秘书实务(第十章)接待工作

1.什么是接待与接待工作？
接待，就是对来访宾客的接洽与招待。

接待活动由来访者、接待者、来访意图、接待方式等要素组成。

接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。

2.接待工作有何作用？
接待工作的作用是：展示形象的重要窗口；牵线搭桥的主要形式；获取信息的有效渠道。

3.接待有哪些类型？
按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待。

按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待。

按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。

4.接待工作应遵循哪些原则？
接待工作要遵循以下原则：热情大方；细致周到；确保安全；俭省节约；内外有别。

5.秘书如何做好接待准备工作？
(1) 心理准备：要做到诚恳；尊重；合作；公平。

(2) 信息准备：通过各种途径予以了解来宾的人数、单位、姓名、职务、来意等。

(3) 方案准备：拟定出相应的接待方案，方案应包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。

(4) 布置与检查：较大规模的接待，应召开接待会议，布置接待任务，明确各自职责；还应对有关单位的准备情况进行检查，督促落实。

6.什么是有约接待和无约接待？
接待按事先是否有约定划分，可分为有约接待和无约接待。

有约接待，即事先与单位领导或秘书部门有约定的接待工作。

有约接待根据来客的身份和重要程度，分为高规格接待和日常的一般性接待。

无约接待，即来访者没有与单位领导或秘书部门事先约定，而是临时来访的接待工作。

对于临时来访客人，秘书也要有礼貌地询问客人的来意，再根据当时情况，凭借自己以往的接待经验，采取适当的处置方法，或婉言挡驾，或引介到有关部门，或报告领导者决定是否接见。

7.试述接待实施的一般程序。

接待实施的一般程序包括：迎接及安排来宾生活；看望及商定活动日程；礼仪性会见与宴请；按日程开展活动；送别；小结。

8.接待实施有哪些具体要求？
对上级领导机关来宾、平级机关来宾、本系统来宾、无约临时来宾等不同类型的接待，各有一些不同的具体要求。

(具体阐述参见教材第274-276)
9.外宾接待有哪些具体内容和具体要求？
外宾接待的主要内容包括：弄清来宾的情况；拟定接待方案；成立接待组织；准备有关资料；预订住房、车辆及有关事务；确定接待规格；安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质性活动；提供事务性服务和迎来送往等。

在接待过程中，秘书应该注意以下具体要求：
(1) 严守外事纪律。

(2) 坚持平等互利。

(3) 尊重来宾习惯。

(4) 讲究礼节礼貌。

(5) 注意仪容服饰。

(6) 树立时间观念。