促销费用管理办法(4.15)

伊利集团酸奶事业部
促销费用管理办法
文件编号：YLSN / SM / XS / 21
版号：[A/0]
编制：销售部、整合行销部、财务部
审批：胡格吉呼、陈建刚、陈瑛
审批：张玉军
批准：李勇
日期：2017年1月1日
目录
前言 (4)
1.目的 (4)
2.适用范围 (4)
3.职责 (4)
一、促销费用核定、申请及变更 (5)
1.大包（陈列人员）费用核定 (5)
2.大包月度费用申请及变更 (6)
3.其他促销费用申请及变更 (7)
4.其他促销申请及变更的要求 (8)
二、促销费用执行情况的检核 (12)
1.促销费用检查分类及检查方式 (12)
2.促销费用检查的要求 (12)
3.促销费用检查数据的使用 (13)
三、促销费用结案管理 (14)
1.促销费用结案附件汇总表 (14)
2.经销商市场结案流程 (17)
3.直营系统/门店结案流程 (17)
4.促销费用结案要求 (18)
5.促销费用结案权限 (20)
四、经销商市场外包人员管理 (22)
1.终端人员分类 (22)
2.人员外包费用出处及申请 (22)
3.关于报送及归档问题 (23)
4.其他注意事项 (23)
5.申请、结案、打款流程 (23)
五、促销费用的核对、管控 (24)
1.月度促销费用汇总核对 (24)
2.询证函对账 (25)
3.经销商费用率管控 (25)
六、促销费用考核管理 (25)
1.考核项目列表 (25)
七、附则与附件 (27)
前言
1.目的
1.1明确促销活动方案的审批、执行；
1.2 规范费用使用流程，提高结案速度；
1.3 加强终端执行检核，关注费用投入效果评估，提高费用使用效率。

2.适用范围
销售部、整合行销部及大区营销费用的申请、检核、结案等相关行为。

3.职责
3.1销售部、整合行销部及各大区的职责
3.1.1在促销活动执行之前负责促销申请的提报。

3.1.2 提案部门负责促销活动申请的审核、流转及备案追踪；
3.1.3提案部门负责对促销活动进行跟踪、执行过程的监督，大区负责考核销售量（额）的达成，并对异常状况的活动予以警示、辅导（销售额为剔税金额）；
3.1.4大区负责促销费用结案的提报、审核、审批（包含销售部、整合行销部承担费用的结案），销售部、整合行销部负责费用使用的监管；
3.1.5销售部费用含重客、渠道；整合行销部费用含产品促销、常规费用（陈列导购）、品牌推广费用；3.1.6大区负责协助财务与经销商核对结案款。

3.2财务部的职责
3.2.1负责促销活动申请的预算控制；
3.2.2负责促销活动申请的价格、费用金额审核；
3.2.3负责促销活动申请预算内的备案；
3.2.4负责依据促销费用管理办法对结案进行审核；
3.2.5负责与经销商核对结案款。

一、促销费用核定、申请及变更
1.大包（陈列人员）费用核定
1.1大包形式费用支持范围：
大包陈列费用支持门店类型为大卖场、大型超市、小超市、便利店、校园店（不含传统渠道门店）；
大包人员费用支持范围为超市驻店导购（不含理货、热卖秀人员、突击队人员、渠道精耕人员）；导购费用按照最新核定标准提报。

1.2.陈列费单价：
冷风柜/TG费用单价为：X元/1.2米*N层（大卖场、大型超市、小超市陈列不得少于三层；便利店、校园店不得少于一层，便利店以其他形式陈列的按陈列协议中约定执行）；
冰船\冰柜\风幕柜单位为：X元/台。

1.3原有门店陈列费标准核定：
上一年度已加入大包形式的费用门店无需再次提报审核资料，按已支持费用提报2017年度标准；
1.4新增门店核定标准：
1.4.1大卖场、大型超市、小超市、校园店新增费用门店陈列费单价核定标准：
①以该门店所在区域同一系统所有门店计算陈列费平均单价，在不高于平均单价额度范围内给予支持；
②无相同系统门店的情况，以门店所在区域同一门店类型所有门店为数据源，计算陈列费平均单价，并在不高于平均值范围内给予支持；
③陈列形式不同，陈列费单价标准核定数据源不同：冷风柜/TG采取同一数据源，冰船/冰柜/风幕柜采取同一数据源；
④系统门店定义：区域范围内，连锁门店数量在10家以上，且一种陈列形式至少有3家门店具备（含3家）；未满足此条件，陈列费单价核定按②执行。

⑤如新增门店的门店类型在该区域没有，则参照大区范围内此门店类型所有门店核定费用单价标准。

⑥特殊情况：大卖场、大型超市、小超市新增门店以销售部重客组/大区重客组参与谈判的谈判结果（陈列协议约定内容）作为陈列费用单价核定依据，陈列协议复印件需由城市经理、区域经理、相关重客经理、大区行销经理、大区经理签字审核，销售部重客各系统经理及重客副总监复核。

（原则上我司承担费用不超陈列费总额的70%，特殊情况需报销售部总监审批）
1.5原有门店陈列费标准需提高的：
1.5.1按照该门店所在区域同一系统、同一等级销售额的门店陈列费单价平均值范围内给予支持；无相同系统门店的情况，参照所在区域同一门店类型、同一销量等级门店陈列费单价平均值的范围内给予支持；以该店前三个月验收单/送货单金额平均值核定销量等级；
1.5.2特殊情况：以销售部重客组/大区重客组参与谈判的谈判结果（陈列协议约定内容）作为陈列费用提高的依据，陈列协议复印件需由城市经理、区域经理、相关重客经理、大区行销经理、大区经理签字审核，销售部重客各系统经理及重客副总监复核；
1.5.3便利系统（不含其他门店类型）由销售人员参与谈判的情况，需提供陈列协议等证明资料并需要区域经理、大区重客经理、大区行销经理、大区经理对协议内容及费用标准进行核定签字。

（原则上我司承担费
用不超陈列费总额的70%，特殊情况需报销售部总监审批）；
1.6门店增加其他陈列形式：
例如,该门店原有冷风柜陈列形式，现增加冰船陈列形式的情况，按门店所在区域同一系统或同门店类型所有门店冰船陈列形式的陈列费单价平均值范围内给予支持；如需提高陈列费标准的情况参照1.5条款执行。

1.7 原有门店陈列费标准不变：
在门店原有陈列费单价标准内增加陈列面积的，大区负责人审批即可
1.8门店销售额核定等级划分及核定资料：
3万≤销售额；3万＜销售额≤8万；8万＜销售额≤15万；销售额＞15万；
1.7.1以门店验收单、送货单为销售额核定资料：需加盖门店验收章，无验收章的情形，需城市经理对验收单\送货单审核签字；并由经销商根据月度验收单\送货单填报《验收单供货汇总表》，提报城市经理、区域经理审核签字，销售额采用验收单/送货单产品数量*供货价格得出。

1.9陈列形式要求：
大卖场、大型超市、小超市陈列费仅支持品牌集中或分品类集中陈列形式的门店，以包装、瓶型类别为标准、非纵向集中（陈列层数不得累加）的分散陈列形式公司不予承担费用。

便利店、校园店需明确单个门店陈列形式及陈列面积，以便后期进行检核。

2．大包费用月度申请及变更：
2.1大包费用审批权限及流程：
3.1其他促销申请及变更列表
4.其他促销申请及变更的要求：
4.1大区、区域费用/销售部费用申请流程图
4.2行销类、推广类（整合行销部费用）促销活动申请流程图
4.3流程说明
4.3.1 50万元(含)及以下大区承担费用的促销活动，报至大区经理审批同意后返回执行；
4.3.2 50万元以上100万元以下（含）大区承担费用的促销活动，报销售部、整合行销部各职能组审核后，事业部营销财务负责人、经销售部总监审批后返回执行：
4.3.3 100万元以上200万元以下（含）大区承担费用的促销活动，报整合行销部总监、事业部副总经理审批同意返回执行；
4.3.4 200万元以上大区承担费用的促销活动报至事业部财务部总监、事业部总经理审批同意后返回执行。

4.3.5 销售部承担费用的促销活动，均需报销售部总监审批，超权限的报事业部副总经理、事业部总经理审批；
4.3.6整合行销部运营组承担费用的促销申请，需经整合行销部运营组审核后报事业部营销财务负责人、销售部总监、整合行销部总监审核；整合行销部品牌重客组承担费用的促销申请，由整合行销部品牌重客组审核后，报事业部营销财务负责人、市场部总监（审核品牌推广类促销活动）、销售部总监、整合行销部总监审核；整合行销部超权限的促销申请，按权限提报上级领导审批；
4.3.7 促销申请在OA系统中经最终审批人审批后，无需财务部门加盖备案章，由活动发起人将OA审批流程转发执行；促销活动申请仍以纸质版形式进行流转的，经最终审批人签字并经财务部门加盖备案章后方可下发执行。

4.3.8所有低于销售部规定的价格体系的促销申请必须报销售部总监批准方可执行。

4.3.9在预算内的所有促销活动申请变更，按权限签批（不含陈列费/导购理货费），超200万以上的事业部副总经理审批同意即可执行；如超出预算，按审批权限提报签批；
4.3.10大区承担费用的陈列费、导购理货费促销申请，无论金额大小，由大区负责人审批同意即可执行。

销售部、整合行销部承担费用的陈列费、导购理货费促销申请，无论金额大小，由费用承担部门负责人审批同意后即可执行，超权限的按照权限表提报审批。

4.3.11各类促销活动大方案申请，按审批权限签批。

大方案已批复，但无细案的情况，提报的执行细案由费用归属部门负责人审批即可执行。

如分经销商的细案，单个经销商费用超过50万元，由销售部总监审批，超100万以上由事业部副总经理审批即可。

4.4申请流转时限：
个人审批时间不得超过24小时，销售大区（含区域）72小时、销售部48小时、整合行销部48小时、财务部48小时内审批完成；每份酸奶促销活动（含巴氏奶）审批流程审批最长时间不得超过240小时（含240小时）
4.5其他促销活动申请及变更的要求
4.5.1区域应遵循“策略为先”的原则，提前规划活动，并且能够灵活反应，应对竞争环境变化；
4.5.2所有申请不得超出预算，所有申请必须在《营销费用管理系统》中结束流程后打印出来加盖营销财务备案章方可执行，其他促销申请一律不允许执行、不予结案；
4.5.3各大区应根据年度预算将目标任务分解到每个经销商，并报销售部分析组、财务部进行备案，促销申请目标量不得低于年初确定的销售目标量，原则上不允许调整，如有新设立或撤销的经销商，应保持总任务不变的情况下进行调整；
4.5.4经销商任务目标的调整，需要大区负责人审核、销售部总监审批同意后调整，并在财务部进行备案。

4.5.5经销商费用主要以促销申请活动形式支持，除人员、陈列、形象制作、物料采购（不含赠品）、海报上刊费、家乐福返点、临期补贴、试饮产品费外，其他产品促销都要与该经销商的销售目标达成挂钩；
4.5.6海报上刊费促销活动可跨月申请；
4.5.7任何形式的人员奖励、客户激励、会议费用、返利、临期补贴、运费补贴、进店费（除结点经销商外）等非促销形式而申请促销费用的，必须经销售部总监批准后方可执行；
4.5.8产品类促销活动均不允许跨月提报申请，如重客海报活动规划为跨月的，申请分为两个月提报；
4.5.9如有促销活动申请涉及到“伊利品牌冠名”的必须将申请上报集团品牌管理部审批后方可执行。

如有促销活动申请涉及到“伊利**产品冠名”的必须将申请上报市场部产品经理审批后方可执行；
4.5.10各大区职能部门在促销活动申请批复下来后，将本次活动的申请批复发给销售人员及大区行销专员、大区结案专员，销售人员转给经销商，并以作为费用支出、结案审核的依据。

4.5.11由大区各职能部门专员依据促销申请批复，在每月月底前将《促销费用整合表》中促销活动信息填写完毕，并经各职能部门经理审核后报大区结案专员处，大区结案专员在每月13日13点前登记结案部分内容，并随结案资料一起提报大区营销财务。

大区营销财务负责登记财务填写部分，并于25日前将填写完毕的报表经大区营销财务经理审核后返给大区行销经理、大区结案专员。

大区结案专员负责在每月28日报送到整合行销部结案专员处。

4.5.12直营市场合同费用申请审核审批权限按照最新版《酸奶事业部业务审批权限梳理说明》中相关条款执行。

二、促销费用执行情况的检核
1.促销费用检查分类及检查方式：
2.促销费用检查的要求：
2.1 每月销售代表、城市经理在检核过程中通过手持终端对检核门店进行定位，将门店陈列信息、人员信息录入到《手持终端管理系统》相应的模块，并对陈列情况、导购理货人员执行情况进行拍照（在岗导购与陈列拍照在同一张照片上，对不在岗的情况与门店相关人员核实真伪，并录入到手持终端管理系统中），并在次月月初作为结案资料进行汇总；
2.2未配备手持终端的销售代表（城市经理），在检核过程中手工填写《市场检核记录表》，并拍摄门店店头照片及陈列照片，并在次月月初作为结案资料进行汇总。

2.3各级销售人员在检查时发现终端门店的执行情况与申请不符，将终端实际执行情况上传到手持终端管理系统中，同时通报相关经销商、区域（大区）结案专员，并由区域（大区）结案专员以月为周期出具考核通报；未配备手持终端的销售人员将终端实际陈列情况进行拍照，第一时间通知相关经销商、区域（大区）结案专员，并由区域（大区）结案专员以月为单位出具考核通报；
2.4区域、大区结案专员对销售人员检核结果与终端执行情况进行不定期抽查核实。

3.促销费用检查数据的使用:
每月3日前，城市经理从手持终端管理系统中导出本辖区城市经理/销售代表上月市场检核记录，将大包陈列导购检核数据，非大包陈列导购理货人员问题门店的检核资料作为结案资料进行汇总并报送区域结案专员/行销专员。

无手持终端人员需提供《市场检查记录表》及照片。

3.1大包陈列导购检查数据的使用：
3.1.1每月5日前，区域结案专员/行销专员依据上月各级销售人员提报的检查问题对经销商进行考核，考核通报作为结案必要附件。

3.1.2每月5日前区域结案专员/行销专员依据手持终端导出数据及《市场检核记录表》检查工作完成情况，计算城市经理/销售代表大包费用（陈列/导购）检核频次、周期以及是否按要求完成，并出具城市经理/销售代表考核通报；
3.1.3每月7前大区结案专员依据手持终端管理系统实际检核数据，计算区域经理大包费用（陈列/导购）检核频次、是否按周期要求完成检核，并出具区域经理考核通报。

大区结案专员将区域经理、城市经理/销售代表大包费用检查情况的考核通报汇总，报大区营销财务、整合行销部结案专员处备案；
3.1.4每月10日整合营销部结案专员依据手持终端管理系统/《市场检查记录表》及照片，计算各大区负责人大包费用（陈列/导购）检核频次、是否按周期要求完成检查，并出具通报，报事业部营销财务备案同时分发给各大区营销财务。

3.1.5手持终端导出数据及市场检查记录表、照片在大包费用结案时，由区域/大区结案专员负责与申请进行核对，以确定费用发生的真实性。

以上数据作为大包费用（陈列/导购）结案必要的资料由区域结案专员进行存档，并以月度为单位在每月月初报大区结案专员备份。

3.2非大包形式陈列/导购理货问题门店检查资料的使用：
3.2.1作为经销商促销申请执行不到位的有力证明材料，由区域结案专员依据检查资料出具对经销商的考核通报；
3.2.2作为直营系统/门店促销申请执行不到位的证明材料，由销售人员依据检查资料与系统/门店对问题进行沟通、整改。

3.2.3销售人员负责依据问题门店检查资料跟进后期整改结果，并由区域结案专员以《市场检查记录表》形式月度为单位进行存档。

3.3 营销办巡查组、销售部或其他部门检查数据使用：
在开展市场检查工作时，按照促销费用申请明细对终端门店的执行情况进行检查，如发现实际执行情况未到达促销申请要求，且问题未在大区变更备案，将视为未执行，并在检查结束后报整合行销部结案专员处依据制度对责任人进行考核。

三、促销费用结案管理
1. 促销费用结案附件汇总表：
2.经销商市场结案流程
2.1区域提报：
2.1.1非大包陈列费用、导购理货费、产品促销费用、经销商海报费、返利等费用形式结案：
每月月初销售代表根据各种促销费用申请以及经销商提供的门店执行照片、打款凭条、海报原件等资料（各类促销活动对应的结案资料见‘结案资料汇总表’），结合上月检查数据（非大包陈列费用、产品促销费用）、相关通报（非大包陈列费用、产品促销费用未执行或执行不符合要求时需提供），提交促销活动申请报城市经理初审、区域结案专员、区域营销财务复核、区域经理复审，。

2.1.2大包形式（陈列/导购）费用结案：
2.1.2.1每月3日前城市经理从手持管理系统中导出城市经理、销售代表检查数据，无手持终端的汇总市场检查表及照片，作为结案资料报区域结案专员；
2.1.2.2每月5日前区域结案专员依据各级销售人员上月检查反馈的问题，出具对经销商的考核通报；结案专员依据销售人员检核情况及考核通报做《xx区域结案汇总表》，在表格“备注”中对结案差异原因进行描述，报区域经理审核。

《xx区域结案汇总表》区域经理审核后，经区域营销财务审核，与“促销活动申请OA审批流程”（含执行门店明细）、《导购工资结案明细》一同作为结案资料在每月7日前提交大区结案专员审核，销售终端导出数据、《市场检查记录表》及照片区域需自行存档，并以电子版形式报大区结案专员处备案。

2.2大区审核：
每月7日区域将审核无误的结案资料寄到大区结案专员处，大区结案专员收到区域结案时3个工作日审核完毕。

审核通过后报大区行销经理、大区营销财务经理、大区经理2个工作日审批完毕。

2.2.1大区财务审核：
每月的13日下午13点前将审批无误的结案报大区营销财务，大区营销财务经理4个工作日审核完毕，经大区经理审批后，将审核无误的结案在当月23日之前进行返款。

如遇节假日不能按时提报，结案提报部门需与大区营销财务经理协商提报日期。

2.4超权限审批：
大区超权限的结案依据《伊利集团酸奶事业部审批权限》报相关部门签批。

签批部门在1-2个工作日内签批完毕返回大区营销财务进行返款。

3.直营系统/门店结案流程
3.1导购费用结案流程
3.1.1根据直营市场和第三方公司签订的劳务合同，每月月初直营市场督导提报上月直营系统/门店导购人员明细及《人员异动表》给导购专员，导购专员依据异动表以及当月门店销量计算导购工资，并由（城市经理/区域经理）签字确认后以电子版形式发往第三方公司扣除导购人员保险费及税金，3-4个工作日后由
第三方公司将实际费用情况反馈给导购专员。

城市/区域经理再次审核，由导购专员整理数据、编制成表，并填写财务费用报销单，经导购专员报送大区行销、大区经理签字后报送大区营销财务及分公司财务，财务审核后，收回发票并汇款。

如超审批权限依据《伊利集团酸奶事业部审批权限》报事业部相关部门签批。

3.1.2 第三方公司将代扣代缴的导购人员社保以及银行流水（工资打款明细）明细单由大区行销经理、大区营销财务经理审核后，由大区营销财务备案。

3.1.3涉及导购费用申请中原有导购人员离职/调动时，结案资料必须标明原导购和新导购实际上岗天数。

3.2其他费用结案流程
3.2.1借款后取发票形式：每月（季、年）度直营销售人员依据销售合同、促销费用申请以及相关结案附件（见结案附件汇总表）填写借款单，城市经理、区域经理、重客经理、行销经理审核，大区经理审批后报财务借取费用。

支付费用后从店方取得有效发票，填写费用报销单，经城市经理、区域经理、重客经理、行销经理审核，大区经理审批后报大区营销财务部入账；
3.2.2凭账扣发票入账形式：每月（季、年）度直营销售人员依据销售合同、促销费用申请以及相关结案附件（见结案附件汇总表）以及店方开具的有效发票，填写费用报销单，经城市经理、区域经理、重客经理、行销经理审核后，大区经理审批后报大区营销财务部入账。

3.2.3大区超权限的结案依据《伊利集团酸奶事业部审批权限》报相关部门签批。

签批部门在1-2个工作日内签批完毕返回大区营销财务进行入账。

4.促销费用结案要求
4.1 大区必须严格按照当月预算批复费用，累计结案金额不得超出预算（不含一体化促销活动）；
4.2经销商市场重客类产品促销活动结案方法：
4.2.1 以POS数据为结案形式
a.沃尔玛、中百系统等可取得每日POS数据的系统，由销售部重客系统经理向各大区下发活动期POS数据，大区重客经理依据活动期POS数据制作分区域的结案汇总表，并下发各区域作为结案依据。

b.可取得月度POS数据的系统，由销售部重客系统经理将月度POS数据下发各大区，由各大区重客经理依据活动时间段核定活动期销售额，并制作分区域的结案汇总表，下发各区域作为结案依据；
c.销售部重客组可取得POS数据的系统，各大区必须依据销售部重客组提供的POS数核定活动期销售额及实际发生费用，禁止使用其他数据；
d.由大区重客经理取得POS数据的，由各大区重客经理依据活动时间段核定活动期销售额，并制作分区域的结案汇总表，下发各区域作为结案依据；
e.由经销商自行取得POS数据的，由城市经理、区域经理、大区重客经理审核确认后作为结案依据使用；
f. 以POS数据进行结案的形式，结案金额计算方法为：
单案达成率=活动期实际POS销售额/活动期目标销售额*100%
①单案达成率＜60%，不予结案；
②90%＞单案达成率≥60%，结案金额=（实际POS销售量*活动期补贴标准）活动期实际发生费用*单案达成率；
③100%≥单案达成率≥90%，结案金额=（实际POS销售量*活动期补贴标准）活动期实际发生费用。