《售后服务管理系统规章制度》

《售后服务管理制度》

序言

以客户为中心，贯彻客户第一理念，建立客户服务管理规划、建立客户信息库、加强客户资信控制、维护客户良好关系，网络建设客户服务等工作流程、程序、标准、方法、细节、制度、表单。售后服务肩负着企业形象建设的重任。影响消费者对企业形象形成的主要因素有：产品使用性能及厂商的服务质量、企业窗口部门的工作质量及外观形象、企业的实力及企业的社会口碑，因此企业建设主要有：售后服务企业外观形象建设、公共关系、提高以质量保修，核心的全部售后服务内容的工作质量等。

目的

售后体系的建设要确定企业售后服务目标，以较低的费用获得让顾客满意的效果和保障，减少和杜绝索赔，减化过程环节，提高工作效益。售后服务体系内容不仅仅是投诉处理、产品培训、退换等，它还涉及信息反馈、售后服务网络的建设和维护等多项内容。售后体系建设对客户反应的质量问题能够及时解决、处理，

目录

一、售后服务的工作流程

二、售后服务的人员编制

三、售后服务人员的工作职责

四、售后服务管理制度

五、顾客抱怨和投诉处理服务

六、售后服务培训及考核的管理制度

七、售后服务的方式

八、售后服务的宗旨

一、售后服务工作流程

二、售后服务人员编制

客服专员：2人售后工程师：1人

三、售后服务人员工作职责

(一)客服专员

1.接听客户来电，详细了解客户反馈问题，并做好记录。

2.通过电话解答一般性或操作方面的问题，需检测的产品要告知客户地址、电

话、联系人。

3.收到客户寄来的检测产品，先开包验货，检查产品外观是否完好，如有损坏

需及时电话通知到客户，确认损坏原因。

4.将客户姓名、电话、地址、产品型号及产品相关信息登记在售后记录表和售

后系统中，保障售后系统数据的准确、清晰、及数据的保密性。

5.要与各客户沟通落实寄货方式和运输方式，以最低成本达到最终目的。

6.测试产品，确定产品的故障。

7.测试好的产品，包装好以快递的形式寄回客户，若有需要，可以电话通知客

户产品已寄出，告知客户快递单号以备查询。

8.定期回访客户，了解产品的使用状态及客户需求。

(二)售后工程师

1.主要负责为客户提供产品问题处理、产品演示、操作培训等服务,指导客户

正确操作和使用产品，解决客户使用过程中的常见问题。

2..配合和支持销售活动，为客户讲解演示公司产品，分析客户需求并提供解

决方案。

3.认真填写《技术服务报告单》，所涉及的文件文档资料要及时存档备份。

4.每月总结当月存在质量问题的报表，并根据出现的质量问题需采取哪些预防

措施，提供至品质部。

5.定期对客户做回访调查，并让客户填写《客户满意度调查表》

6.按时完成上级主管临时交办的任务。

7.在工作中如有出现异常现象应及时反馈、上报。

四、售后服务管理制度

(一)售后服务的标准及要求

1.售后服务人员必须树立用户满意是检验服务工作标准的理念，要竭尽全力为

客户服务，觉不允许顶撞客户和与客户发生口角。

2.在服务中积极，热情，耐心的解答用户提出的各种问题，传授维修保养常识，

用户问题无法解答时，应耐心解释，并及时报告公司领导协助解决。

3.售后服务部的电话不能无人值守，必须有人接听。否则，将是售后服务部员

工的失职。公司对此情况做出一定处罚。放假期间必须将电话呼叫转移到手机上面。

4.售后服务人员手机不得无故停机，关机。节假日也不例外。使用电话应注意

礼节，语言简明扼要，接电话先问好“您好，瑞致达售后，有什么可以帮您？

（必须将录音软件打开）

5.售后员工都要做到接电话时礼貌用语，无论客户的态度如何，售后员工都不

能用过激的言语对待客户，因为每位员工与客户打交道时代表的是整个公司，要时刻维护公司在客户心中的良好形象。

6.若有客户对售后服务部员工服务态度的投诉，有损公司整体形象的现象发

生，公司在调查属实的情况下，做出通报或开除的决定。并对公司产生的负面影响情况的严重性对该员工实施一定数额的罚款。

7.顾客的投诉属非质量问题时，售后人员必须将信息及时上报公司并记录，对

于客户的每一个电话售后人员都不得随便应付，售后部是一个对外的窗口，体现的是公司的形象。

8.服务人员对产品发生的故障，要判断准确，及时修复，不允许同一问题重复

修理的情况。

9.录入的信息一定要准确、完整，不允许因个人原因，导致数据丢失，对日后

的统计数据造成影响。

10.售后人员如果发现产品的设计缺陷，或者遇到不能处理好的售后机器，必须

及时向公司领导汇报，重大质量问题，反馈公司有关部门予以解决。

(二)接受客户意见与建议

1. 客户提出意见与建议客服应表现出积极接受并感谢的态度“您好！感谢您对瑞致达的关注与支持，我们会认真听取您的意见和建议，并安排相应的人员跟进再次感谢您

2. 客户提出意见后、应及时记录在案，并对客户表示感谢“您的建议很重要我们会及时转给相关部门，谢谢您的支持“或者”非常感谢您给我们提出这个建议。谢谢您的支持，再见。

(三)特殊情况处理技巧

1. 电话受理时如遇客户没有话音，可礼貌的提示客户电话已经接通、经提示仍然没有话音，可能是客户能够听得到我方的声音、而我方听不到客户的声音，可以礼貌的建议客户换部电话或者过段时间再来咨询

2. 电话受理时如遇客户听不到我方的声音而我方能听到客户的声音，可礼貌的向客户说明情况并提出解决方法结束通话后，应立刻记录并主动回复客户，并再次向客户解释清楚刚才的情况。

3. 遇到电话杂音太大无法正常听清时，客服可以向客户如实反映情况，并建议客户换部电话进行咨询，经获准后应向客户致谢。

4. 遇到客户咨询时语速过快或者过慢时、客服的语速不需要完全，跟随客户的语速进行调整，可以进行微调后与客户进行沟通。

5. 电话受理如遇客户使用免提导致声音过小，可礼貌的提示客户电话话音过小是否可以将话筒拿走，待客户调整后客服应向客户致谢。

6. 客户咨询或者投诉时叙述不清，较为繁琐、客服应善解人意。用客气周到的语言引导或提示客户描述所要咨询的问题。

8. 对于尚未开通的业务咨询，应向客户致歉

9. 如遇客户向客服致谢时，必须回答“不客气这是我们应该做的”

10. 如遇客户向客服致歉时，必须回答“没关系X先生/小姐您不必介意。”

(四)服务禁忌

客服电话工作禁忌包含但不限于以下内容

1.讲话时轻易打断客户说话

2.与客户沟通过程不说普通话

3.在客户挂机前挂机

4.在同客户沟通过程中与同事交谈

5.通话过程中出现较长时间冷场5秒以上

6.精神萎靡态度懒散

7.与客户发生争执