销售合同整理归档的通知
房屋销售合同归档手续
一、归档目的为规范房屋销售合同管理，确保合同的真实性、完整性和有效性，维护双方的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，特制定本归档手续。
二、归档范围1. 甲方（卖方）与乙方（买方）签订的房屋销售合同。
2. 甲方与乙方签订的补充协议、变更协议等与房屋销售相关的合同。
3. 与房屋销售合同相关的审批文件、产权证、发票、付款凭证等。
4. 甲方、乙方及见证人签署的证明材料。
三、归档时间1. 房屋销售合同签订后，应在合同签订之日起15个工作日内完成归档。
2. 如合同签订后30个工作日内未完成归档，甲方应向乙方书面说明原因，并尽快完成归档。
四、归档手续1. 甲方应将房屋销售合同及相关材料整理成册，包括：（1）合同正本及副本；（2）合同附件；（3）审批文件、产权证、发票、付款凭证等；（4）证明材料。
2. 甲方应将整理好的合同材料送至乙方指定的归档地点。
3. 乙方在收到甲方送来的合同材料后，应对合同材料进行审核，确认材料齐全、真实、有效。
4. 审核通过后，乙方应在合同材料上加盖归档专用章，并填写归档登记表。
5. 乙方将合同材料存档，并定期进行整理、归档。
五、归档要求1. 合同材料应完整、清晰，不得缺页、破损。
2. 合同材料应分类存放，便于查阅。
3. 乙方应建立合同档案查询制度，方便甲方、乙方及其他相关单位查阅。
4. 乙方应妥善保管合同档案，防止丢失、损坏。
六、责任追究1. 甲方未在规定时间内完成归档的，应向乙方书面说明原因，并承担相应的责任。
2. 乙方未在规定时间内完成归档的，应向甲方书面说明原因，并承担相应的责任。
3. 因归档工作失误导致合同材料丢失、损坏的，应承担相应的责任。
4. 任何单位和个人不得擅自销毁、篡改、泄露合同档案。
七、附则1. 本归档手续适用于甲方、乙方签订的所有房屋销售合同。
2. 本归档手续由甲方、乙方共同遵守。
3. 本归档手续自发布之日起实施。
4. 本归档手续的解释权归甲方、乙方共同所有。
销售合同归档的通知模板
销售合同归档的通知模板尊敬的各位领导和同事们：大家好！为了加强我司销售合同的管理，确保合同信息的准确性和完整性，提高合同查阅和利用效率，根据我国《合同法》及相关法律法规的规定，特制定本通知。
请各部门严格按照以下要求进行销售合同的归档工作。
一、归档范围1. 本通知所指销售合同归档范围包括：各类销售合同、补充协议、变更协议、解除协议等。
2. 下列合同不纳入归档范围：（1）内部合同、意向书、洽谈记录等非正式文件；（2）已失效、作废的合同及附件；（3）涉及国家秘密、商业秘密的合同。
二、归档要求1. 合同签订部门应在合同签订后10个工作日内，将合同正本及其附件（如有）提交至档案管理部门。
2. 档案管理部门应按照合同编号、签订日期、对方单位名称等要素对合同进行分类、编号，并建立电子档案和纸质档案。
3. 归档的合同应确保内容完整、字迹清晰，附件应标明顺序号和关联关系。
如有缺失、损坏等情况，应及时补充、修复。
4. 归档后的合同，任何人不得擅自抽取、涂改、损毁。
确需查阅、复印的，应按照公司内部管理规定办理相关手续。
5. 档案管理部门应定期对归档的合同进行审核、整理，确保合同档案的准确性和完整性。
三、合同归档责任人1. 销售部门负责人：负责本部门签订的合同归档工作，确保合同内容及附件齐全、准确。
2. 档案管理部门负责人：负责合同档案的接收、审核、整理、保管等工作，确保档案的安全、完整和可用。
3. 合同签订人：负责将签订后的合同及附件提交至档案管理部门，确保合同及时归档。
四、违规处理1. 未按照本通知要求归档的，由档案管理部门督促合同签订部门在规定时间内完成归档。
2. 逾期不归档的，对合同签订部门负责人及相关责任人进行通报批评，并纳入绩效考核。
3. 归档过程中出现故意隐瞒、谎报、损坏合同等行为的，依法追究相关责任人的法律责任。
请各部门高度重视销售合同归档工作，确保合同管理的规范化和法治化。
如有疑问，请及时与档案管理部门沟通。
合同档案整理
合同档案整理甲方，（公司/个人名称）。
地址：联系方式：乙方，（公司/个人名称）。
地址：联系方式：鉴于甲方与乙方之间存在大量合同文件，为了便于管理和查阅，双方经协商一致，特订立本合同档案整理合同。
一、合同档案整理范围。
1. 甲方应提供所有需要整理的合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
2. 乙方应对提供的合同文件进行分类、编号、整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
二、合同档案整理方式。
1. 乙方应根据甲方提供的合同文件，制定档案整理方案，并经甲方确认后执行。
2. 乙方可采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行整理，确保档案的安全性和便捷性。
三、合同档案保管期限。
1. 乙方应根据相关法律法规和甲方要求，制定合同档案的保管期限，并在档案上标注清晰的保管期限。
2. 合同档案保管期限届满后，乙方应征得甲方同意后进行处理，包括归档、销毁等。
四、保密条款。
1. 乙方应严格遵守保密协议，对甲方提供的合同文件和相关信息进行保密，不得泄露给任何第三方。
2. 乙方应建立健全的档案保密制度，确保合同档案的安全性和保密性。
五、违约责任。
1. 任何一方未能履行本合同约定的，应承担违约责任，并赔偿对方因此造成的损失。
2. 若因不可抗力因素导致无法履行合同，双方可协商解决，但应及时通知对方并尽力减少损失。
六、其他条款。
1. 本合同未尽事宜，由双方协商解决。
2. 本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。
甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：签订日期：合同范本专家根据甲方与乙方的需求，制定了上述合同档案整理合同范本，确保双方在合同档案整理过程中的权益和责任得到明确规定。
希望对您有所帮助。
销售合同归档期限
一、前言销售合同是买卖双方在交易过程中形成的法律文件，对于维护双方合法权益具有重要意义。
为确保合同管理的规范性和完整性，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，本文将就销售合同的归档期限及注意事项进行阐述。
二、销售合同归档期限1. 合同签订之日起30日内归档销售合同签订后，双方应在30日内将合同原件及相关附件归档。
如因特殊情况无法在规定时间内归档，应及时向公司提出书面申请，经审批后可适当延长归档期限。
2. 合同履行完毕后30日内归档销售合同履行完毕后，双方应在30日内将合同原件及相关附件归档。
如合同履行过程中发生变更，变更后的合同及附件也应在此期限内归档。
3. 特殊合同归档期限对于涉及国家秘密、商业秘密等重要信息的合同，其归档期限应根据国家相关规定执行。
如合同期限超过1年，应在合同到期前60日内归档。
三、销售合同归档注意事项1. 合同归档前，需对合同内容进行审核，确保合同条款合法、合规、完整。
2. 合同归档时，应将合同原件及相关附件整理成册，并填写归档登记表，包括合同编号、合同名称、签订日期、合同履行期限、归档日期等基本信息。
3. 合同归档后，应将合同存放在安全、保密的环境中，防止合同丢失、损坏或泄露。
4. 合同归档人员应具备一定的法律知识，能够识别合同风险，确保合同归档的准确性。
5. 合同归档过程中，如发现合同存在争议或纠纷，应及时向公司领导汇报，并采取相应措施予以解决。
6. 合同归档完毕后，归档人员应将归档登记表交由公司领导签字确认，并报备公司档案管理部门。
四、总结销售合同归档期限及注意事项是合同管理的重要组成部分，对于维护企业合法权益、防范法律风险具有重要意义。
各相关部门应高度重视合同归档工作，严格按照法律法规和公司制度执行，确保合同归档的规范性和完整性。
同时，加强对合同归档人员的培训，提高其法律意识和业务水平，为企业发展提供有力保障。
销售合同管理制度通知范本
各部门、各分支机构：为加强我公司销售合同管理，规范销售行为，降低合同风险，保障公司合法权益，现依据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本销售合同管理制度。
现将有关事项通知如下：一、制度目的1. 规范销售合同签订、履行、变更和解除等环节，确保合同条款合法、合规、有效。
2. 明确销售合同审批权限，加强合同管理，降低合同风险。
3. 提高合同执行力，保障公司利益最大化。
二、制度适用范围本制度适用于公司所有销售部门、业务部门、分支机构及相关人员，包括但不限于销售合同签订、履行、变更、解除、审查、归档等环节。
三、销售合同管理制度的主要内容1. 合同签订（1）销售合同采用统一格式，由销售部经理会同法律顾问共同拟定。
（2）销售合同应包括供需双方全称、签约时间和地点、产品名称、单价、数量、金额、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法、付款方式及付款期限、免除责任及限制责任条款、违约责任及赔偿条款、争议解决方式、合同解除权等内容。
（3）销售合同签订前，销售员应向客户详细说明合同条款，确保客户了解合同内容。
2. 合同审批（1）销售合同需经销售部经理、法律顾问、财务部负责人审核。
（2）合同审批权限分为三个等级：一般合同、重要合同、重大合同。
（3）一般合同由销售部经理审批；重要合同由销售部经理、法律顾问、财务部负责人共同审批；重大合同由总经理审批。
3. 合同履行（1）销售员应严格按照合同约定履行义务，确保产品质量、数量、交货期限等符合合同要求。
（2）销售员应及时向客户反馈合同履行情况，确保合同履行顺畅。
4. 合同变更与解除（1）合同变更需经双方协商一致，并签订书面协议。
（2）合同解除需符合法定条件，并签订书面协议。
5. 合同审查与归档（1）销售合同签订后，由销售部归档保管。
（2）销售合同审查由法律顾问负责，确保合同合法、合规。
四、责任与奖惩1. 各部门、各分支机构应严格执行本制度，确保合同管理的规范性和有效性。
销售合同归档的通知模板
尊敬的各位同事：您好！为了确保公司销售合同的规范化管理，提高工作效率，保障公司利益，现将销售合同归档的相关事宜通知如下：一、归档范围1. 所有已签订且履行完毕的销售合同；2. 所有正在履行中的销售合同；3. 所有因故终止的销售合同。
二、归档要求1. 合同归档应遵循真实性、完整性、规范性的原则；2. 合同归档需附上合同扫描件、合同签订审批流程单等相关资料；3. 合同归档时，需确保合同文本清晰、内容完整，无涂改、破损等情况；4. 合同归档应按照合同签订时间顺序排列，便于查阅和管理。
三、归档流程1. 销售人员将合同原件交至合同管理员；2. 合同管理员对合同进行初步审核，确认合同内容无误后，将合同扫描件、合同签订审批流程单等相关资料整理成册；3. 合同管理员将整理好的合同资料提交给档案管理员；4. 档案管理员对合同资料进行审核，确保归档资料齐全、准确；5. 档案管理员将审核通过的合同资料按照规定进行归档，并做好编号、登记工作。
四、归档时间1. 已签订且履行完毕的销售合同，应在合同履行完毕后的15个工作日内完成归档；2. 正在履行中的销售合同，应在合同到期后的15个工作日内完成归档；3. 因故终止的销售合同，应在合同终止后的15个工作日内完成归档。
五、注意事项1. 各部门负责人应高度重视合同归档工作，确保合同归档及时、准确；2. 销售人员需积极配合合同管理员和档案管理员的工作，确保合同资料齐全、准确；3. 合同管理员和档案管理员在归档过程中，如发现合同存在问题，应及时与销售人员沟通，共同解决；4. 未经公司批准，任何个人不得擅自查阅、复制、修改、销毁归档合同。
请各位同事务必按照以上要求，认真做好销售合同归档工作。
如有疑问，请及时与合同管理员或档案管理员联系。
感谢大家的支持与配合！特此通知。
附件：销售合同归档清单[公司名称][通知日期]。
购销合同归档
购销合同归档篇一：销售合同档案管理办法销售部合同、合同章管理制度公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。
二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。
三、合同档案管理原则1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。
2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。
四、合同章管理原则1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。
2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。
若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。
四、合同文档的管理要求1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。
3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。
五、附则1、本制度自审批通过之日起实施。
2、本制度由销售部负责解释。
六、附件《合同档案登记表》篇二：关于销售合同整理归档的通知关于销售合同整理归档的通知各***负责人：您好！当前合同管理混乱，存在以下不良现象：一、合同摆放散乱。
内销合同整理书包通知模板
内销合同整理书包通知模板
尊敬的各位合作伙伴：
大家好！为了更好地管理和整理公司的内销合同，提高工作效率，更好地服务客户，公司
决定对所有内销合同进行整理和归档。
现将相关事项通知如下：
一、整理时间
为了尽快完成合同整理工作，公司将安排专人负责此项工作。
预计整理时间为两周，具体
时间为XX年XX月XX日至XX年XX月XX日。
二、整理内容
1. 检查合同的完整性：请各位同事仔细检查合同的内容，确保合同的完整性和正确性。
2. 归档合同：整理完成后，合同将按照客户、合同类型、签订时间等因素进行分类归档。
3. 电子档案备份：除了纸质合同的归档外，我们还将对合同进行电子档案备份，以确保合
同的安全。
三、合作配合
1. 汇总合同信息：请各部门负责人协助汇总本部门的内销合同信息，包括合同数量、金额、客户等，以便后续跟踪和管理。
2. 协助核实合同信息：在整理过程中，可能会涉及到一些合同信息的核实和更新，希望各
位同事能够积极配合。
3. 合同更新：在整理过程中，如果发现合同有需要更新的地方，请及时与相关部门沟通，
以便及时更新。
四、如何处理新合同
在整理期间，公司还将继续签订新的内销合同，新合同的处理将有专人负责。
如果您有新
合同需要处理，请及时联系相关部门。
五、其他事项
如有任何疑问或建议，请及时与公司负责人联系，我们将尽快解决。
感谢各位合作伙伴的理解和支持！希望通过此次合同整理，我们能够更好地提高工作效率，为客户提供更好的服务。
此致
敬礼！
公司名称
日期: XXXX年XX月XX日。
销售合同原件管理通知
销售合同原件管理通知随着公司业务的不断发展和市场的深入拓展，销售合同的数量也在日益增加。
为了确保公司法律利益和商业机密的安全，维护公司与客户之间的良好合作关系，现就销售合同原件管理工作提出以下规范与要求。
一、合同原件的归档销售合同一经签署，应立即由销售人员将原件交至档案管理部门进行归档。
归档时，需填写合同归档登记表，记录合同编号、签约日期、客户名称、合同金额等关键信息，并按照公司规定的分类标准进行分类存放。
二、合同原件的保管档案管理部门负责对销售合同原件进行妥善保管，确保合同文件不受损坏、丢失或泄露。
所有合同原件应存放在专用的防火、防潮的保险柜中，严禁无关人员接触。
同时，档案管理部门应定期对存放环境进行检查，确保安全。
三、合同原件的借阅任何需要查阅销售合同原件的人员，必须经过部门主管的批准，并在档案管理部门办理借阅手续。
借阅人应当在指定的时间内归还合同原件，并保证合同的完整性和保密性。
借阅期间如遇合同原件损坏或丢失，借阅人须承担相应的责任。
四、合同原件的复印与分发除法律规定或公司授权外，未经允许，任何人不得私自复制销售合同原件。
如需对外提供合同副本，应由档案管理部门负责复印，并对复印件进行适当的标记和记录。
所有复印件的分发应严格控制，确保只有授权人员才能获取相关信息。
五、合同原件的更新与作废当销售合同发生变更或终止时，应及时更新或作废相关合同原件。
作废的合同原件应由档案管理部门负责销毁，并做好销毁记录。
更新后的合同原件应重新归档，并确保旧版合同不再流通使用。
六、合同原件管理的监督与检查公司将定期对销售合同原件管理工作进行监督检查，以确保各项管理措施得到有效执行。
任何违反管理规定的行为都将受到相应的处理。
同时，我们也欢迎广大员工对合同管理工作提出宝贵意见和建议。
七、其他注意事项请所有员工认真遵守上述规定，共同维护公司的合法利益和市场秩序。
如有疑问或需要协助，请及时与档案管理部门联系。
感谢大家的配合与支持，让我们携手共创公司更加辉煌的未来。
销售合同归档的通知怎么写
尊敬的各部门负责人、合同管理员及全体员工：为了规范公司合同管理，确保合同信息的完整性和安全性，提高合同归档效率，现将有关销售合同归档的相关事项通知如下：一、通知背景根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，公司对销售合同实行归档管理制度。
为进一步加强合同管理，提高合同归档质量，特制定本通知。
二、归档范围1. 所有销售合同，包括但不限于销售合同、代理合同、委托销售合同等。
2. 合同附件，如合同变更协议、补充协议、付款凭证、发票等。
3. 与合同相关的其他文件，如会议纪要、谈判记录、邮件往来等。
三、归档要求1. 合同归档应当及时、准确、完整，确保合同信息的真实性、完整性和有效性。
2. 合同归档应当遵循“谁签订、谁归档”的原则，即合同签订人负责合同的归档工作。
3. 合同归档应当使用统一格式的归档封面，包括合同名称、签订日期、签订双方、归档日期等信息。
4. 合同归档应当按照合同编号、签订日期、合同类型等进行分类整理。
5. 合同归档应当使用纸质档案和电子档案两种形式，纸质档案应妥善保管，电子档案应备份至安全可靠的存储介质。
四、归档流程1. 合同签订后，签订人应在合同签订之日起5个工作日内完成合同归档。
2. 合同管理员对归档的合同进行初步审核，确保合同信息准确无误。
3. 合同管理员将审核通过的合同交由档案管理员进行归档。
4. 档案管理员对归档的合同进行编号、分类、整理，并做好档案保管工作。
五、责任与奖惩1. 各部门负责人应高度重视合同归档工作，加强对合同归档的监督和管理。
2. 合同签订人、合同管理员和档案管理员应严格按照本通知要求，履行各自职责。
3. 对在合同归档工作中表现突出的个人或部门，公司将给予表彰和奖励。
4. 对未按时完成合同归档、归档信息不准确、档案管理不善的，公司将根据情节轻重，给予批评教育或相应的处罚。
六、附则1. 本通知自发布之日起执行。
2. 本通知未尽事宜，由公司合同管理部门负责解释。
敬请各部门负责人、合同管理员及全体员工予以重视，共同做好销售合同归档工作。
2024年-销售合同整理归档方法
销售合同整理归档方法合同编号：[合同编号]一、合同整理1.合同接收：合同接收人应在收到合同后立即进行初步审核，确认合同内容的完整性和准确性。
如有缺失或错误，应立即通知相关方进行更正或补充。
2.合同分类：根据合同的性质和内容，将合同分为销售合同、采购合同、合作协议等不同类别。
对于每个类别，应设立专门的文件夹进行存放。
3.合同编号：为方便管理和归档，应对每个合同进行编号。
合同编号应具有唯一性，并按照一定的规则进行编排，如按照合同签订的时间顺序、合同金额等。
4.合同扫描：将合同原件进行扫描，电子文档。
扫描时应确保扫描质量，避免模糊、歪斜等问题。
扫描后的电子文档应与合同原件进行对照，确认无误后进行存档。
二、合同归档1.归档原则：合同归档应遵循“一事一档”的原则，即每个合同应单独设立一个档案袋或文件夹，并按照一定的顺序进行归档。
2.归档顺序：合同归档顺序应根据合同的签订时间、合同金额、合同性质等因素进行确定。
一般情况下，应按照时间顺序进行归档，即先归档较早签订的合同。
3.归档标识：每个档案袋或文件夹上应标注合同的编号、合同名称、签订日期等相关信息，以便于查找和检索。
4.归档位置：合同应存放在安全、干燥、防火的地方，避免受潮、受热、受腐蚀等影响。
同时，应设立专门的档案室或档案柜进行存放，并采取必要的防盗措施。
三、合同查阅1.查阅权限：合同查阅应限于合同相关人员，如销售部门、财务部门、法务部门等。
未经授权，任何人不得擅自查阅或复制合同。
2.查阅流程：合同查阅应按照一定的流程进行，包括填写查阅申请表、经过审批等环节。
查阅申请表应包括查阅人、查阅目的、查阅时间等信息。
3.查阅记录：合同查阅时应进行记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。
查阅记录应保存一定时间，以备后续查询和审计。
四、合同销毁2.销毁审批：合同销毁应经过相关部门的审批，并留存审批记录。
审批记录应包括销毁原因、销毁时间、审批人等信息。
3.销毁方式：合同销毁应采取安全、可靠的方式进行，如焚烧、碎纸等。
销售合同归档通知
销售合同归档通知尊敬的合作伙伴：您好！为了更好地管理销售合同信息，保障双方权益，提高工作效率，我司决定推行销售合同归档制度。
特此通知，请您配合以下相关事项。
一、归档目的销售合同归档是为了保留销售交易的重要记录，便于日后查询和核实，提高公司内部管理水平，确保销售合同的完整性和准确性。
二、归档内容销售合同归档的内容包括但不限于： 1. 销售合同正本及副本：包括纸质合同和电子合同。
2. 相关附件和补充协议：如交付单、付款凭证等。
3. 相关凭证和证明文件：如发票、发货单、收款凭证等。
三、归档流程为了确保销售合同归档的顺利进行，我们将按照以下流程操作： 1. 销售人员在合同签订后，将合同相关文件原件提交给销售部门主管审核。
2. 销售部门主管审核后，将合同文件及相关材料交给归档专员进行归档。
3. 归档专员负责对合同文件进行编目整理，按照统一的规范进行分类。
4. 归档专员将归档后的文件存放于指定的归档柜中，并在归档记录表中进行登记。
5. 归档完成后，销售部门主管将合同副本交还给销售人员存档。
四、归档保密销售合同涉及到企业的商业秘密和客户的隐私信息，我们将遵守相关法律法规以及合同约定，对销售合同信息进行严格保密。
五、归档期限销售合同归档期限为合同履行结束之日起的五年。
归档期满后，销售合同将被销毁。
六、归档查询如有需要查询归档的销售合同信息，请届时向我司销售部门提出书面申请。
销售部门将根据您的需求，提供相应的归档材料。
感谢您对我司工作的支持与配合！我们相信，通过销售合同归档制度的落实，将提高双方对销售合同管理的规范和效率，进一步加强合作关系。
如对以上事项有任何疑问，请及时与我司销售部门联系。
此致敬礼XX公司销售部。
合同归档情况通报范文
合同归档情况通报范文一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：ST-2004 - XS - 0001 - HT1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体，分别依照合同娄剐拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002-表示公司当年某一娄合同的序号。
4．部门代码：部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在职方均盖章生效后频将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不合）以下的保存10年；合同金额在100万元（不合）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不合）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。
销售合同保管期限及归档范围
销售合同保管期限及归档范围
销售合同保管期限及归档范围
甲方（销售人）：
乙方（购买人）：
鉴于双方同意按照中国的相关法律法规购买甲方的产品，为确保合同的法律效力和可执行性，甲方和乙方在此达成如下协议：
第一条根据合同的性质和重要程度，甲方和乙方应当保存该合同的原件或者复制件，并且确保其真实、完整、准确。
第二条甲方和乙方应当保管该合同的期限为五年。
第三条若甲方或乙方发生以下情况的，应当提前公告对方并及时更换担任保管人：
（一）立财产清算程序的；
（二）因合并、分立、股份转让等原因发生重大变化的；
（三）法定代表人或者主要负责人不再担任时的。
第四条甲方和乙方应当严格遵守中国的相关法律法规，在合同履行中不得有任何违法行为。
第五条甲方和乙方应当明确各方的权力和义务，并在合同中体现出具体的履行方式、期限和违约责任等内容。
双方应
当按照合同约定履行各自的权利和义务，不存在拖欠或违约行为。
第六条本协议适用于中华人民共和国法律，并在中华人民共和国境内签订、履行、解释和争议解决。
第七条甲方和乙方应当按照本协议的约定行事，若双方在合同履行中发生争议，应当协商解决。
无法协商解决的，则可以依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。
第八条本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期至合同履行结束后的五年。
甲方：(签章) 乙方：(签章)
日期：日期：。
关于文件归档整理通知
关于文件归档整理通知尊敬的各位员工：根据公司文件管理规定，为了方便文件查阅和保障数据安全，现通知进行文件归档整理工作。
具体通知如下：一、归档时间从本月起，将进行为期一个月的文件归档整理工作。
请各部门务必在指定时间内完成归档任务。
二、归档要求1. 文件分类：按照文件的性质和用途进行分类，如财务文件、合同文件、人事文件等。
请参照附件1中的分类清单进行操作。
2. 文件整理：对于每个分类的文件，按照年度进行排序，确保文件的时效性和易查找性。
3. 文件装订：对于较为薄弱的文件，请使用文件夹或夹子进行装订，确保文件的安全性和整洁度。
4. 文件标识：请在每个文件上标注清晰的名称和年度，以便于查阅。
同时，附件2中提供了文件标识的示例，请参照操作。
5. 文件存储：请将已归档整理好的文件放置在指定的归档柜或柜子中，并妥善保管，确保文件的安全和可靠性。
三、协助与督促1. 部门主管负责协调本部门文件的归档整理工作，并指定专人负责具体操作。
2. 公司将组织专门的人员进行督促和协助工作，确保归档工作的顺利进行。
四、注意事项1. 归档过程中，请注意保护个人隐私和公司机密信息，确保文件的安全性。
2. 如遇到文件缺失、错误或其他异常情况，请及时向文件管理部门汇报，以便及时处理。
附件1：文件分类清单1. 财务文件- 总账- 报销单据- 发票- 合同（包括采购合同、销售合同等）2. 合同文件- 合作协议- 客户合同- 供应商合同3. 人事文件- 员工档案- 员工合同- 培训记录- 绩效评估4. 项目文件- 项目计划书- 会议纪要- 进度报告- 交付物附件2：文件标识示例```财务文件-合同 - 2022合同文件-客户合同-2022人事文件-员工档案-2022项目文件-项目计划书-2022 ```请各位员工务必按照以上要求进行文件归档整理工作，并在规定时间内完成。
希望大家能够充分重视文件管理工作的重要性，保持文明整洁的工作环境。
谢谢大家的配合！此致敬礼公司文件管理部。
销售合同归档的通知
销售合同归档的通知尊敬的各位销售代表：大家好！为了加强公司销售合同的管理，确保合同档案的完整性和可追溯性，提高合同审批效率，现将销售合同归档的相关事宜通知如下：一、归档范围1. 本通知所指销售合同归档，包括所有与客户签订的销售合同、补充协议及相关附属文件。
2. 归档的合同范围包括：销售产品、提供服务的一切书面协议，以及公司内部审批、签订、履行、变更、解除合同的相关文件。
二、归档流程1. 销售合同签订后，由销售代表将合同原件及附属文件提交至合同管理部。
2. 合同管理部对提交的合同进行审核，确保合同内容完整、合法、有效。
3. 审核无误后，合同管理部将合同原件及附属文件归档，并制作合同档案目录，便于查询。
4. 销售代表如需查阅或借阅归档的合同，应向合同管理部提出申请，经批准后方可进行。
5. 合同到期或解除后，销售代表应及时将相关文件提交至合同管理部，由合同管理部进行归档。
三、归档要求1. 销售合同应使用公司统一印制的合同文本，如有特殊需求，需经合同管理部审批。
2. 合同签订时，应确保合同各方当事人、签订时间、地点、内容等信息准确无误。
3. 销售代表应妥善保管合同原件及附属文件，避免遗失、损坏或篡改。
4. 归档的合同应按照合同编号、签订时间、客户名称等要素进行分类，便于检索。
5. 销售代表应严格按照归档流程办理合同归档手续，确保合同档案的完整性和可追溯性。
四、合同管理的重要性1. 合同管理是公司风险控制的重要环节，有助于防范法律风险、商业风险、信用风险等。
2. 合同归档有利于公司对销售业务的监督和检查，提高合同履行率，确保公司利益。
3. 完善的合同管理有助于公司内部沟通协调，提高工作效率，降低合同纠纷发生的风险。
请各位销售代表高度重视销售合同归档工作，严格按照本通知要求执行，共同维护公司合同管理体系的完善。
如有疑问，请随时与合同管理部联系。
谢谢。
合同归档的通知公文
合同归档的通知公文英文回答：Memorandum.To: All Department Heads.From: Records Management Department.Date: March 10, 2023。
Subject: Contract Filing Notification.The Records Management Department would like to remind all department heads of the importance of filing contracts in a timely and organized manner.All contracts must be filed with the Records Management Department within 30 days of execution. Failure to file contracts promptly can result in lost or misplaceddocuments, which can have serious consequences for the University.Contracts should be filed in the following manner:Originals: Originals of all contracts should be filed with the Records Management Department.Copies: Copies of contracts may be kept by the department, but the originals must be filed with the Records Management Department.Index: A contract index should be maintained by each department. The index should include the following information:Contract number.Contract title.Contract date.Contract amount.Parties to the contract.Department responsible for the contract.Location of the original contract.The Records Management Department will provide training on contract filing procedures upon request. Please contact the Records Management Department at (555) 555-5555 to schedule a training session.Thank you for your cooperation.中文回答：通知。
销售合同归档通知模板怎么写
尊敬的[收件人姓名/部门]：
您好！
根据公司内部管理规定及合同管理流程，为确保公司合同档案的完整性和安全性，现就[合同编号]《[合同名称]》的归档事宜通知如下：
一、合同基本信息
1. 合同编号：[合同编号]
2. 合同名称：[合同名称]
3. 合同签订日期：[签订日期]
4. 合同双方：甲方[甲方名称]，乙方[乙方名称]
5. 合同标的：[合同标的概述]
6. 合同履行期限：[履行期限]
二、归档要求
1. 归档资料：请将以下资料整理成册，并确保资料齐全、准确、完整。
a. 合同文本原件
b. 合同签订及履行过程中的相关文件（如：会议纪要、变更协议、验收报告等）
c. 合同双方的营业执照、法定代表人身份证明等
d. 合同执行过程中的其他重要文件及凭证
2. 归档方式：请将整理好的资料提交至[档案管理部门名称]，由专人负责归档。
3. 归档期限：请于[归档截止日期]前完成归档工作。
三、注意事项
1. 归档资料应妥善保管，不得随意拆封、涂改、遗失或损坏。
2. 如合同在履行过程中发生变更，请及时更新归档资料，确保档案的时效性和准
确性。
3. 如有疑问或需要协助，请及时与[档案管理部门名称]联系。
四、联系方式
[档案管理部门名称]：
联系人：[联系人姓名]
联系电话：[联系电话]
电子邮箱：[电子邮箱]
特此通知，敬请予以配合。
感谢您对我们工作的支持与理解！顺祝商祺！
[公司名称]
[通知发布日期]。
销售合同归档通知
销售合同归档通知尊敬的各部门负责人及全体员工：随着公司业务的不断发展和交易量的日益增加，为保证公司运营的规范性和法律风险的可控性，特此发布销售合同归档通知，以规范销售合同的管理工作。
现将有关事项通知如下：一、归档范围本次归档工作涵盖所有已经签署并生效的销售合同，包括但不限于产品购销合同、服务提供合同以及与之相关的补充协议等。
二、归档要求1. 所有销售合同必须按照公司规定的格式进行电子化处理，并保存在公司指定的服务器或云端存储空间内。
2. 每份合同应清晰标注合同编号、签订日期、合同双方、合同金额等关键信息。
3. 对于重要的或有特殊条款的合同，需由责任人编写简要的内容摘要，并附上关键词索引。
4. 纸质版合同应整齐存放于指定的档案室内，并确保环境干燥、防潮、防火。
三、责任分配1. 销售部门负责提供最新签订的销售合同原件，并检查确保信息的完整性。
2. 档案管理部门负责建立和维护销售合同的电子档案库，并对纸质档案进行分类、编号、归档。
3. IT部门负责提供技术支持，保障电子档案库的安全和稳定运行。
四、操作流程1. 销售部门在合同签订后5个工作日内，将合同副本递交给档案管理部门。
2. 档案管理部门收到合同后，应在10个工作日内完成电子化处理和纸质档案的归档工作。
3. IT部门应定期对电子档案库进行检查和维护，确保数据安全。
五、注意事项1. 各部门应严格遵守归档流程，不得私自留存或销毁任何销售合同。
2. 如因工作需要查阅已归档的合同，请提前向档案管理部门提出申请，并在查阅后及时归还。
3. 对于过期或无效的合同，应由档案管理部门定期清理，并做好记录。
六、后续监督公司将定期对销售合同的归档工作进行审查，以确保各项规定的有效执行。
对于违反归档规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的管理处罚。
请各位同事高度重视销售合同的归档工作，共同维护公司的运营秩序和合法权益。
如有疑问或需要协助的地方，请及时与档案管理部门联系。
感谢大家的配合与努力，让我们共同推动公司管理的规范化，助力企业稳健发展。