行政管理基本工作流程

第一章 接待远方来宾注意事项
l 掌握客人来访计划,通知接待人员 l 准备交通\住宿\餐饮 l (客人付费标准征得其同意) l 接站\接机牌(班次\时间\人数\联系号码
\送达地点\办公室联系人员) l 接到客人,不熟悉的有必要确认 l 见面时的欢迎问候视级别不同\代理接待
说明理由,表示歉意
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海螺企业标准色
红色（M：100Y：100） 黑色（B：100） l 象征企业热诚服务，亲切和睦的态度 l 具有色彩明快、对比强烈醒目效果
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CIS组合
标志、标准色和标准字的组合(三标组合)
公司名称和标志的组合
(名标组合)
企业辅助图形的组合
(主辅组合)
中英文专用印刷体： 宋体、黑体、贺头体、罗马体
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2020/12/6
行政管理基本工作流程
目录
会议组织 车辆管理
• 行政接待 • CIS系统
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行政管理的基本要求
把握正确方向 关注工作细节 脑灵 眼活 脚勤 手快
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会议组织
l 加强会议组织工作目的 l 能使工作忙而不乱 l 与会人员心情愉悦 l 会议效果充分显现
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第一章 会前准备工作
➢ 排列座位
最高领导居中，其次分列两侧、左上右下、考虑主 持人的位置和发言者的话筒摆放
其他人员按照汉字顺序、地理位置或部门
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第一章 会前准备工作
➢ 行政后勤
➢用车安排、接机和接站、领导接待
➢后勤服务：住宿、车机票预订
➢用餐安排：地点、标准、数量、酒水、形式、 席卡、桌号
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大型接待活动安排
总结和资料归档
⊕ 参与接待人员总结 ⊕ 重要人员和事件形成报道 ⊕ 文字资料归档 ⊕ 音像资料归档
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•车辆管理
l 驾驶人员管理 l 车辆日常管理
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驾驶人员的管理
l 领导身边的人 l 保密安全意识 l 劳动纪律表率
德育高于技能 费用管理监控 服务职能延伸
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大型接待活动安排
•多联系多请示制定方案
l 明确接待规模（来函意见和公司工作） l 明确接待领导（对待原则和发展趋势） l 明确接待地点（有利于展示公司形象） l 明确接待时间（尊重客人） l 制定方案报领导审批
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大型接待活动安排
•了解和准备材料充实方案
查询来访单位及人员资料 通过业务部门了解 通过公开资料了解 通过相关渠道了解
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第二章 日常公司接待注意事项 l 谢绝会晤\领导外出\说明理由\歉意 l 重要来客等候时照料\避免冷场\急噪
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第三章 宴请接待注意事项
l 宴会酒店和包厢的确认 l 宴会菜肴标准确定 l 考虑外宾\回民等民族禁忌 l 宴会用烟酒恰当 l 来宾人员多可以分层次安排 l 上菜进度和顺序的控制
选择和布置会场(周密细致)
结合人数和内容，大小适中、地点适合、实施齐备 (照明、通风、卫生)
布置回字形、课桌形或其他形式、注意主席台的布置 和人数、席卡的安排
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第一章 会前准备工作
选择和布置会场(周密细致)
各种修饰性的会标、标语、口号、祝贺词、绿色盆景、 花卉、旗帜等 音响、音乐、扩音、录音、茶饮料、茶点、服务、电 话、会议须知、导示牌、告示牌、签到台 会场布置形式要领导同意，布置后要领导查看验收
➢ 送别会议代表(安排领导\车辆\礼品) ➢ 处理遗忘物品(暂寄存\邮寄\委托转交) ➢ 交接设施和物品(清点\归还\储存)
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第三章 会议善后工作
➢打印会议纪要或记录 ➢邮寄通讯录\纪要 ➢费用的结算、报销
邮寄感谢信件 邮寄代表照片 总结会议的得失
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接待流程和注意事项
➢会议茶水和点心安排
➢摄影录象录音安排
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第一章 会前准备工作
➢ 新闻发布的准备
起草新闻发布稿或新闻通稿 由有关领导审定 在会前、会中或会后适当时候发布
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第一章 会前准备工作
➢ 会前全面检查和梳理 重点是资料、会场布置、席卡摆放、会议设
施、安全保卫、消防设施
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第四章 道别注意事项
l 了解客人离别航班或车次,安排送别时间、地 点和车辆。
l 需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办 提前说明理由，避免客人延误工作安排。
l 提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方。 l 安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安
排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。
第二章 会中工作安排(把握) ➢签到（修订通讯录） ➢热情接待会议代表 传接重要电话批件 ➢协助领导掌握情况 协助领导控制进程
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第二章 会中工作安排(把握) ➢安排会议记录、编写会议简报 ➢控制会场音响效果和空调温度 ➢会中休息播放音乐 补充茶水
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第三章 会议善后工作(忌懈怠)
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驾驶员手册
用车管理制度 年功工资制度 日常行为规范 基本英语会话
岗位职责要求 车辆管理要求 公司常用电话 公司基本知识
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CIS系统
l 推广CIS系统，维护和提升企业形象是员 工的责任
l 标志、标准字、标准色是企业识别系统 的基本要素
l 标志用在招牌、看板、建筑外观、标识 牌等大型应用设计项目
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•车辆油耗管理
•----定点供应、额定油耗
内加油：定点加油、按月结算（市区） 外加油：乘车人确认 油耗统计：根据当月码表和额定油耗考核
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•车辆保险管理
•----及时续保 有险即报
保险到期必须及时续保
第一章 接待远方来宾注意事项
l 客人的行李的妥善安排\帮助提取 l 招呼客人上车,介绍活动初步安排 l 帮助办理客房登记,告知房间设施 l 提醒用餐或会晤时间及地点 l 重要客人配备鲜花和水果(名片) l 尽快离开房间,客人整理行李\梳洗
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第二章 日常公司接待注意事项
l 招呼来客人 熟悉正式称呼 l 不熟悉问清单位\称谓 l 双手按序\接\发名片 l 名片特殊字或外文询问对方 l 未预约领导来客的接待\判断是否通报
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第一章 会前准备工作
➢ 召开会议布置会务组的任务（分文字材料准 备和行政后勤准备两部分）
➢预编制与会人员通讯录会. ➢准备会议文件和材料有领导审批发放范围和
发放方式，并留有份数余地 ➢会议材料一般包括领导讲话和工作报告，新
闻通稿、议题内容、日程表和编组名单
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第一章 会前准备工作
海螺CIS应用设计系统（九类）
车体类 （火车车皮、散装罐、客车货车、皮卡） 服装类（工作服、领带、安全帽、手套、
腰带） 商业表格类（员工手册、公司画册、定货
送货单、帐单、协议书、合同） 广告宣传类（海螺报、标语、报纸、杂志
电视、灯箱广告、挂历等）
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
准备汇报和交流材料 资料的特点和针对性要强
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大型接待活动安排
•内外沟通完善方案
与来访单位进行沟通 落实联系人和联系电话
与参与接待人员沟通 参与接待主要领导 参与接待行政人员 参与接待司乘人员
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大型接待活动安排
方案实施和补充 l 外宾注意特殊风俗习惯 l 外宾准备翻译人员
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大型接待活动安排
•五个工作环节
事前联络确认报批 制定接待方案报批 方案布置内外沟通 方案实施和补充 资料归档和总结
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大型接待活动安排
•事前联络确认报批
确定来访单位 了解来访目的 熟悉来访行程 来访职务人数 来访准确时间 了解来访单位和人员资料 单位领导批准或集团批准
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第三章 宴请接待注意事项
l 重要宴会应该编桌序\以主桌右高左低 l 座位顺序\东道主右主宾\左第二主宾 l 重要宴会摆放席卡\席牌\菜单 l 西餐左叉右刀\叉尖刀口顺下 l 叉刀人字未用完\并拢用完
行政管理基本工作流程
第三章 宴请接待注意事项 l 喝汤不能有声音 l 西方很少包厢,用餐忌大声喧哗 l 用餐前可挂衣,餐中忌脱衣\松领带 l 陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方
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•标志释义
海螺集团标志是由标准英文CONCH（海螺）变形而 来，粗壮的黑体字构现出海螺集团的实力特征，严 谨、扎实、稳重，中心字母N做相应的变形，突出 中心的红色平行四边形，表现海螺集团内部过人的 生命力，红色的平行四边形上下突出整个黑体字母 的框架，表现海螺集团寻求突破，上下求索，为人 类开拓和创造新空间的企业理念。
行政管理基本工作流程
目录
l 第一章 会前准备工作 l 第二章 会中工作安排 l 第三章 会议善后工作
行政管理基本工作流程
第一章 会前准备工作
会前准备工作是会议程序的基本阶段,也是 最重要的阶段.
➢制定会议计划（确定会议名称、时间、地点、 议程、出席人员名单、经费）
➢会议召开的报批 ➢发会议通知、确认参会人员收到通知
行政管理基本工作流程
大型接待活动安排
方案实施和补充 l 首长来访呈报接待名单 l 确定主要介绍人和内容 l 确定照应相关陪同人员 l 现场还要准备扩音设备 l 准备签字台和签字文具 l 拟定合影的最佳地点
行政管理基本工作流程
大型接待活动安排
方案实施和补充 ⊕领导座谈\介绍\参观\宴请 ⊕ 抢拍领导访问环节镜头
2020/12/6
行政管理基本工作流程
车辆维修管理
•市场询价、多家竞争
日常维护：减少故障发生 故障判断：班组共同判断 市场询价：三家以上竞价 维修申请：履行报批程序 厂家维修：书面联系维修
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车辆维修管理
•市场询价、多家竞争
现场监督：监督修理环节 验收确认：责任人和班组长验收确认 费用报销：汇款支付（维修清单，增值 税发票） 更换的损坏零配件带回公司\供应处理 轮胎更换:记录\公里数\旧胎供应处理
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驾驶班组管理
l 班长能力素质 l 班组日志记录 l 班组安全学习
班组环境卫生 班组日常考勤 班组车辆档案
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车辆的管理
l 公务小车 l 领导专车
交通大客 客货两用
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车辆的管理
Βιβλιοθήκη Baidu
小车车库管理 l 交通大客路线
大客停车 场所 交通大客班次
行政管理基本工作流程
内部环境类（大堂接待、办公室、会议室、 餐厅、入口指示、导示牌）
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海螺CIS应用设计系统（九类）
外部环境指示类（大厦形象、大厦招牌、 顶层招牌、厂区布置图、标语、海报）
公关宣传类（领带、打火机、钢笔、广告 伞、礼品衫、礼品袋、POP挂旗、贺卡、 请柬、鸣谢卡）
行政管理基本工作流程
l 加强接待和社交礼仪目的
l
提升公司形象和品位
l
增强对方对公司信任
l
获得更多的商业机会
l
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目录
l 第一章 l 第二章 l 第三章 l 第四章 l 第五章 l 第六章
接待远方来宾注意事项 日常接待注意事项 引领来客注意事项 宴请来宾注意事项 送行和道别注意事项 电话礼仪和处理技巧
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行政管理基本工作流程
•吉祥物
•企业形象要素之一
此形象（彩色和黑白体）以活泼 可爱的卡通人物，表述海螺集团的 亲善、友好、健康、向上的内涵
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海螺CIS应用设计系统（九类）
办公用品类（信纸、信封、名片、传真、 便条、介绍信、工作手册、电话记录、 文件夹、文件袋）
事物用品类（工作证、通行证徽章、公司 旗帜、桌旗、公文包、表彰证书）
有险即报\保护现场\向公安交警和保险部门 同时报案
及时索赔减少损失(出险通知书\损失清单\ 修理估价书\代堪报告\损失照片\修理估价 协议书)
行政管理基本工作流程
•车辆费用管理 •---明确时点、单独填报
详细填报：根据日志单详细填报费用明细 单和张贴发票 报销审核：秘书初审主任复审 签字把关: 严格对照