监理资料规范化管理的工作方法

监理资料规范化管理的工作方法

1、资料管理和竣工资料验收、移交

1.1、监理的职责

1、设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段工作结束后及时整理归档。

2、监理资料及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

3、按照委托监理合同的约定，接受业主的委托、监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。

4、编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB50328-2001）和城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交业主，由业主收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319—2013）的要求，及时由项目监理部提供。

1.2、建设工程档案编制质量要求与组卷方法

1、归档文件的质量要求

归档的工程文件一般应为原件。

工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水

工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm ×210mm)。

工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

所有竣工图均应加盖竣工图章。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。

工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作。

工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，方字说明或内容准确。

工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字。

2、立卷的原则和方法

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

立卷采用如下方法：

工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。

工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷，

监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

竣工图可按单位工程、专业等组卷。

竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

立卷过程中宜遵循下列要求：

案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

3、卷内文字的排列

文字材料按事项、专业顺序排列。

图纸按专业排列，

既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

1.3、监理文件和档案收文与登记

1、所有收文应在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记）。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。

2、监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部门内容是否可追溯。

3、资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，

签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签订。

4、有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。

1.4、针对本工程向业主提交的监理资料

1、提交的监理管理资料：

监理规划、监理实施细则：开工之前提交；

监理月报：每月上旬提交一份；

监理例会纪要：每周提交一份；

监理工作总结：按需进行。

2、提交的监理工作记录：

有关质量控制报审表及监理工作记录：随发生及时提交。包括工程技术文件报审表(表B2-1)、施工测量放线报验表(表B2-2)、工程动工报审表(表B2-5)、工程物资进场报验表(表B2-4)、分包单位资质报审表(表B2-6)；以及包括监理抽检记录(表B2-17)、不合格项处置记录(表B2-18)、旁站监理记录(表

B2-23)等；

有关进度控制的报审表：随发生及时提交。包括施工进度计划报审表(表

B2-3)、工程延期申请表(表B2-12)、工程延期审批表(表B2-20)、工程复工报审表(表B2-9)、工程暂停令(表B2-19)等；

有关投资控制审批文件、凭证：随发生及时提交。包括月工程进度款报审表(表B2-10)、工程变更费用报审表(表B2-11)、费用索赔申请表(表B2-12)、费用索赔审批表(表B2-21)、工程款支付申请表(表B2-13)、工程款支付证书(表B2-22)等。

3、提交的有关竣工验收资料：

单位工程竣工预验收报验单(表B3-1)：竣工验收前提交；

竣工移交证书(表B3-2)：竣工验收合格后提交；

工程质量评估报告：竣工验收合格后提交。

4、提交的有关的其他资料：

工作联系单(表B4-1)：随发生及时提交；

工程变更单(表B4-2)：随发生及时提交。

5 有关资料记录表格格式：

详见天津市地方标准“建筑工程资料管理规程”中“监理资料用表”；

1.5、建设工程档案验收与移交

1、建设工程档案的验收

列入城档案管理部门档案接收范围的工程，业主在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。业主未取得城建档案管理部门出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

工程档案分类齐全，系统完整。

工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

工程档案己整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定

竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图。

文件的形成，来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。

文件材质、幅面、书写、绘图、用墨等符合要求。

为确保工程档案的质量，各编制单位，地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。

2、建设工程档案的移交

列入城建档案管理部门接收范围的工程，业主在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。

停建、缓建工程的工程档案，暂由业主保管。

对改建、扩建和维修工程，业主应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。

业主向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接。

施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给业主，办理移交手续。