时间管理(理论)

时间管理的重要性
● 时间是资本和无法更新的收入； ● 任何一个制定出来帮助高效率地安排时间 的 计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入 手； ● 管理好你的时间就能管理好你的生活；
下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你在办公室用餐吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？
制定时间管理系统
没有计划，怎么办？ • 建立系统，包括：计划表、每 日目标、优先次序、完成期限 • 计划一定要写下来，记忆力有 时会出错，强迫自己按期限完成 工作
目标的设定
明确自己的价值观
长期
设定目标
中期
制定阶段性步骤
短期
把握今日：最重要时刻
价值观列举
• 做事有效率 • 追求卓越 • 专业能力强 • 乐观进取 • 服务他人 • 节俭 • 身体健康 • 慷慨 • 诚实 • 虚心请教 • 主持正义 • 整齐清洁 • 追求真实 • 领导地位 • 经济基础稳固 • 忠实 • 自食其力 • 爱家 • 笃信宗教 • 操守 • 创意 • 团队精神 • 知识丰富 • 自我期许
结束语
如何有效地做每日计划：
•
温习所写下的价值观及目标
• 订立日事项项 • 衡量执行事项所需的时间 • 预测可能的障碍 • 将事件依轻重缓急排列
制定时间管理系统
怎么办？ 怎么办
清洁的桌面代表你有序的思维， 利用工作计划表来提供控制，找 出比把所有档案堆在桌上更好的 控制方法；
•
• 先处理棘手、最为优先的工作， 过滤干扰，适当授权
时间象一根弹筋：设立期限
80%的结果来源20%的努 力 注意力需要及时恢复
有效地利用你的生物钟
做正确之事，做好它
◆ ◆ ◆ ◆
用正确的方法做错误之事
用正确的方法做正确之事
用错误的方法做正确之事 用错误的方法做错误之事
‘重要’与‘紧要’之区别
•
防患未然
重要
•
• 改进产能 • 建立人际关系 • 发掘新机会 • 规划、休闲
第三代
优点： 优点： • 能将价值观化为
目标与行动 • 能发挥短、中、 长期目标的效果 • 效率提高，时间 与自我更具管理技 巧
第四代
优点： 优点： • 集前三代时间管
理学于大成的时间 管理理论，侧重于 先做重要的事，而 非急迫的事 • 讲求多方面平衡 • 改变思想而非改 变行为
• 重要事情发生时应变 • 准时赴约做答应做 能力强，有顺应时势的 的事 变通能力； • 通过制定目标与规 •人际关系较佳 划，能完成较多事 • 时间安排不会太紧凑 • 因事先准备充分， 或太复杂，会逐步完成 会议或行事较能发挥 待办事项 实效
时 间 管 理
孙德严
天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在 的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收 成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。
旧约圣经之传道书
我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们。
“不能管理时间，便什么都不能管理” 杜拉克 “管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理； 很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； 一天就是二十四小时，不多也不少； 不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以 致这段时间不允许而已； 时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值 得去做的事； “能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在
者有备而来
会议耗时
• 只有必须参加的人才通知参加，避免 浪费太多的人时间 • 务必准时开会与散会，制定应付干扰 的办法 • 控制会议议题，要求大家不要离题 • 一定要有效追踪执行会中完成的所有 决议，以备下次会议讨论
资 料 不 全
• 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料 派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜 性 • 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 • 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化
• 那不是你的错
自尊不是问题
• 对自己想要的东西实际一点
什么对你最重要
• 你不会错过钱—但却一直错失时间
钱可以多赚：时间却无法多赚
时 间 管 理
¶ 时间管理学的演变 ¶ 时间管理的重要性 ¶ 影响时间生产率的障碍 ¶ 时光大盗呈现 ¶ 时间管理系统
四个主要的影响时间生产率障碍
Ⅰ 人们并不尊重时间，他们不了解其重要性
总结你的时间掌控
12——16 “yes” 8——12 “yes” 4——8 “yes” 0——4 “yes”
救命！你在时间管理上需改进 救命
当心！ 当心！你需要重新审视你的时间 行动指南
可以！方向正确，但需要提高冲劲 可以
恭喜！ 恭喜！坚持并保留你的方法
•待得晚一点就可以做完每一件事？
• 谁偷了你的时间？ •为何活得较久但较不愉快？
※ 个人缺乏组织能力 ※ ※ 缺乏自律 会议
※ 资料不完整或有所延误 ※ 文书工作和繁文缛节 ※ 分不清责任和权力
时 间 管 理
¶ 时间管理学的演变 ¶ 时间管理的重要性 ¶ 影响时间生产率的障碍 ¶ 时光大盗呈现 ¶ 时间管理系统
制定时间管理系统
电话打扰 怎么办？
• 利用清静时间、过滤电话、安排专门接 电话的时间 • 学习并演练终止谈话的技巧 • 增加授权，把电话转交给被授权处理
案例：老王的故事
延 误 原 因
拖延，没有界定缓急先后
1、没有以第一时间把报告做好 2、打算做报告的当天 ——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些电话
—— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰 交通堵塞 不能自我约束 不能自我约束 不能自我约束 善忘 交通堵塞
3、下班回家
4 、看电视 5、放弃工作 6、赖床 7、没有带一些文件回家 8、上班
文 件 繁 杂
• 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处 理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% • 别做任何你可以授权给别人做的事 • 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式
权责混淆
• 征得主管同意后，准备一份工作责任 清单，其中要说明责和职权 • 坚持获得与责任对等的职权，你有义 务获得执行任务的权力 • 拟出明确的工作项目说明，内容要详 细，涵盖个人所有的职责
时 间 管 理
¶ 时间管理学的演变 ¶ 时间管理的重要性 ¶ 影响时间生产率的障碍 ¶ 时光大盗呈现 ¶ 时间管理系统
时 间 管 理
¶ 时间管理学的演变 ¶ 时间管理的重要性 ¶ 影响时间生产率的障碍 ¶ 时光大盗呈现 ¶ 时间管理系统
时间管理学的演变 第一代
优点： 优点：
第二代
优点： 优点：
EDWARD W CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从 1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连 锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管 理的问题： “对我们大部分人而言，我们必须下达的最重 要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。 我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力， 而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能 找人去做的事情，我绝不会自己去做”。
Ⅱ
人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解 其自然规律 人们不善于检查提高时间管理办法，不知 道“重要”与“紧要”之区别 有时间观念的人不善于控制时间，他们不 知怎样制定一个时间管理系统
Ⅲ
Ⅳ
时间自然法则总结
Parkingson’s Law 帕金森原则 Pareto’s Principle 帕雷托原则 Concentration Enigmas 注意力之谜 Internal Energy Levels 内在能量水平 Efficacy ＆Efficiency 效能与效率
如何管理时间？
▲ 建立目标
小 结
▲ 每天做时间计划 ▲ 编排优先次序，定下期限 ▲ 运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它） ▲ 改善技巧，排除打扰 ▲ 凭借组织安排打电话 ▲ 利用“Quiet An Hour” (清静一小时），学习说“不” ▲ 一次性时间处理文件 ▲ 跟随会议议程，控制会议时间 ▲ 请别人帮忙 ▲ 克服人性弱点，走出时间陷阱！
同时设立个人与组织的重要 工作目标，为例行工作建立 完成标准，设定完成期限
•
• 学习专注的技巧，避免分 心及自我干扰。克服做事拖 延的坏习惯； 认识真正的朋友不会因为 坦率的解释而被触怒
•
• 出示双方同意的优先次 序清单来拒绝老板 •ห้องสมุดไป่ตู้别人会替那些没有优先 次序的人决定优先次序
• 把会议的目的、议程写下来，使与会
不紧急
紧急
不重要
偏重第二类事务，结果 • 有远见，有理想 • 平衡 • 纪律 • 自制 • 少有危机
重要
不紧急
紧急
不重要
重要
不紧急
偏重第三类事务，结果 • 短视近利 • 危机处理 • 被视为巧言令色 • 轻视目标与计划 • 缺乏自制力，怪罪他人
不重要
紧急
• 人际关系浮泛，甚至破裂
重要
不紧急
紧急
缺点： 缺点：
缺点： 缺点：
缺点： 缺点： • 价值观未必符合
自然法则 • 最重要的事因急 迫性与价值观而定
• 没有严格的组织架构； 实现更多目标，却 • • 因忽略组织规划而疲 未必满足真正的需求 于应付； • 最重要的事就是时 • 最重要的事就是眼前 间表上的事 的事
时 间 管 理
¶ 时间管理学的演变 ¶ 时间管理的重要性 ¶ 影响时间生产率的障碍 ¶ 时光大盗呈现 ¶ 时间管理系统
不紧急
• 繁琐的工作
危机
• 急迫的问题 • 有期限压力的计划
紧急
•
不速之客
• 某些信件 • 某些电话 • 浪费时间之事 • 有趣的活动
不重要
• 某些电话 • 某些信件与报告 • 某些会议 • 必要而不重要的事 • 受欢迎的活动
重要
偏重第一类事务，结果 • 压力 • 精疲力竭 • 危机处理 • 忙于收拾残局
偏重第四类事务，结果 • 全无责任感 • 工作不保 • 依赖他人或社会机构维生
不重要
时 间 管 理
¶ 时间管理学的演变 ¶ 时间管理的重要性 ¶ 影响时间生产率的障碍 ¶ 时光大盗呈现 ¶ 时间管理系统
时光大盗
※ 打扰 （电话或没有预约） ※ 重要性次序无所调整 ※ 没有目标、次序和计划 ※ 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝