外贸函电Lecture 1

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Content of Leabharlann Baiduhe course
授课计划
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How to study this course
1. Study and imitate sample letters 商务信函的目的性非常明确，是关于建立业务关系、 商务信函的目的性非常明确，是关于建立业务关系、询价 和报价，还是讨论有关包装、装运和保险事宜。 和报价，还是讨论有关包装、装运和保险事宜。在这类的 信函中，很多的习惯用语和表达方式有很大的借鉴价值， 信函中，很多的习惯用语和表达方式有很大的借鉴价值， 特别是开头用语和结束用语，值得学生学习和仿效。 特别是开头用语和结束用语，值得学生学习和仿效。比如 请对方早日答复的常用结束语有： 请对方早日答复的常用结束语有： We hope to hear from you soon. We look forward to hearing from you. Your prompt reply is eagerly awaited. We should appreciate your early reply. We look forward to your early reply. Please let us have your reply at once. LOGO
General Introduction of the Course
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Business Correspondence
What is business correspondence? Correspondence: ① communication by the exchange of letters. ② the letters so exchanged Business correspondence: the communication by the exchange of letters in business field, including letters，telegrams，telexes，faxes ， ， ， and E-mails
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What are the differences between these two letters?
1. tone: polite/friendly/sincere/natural 2. positive vs. negative 3. Stressing what you can do or what you cannot do 4. salesmanship: which is more skilled?
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1. What are the differences between business and general letters? 2. Why should it be taken as an independent course? Let’s warm up these questions by writing a letter according to the following situation.
Question: Can you list more characteristics of business letters in terms of language style and diction?
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General characteristics
1. specialized language style and diction Compared with general English, its language is a bit more formal, courteous and restrained. E.g. In the market for cf: buy Should be pleased: cf: will be happy Could kindly quote: very formal Keenest prices: not used in daily talk Sentence structure: complex Mood: subjunctive mood
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General characteristics
2. full of trade terms and abbreviations Trade terms: quote/enquiry/offer/firm offer/claim/risks/collection/draft Abbreviations: CIF FOB L/C EXW D/P
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Characteristics of business letters
Let’s see one more sentence:
We are in the market for silk blouses and should be pleased if you could kindly quote us your keenest prices for the goods listed below：
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Another sample letter
Dear Mr. Smith, Thank you for ordering a black Nova flight bag. The color you choose proved to be very popular, and we quickly sold all we had in stock. However, we’ve placed a rush order for more and are promised delivery within ten days. Yours will be shipped the same day our new supply arrives. I know you’ll be delighted with this unique carry-on bag, Mr. Smith. It is not only very handsome, but incredibly durable. Yours Sincerely, Chen Ping Chen Ping
2. Generalize and memorize as many sentence patterns as possible 由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇特征， 由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇特征，因此学生在学习外贸 函电时，可以归纳、总结所学过的常用词汇、 函电时，可以归纳、总结所学过的常用词汇、短语和句型进行分门别 然后花些时间背诵、记忆所归纳和总结的内容。 类，然后花些时间背诵、记忆所归纳和总结的内容。学生可以强化那 些带有短语或词组的较典型的句式，尽量能做到脱口而出。 些带有短语或词组的较典型的句式，尽量能做到脱口而出。有时甚至 可以背诵整篇外贸范文以便日后仿效。 可以背诵整篇外贸范文以便日后仿效。这样的日积月累有助于学生词 汇量的扩大以及短语和句型的运用。试看下面的两组句子： 汇量的扩大以及短语和句型的运用。试看下面的两组句子： 1) 我们经营电器。 我们经营电器。 We handle electric goods. We deal (trade) in electric goods. We are in the business (trade, line) of electric goods. 意义大同小异的句型还有： 意义大同小异的句型还有： We specialize in electric goods. We exclusively deal in electric goods. Electric goods fall (lie) within the scope our business activities.
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Warming-up task Write a letter according to the following situation. 一家函购公司在一家杂志上刊登了一则广告， 一家函购公司在一家杂志上刊登了一则广告，欲售棕 古铜色和黑色的航空旅行袋，单价24.5美元。 美元。 色、古铜色和黑色的航空旅行袋，单价 美元 黑色诺瓦牌手提袋（ 黑色诺瓦牌手提袋（black Nova flight bag)很 很 快就被抢购一空，预计10天内新货即到 天内新货即到。 快就被抢购一空，预计 天内新货即到。假如你是 这家公司的工作人员， 这家公司的工作人员，你怎样给要订购黑色航空旅行 包的顾客回信呢？ 包的顾客回信呢？
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3. Practice makes perfect
在具备了一定的外贸英语词汇量，掌握了必要的外贸句型， 在具备了一定的外贸英语词汇量，掌握了必要的外贸句型， 了解了外贸实务的各个环节之后， 了解了外贸实务的各个环节之后，我们要练习如何撰写各 种信函的形式。在操练过程中， 种信函的形式。在操练过程中，我们要由浅入深地分三步 实施： ）从英汉互译入手，先句子，再段落，到全文。 实施：1）从英汉互译入手，先句子，再段落，到全文。 2）给定必要词汇和相关材料，我们可以根据手头上的材 ）给定必要词汇和相关材料， 料进行组织。 ）自己设计特定的外贸情境， 料进行组织。3）自己设计特定的外贸情境，按标准的信 函格式自由发挥。在撰写前，我们要做好构思。例如： 函格式自由发挥。在撰写前，我们要做好构思。例如：写 此信的目的是什么？准备达到什么效果；在撰写时， 此信的目的是什么？准备达到什么效果；在撰写时，组织 好语言。用哪种方式展开，是选用演绎法、 好语言。用哪种方式展开，是选用演绎法、归纳法还是时 间顺序法等；在撰写后，查找欠缺。此信是否有逻辑性， 间顺序法等；在撰写后，查找欠缺。此信是否有逻辑性， 语气是否合适，语法、拼写、标点等等有否错误。 语气是否合适，语法、拼写、标点等等有否错误。
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An example letter
Dear Mr. Smith, I’m sorry that we are presently out of stock of the black Nova flight bags and will be unable to fill your order at this time. An order has been placed with the manufacturer for the bags in the color you want, but it will at least ten days before we will receive the shipment. I trust this delay will not inconvenience you. Yours Sincerely, Cathy Lee Cathy Lee
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General characteristics
3. closely related with foreign trade practice Immediate shipment: In international practice, it means making shipment within 30 days In USA, it means making shipment within 10 ten days Acceptance承兑 承兑/balance余额 余额/average海损 承兑 余额 海损 /drawer出票人 出票人
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参考书目
1、外贸英语函电》 徐美荣主编 对外经济贸易大学出 、外贸英语函电》 版社， 版社，2007，5 ， 2、外贸函电与单证》 黄丽威 高等教育出版社， 高等教育出版社， 、外贸函电与单证》 2008，6 ， 3、英语商务信函写作》 常玉田 对外经济贸易大学出 、英语商务信函写作》 版社，2006，1 版社， ， 4、外经贸英语函电与谈判》凌华倍、朱佩芬编著，中 、外经贸英语函电与谈判》凌华倍、朱佩芬编著， 国对外经济贸易出版社出版（第三版） 国对外经济贸易出版社出版（第三版） 5、诸葛霖 《外贸英文书信》(第二版 对外经济贸易 外贸英文书信》 第二版 第二版), 、 大学出版社， 大学出版社，2001年7月； 年 月 6、诸葛霖 《外贸英文书信课文译文和练习答案》, 对 外贸英文书信课文译文和练习答案》 、 外经济贸易大学出版社， 外经济贸易大学出版社，2001年7月； 年 月 7、王兴孙 《新编进出口英语函电》,上海交通大学出 新编进出口英语函电》 上海交通大学出 、 版社， 版社，1998年10月； 年 月 8、王乃彦 《对外经贸英语函电》, 对外经济贸易大学 对外经贸英语函电》 、 出版社， 出版社，2000年5月 年 月 LOGO