公关接待事务管理制度

公关事务管理制度

第1章总则

第1条目的

为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关活动和行为，特制定本办法。

第2条管理职责

公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关工作。

第3条公关原则

1．公司对外口径保持一致，不能各自表述。

2．动员公司全员参与公关。

3．根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。

4．切忌弄虚作假、夸夸其谈。

第4条行政公关人员的素质要求

公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。

第2章公关管理内容

第5条公关目标

1．树立公司良好的信誉和形象。

2．改善、适应公司的运作环境。

3．联络公众和传递内外信息。

4．辅助决策和协调人际关系。

5．提高公司的社会效益和经济效益。

第6条公关对象

1．业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。

2．公司内部对象，包括员工、股东等。

3．公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。

第7条公关方式

维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。

公关方式

第3章 企业形象管理 第8条 公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。

第4章 重大公共关系活动管理

第9条 凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。

第10条

分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起 日内上报行政部。 参观管理规定

第1条 目的

为规范公司来宾参观接待程序，特制定本制度。

第2条

参观种类

参观种类可以分为如下图所示的两大类别。

参观种类

第3条 参观规定

1．凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。

2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排

专人负责参观接待工作。

3．贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。

4．普通参观：由各部门经理核准，并于参观前日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。

5．临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前小时以电话通知各部门安排好接待事宜，

6．对未经核准的参观请求，一律谢绝。

第4条附则

本规定由行政部负责解释。

公务接待制度

接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范：

(一)接待工作原则

1、周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。

2、对口对等。根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。

3、分工协作。根据办公室工作分工，各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。

4、合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。

(二)接待工作安排

1、来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送行政主管领导。

2、确定接待部门。属于其它部门接待范围的，及时转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，及时报送行政主管。对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。

3、制定接待方案。作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，

制订接待方案报行政主管审定。需要安排公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。

4、落实接待工作。根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。必要时要准备赠送纪念品。

5、做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。

(三)具体接待环节

1、迎送。上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。

2、住宿。主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在公司附近。

3、就餐。招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在公司附近，并严格控制陪餐人数。

4、会见。根据对口对等原则，安排相应公司领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时，安排做好会议记录。

5、参观。根据工作需要和来宾要求安排相应的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。

6、用车。除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供在长沙期间的工作用车。

7、票务。根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。

8、宣传。行政参与接待的人员要主动介绍宣传公司，树立公司改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写信息稿。重要接待活动，应通知宣传部门做好新闻宣传工作。

(四)接待准备工作细则

第1条接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。

1．有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。

2．单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。

3．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介