照片档案的收集整理与保管 ppt课件
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照片档案整理规范PPT幻灯片课件
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对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光 盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
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谢谢大家
及内容作出补充。
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• 册内备考表
• ⑴册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、 检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置 。
• ⑵本册情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出 、销毁等情况。对照片册立册以后发生或发现的问题 ，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注 时间。
4
• 2、照片档案的编号 • 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的
一组字符 • 格式：全宗号-册号-张号 46-1-23 • 3、 底片的编号与照片的编号相同
5
• 5、单张照片说明的填写 • （1）说明格式 • 题名、 照片号、 底片号、 参见号、 时间、 摄影者、
文字说明、 • （2）说明的内容 • 题 名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地
照片档案的整理规则
业务科：
第一部分
一、照片档案整理
• 照片档案 是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中 直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式，有保存价值的 历史记录。
• 照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。
2
• （一）照片档案归档范围 • 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 • 2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片 • 3、本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片 • 4、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现
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对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光 盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%,如发现问题应及时采取恢复措施。
对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
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谢谢大家
及内容作出补充。
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• 册内备考表
• ⑴册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、 检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置 。
• ⑵本册情况说明：填写册内照片缺损、补充、移出 、销毁等情况。对照片册立册以后发生或发现的问题 ，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注 时间。
4
• 2、照片档案的编号 • 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的
一组字符 • 格式：全宗号-册号-张号 46-1-23 • 3、 底片的编号与照片的编号相同
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• 5、单张照片说明的填写 • （1）说明格式 • 题名、 照片号、 底片号、 参见号、 时间、 摄影者、
文字说明、 • （2）说明的内容 • 题 名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、地
照片档案的整理规则
业务科：
第一部分
一、照片档案整理
• 照片档案 是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中 直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式，有保存价值的 历史记录。
• 照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。
2
• （一）照片档案归档范围 • 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 • 2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动照片 • 3、本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片 • 4、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
照片档案的整理方法优秀课件
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主题不鲜 明，可不
归档。
9
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构图重复， 可选其一。
10
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影像不清 晰，不要 归档。
11
3、归档时间
a 随时归档 b 阶段性工作结束归档 c 年底归档
格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号
全宗号—保管期限代码—册号—张号的模式
D024 . Y . 3 . 1
张号（第三册的第一张）
册号（第三册照片档案）
保管期限代码
全宗号
18
格式二：全宗号—保管期限代码—张号 册号：按排列顺序对照片册从“1”开始编制的流水号。 张号：格式一中的“张号”是指在一本照片册内对照
背景：响应共青团开展青年志 愿者活动的号召。 事件：慰问孤寡人。 时间：2004年10月1日。 地点：温州市松堂敬老院 人物：职院文秘04级团干部. 摄影者：赵某
25
注：并不是
所有的照片都 必须在文字说 明中体现六要 素。如拟写了 一组照片的说 明后，本组照 片可以简化说 明。
26
7、编制目录
案卷目录：照片的保管单位为卷，案卷题名要 概括整卷的内容。
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
第第
67 册册
16
如果照片数量不多，可以一个年度组成1册， 或者几个年度的照片组成1册。
1999年
2000年
2001年
……
第
第
1
2
册
册
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3、归档时间
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格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号
全宗号—保管期限代码—册号—张号的模式
D024 . Y . 3 . 1
张号（第三册的第一张）
册号（第三册照片档案）
保管期限代码
全宗号
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格式二：全宗号—保管期限代码—张号 册号：按排列顺序对照片册从“1”开始编制的流水号。 张号：格式一中的“张号”是指在一本照片册内对照
背景：响应共青团开展青年志 愿者活动的号召。 事件：慰问孤寡人。 时间：2004年10月1日。 地点：温州市松堂敬老院 人物：职院文秘04级团干部. 摄影者：赵某
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注：并不是
所有的照片都 必须在文字说 明中体现六要 素。如拟写了 一组照片的说 明后，本组照 片可以简化说 明。
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7、编制目录
案卷目录：照片的保管单位为卷，案卷题名要 概括整卷的内容。
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
第第
67 册册
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如果照片数量不多，可以一个年度组成1册， 或者几个年度的照片组成1册。
1999年
2000年
2001年
……
第
第
1
2
册
册
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照片档案的管理PPT课件
（二）底片。底片包括原版底片和翻版底片 1、原版底片是传统照片在形成过程中最初产生的
底片。
2、翻版底片(原底片的拷贝或通过原照片的 翻拍形成)，又称“复制”底片，它是为保护原版底
片和满足多方面对原版底片的利用要求而制作的， 对于一些重要的珍贵的照片，应制作翻版底片，并 与原底片同时保存。
（三）文字说明材料。主要是指照片的题名 和文字说明，是整个照片档案的有机组成部 分，事由、时间、地点、人物、背景、摄影 者六要素不可缺少，同时文字说明应该简洁、 明了，避免冗长重复。 /index.do?method=showFirstType &lxid=14
一次，达盖尔正在做拍摄试验，突然天空乌 云密布，光线一下子暗了下来，他只好停止 拍摄，将曝光时间不足的碘化银铜板存放在 一个装有水银的柜子里。三天后，当他从柜 子里取出铜板时，意想不到的事情发生了， 他惊讶地发现，这张曝光不足的照片竟然比 以往的还要清晰！经过反复试验，终于发现 了秘密，原来是水银强化了铜板上影像的显 现效果。尔后，他又用硫代硫酸钠溶解掉未 感光的碘化银，使其“定影”，这样，曝光 时间可以缩短到了15分钟。
1839年8月19日，在世界上第一张照片诞生 后12年（或曰14年）、尼埃普斯去世6年后， 法国科学院和艺术学院正式公布了“达盖尔 摄影法”，这一天被世界公认为摄影术的诞 生日，盖达尔成为摄影术的发明人，而尼埃 普斯却与摄影术发明无缘。不过，还是有不 少学者把尼埃普斯称为“摄影之父”。
摄影术的发明人达盖尔
（四）按照片的拍摄对象分，可为事件照片果你想一想照 片的整个历史，还有胶片和电视的发展，就 会发现，它们都是从这第一张照片开始的。 这张照片是所有这些技术的老祖宗，是源头。 也正因如此，它才那么令人激动。
1829年与达盖尔达成伙伴关系，共同研究摄 影术。
底片。
2、翻版底片(原底片的拷贝或通过原照片的 翻拍形成)，又称“复制”底片，它是为保护原版底
片和满足多方面对原版底片的利用要求而制作的， 对于一些重要的珍贵的照片，应制作翻版底片，并 与原底片同时保存。
（三）文字说明材料。主要是指照片的题名 和文字说明，是整个照片档案的有机组成部 分，事由、时间、地点、人物、背景、摄影 者六要素不可缺少，同时文字说明应该简洁、 明了，避免冗长重复。 /index.do?method=showFirstType &lxid=14
一次，达盖尔正在做拍摄试验，突然天空乌 云密布，光线一下子暗了下来，他只好停止 拍摄，将曝光时间不足的碘化银铜板存放在 一个装有水银的柜子里。三天后，当他从柜 子里取出铜板时，意想不到的事情发生了， 他惊讶地发现，这张曝光不足的照片竟然比 以往的还要清晰！经过反复试验，终于发现 了秘密，原来是水银强化了铜板上影像的显 现效果。尔后，他又用硫代硫酸钠溶解掉未 感光的碘化银，使其“定影”，这样，曝光 时间可以缩短到了15分钟。
1839年8月19日，在世界上第一张照片诞生 后12年（或曰14年）、尼埃普斯去世6年后， 法国科学院和艺术学院正式公布了“达盖尔 摄影法”，这一天被世界公认为摄影术的诞 生日，盖达尔成为摄影术的发明人，而尼埃 普斯却与摄影术发明无缘。不过，还是有不 少学者把尼埃普斯称为“摄影之父”。
摄影术的发明人达盖尔
（四）按照片的拍摄对象分，可为事件照片果你想一想照 片的整个历史，还有胶片和电视的发展，就 会发现，它们都是从这第一张照片开始的。 这张照片是所有这些技术的老祖宗，是源头。 也正因如此，它才那么令人激动。
1829年与达盖尔达成伙伴关系，共同研究摄 影术。
数码照片归档与管理培训课件
• 机关、团体、企事业单位和其他组织 在处理公务过程中形成的对国家和社 会具有保存价值并归档保存的数码照 片。
• 具有记录属性和保存价值的、符合相关要 求的、归档保存的数码照片。
照片
传
统 照
说明
片
底片
数码照片
数
码
照
2016年12月15日，新疆自治区档案局干部蒋忠杰
片
（左一）在英吉沙县城关乡13村农民穆萨亚库普
四、数码照片的整理
在同一全宗内按“保管 期限-年度-照片组”分类
分类 同一组内照片按 时间顺序排列
排列 编号 同一组内照片按 时间顺序给号
按“保管期限-年度-照片 组-张号.jpg”格式批量命 名
存储
建立树状层级文 件夹
照片命名
• 3 命名
• 数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组 号-张号.扩展名” 格式命名。
• 4、归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应 综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影 者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要 内容。
• 5、数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上 进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
• 6、归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片 进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。
数码照片的著录项目
• 数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、 照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、 开放状态。
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 • 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。 • 年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。 • 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。 • 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。 • 张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。 • 参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 • 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 • 时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日
• 具有记录属性和保存价值的、符合相关要 求的、归档保存的数码照片。
照片
传
统 照
说明
片
底片
数码照片
数
码
照
2016年12月15日，新疆自治区档案局干部蒋忠杰
片
（左一）在英吉沙县城关乡13村农民穆萨亚库普
四、数码照片的整理
在同一全宗内按“保管 期限-年度-照片组”分类
分类 同一组内照片按 时间顺序排列
排列 编号 同一组内照片按 时间顺序给号
按“保管期限-年度-照片 组-张号.jpg”格式批量命 名
存储
建立树状层级文 件夹
照片命名
• 3 命名
• 数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组 号-张号.扩展名” 格式命名。
• 4、归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应 综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影 者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要 内容。
• 5、数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上 进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
• 6、归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片 进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。
数码照片的著录项目
• 数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、 照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、 开放状态。
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 • 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。 • 年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。 • 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。 • 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。 • 张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。 • 参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 • 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 • 时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日
照片档案整理规范 ppt课件
注：从2009年开始，按省档案局最新规定，照片形 成较多的市直单位照片档案最少分为二类：机关活动 类、业务活动类；照片的保管期限按照国家档案局第8 号令规定，分为永久、30年、10年。目前，市（县） 直单位一般分为永久
ppt课件
13
2、照片的排列
照片应在分类方案的最低一级类目内，按问题结 合时间、重要程度等进行排列，即同一类别的照片先 按照不同问题（活动）形成的先后顺序，再按同一组 （同一问题、活动）照片重要程度排列，归入照片 册，装满为止。
1、分类
声像档案是档案的7大门类之一，其种（门） 类号用“S”表示。而照片档案是声像档案的一个
类 别，其分类号对应为：Sz
注：Sz要区分大小写；照片档案分类方案、 收集归档范围和保管期限要纳入本单位档案管理 的“三合一”制度。
ppt课件
12
一般单位照片应在全宗内按保管期限-问题进行分类。 照片形成较多的单位可分为：业务活动类、机关活动 类、会议类、领导视察类等。分类方案应保持前后一 致，不得随意变动。照片形成较少的单位可不分类。
ppt课件
3
二、照片档案的收集
（一）收集范围
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片;
2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作 的照片；
3、本单位组织或参加重要外事活动的照片；
4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、 重大自然灾害及其重要情况和现象的照片
5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古 迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片；
照片号
题名
时 间 页号 底片号 备 注
13-Sz02Y1-11
国家档案局经科 司司长王晓明调 研咸宁市档案馆 科技档案管理工 作
ppt课件
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2、照片的排列
照片应在分类方案的最低一级类目内，按问题结 合时间、重要程度等进行排列，即同一类别的照片先 按照不同问题（活动）形成的先后顺序，再按同一组 （同一问题、活动）照片重要程度排列，归入照片 册，装满为止。
1、分类
声像档案是档案的7大门类之一，其种（门） 类号用“S”表示。而照片档案是声像档案的一个
类 别，其分类号对应为：Sz
注：Sz要区分大小写；照片档案分类方案、 收集归档范围和保管期限要纳入本单位档案管理 的“三合一”制度。
ppt课件
12
一般单位照片应在全宗内按保管期限-问题进行分类。 照片形成较多的单位可分为：业务活动类、机关活动 类、会议类、领导视察类等。分类方案应保持前后一 致，不得随意变动。照片形成较少的单位可不分类。
ppt课件
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二、照片档案的收集
（一）收集范围
1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片;
2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作 的照片；
3、本单位组织或参加重要外事活动的照片；
4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、 重大自然灾害及其重要情况和现象的照片
5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古 迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片；
照片号
题名
时 间 页号 底片号 备 注
13-Sz02Y1-11
国家档案局经科 司司长王晓明调 研咸宁市档案馆 科技档案管理工 作
照片档案的管理(PPT57页)
•
17、儿童是中心，教育的措施便围绕 他们而 组织起 来。上 午12时1 分47秒 上午12 时1分0 0:01:47 21.7.11
• 2、Our destiny offers not only the cup of despair, but the chalice of opportunity. (Richard Nixon, American President )命运给予我们的不是失望之酒，而是机会之杯。二〇二一年六月十七日2021年6月17日星期四
•
15、一年之计，莫如树谷；十年之计 ，莫如 树木； 终身之 计，莫 如树人 。2021 年7月上 午12时 1分21. 7.1100:01July 11, 2021
•
16、提出一个问题往往比解决一个更 重要。 因为解 决问题 也许仅 是一个 数学上 或实验 上的技 能而已 ，而提 出新的 问题， 却需要 有创造 性的想 像力， 而且标 志着科 学的真 正进步 。2021 年7月11 日星期 日12时 1分47 秒00:01:4711 July 2021
• 交接会计档案时，交接双方应当按照 会计档案移交清册所列内容逐项交接， 并由交接双方的单位负责人负责监交。 交接完毕后，交接双方经办人和监交 人应当在会计档案移交清册上签名或 者盖章。
• 各单位每年形成的会计档案，应当由会计 机构按照归档要求，负责整理立卷，装订 成册，并编制会计档案目录清册。
全宗号
目录号
案卷号
1
卷内照片流 水起止号
1-50
底片的整理 1、底片可不分类。 2、底片的组卷。 3、底片按时间先后排列编号 。 4、底片芯页。
大张照片、底片的整理
大张照片、底片与其他照片、底片一同整理， 单独存放。(一般卷放)
照片档案整理方法ppt课件
3
第一步、收集
▪ 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保
存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 ▪ 收集时间： ▪ 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应
及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
照片档案整理方法
1
照片档案整理流程
▪ 收集—挑选照片—排列—编号—拟 写说明—张贴—编页码—著录—打 印目录—贴侧标签
2
第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要 工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的 重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动； *记录本单位重大事件、重大事故及其他异 常情况和现象的照片; *其他具有保存价值的照片。
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第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。主要照片 应具备主题鲜明、影像清晰、画面 完整、未加修饰剪裁等特点。
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
主题不鲜 明，可不
归档。
6
区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
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区政务网站群改版暨政府门户网站内容保障工作会议
15
照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同 一年度的照片按问题分开。
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1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
第一步、收集
▪ 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员
归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保
存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 ▪ 收集时间： ▪ 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应
及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并 尽量不跨年度）。
照片档案整理方法
1
照片档案整理流程
▪ 收集—挑选照片—排列—编号—拟 写说明—张贴—编页码—著录—打 印目录—贴侧标签
2
第一步、收集
收集范围:记录本单位主要职能活动和重要 工作成果的照片。
*领导人和著名人物参加与本单位有关的 重大公务活动的照片；
*本单位组织或参加的重要外事活动； *记录本单位重大事件、重大事故及其他异 常情况和现象的照片; *其他具有保存价值的照片。
4
第二步、挑选照片
对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。主要照片 应具备主题鲜明、影像清晰、画面 完整、未加修饰剪裁等特点。
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主题不鲜 明，可不
归档。
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构图重复， 可选其一。
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照片
1999年 2000年 2001年 2002年 ……
企业概况 产品、商标 宣传营销 企业文化
……
如果每个年度的照片较多，对同 一年度的照片按问题分开。
16
1999年
2000年
2001年
……
第第第
123 册册册
第第
45 册册
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1、机关单位：
（1）记录本单位重要会议、主要职能活动 和重要工作成果的照片
（2）领导人和著名人物参加与本单位、本 地区有关的重大公务活动照片
（3）本单位组织或参加重要外事活动的照 片
（4）记录本单位、本地区重大事件、重大 事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的 照片
（5）记录本地区地理概貌、城乡 建设、重点工程、名胜古迹、自然风 光以及民间风俗和著名人物的照片
（一）照片的分类
1、一般情况下，每年形成照片较多的单位，
在全宗内按保管期限—年度—问题分类。
即首先将照片分为永久、30年两类，再将每年度 的照片分到相应的保管期限中，同一年度的照片 再按问题分类。
分类方案示例如下：
照片档案：永久：2009年： 领导活动类
重要会议类
……
2010年： 领导活动类
照片档案“册号”即照片档案“案卷 号”，指在某一全宗某一保管期限内照片 册的排列顺序编号。每个保管期限内的册 号都从“1”开始编。
张号是照片在册内的排列顺序编号。 每册内的张号都从“1”开始编。
档号示例：
193-7-8-41指的是：193号全宗
（岳阳市档案局），第7号目录（照片
档案永久），第8册（卷），第41张照
重要会议类
……
30年：2009年： 领导活动类
重要会议类
……
2010年： 领导活动类
重要会议类
……
2、每年形成照片较少的单位，在全宗内按 保管期限—年度分类。
分类方案示例如下：
照片档案： 永久： 2009年
2010年
……
30年： 2009年少的单位， 在全宗内按保管期限分类，甚至可以 不分类，只按时间顺序排列即可。
片。
（四）照片档案的入册
按照片编号顺序将照片放入照片册。
岳阳市目前推荐使用的是定页式照片册
（原来还使用过活页式）。照片入册要按
照照片号顺序（即照片分类、排列顺序）
永久—2010年—岳阳市档案工作会议 (第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第 7-9张)、……
永久—2011年—岳阳市档案工作会议 (第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第 7-9张)、……
例2：按“保管期限”分类时，卷内照片
排列方法为：
永久—2009年度照片(第1-10张)、2010年 度照片(第11-25张)、2011年度照片(第26-27 张)……
精品资料
• 你怎么称呼老师？
• 如果老师最后没有总结一节课的重点的难点，你 是否会认为老师的教学方法需要改进？
• 你所经历的课堂，是讲座式还是讨论式？ • 教师的教鞭
• “不怕太阳晒，也不怕那风雨狂，只怕先生骂我 笨，没有学问无颜见爹娘 ……”
• “太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早……”
照片档案的收集整理与保管
（6）本单位获得的各类荣誉证书、 奖状（杯、旗）等的照片
（7）获得省级以上先进个人、劳 动模范等奖励的本单位工作人员照片
（8）其他具有保存价值的照片
2、企事业单位 （1）本单位召开的重要会议照片 （2）中央、省、市领导来视察、检
查工作的照片 （3）本单位在生产、建设、科研、
经营等重大活动中形成的照片 （4）本单位工程建设、单位面貌等
照片档案的收集整理 与保管
照片档案的收集整理与保管
照片档案的概念：照片档案是指国家机构、 社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止 摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记 录。
照片档案的构成：传统照片由底片、照片和 文字说明材料三部分组成。数码照片没有底片， 但需保存好电子版的照片档案，并且在电子版的 照片上也要加说明。
照片 （5）产品和重要设备照片 （6）重大事故照片
（7）重大项目检查、验收、评比、评 审时的照片
（8）各类荣誉证书、合格证、奖状 （杯、旗）等照片
（9）先进集体、先进个人、劳动模范 的照片
（10）本单位参加或开展技术操作比 赛、重大文体活动的照片
（11）其他具有保存期价值的照片
（二）收集办法
照片冲洗加工后及时归档。
一般不应跨年度。
（四）照片档案归档要求
（1）对属于归档范围的照片， 摄影者要自觉按照照片归档制度的要 求，在活动结束后及时将手中的照片 加注文字说明，向本单位档案室移交。 任何个人不得据为已有。
（2）凡是本单位组织宣传教育、 重大纪念活动，由电视台等新闻媒体 参与录制的，应及时联系，复制一套 归档保存。
分类方案示例如下：
照片档案： 永久
30年
4、跨年度且不可分割的照 片（如积存照片），也可按保 管期限—问题—年度分类 。
（二）照片的排列 在分类方案的最低一级类目内，按
“问题—时间“方式排列。即照片分类 后，先将同一问题（同一次活动）的照 片集中，再按时间先后顺序排列。
例1：按“保管期限—年度”分类时， 卷内照片排列方法为：
30年—2009年度照片(第1-9张)、2010年 度照片(第101-25张)、2011年度照片(第26-27 张)……
（三）照片档案的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗 内分类与排列顺序的一组字符代码。
照片档案采用分册编号的方式，编号 格式为：全宗号-保管期限代码-册号-张号。 岳阳市的照片档案“保管期限代码”一般 用“目录号”表示。每个单位档案的目录 号都由本单位根据自己的分类编号办法给 定。具体请参见本单位目录号编排一览表。
1、从源头入手，档案工作人员平时 要注意调查了解本机关各项工作活动， 掌握形成照片的准确信息，与照片形成 部门和个人进行充分的沟通，督促他们 及时归档。
2、坚持“以我为主”的原则，即要 以本单位形成并反映本单位职能活动的 内容为拍摄、收集、归档的重点，做到 “你无我有，你有我精”，独具特色。
（三）照片档案归档时间
（3）对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。
（4）底片、照片、文字说明要齐全。 对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照 片的底片应制作照片。
（5）底片和照片的影像必须相符。 （6）对存有真伪疑义的照片应采取措
施进行鉴定。
照片档案的收集整理与保管
按照GB∕T11821—2002《照片档案管理规范》 进行整理。
（1）记录本单位重要会议、主要职能活动 和重要工作成果的照片
（2）领导人和著名人物参加与本单位、本 地区有关的重大公务活动照片
（3）本单位组织或参加重要外事活动的照 片
（4）记录本单位、本地区重大事件、重大 事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的 照片
（5）记录本地区地理概貌、城乡 建设、重点工程、名胜古迹、自然风 光以及民间风俗和著名人物的照片
（一）照片的分类
1、一般情况下，每年形成照片较多的单位，
在全宗内按保管期限—年度—问题分类。
即首先将照片分为永久、30年两类，再将每年度 的照片分到相应的保管期限中，同一年度的照片 再按问题分类。
分类方案示例如下：
照片档案：永久：2009年： 领导活动类
重要会议类
……
2010年： 领导活动类
照片档案“册号”即照片档案“案卷 号”，指在某一全宗某一保管期限内照片 册的排列顺序编号。每个保管期限内的册 号都从“1”开始编。
张号是照片在册内的排列顺序编号。 每册内的张号都从“1”开始编。
档号示例：
193-7-8-41指的是：193号全宗
（岳阳市档案局），第7号目录（照片
档案永久），第8册（卷），第41张照
重要会议类
……
30年：2009年： 领导活动类
重要会议类
……
2010年： 领导活动类
重要会议类
……
2、每年形成照片较少的单位，在全宗内按 保管期限—年度分类。
分类方案示例如下：
照片档案： 永久： 2009年
2010年
……
30年： 2009年少的单位， 在全宗内按保管期限分类，甚至可以 不分类，只按时间顺序排列即可。
片。
（四）照片档案的入册
按照片编号顺序将照片放入照片册。
岳阳市目前推荐使用的是定页式照片册
（原来还使用过活页式）。照片入册要按
照照片号顺序（即照片分类、排列顺序）
永久—2010年—岳阳市档案工作会议 (第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第 7-9张)、……
永久—2011年—岳阳市档案工作会议 (第1-6张)、岳阳市民生档案工作会议 (第 7-9张)、……
例2：按“保管期限”分类时，卷内照片
排列方法为：
永久—2009年度照片(第1-10张)、2010年 度照片(第11-25张)、2011年度照片(第26-27 张)……
精品资料
• 你怎么称呼老师？
• 如果老师最后没有总结一节课的重点的难点，你 是否会认为老师的教学方法需要改进？
• 你所经历的课堂，是讲座式还是讨论式？ • 教师的教鞭
• “不怕太阳晒，也不怕那风雨狂，只怕先生骂我 笨，没有学问无颜见爹娘 ……”
• “太阳当空照，花儿对我笑，小鸟说早早早……”
照片档案的收集整理与保管
（6）本单位获得的各类荣誉证书、 奖状（杯、旗）等的照片
（7）获得省级以上先进个人、劳 动模范等奖励的本单位工作人员照片
（8）其他具有保存价值的照片
2、企事业单位 （1）本单位召开的重要会议照片 （2）中央、省、市领导来视察、检
查工作的照片 （3）本单位在生产、建设、科研、
经营等重大活动中形成的照片 （4）本单位工程建设、单位面貌等
照片档案的收集整理 与保管
照片档案的收集整理与保管
照片档案的概念：照片档案是指国家机构、 社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止 摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记 录。
照片档案的构成：传统照片由底片、照片和 文字说明材料三部分组成。数码照片没有底片， 但需保存好电子版的照片档案，并且在电子版的 照片上也要加说明。
照片 （5）产品和重要设备照片 （6）重大事故照片
（7）重大项目检查、验收、评比、评 审时的照片
（8）各类荣誉证书、合格证、奖状 （杯、旗）等照片
（9）先进集体、先进个人、劳动模范 的照片
（10）本单位参加或开展技术操作比 赛、重大文体活动的照片
（11）其他具有保存期价值的照片
（二）收集办法
照片冲洗加工后及时归档。
一般不应跨年度。
（四）照片档案归档要求
（1）对属于归档范围的照片， 摄影者要自觉按照照片归档制度的要 求，在活动结束后及时将手中的照片 加注文字说明，向本单位档案室移交。 任何个人不得据为已有。
（2）凡是本单位组织宣传教育、 重大纪念活动，由电视台等新闻媒体 参与录制的，应及时联系，复制一套 归档保存。
分类方案示例如下：
照片档案： 永久
30年
4、跨年度且不可分割的照 片（如积存照片），也可按保 管期限—问题—年度分类 。
（二）照片的排列 在分类方案的最低一级类目内，按
“问题—时间“方式排列。即照片分类 后，先将同一问题（同一次活动）的照 片集中，再按时间先后顺序排列。
例1：按“保管期限—年度”分类时， 卷内照片排列方法为：
30年—2009年度照片(第1-9张)、2010年 度照片(第101-25张)、2011年度照片(第26-27 张)……
（三）照片档案的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗 内分类与排列顺序的一组字符代码。
照片档案采用分册编号的方式，编号 格式为：全宗号-保管期限代码-册号-张号。 岳阳市的照片档案“保管期限代码”一般 用“目录号”表示。每个单位档案的目录 号都由本单位根据自己的分类编号办法给 定。具体请参见本单位目录号编排一览表。
1、从源头入手，档案工作人员平时 要注意调查了解本机关各项工作活动， 掌握形成照片的准确信息，与照片形成 部门和个人进行充分的沟通，督促他们 及时归档。
2、坚持“以我为主”的原则，即要 以本单位形成并反映本单位职能活动的 内容为拍摄、收集、归档的重点，做到 “你无我有，你有我精”，独具特色。
（三）照片档案归档时间
（3）对反映同一内容的若干张照片， 应选择其主要照片归档。
（4）底片、照片、文字说明要齐全。 对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照 片的底片应制作照片。
（5）底片和照片的影像必须相符。 （6）对存有真伪疑义的照片应采取措
施进行鉴定。
照片档案的收集整理与保管
按照GB∕T11821—2002《照片档案管理规范》 进行整理。