行政秘书必备-公文格式规范细则

政务工作制度

一、为进一步推进指挥部各部门政务工作规范化、制度化、科学化，提高工作质量和行政效能，根据省交通厅的有关规定以及本工程项目建设实际，制定本制度。

二、本制定适用于指挥部内部各部门、总监办、各驻地监理办和项目经理部。

三、各单位要认真依照法律法规行使职责和开展工作，各司其职，各负其责，在各自的职责范围内创造性地做好工作；要精简会议，减少文件数量和事务性活动，简化办事程序，提高办事效率，保证工作质量；要相互协调，积极配合，认真贯彻落实指挥部的各项工作部署。

四、各部门在履行职责过程中，要认真贯彻执行党的路线、方针和政策，保证指挥部政令畅通；要解放思想、实事求是、求真务实、开拓进取，按客观规律办事；要忠于职守、尽职尽责、勤奋工作、注重质量、讲究效率；要深入实际、调查研究，清正廉洁、依法行政，全心全意为人民服务。

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公文处理实施细则

第一章总则

第一条为规范全线各单位的公文处理程序，实现文件收发存档的标准化、统一化管理，参照《黑龙江省＜国家行政机关公文处理办法＞实施细则》及《黑龙江省交通厅公文处理实施细则》的有关规定，特制定《黑龙江省国道G111线工程建设指挥部公文处理实施细则》(以下简称《细则》)。

第二条本《细则》适用于指挥部内部各部门、总监办、各驻地监理办和项目经理部。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条各单位、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，遵守本《细则》的规定。

第七条指挥部办公室和总监办、各驻地监理办、各项

目经理部的综合办是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作。同时，指挥部办公室负责对总监办、各驻地监理办、各项目经理部公文处理工作的指导和检查。

第八条指挥部办公室和总监办、各驻地监理办、各项目经理部的综合办应当设立文秘岗位，配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第九条公文的种类主要有：

(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(二)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(三)通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

(四)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(五)报告

适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。

(六)请示

适用于向上级请求指示、批准。

(七)批复

适用于答复下级的请示。

(八)意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法

(九)函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(十)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

总监办、各驻地监理办、各项目经理部常用的公文种类有请示、报告、会议纪要、通知等。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送、印发单位和印发日期等部分组成。

(一)秘密等级和保密期限。涉及国家秘密、本项目秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，如不标保密期限，秘密等级两字之间空1字距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上

角标明份数序号。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密”三十年，“机密”为二十年，“秘密”为十年。

(二)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。

(三)发文单位标识。由发文单位全称或规范化简称后加“文件”二字组成。对一些特定的公文可标识发文单位全称或规范化简称。联合行文，主办单位名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文单位较多，必须保证公文首页显示正文。发文单位字体使用小标宋体字，用红色标识。各发文单位标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。各单位发文标识用字规格应小于20mm×l4mm(高×宽)。平行文或下行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文单位红头上缘至上页边为37＋25＝62mm。上行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文单位红头上缘至上页边为37＋80＝117mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文单位标识上空2行向下依次标识。

(四)发文字号。由所在行政区域代字、单位代字、文种代字、年份和序号组成。如国道G111线工程建设指挥部文件的发文字号为：“黑(所在行政区域代字)G111线指(机关代字)发(文种代字)〔2005〕(年份)1号(序号)”。发文字号一般在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字。联合行文，只标明主办单位发文字号。

所在行政区域代字应使用规范化简称。如指挥部发文字号中的所在行政区域代字一律使用“黑”而不能使用“龙”。

单位代字也应使用规范化简称。如指挥部，应在“黑”后加“G111线指”。

文种代字一般用“发”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2种。也可根据需要增设其他1种至3种。

年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔2005〕，不得使用〔05〕之类的简称。

序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位(即1不编001)，不加“第”字。

(五)签发人。各单位上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人(应为主办单位的具体承办人员)的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

(六)公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的