，这些工作的共同点就是内容相同，称呼不同，邮寄的地址不同。

期末考试结束后，班主任请班长给班里每一位同学制作一张成绩单，并且制作统一风格的信封进行邮寄。在这个任务中，就需要“批量制作学生成绩单”和“信封”，下面以完成这两个任务为例，详细介绍“工具”菜单下的“信函与邮件”命令的操作方法。

14.2 效果展示

14.3

工作任务

分析 14.3.1

能力目标

通过

本实例的操作学习，熟练掌握运用“邮件合并”工具完成信函和信封的设计与批量制作，掌握利用“信封和标签”工具设计与制作名片。

14.3.2 知识要点

1．主文档的概念及建立。

2．数据源的概念及建立。 3．主文档与数据源的合并操作。

4．邮件合并工具栏功能按钮的使用。

14.4 工作过程描述

14.4.1 主文档的建立

“主文档”是指每封信中含有相同内容的部分文本。建立“成绩单”主文档，即输入每封信里相同内容的部分文本，如图14-3所示。

14.4.2 数据源的建立

图14-1 成绩单效果

图14-3 主文档图14-4 数据源“数据源”是指每封信中含有不同的、特定内容的部分文本。数据源的内容也可以从其它程序中得到，比如Excel工作表、Access数据库或者Outlook通讯录等。本任务的数据源为一个已建立好的Word表格“成绩数据表”，并完成“总分”和“平均分”的计算，如图14-4所示。

14.4.3 邮件合并

在执行邮件合并操作前，首先要将“主文档”和“数据源”两个文档分别创建好，并且把它们之间的关系连接起来，然后才能“合并”这两个文档，完成批量信函的创建。

打开“成绩单”主文档，点击“工具”菜单中“信函与邮件”下的“邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格，根据邮件合并向导一步一步完成操作选，如图14-5所示。

第一步：选择文档类型，这里

选择“信函”,点击“下一步”。

第二步：选择开始文档，也就

是主文档，这里选择“使用当前文

档”,点击“下一步”。

第三步：选择收件人，也就是

数据源，这里点击“浏览”链接打

开数据源文档，选择“成绩数据表”

所在的盘符路径，点击“打开”按

钮，如图14-6所示。弹出“邮件

合并收件人”对话框，选择要合并到主文档中的记录，这里选择默认状态“全选”，如图14-7所示，单击“确定”按钮，返回到主文档窗口。

图14-5 邮件合并向导第1步

图14-10 邮件合并工具栏

图14-11 设置显示的条件信息

图14-9 主文档中插入所有合并域 图14-8 插入合并域 第四步：点击“下一步”进入“邮件合并向导”的第4步：撰写信函。将插入点置于主文档中“学号”字符后，单击任务窗格中的“其他项目”链接，打开“插入合并域”对话框，如图14-8所示，选中“学号”字段，单击“插入”按钮，单击“关闭”按钮后返回主文档窗口。此时，数据源中的 “学号”字段就合并到主文档中了。重复以上操作将其他字段一一插入到主文档中，如图14-9所示。

在

“评语”

栏中，要根据总

分条件判断显示

不同的文本信

息，则应该插入

“Word 域”。单击

“工具”菜单

中“信函与邮件”下的“显

示邮件合并工具栏”，如图14-10所示。

单击工具栏中的“插入Word 域”按钮，选择“If …Then …Else ”选项，弹出“插入Word 域:IF ”对话框，在“插入Word 域:IF ”对话框中输入条件信息，如图14-11所示。

第五步：单击“下一步”进入预览信函链接，此时主文档窗口中插入的合并域已变成数据源中的第一条记录信息。如果要查看合并后的下一条记录信息，可以单击任务窗格中的【>>】按钮或者【<<】按钮。

第六步：单击“下一步”完成合并链接，合并后的操作有两个，一是立即“打印”，也就是合并到打印机；另一个是“编辑个人信函”，也就是合并到新文档。此时，选择后者将全部

记录合并到新文档中，即在新的窗口中生成一个名为“字母 1.doc”的文档，该文档中共生成了10位同学的成绩单信函文档。

14.4.4 批量制作信封

完成信函的制作后，可以开始批量制作信封。信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步骤。有了前面的基础，下面的操作将更加轻松，不过也不能掉以轻心，这个任务只提供了数据源，并没有提供主文档，所以重点将放在主文档的制作与修饰上。操作步骤如下：第一步：启动Word，新建一个空白文档，打开“邮件合并”任务窗格。在“邮件合并向导”的第一步中选择文档类型为“信封”。

第二步：选择开始文档。设定信封的类型和尺寸，单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接，打开“信封选项”对话框，单击“信封尺寸”框的下拉箭头，在弹出的列表中选择一种信封类型。在这里以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例。于是选择普通5选项，如图14-12所示。单击“确定”后返回Word编辑窗口，可以看到页面已经根据信封的规格改变了。

如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有找到符合用

户要求的信封规格，则可以选择最后一项自定义信封的

尺寸。

第三步：输入信封中的固定内容，即发信人的信息。

将插入点定位于信封下方的文本框中，输入发信人的信

息，拖动文本框到信封右下角恰当的位置，以便符合信

封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观，可以

对它们进行修饰。选中寄信人信息，将字体设置为“华

文中宋”，三号，输入邮编，设置对齐方式为“居中”，

设置“背景”为“纸莎草纸”纹理，如图14-13所示。

到此，主文档的制作就完成了。

图14-12 设置信封尺寸

图14-13 信封“主文档”

第四步：选取收件人。也就是把数据源中的字段合并到主文档中，单击“使用现有列表”区的“浏览”链接，打开Excel格式的数据源文件。弹出“选择表格”对话框，由于数据存