06合同与订单评审控制程序

标题合同/订单评审控制程序

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1.目的：

正确理解客户合同条款,保证公司具有满足合同要求的能力

2.范围

本程序适用于公司产品销售合同和订货订单的评审

3.职责

3.1市场部

负责组织合同评审,签订销售合同,负责合更改时的通知和确认

3.2研发部,工程部,品质部,制造部,计划部,采购部参与订单评审.

3.3总经理负责销售合同的最终批准和合同更改时的最终批准.

4. 定义

无

5. 程序

5.1合同条款的磋商:

5.1.1市场部和销售人员负责开发新客户及新的销售市场,代表公司与客户进行合同条款的具体磋

商.

5.1.2在协商过程中,需对组成合同的基本条款逐条与客户明确，达成一致意见，对于电话交谈与

面谈等形式形成意见，需进行书面整理，形成文字记录。

5.2销售合同评审:

5.2.1 在合同评审的磋商阶段,由销售人员进行评审、销售经理确认后提交生产工厂市场部复核后

呈总经理批准。

5.2.2市场部将办理合同的批准程序情况记录在《销售合同办理一览表》中。

5.3销售合同的更改:

5.3.1由于履行合同条件的变化,顾客需要对售销合同的某些条款提出更改要求时,市场部

应组织与合同修改条款有关的部门,对相关的修改条款进行评审,填写《合同评审单》

当出现评审意见不一致时,市场部应与顾客进一步沟通和磋商,达成一致意见后,可修

订相应的合同条款.

5.3.2合同更改内容以重新签订合同文本或以《合同更改确认单》形式体现.

5.3.3合同履行中的来往信函、传真、电话记录等法律凭证应予以保存，作为合同附件。

订货订单的评审:

5.4订货订单评审:

5.4.1市场部接获客户有关新开发产品信息时,先填写《项目立项申请书》经研发部确认有开发实力,

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生效日期2012.04.01 页数 4 of 6 总经理与区域销售经理裁定有开发潜力,财务部核算成本,总经理确认价格可行后研发部对相关开发方案如电子方案、软件方案、结构方案、包装方案设计开发出相应的样机产品.

5.5订单的接收:

5.5.1对于客户实际订货的要求,需以订货订单用来作为生产的条件,

5.5.2一般客户需以网上订单或传真方式订货,如有特殊需求销售员电话口头订货的，市场部需登记

在《口头/电话订单》。

5.6订单可分为翻单产品订单及新产品订单

5.6.1新产品订单评审:市场部接到客户订单或PURCHASE ORDER后,应对订单进行评审,评审方式

分为合同评审单评审和邮件回复评审两种:

a.《合同评审单》评审:制定合同评审单,相关部门共同在合同评审单上签暑评审意见.

b.‘邮件回复’评审: 市场部以邮件形式发给相关部门,市场部应就产品的硬件、软件、附件、

包装、交期等相关信息清楚注明.相关部门就信息要求进行评审，最终就评审意见以E-MAIL

形式回复市场部.市场部再以出货通知的形式通知计划部安排生产计划.

c.如有特殊其它要求的机器，市场部需下《出货通知》给计划部评审。

5.6.2 相关部门评审内容:

a)市场部评审商务合约是否满足要求;

b)采购部评审物料采购计划,到料时间；

c)品质部评审检验规范,测试设备,检验完成时间；

d)计划部评审生产计划,备料时间.

e)工程部评审机器设备,工治具,SOP;

f)制造部评审生产完成时间.

g)研发部评审什么时间完成:样机,产品规格书,BOM,检验规范,测试报告.

5.6.3市场部就评审结果通知计划部安排生产.涉及变更时,市场部要重新执行订单评审要求.

5.6.4 在评审过程中，对涉及产品的制造可行进行研究，确认并保存记录，包括进行风险分析。

5.7订单执行跟踪:

5.7.1市场部每月25日前报《月销售需求》给计划部,计划部跟据《月销售需求》制作《生产月计

划》和《生产周计划》。

5.7.2当《月销售需求》下发后,有下列情况时,市场部需以《出货通知》通知计划部；

a)新的订货订单,并且需在当月交付

b)订单撤销

c)订单更改

5.8翻单产品评审:

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因本公司客户多为代理商，都签定了年代理合同,日常订单多为电话订单,在材料和生产工艺过程不变的情况下,市场部对签订年代理合同的客户不需再作《合同评审单》经确认价格、规格、数量无误后，按客户要求的时间交付产品.

5.9订单更改

a.若客户修改订单,市场部需下《订单变更单》依5.6.1条执行评审,计划部变更生产计划

b.合同或订单更改经评审后，不能修改时，市场部应及时以电话或书面形式通知客户.

c.若公司内部要求变更时,相关部门评审，市场部或研发部确认后实施，计划部依据实际变更生

产计划.

6.1订单取消

6.1.1产品合同取消均应附上客户往来文件及业务之应变对策，呈报总经理核准后始得为之。6.1.2 取消的订单﹐本公司已发生之费用﹐销售人员应列清明细向客户收取。

6.1.3销售人员应协商其他客户，设法消化库存材料(及成品)。

7.1订单之跟进

本公司市场部需跟进所有订单，以确保工作依照订单所规定之要求及在交货期限内完成。

8.相关记录：

8.1《项目立项申请书》

8.2《口头/电话订单记录》

8.3《出货通知单》

8.4《月销售需求单》

8.5《合同评审单》

8.6《订单变更单》

8.7《合同更改确认单》

8.8《销售合同办理一览表》

9.流程图:

9.1合同评审流程图: