档案利用工作的重要性

图书情报128

浅谈档案利用工作的重要性

王晓红

（长春市新立城水库管理局，吉林 长春 130119）

摘 要：档案利用工作是档案部门直接向利用者提供档案，为党和国家各项事业服务的工作。档案利用工作是档案管理工作中的关键环节，各项工作对档案的利用便是档案利用工作的直接体现。档案利用工作在档案工作中有着重要的意义，为长春市新立城水库管理局各项事业的顺利开展提供了科学依据和保障。

关键词：档案；利用；重要性

DOI：10.3969/j.issn.1671-6396.2013.01.062

档案利用工作是档案部门通过一定的方式、方法，为利用者服务的一项业务工作。档案工作的最终目的就是档案利用，便于各方面的利用是检验档案工作的主要标准，是档案工作的关键环节，档案利用工作在整个档案工作中居主导地位。

做好档案的利用工作，必须遵循档案利用工作的指导思想，即全面、及时、准确、有效地为利用者服务。

1 做好档案利用工作的前提是做好档案的基础工作

从档案的收集、整理、鉴定到保管、统计和利用，这六个环节是档案业务工作的基本内容，充分发挥档案的利用工作，必须依赖于基础工作，撇开基础工作便不能生存和发展，基础工作做得不好，就谈不上档案利用工作，就会成为无源之水、无本之木，基础工作就会失去意义。因此做好档案的利用工作，必须打牢基础，建立规范的档案利用制度，做到有章可循，这样才能更好地开展档案利用工作，满足利用者的需求。

2 做好档案利用工作，不断提高业务水平，以适应

新形势下档案工作的需要

在科学技术迅猛发展的今天，人们对档案利用工作的需求也不断提高，对档案人员在业务知识和科学知识以及管理操作能力等方面提出了要求。这就需要档案人员要努力学习业务知识，定期参加档案业务培训，不断拓展业务知识面，掌握档案整理的具体方法和档案管理的最新动态，要有过硬的业务本领，理论与实践相结合，做到学以致用。作为一名档案人员如果没有娴熟的业务技能和广博的知识面，就不可能提供高效优质的档案利用。在档案管理工作中要不断积累工作经验和掌握新方法，不断完善和提高档案的管理水平，科学、有效地为利用者服务，这样才能把档案利用工作开展得更好。

3 做好档案利用工作，要求档案管理人员要“熟悉

档案，了解需求”

作为档案人员要熟悉本单位档案类别，档案的内容和成份，要熟悉本单位的历史和档案的保管、收存情况、具体内容及档案的存放地点，档案室根据工作需要编制必要的目录、检索工具，以减少查找时间，提高工作效率。只有知已知彼，才能有效地做好利用工作，这样才能做到调卷迅速、准确，充分满足利用者需求，提高工作效率。提供利用是档案工作的根本目的，是档案工作的出发点和归宿。通过档案利用，使利用者能够深刻到档案的利用价值和档案工作的重要性。长春市新立城水库管理局档案室存放的档案资料有文书档案、科技档案、会计档案、测绘档案、音像档案。这些档案在我局的行政事务管理、工程运行管理、工程施工设计、土地确权、财务管理、信访工作等方面发挥了重要作用，为领导科学决策提供科学依据，使档案利用工作为我局各项事业的顺利发展服好务。

4 做好档案利用工作，要有明确的服务思想和良好

的服务态度

档案工作是服务性、条件性的工作，而这种条件性、服务性工作表现在档案的利用上。做好档案的利用工作，首先要有明确的服务方向，而这种正确的服务方向是与党和国家的工作重点、奋斗目标是一致的。档案人员必须具有高度的政治责任感和吃苦耐劳、甘于默默无闻、不图名利的奉献精神。在我局的档案借阅、查阅统计中，工程技术档案、文书档案、会计档案占了大量的比重，为充分发挥档案利用工作，使档案变活，长春市新立城水库管理局档案工作人员定期向职能科室和基层单位公布档案目录，提供档案信息资源。档案人员积极主动的服务意识，自觉的贯穿于为全局服务的大目标中，体现于档案利用者的工作成就之中。

5 做好档案利用工作，要正确处理好档案利用与保

密的关系

作为档案工作人员和利用者要认真执行《保密法》，严格履行保密义务，做好保密工作。保守国家秘密是关系到国家安全和利益的大事，也是国家工作人员的义务和职责。在工作中，档案人员和利用者，对机密文件要守口如瓶，在任何场合不谈论档案内容，作为档案工作人员不准将档案私自带出室外或借给他人。什么档案要求保密，什么档案不保密，要求档案人员在维护党和国家利益前提下加以分析。对涉密档案要按涉密文件的要求认真贯彻执行，严格、合理地坚持保密。

6 做好档案利用工作，要掌握档案利用效果

在我们的日常工作中，档案利用涉及的范围广泛，档案人员要求利用者对提供档案利用后的效果进行反馈，并做好档案利用效果的收集、整理、分析和研究，要把档案利用工作产生的效果，作为一项基础工作来抓，全面了解通过档案利用工作所产生的社会效益和经济效益，只有这样才能掌握各

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科学管理62

作人员的基本规定动作，认真分析岗位HSE培训需求分析，结合实际建立多种培训方式，进而为提高岗位员工的安全意识、安全操作技能和应急反应处置能力，确保每一项规定动作执行到位打下坚实基础。

编制HSE培训矩阵表，应确保使HSE培训矩阵涵盖所有员工的岗位，即员工的每一个岗位都应当建立一个相对应的HSE培训矩阵表。

培训的内容主要有以下五大类：（1）HSE基本知识；（2）本岗位基本操作技能；（3）生产受控管理流程；（4）应急知识和技能；（5）HSE理念。

4.2 HSE培训的过程

HSE培训矩阵的针对性、可操作性强，因此培训可采用理论培训、实战演练、案例教育等方式，小范围、短课时、多形式地实施培训。

4.3 有效提升HSE培训质量

有效提升HSE培训质量，要持续改进符合各岗位能力需求的HSE培训矩阵。在HSE培训矩阵的实施过程中，应不断探索和改进培训的方式，以求达到最佳效果。

（1）HSE培训应具有针对性。HSE培训要以满足岗位需求为核心，有的放矢。应以不同岗位的需求建立培训矩阵，员工“缺什么就补什么”，需要什么就培训什么，让员工感到“现在培训的内容正是自己岗位工作中所需要的”，进而激发员工的学习积极性，实现从“要我学”到“我要学”、“我必须掌握”的转变。

（2）HSE培训的责任者应当是直线主管。谁管理谁负责，管工作必须管安全。首先，培训的责任主体是各级直线责任者，一级对一级负责，各级管理者应当对其下属岗位员工的HSE能力负责；其次，各级管理者都应是HSE培训师。

（3）HSE培训矩阵是针对各层次和岗位的订单式培训。

①HSE培训是员工上岗、在岗期间的必由之路。把培训的每个科目都细化为每一项最小完整操作过程的单元，并且针对每一个层次、每一个岗位的人员都建立有针对性的培训矩阵表。②建立健全HSE培训的标准课件，全面提高全员安全素质。针对培训的每个单元，都要建立并不断完善标准的课件，并且依据直线责任确定培训师资。切实做到：现在培训的每一个单元都是标准化的课件，每一课件都是由直线责任者来完成的。

5 结论

综上所述，建立HSE培训矩阵，全面提升员工的HSE 意识和作业技能，是员工上岗、在岗期间安全培训的必经之路，也是提升HSE培训质量的有效途径。

参考文献：

[1] 中国社会科学院研究生院组编.哈佛模式培训管理(1-3卷)[M].人民日

报出版社,2002:1-2322.

[2] 向春.实效培训[M].广东省出版集团、广东经济出版社,2005:1-492.

[3] 汪中求.细节决定成败[M].新华出版社,2004:1-236.

[作者简介] 王春雷（1961-），男，陕西籍，工程师，主要从事测井信息采集、解释评价研究和技术培训及管理工作。

（上接第57页）

措资金，特别是加大国家及省、市等各级政府部门的投资力度。以防为主，把将来可能用在抢险的资金，提前用在中小河道的治理上，变被动为主动。

参考文献：

[1] 伍正诚.论中小河流的流域规划[J].水力发电学报,1985,(01):3. [2] 梁中民.舒兰市山区半山区中小河流治理对策[J].吉林水利,1995,(03):

25-56.

[3] 毕福生,敖玉明.加强中小河流治理为“治水兴蜀”作贡献[J].四川水利,

1996.

[作者简介] 连敏（1963-），女，吉林吉林籍，高级工程师，主要从事水利工程设计工作。

（上接第128页）

类档案资料的利用价值，为利用者提供真实凭证和科学依据。

7 做好档案的利用工作，必须树立档案安全意识

认真做好档案库房的安全工作，严格执行档案库房的“八防”工作，即防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防污染。严格控制库房的温湿度，每天坚持做好温湿度记录，定期检查库房的电源、水源、消防器材等设施，这样档案才能安全。认真做好档案的修复工作，对破损的档案要按照档案的修复技术要求去做，坚持档案修复工作的基本原则，尽量保持档案的历史原貌，最大限度地延长档案的使用寿命，充分发挥好档案的利用工作。

8 结语

通过对档案利用工作重要性的论述，使我们深刻认识到档案利用工作的重大意义。充分发挥好档案利用工作，要求档案工作人员要不断提高自身的职业素养和职业道德，使档案利用工作更好地为党和国家的现代化建设服好务。

参考文献：

[1] 胡冬梅,杨俊卿.吉林省档案业务培训教程[Z].吉林省内部资料性出版

物第200301009号,2003,(5).

[2] 赵克诚.做好档案利用工作方法谈[J].陕西档案,2008,(05).

[3] 关毅.浅谈档案利用工作[J].理论界,2005,(06).

[作者简介] 王晓红（1969-），吉林长春籍，档案馆员，主要从事档案管理工作。