档案管理理论与档案整理(7页)
2 档案管理的基础理论-文档资料
2.1 全宗理论
（四）全宗划分的原则
1、独立性
2、关联性
3、方便性
4、一致性
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2.1 全宗理论
（五）立档单位的变化对全宗的影响
主要是对组织全宗的影响！ 变化主要指根本性的变化——政治性 质、基本职能、生产关系性质上的变化！ 它以政权交替为标志！！！
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2.1 全宗理论
中华人民共和国建国初期对全宗的划分：
西方全宗理论对中国档案管理的影响甚微！
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2.1 全宗理论
2、建国后西方全宗理论对中国档案管理工作的影响
第一时期：1949～1959年。主要是借鉴前苏联档 案工作经验和档案学理论，在一定程度上受到了 西方全宗理论的影响。 第二时期：1959～1978年。1959年荷兰手册中译 本的出版，中国开始直接接触西方全宗理论。 第三时期：1978年至现在。随着向国际档案学研 究的步伐加快，西方全宗理论对中国档案学研究 6 的影响日益扩展与深入。
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2.2 文件生命周期理论
我国在20世纪60年代，国家档案局局长曾三在一 篇报告中阐述了“档案自然形成过程论”的基本 思想，但对文件运动过程的论述尚不够全面。 20世纪80年代中后期以来，以陈兆祦为代表的档 案学者提出的“文件运动周期论”相对更加全面 系统，全面揭示了文件从最初产生到最终归宿的 整体过程以及这一过程的阶段性特征，与国外的 文件生命周期理论有异曲同工、殊途同归之效。 ……
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2.1 全宗理论
1、组织全宗构成条件
一般而言，一社会组织（机关、团体、 企事业单位等）只要具备相对独立的社会职 能，并主要以自己的名义对外行文，即可作 为一立档单位，其档案构成一个全宗。
其他因素——如独立的人事任免权、财 权、法人资格等，可作为立档单位的参考条 件。
档案的整理与保管PPT参考课件
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
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二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
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二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
档案的整理与保管基本培训PPT课件
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
档案管理理论
来源原则来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
来源原则起源于近代法国。
1简介档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。
它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。
按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予了理论论证。
2发展尊重全宗原则是法国在1841年2月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出的。
其主要内容包括：①要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案归集在一起,组成全宗。
档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。
②每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。
德国汲取了尊重全宗原则的核心内容──来源，并加以延伸和发展。
1881年7月1日颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。
其基本要点是：①要求档案馆把从各机关登记室(相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管,不同来源的档案不得相混淆。
②要保持档案在原登记室的整理顺序,不得再重新分类整理,以保持档案中已有的联系。
这样,德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。
荷兰1897年正式采用来源原则管理档案，3位档案学家于1898年合著了《档案整理与编目手册》，从理论上进行了论证。
书中指出，来源原则的实质在于来源的一致性。
同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。
20世纪，来源原则获得更加广泛的传播、运用和发展。
首先，各国都以来源原则为基础，提出并采用了符合本国档案实际的基本管理单元──档案全宗、档案组合、文件组合等。
其次，与来源原则相关的一些概念得到了进一步的论证。
档案管理理论
来源原则来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
来源原则起源于近代法国。
1简介档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。
它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。
按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予了理论论证。
2发展尊重全宗原则是法国在1841年2月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出的。
其主要内容包括：①要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案归集在一起,组成全宗。
档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。
②每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。
德国汲取了尊重全宗原则的核心内容──来源，并加以延伸和发展。
1881年7月1日颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。
其基本要点是：①要求档案馆把从各机关登记室(相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管,不同来源的档案不得相混淆。
②要保持档案在原登记室的整理顺序,不得再重新分类整理,以保持档案中已有的联系。
这样,德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。
荷兰1897年正式采用来源原则管理档案，3位档案学家于1898年合著了《档案整理与编目手册》，从理论上进行了论证。
书中指出，来源原则的实质在于来源的一致性。
同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。
20世纪，来源原则获得更加广泛的传播、运用和发展。
首先，各国都以来源原则为基础，提出并采用了符合本国档案实际的基本管理单元──档案全宗、档案组合、文件组合等。
其次，与来源原则相关的一些概念得到了进一步的论证。
档案管理基础(第3章 档案的整理)
问题——年度分类法 先把全宗内档案按照问题分开后，在每个问题下再分年度。 如： 综合类 1990年 1991年 …… 生产类 1990年 1991年 …… 这种方法，多用于已经撤销机关或历史档案的分类。对现行机关 档案，一般不宜按照问题——年度分类。
五、人物全宗内档案的分类
人物全宗内档案的分类，有一些不同于机关、组织全宗内档 案分类的特点。一般来说，人物全宗内的档案，大致可分为如 下几类： 生平传记材料 主要包括个人自传、履历表、学历证明、身份证明、奖状、 遗嘱等。 创作材料 此类包括作家的创作手稿，作曲家的乐谱手稿，画家的画稿， 科学家的著作手稿，以及他们的日记、回忆录、记事簿等。 公务活动材料 指反映全宗构成者公务活动和社会活动的某些文件材料。
一个机关内部，按照问题结合其他方法立卷是一种最常用的方法。 按问题立卷，在运用中也具有很打的灵活性。“问题”可以具体， 也可以笼统。所以，在机关立卷中，一般都把问题的范围放大一些。这 样就便于归类一些问题相对模糊的文件。 按作者立卷 “作者”是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或者个人。 将属于同一作者的文件组合在一起，便于反映本机关的工作以及其他机 关与本机关的联系。 由于作者的职能和地位不同，按作者立卷也就适当地区分了文件的 重要程度和保存价值。所以，按作者立卷也是机关立卷的一种常用方法。 按文种（名称）立卷 就是把文件种类名称相同的文件组合在一起。 例如：XXX，“1995年各项工作计划”，XXX，“常委会议记录”等， 这些都可以按文种立卷。 文件的文种反映了文件的效能和作用。按照文种立卷也能较好地反 映机关的工作活动，并可以适当区分文件袋饿重要程度和保存价值，是 一种不可缺少的立卷方法。
第三章
档案的整理工作
档案的管理与整理方法
档案的管理与整理方法档案的管理与整理方法档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。
全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。
（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。
④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。
⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的'委托通知、协议、待遇及支付方式等。
⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。
⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。
⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。
3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。
②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。
③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。
④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。
⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。
⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。
⑦年度、季度及专项财务分析报告。
4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。
②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。
③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。
④教员、考评员队伍相关资料。
⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。
⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。
⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。
⑧网络建设相关资料。
⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。
档案管理基础理论与方法概述
档案管理基础理论与方法概述一、引言档案管理是组织或个人对档案资源进行规划、收集、整理、使用和保管的过程，旨在有效地管理和利用各类档案信息，以实现信息的有序化和持续性利用。
本文将从档案管理的基础理论和方法两个方面进行概述，以帮助读者更好地了解和实践档案管理工作。
二、档案管理基础理论1. 档案管理的概念档案是在人类社会生活和活动中产生的记录信息的载体，包括纸质档案、电子档案等。
档案管理是对这些档案资源进行科学的组织与管理，以确保档案信息的完整、可靠和可持续利用。
2. 档案管理的原则•完整性原则：档案信息应当全面、真实地记录事实，不得删除或篡改记录。
•可追溯性原则：每份档案都应具有明确的来源和流转渠道，便于追踪其历史记录和使用情况。
•保密性原则：档案管理者应妥善保护档案信息的机密性和隐私性，确保信息安全。
•可持续性原则：档案管理应具有长期性和持续性，确保档案信息的长期保存和利用。
3. 档案管理的功能•社会证明功能：档案作为历史记录的载体，具有证明过去事件、事实的功能。
•组织管理功能：档案管理有助于组织对自身活动和业务的监督和决策。
•服务功能：档案管理能够为各类用户提供信息服务，支持其研究和工作需求。
三、档案管理方法1. 档案分类与归档档案管理者应根据档案的内容、形式和用途进行分类，确保档案信息的有序性和易查性。
同时，对档案进行归档操作，使档案信息得以保存和管理。
2. 档案数字化管理随着信息技术的发展，电子档案管理越来越普遍。
档案管理者需要借助数字化技术，对电子档案进行有效管理和保护，并确保其长期保存和可检索性。
3. 档案鉴定与评估档案的鉴定和评估是档案管理中重要的环节，通过对档案的价值、重要性和保存期限进行评估，有助于确定档案的保留与销毁策略。
4. 档案借阅与利用档案管理者应根据用户需求，制定档案借阅规则和流程，保障档案信息的安全和有效利用。
同时，对档案的利用情况进行监督和评估，以持续改进档案管理工作。
第七章 档案的整理和保管
2、案卷目录号 一个全宗内会形成若干本案卷目录， 一个全宗内会形成若干本案卷目录，需要对 其按序编号。案卷目录号编号法： 其按序编号。案卷目录号编号法： 按不同时间断代。 （1）按不同时间断代。如：一年编一本案卷目 录的，就按年代编号。 录的，就按年代编号。 按不同保管期限。 （2）按不同保管期限。如：“永12” 按不同种类。 （3）按不同种类。 （4）按不同专题或组织机构 （5）按不同载体形态
5、案卷目录表
案卷目录表 卷号 案卷标题 时间 份 数 4 页数 保管 备注 期限
1
中共xx市委统战部关于 中共xx市委统战部关于 xx问题的指示 xx问题的指示 Xx市工商局关于xx问 Xx市工商局关于 问 市工商局关于xx 题的报告 Xx市工商联xx同业工 Xx市工商联 同业工 市工商联xx 会关于xx问题的报告 会关于xx问题的报告
案卷目录编制的注意事项： 案卷目录编制的注意事项： 1、一般采用大流水号编法，必要时可在顺序 一般采用大流水号编法， 号前面加上表示保管期限、载体形态等的代字。 号前面加上表示保管期限、载体形态等的代字。 2、每个案卷目录所含案卷数量不超过100卷 每个案卷目录所含案卷数量不超过100卷 不另设案卷目录。 时，不另设案卷目录。案卷目录所含案卷数量 超过999卷时 应另设案卷目录。 卷时， 超过999卷时，应另设案卷目录。 3、案卷目录号一经确定不得随意更改。 案卷目录号一经确定不得随意更改。
第七章 档案的整理和保管
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 档案整理概述 区分全宗 全宗内档案分类和排列 案卷目录和档号的编制 档案保管的物质条件 档案的库房管理
7.1 档案整理的概述
7.1.1 档案整理工作的内容
1、档案室对正常接收的档案进行进一步整理。 档案室对正常接收的档案进行进一步整理。 主要是对整理不善者加以重新调整， 主要是对整理不善者加以重新调整，按全宗内 档案分类方案，对案卷进行分类排列、 档案分类方案，对案卷进行分类排列、编制案 卷目录。 卷目录。 2、档案馆对正常接收的档案进行进一步整理。 档案馆对正常接收的档案进行进一步整理。 档案馆根据整理方案，对它们排列组合， 档案馆根据整理方案，对它们排列组合，使之 正式转化为档案全宗。 正式转化为档案全宗。 3、档案馆（室）对零散文件进行全过程的整 档案馆（ 理。
档案整理规则及方法85课件
档案标识方法
1 2 3
标签标识 为档案制作标签，标明档案的编号、名称等信息。
电子标识 利用电子化手段，如RFID技术，对档案进行标识 和管理。
条形码或二维码标识 为档案制作条形码或二维码，方便快速识别和检 索。
档案索引的建立
目录索引
根据档案分类和编号，建 立详细的目录索引，方便 查找。
电子索引
利用数据库技术，建立电 子索引，方便快速检索和 查询。
电子文件管理系统
对电子文件进行集中管理，确保电子文件的真实 性和完整性。
档案信息检索系统
提供快速、准确的档案信息检索服务，提高档案 利用效率。
电子档案管理
电子档案元数据管理
01
确保电子档案的真实性、完整性和可靠性。
电子档案备份与恢复
02
防止数据丢失，保证电子档案的安全性。
电子档案长期保存策略
03
制定合理的长期保存策略，确保电子档案的长久保存。
鉴定
对档案的价值进行评估，确定 其保管期限。
归档
将整理好的档案放入指定的档 案库或档案盒中，并做好相关
记录。
档案归档注意事项
确保档案的真实性和完整性
在归档过程中，要确保档案的真实性和完整性，不得随意更改或 丢失。
合理利用现代化手段
可以合理利用计算机等现代化手段进行档案管理，提高管理效率和 利用效果。
档案整理规则及方 法85课件
目 录
• 档案整理概述 • 档案分类与归档 • 档案编号与标识 • 档案存储与保管 • 档案数字化与信息化 • 档案利用与开发 • 档案鉴定与销毁
01
档案整理概述
档案整理的定 义
档案整理
是指将无序的档案按照一定的方 法和规则进行分类、排序、编目， 使其有序化的过程。
第八章档案整理与保管
（2）保管期限-年度-问题分类法 这种方法是指先按保管期限分类，然后在每 个保管期限下面按年度分类，再在年度下面按问 题分类。 这种方法适用于不宜按机构分类的机关。
某公司全宗分类的情况
永久；2003年 党委办公室
校长办公室 …… ……
2004 年 党 委 办 公 室
校长办公室 …… ……
长 期 ； 2003 年 党 委 办 公 室
案整理和档案保管在整个档案管理工作中的地位。
5 会用档案分类、编号的有关知识要求对全宗内
的档案进行分类、编号和排列。
第一节 档案的整理 第二节 档案的排架
与编目
第三节 档案保管
第一节 档案的整理
一、档案整理工作的内容 二、档案整理工作的原则 三、机关档案室档案整理
的内容和方法
一、档案整理工作的内容
（一）编制档案分类方案
1. 档案分类方案的作用
2. 编制档案分类方案的要求
（二）全宗内档案的分类
档案分类就是把档案按一定的标准划分为若干类别， 使其进一步条理化、秩序化。这是在档案管理过程中形 成的行之有效的方法。按照国家档案局颁发的中华人民 共和国行业标准《归档文件整理规则（ＤＡ／Ｔ22— 200）》（下称《规则》，参见附录）的有关规定，我们 主要介绍常用的几种分类方法。
1. 档案常用分类方法
（1）年度分类法 年度分类法就是按照档案文件形成的自然年度或
专业年度进行分类，每一年度内的档案文件为一个类 别。
使用年度分类法有以下五点需要注意的问题
（2）组织机构（问题）分类法 组织机构分类法就是按照立档单位的内部组织结
构设置对档案进行分类，每一个具体的内部组织机构 就是一个具体的类别。
档案整理与保管—档案保管(文书档案管理课件)
任务实训
2018年1月20日凌晨3时许，××市××文化交流公司档案室 发生火灾，烧毁了存放在公司档案室内保存多年的反映××市历史 的照片3000余张，烧毁公司保存的珍贵交流档案600余盒，这起火 灾造成了不可弥补的资料损失。这起火灾的肇事者是该公司的退休 员工王某，王某退休后义务为公司公司档案后面的仓库，并住在仓 库内。当日晚上，王某睡前忘了关掉电热水壶的电源，致使水烧干 后引发大火。
四 档案馆（室）资料与实物材料的管理
（三）档案馆（室）实物材料
1. 实物材料的收集范围和归档分工
2. 实物材料的归档要求 （1）归档的实物要保持整洁、无破损。 （2）奖品实物材料归档时应说明获奖单位、时间、名称及颁奖单位。 （3）字画和礼品归档时应附清单及说明 （4）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。 （5）档案馆保管的实物档案保管期限为永久。
3．档案库房的类型 档案馆的库房按其保管内容，一般划分为综合档案库房、专门档案库 房和图书资料库房三种。
二 档案保管的物质条件
（二）档案装具
常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和 档案资料架等；专用档案装具包括防磁橱、底图柜、 会计档案橱和照片档案橱等。
（三）档案包装材料
1．卷皮 2．卷盒 3．包装纸
三 档案库房管理
（五）档案存放位置索引和档案代理卡
1. 档案存放位置索引 2.档案代理卡
档案保管（二）
四 档案馆（室）资料与实物 材料的管理
C
O
五 全宗盒（卷）
N
T E N
六 档案馆（室）档案使用 中的维护和保护
T
S
四 档案馆（室）资料与实物材料的管理
（一）档案馆（室）资料
1. 档案馆（室）资料工作 有效地收集、整理，加以充分开发和利用具有参考价值的各种资 料的科学劳动。
档案管理基础理论与方法概述.pptx
第二章 档案工作(几个基本问题)
一、பைடு நூலகம்案工作的内容 1、微观上：档案业务管理工作 2、宏观上：档案事业的概念
1、微观上：档案业务管理工作
（1）档案收集 （2）档案整理 （3）档案鉴定 （4）档案保管 （5）档案统计 （6）档案检索 （7）档案利用
（8）档案编研
2、宏观上：档案事业的概念
• 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。下午1时15分20秒下午1时15分13:15:2020.8.9
谢谢观看
（1）档案业务工作：8环节 （2）档案行政管理工作 （3）档案教育工作 （4）档案宣传工作 （5）档案科学研究 （6）档案国际合作与交流工作
二、档案工作的性质
（一）本质 （二）基本性质：管理性
服务性 科学性 文化性 政治性
三、档案工作的基本原则
档案工作实行统一领导、分级管理的原则 维护档案的完整与安全 便于社会各方面的利用
2、维护档案的安全： 一是实体安全（物质上）： 二是内容安全（保密上）：
（三）便于社会各方面的利用
是档案工作的根本目的 它体现了档案工作的服务性质 是档案工作各业务环节的出发点和落脚点 是检验档案工作效果的重要标准
四、档案机构
（一）档案室 （二）档案馆
（三）档案行政管理部门
（一）档案室
档案管理基础理论与方法
主讲人：马凤云
第一章 档案
一、档案的起源与演变
（一）文字的产生和档案的起源 （二）档案的发展演变 1、在载体形态上的演变 2、在文字形体上的演变 3、在名称上的演变
1、在载体形态上的演变
（1）甲骨档案 （2）金石档案 （3）简牍档案 （4）缣档案 （5）纸质档案 （6）现代（新型）载体材料档案
档案管理理论与档案整理
档案管理理论与档案整理档案管理理论与档案整理档案管理是一个综合性的概念，它包括档案的采集、整理、保存、利用、分析等一系列工作。
在现代社会中，档案管理的理论和方法得到了越来越多的关注，因为它直接关系到社会的发展和进步。
而档案整理作为整个档案管理工作的一个环节，同样具有重要的意义。
一、档案管理理论从档案管理的角度看，档案就是利用“固态载体”来保存知识、信息和文化，它是社会发展进步和历史文化的载体。
因此，档案管理理论的核心是要对档案进行保护、整理和利用。
而档案的保护和利用是档案管理的两个重要方面，只有保护好了档案，才能更好地利用它们，从中汲取经验和教训，推动社会的发展进步。
1.1 档案保护档案的保护是指对档案资料进行物理上和信号上的保护，确保档案的完整性、可信性、可读性和可用性，从而保护档案的长期保存和使用价值。
具体来说，档案保护包括以下几个方面：（1）档案存储设施的保护。
为了保证档案的长期保存，需要建立专门的存储设施，如库房、柜架等，并进行加固、防火、防潮等物理上的保护。
（2）档案信息的保护。
现代档案管理离不开数字化手段，档案信息的保护包括网络防护、信息加密等。
（3）档案安全管理。
对档案资料的查阅、借阅和复制应进行安全管理。
1.2 档案利用档案的利用是指在对档案进行保护的基础上，充分发挥档案的作用，满足社会发展和创新的需要。
利用档案可以深入了解历史文化、制定科学政策、推动社会进步等。
具体来说，档案利用包括以下几个方面：（1）学术研究。
历史、社会学、政治学等学科的研究需要大量的档案资料。
（2）政策制定。
政府和企业需要利用档案来制定政策和规划。
（3）文化传承。
档案是国家历史文化的重要组成部分，利用档案可以进行文化传承和普及。
二、档案整理档案整理是档案管理的重要组成部分，它是对档案资料的规范整理和处理，使其符合规范、无重复、便于分类和利用的工作。
档案整理的目的是为了方便档案的长期保存利用，并保证档案资料的统一性和整体性。
档案管理理论与实务
档案管理理论与实务(总10页) -本页仅作为预览文档封面，使用时请删除本页-第一章1.文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
文件由信息符号和载体结合而成。
2.文件的形态既可以是将文字或图标记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁等方式将信息符号记录在相应的载体上。
文件的根本属性是信息记录。
3.文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用。
4.根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件等。
5.文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。
6.文件工作的基本内容：一是文件的形成工作、二是文件的处理工作、三是文件的管理工作。
7.文件工作的性质：综合性、机要性、事务性和专业性8.文件工作的作用历史意义（1）实现单位职能的重要条件（2）国家档案事业的重要基础。
这些文件经过规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的重要基础。
9.文件工作油漆特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件工作还应遵循准确规范、精简高效、安全保密的原则。
10.文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。
11.通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由办公厅（室）进行统一指导和监督。
12.文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工作人员提供查阅与利用服务。
13.归档制度主要包括三方面的内容：归档范围、归档时间、归档要求。
14.归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一段时间，所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件向档案部门移交。
档案管理理论与档案整理
档案管理学档案的分类：1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。
2 按照内容标准有两种划分方法：3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。
4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6 在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案档案管理理论分析1 环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用;八环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用→检索→编研2信息论：（《档案管理信息论》）输入→加工→输出→反馈3 三阶段论：形成→管理→利用档案的起源1 文字产生前的档案：①结绳记事②书契③岩画2文字产生后的档案①文字②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版）国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸档案的定义：复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。
简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。
1法语国家：档案是文件 三个方面：2 英语国家：档案是进入到档案馆的文件3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心档案的属性：1 本质属性：原始性2一般属性：知识性：储存传播知识信息性：①扩充性 ②可压缩性 ③可替代性 ④可传输性文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务档案的价值和作用1 价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】2 作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用）档案工作的基本原则1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等1我国档案事业管理体制——集中制国家所有（立档单位） 集中管理分级设馆馆网庞大2 基本原则（基本原则建立在管理体制上）①统一领导，分设管理 ：A 分设按行政级别来分级B 按专业来分设②维护档案的完整与安全：A 数量要求完整，质量保证 B 安全性：实体安全、内容安全3便于社会各方面利用：（1） 以档案原件提供利用（2） 以档案复制品提供利用（3） 综合档案内容编写书面资料提供利用收集的定义：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。
第一部分档案管理基础理论
第一部分档案管理基础理论第一部分档案管理基础理论第一章：档案概述1、档案定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
2、档案开成的条件：办理完毕；有保存价值；集中保存；3、档案的形式：载体；内容记录；4、档案的价值和作用：（1）凭证价值；参考价值；（2）行政参考作用；业务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。
5、档案的种类：（1）按时间分：中华人民共和国成立前档案（旧政权档案；革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。
（2）按内容分：文书档案；科技档案；专门档案。
第二章：档案工作概述1、档案工作的内容：从广义上说：包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科技研究工作、档案宣传工作、档案国际合作和交流工作。
从狭义上理解：指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和国家的务项事业服务，为社会公众服务。
2、档案管理工作的内容：收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定、统计。
3、档案工作的性质：（1）档案工作的管理性；（2）档案工作的服务性；（3）档案工作的政治性；（4）档案工作的科学性；（5）档案工作的文化性。
4、档案工作的基本原则：“档案工作衽统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
这一原则，确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导，分组管理国家全部档案；提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本目的和评价标准——便于社会各方面的利用。
5、档案机构：（1）档案行政管理机构；（2）档案实体管理机构：档案室；档案馆；新型档案管理机构。
档案事业管理体制类型：（1）分散式：英国式、瑞士式、美国式。
（2）集中式：中国式、法国式、瑞典式第三章：档案收集与鉴定1、档案收集工作的内容：（1）机关档案室，收集本单位文书部门或业务部门需要归档的案卷；（2）档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；（3）档案馆接收撤销机关的全部档案；（4）档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案；（5）档案馆之间相互交接的档案。
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个人收集整理，勿做商业用途档案管理学档案的分类：1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。
2按照内容标准有两种划分方法：L 1直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、2先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】J科学技术档案等外交档案、科学技术档案等和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。
4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】6在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案简牍档案、锦帛档案、纸质档案等;档案管理理论分析1环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集7分析7鉴定7保管（保护）7统计7利用；八环节论：收集7分析7鉴定7保管（保护）7统计7利用7检索7编研2信息论：（《档案管理信息论》）输入7加工7输出7反馈3三阶段论：形成7管理7利用档案的起源1文字产生前的档案：①结绳记事②书契③岩画2文字产生后的档案①文字②载体J国外：纸莎草一泥板一贝叶一羊皮（蜡版）"国内：甲骨一金石一简牍一绵帛一纸档案的定义：复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，录。
简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。
法语国家：档案是文件英语国家：档案是进入到档案馆的文件■苏中国家：文件经归档后即为档案一文件中心保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记三个方面: 档案的属性:1本质属性: 2 一般属性：原始性知识性：储存传播知识信息性：文化性：①扩充性②可压缩性③可替代性④可传输性表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务档案的价值和作用1价值：凭证、参考72作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用）【行政凭据、法律信任、史料共计】档案工作的基本原则1我国档案事业管理体制一一集中制厂国家所有(立档单位)1集中管理1分级设馆馆网庞大 2基本原则(基本原则建立在管理体制上)① 统一领导，分设管理 ：A 分设按行政级别来分级 B 按专业来分设 ② 维护档案的完整与安全 ：A 数量要求完整，质量保证 B 安全性：实体安全、内容安全3便于社会各方面利用：(1) (2)(3)以档案原件提供利用以档案复制品提供利用 综合档案内容编写书面资料提供利用 收集的定义： 档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、 个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。
收集的内容：1对本单位需归档文件的收集 2对现行、撤销机关永久文件的接收3对历史档案的接收和征集工作 收集工作的要求： 馆藏现状： 范围上：主要收集一级单位档案，对于二、三级单位档案选择收集 内容上：以机关档案为核心门类上：以纸质档案为主 时间上：建国以后档案为主 1、 (1) (2) (3)(4)2、 丰富馆藏的标准： (1 )数量充分，质量优化(2 )成分充分，结构合理 (3)内容广泛，层次分明3、 收集工作的要求： (1) (2) (3) (4) 归档文件齐全完整 加强归档文件的指导 保持全宗的不可分散性 推行入馆(室)质量标准化 单位内文件的归档: 1、归档制度的定义： 归档制度：各单位在工作生活中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期 移交给档案室集中保存，称为“归档” 。
在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度” 2、归档范围:上级机关下发的文件资料 本级机关形成的文件资料 下级机关上报形成的文件资料 同级机关新范围本机关王要职能活动文件 以我为“中心”权益文件 需执行的上级机关的文件 不归档范围3、 归档时间：大单位，每年 3~4月份；小单位，随办随归4、 归档要求：① 遵循文件材料形成的规律和特点② 保持文件间的有机规律③ 区分不同价值，便于保管利用 档案鉴定：一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。
档案界通常所说的档案鉴定, 是对档案价值的鉴定。
档案鉴定步骤：整理之前：①归档7②移交档案室鉴定：①接收档案7②定期鉴定7③入馆鉴定档案馆：①接收鉴定7②定期鉴定第二分期（1800 —第一次世界大战前） 文件生的速度加快鉴定标准的出现禁止销毁年限出现第三分期（I战后一n 战前）①②③第四分期（n 战后一一） 文件数量激增新的标准，层出不穷 档案类型的新型化国外鉴定理论分析:1、年龄鉴定理论一一由迈斯奈尔提出般标准：a 高龄文件应受尊重 b 应当避免极端c 反对过于抽象d 暂时性目的的文件处理完毕后销毁e 永远性机构起源与发展应保存涉及事项的标准：A 国家行政机关是不动产权利的文件B 私人权利、地方公共权利的文件 涉及来源的标准：A 保存与行政机关任务有关的文件1、 鉴定工作的历史分期：【卡林斯基，波兰人，提出“档案鉴定的历史分期”第一分期（1789 —1880）―― “粗线条”时期① 颁布档案鉴定法规② 分类：【革命标准】 有用文件r 历史文件J 封建文件F 无用文件 ③ 鉴定规章：，分为三个历史阶段】 保存 销毁明确规定档案的保存或销毁由所有权决定【普鲁七颁发】列宁档案法的颁布 档案鉴定所有权发生变化 鉴定理论的出现3、个人收集整理，勿做商业用途 B 关于政策程度及普遍性案卷C 保存有关本机关行政事务的文件D 下级机关的特殊文件E 司法机关保存永久权利诉讼的文件2职能鉴定理论:① 分类：（分为A 类和B 类）A 类：指高级机关，形成的各种文档7永久保存，划分标准以行政权力划分B 类：低级机关形成的各种文档7选择保存② 单份文件鉴定七原则： 1 一般依据2法律依据3行政要求4历史依据5地理依据 6替代位置（文件I 档案有一定的重复性） 7典型全宗 （中小型机关适用）3文件双重价值理论：（现代档案一一原则与技术）表明对档案管理最科学发展 A 第一价值（原始价值）一一对本机关内部的价值： 行政管理价值，法律管理价值，财物管理价值，科研管理价值 B 第二价值（从属价值）： 证据管理价值，信息管理价值 对档案双重鉴定理论的优化 4档案优化论① ② ③信息价值优化：a 产生环境b 内容分析c 文件用途 保管费用：a 库房b 处理c 保护d 参考鉴定意见与含义 5苏联鉴定四原则（党性原则，全面性原则，历史，发展） 6利用决定论：提出了：历史学家的利用需求7宏观职能鉴定理论：核心：社会职能档案的保管期限表：就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。
档案的保管期限表类型: 厂通用档案保管期限表 专门档案保管期限表 J 同系统档案保管期限表 同类型单位档案保管期限表 J 单位档案保管期限表档案的整理工作：就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目 组成有序的体系。
档案的整理内容:① ②③ ④ ⑤ 区分全宗一一馆 全宗内档案的分类一一案卷 编立保管单位一一立卷 案卷的排列 编目：对文件的著录、标引 档案的整理的原则： 充分利用原基础 保持文件的历史职能 便于保管和利用1、 2、全宗全宗：全宗是一个独立的机关，组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。
全宗的类型：独立全宗 全宗的构成条件：行政权、财务权、人事权立档单位的变化和全宗划分： ① 从单位的政治性质考察 ② 从单位的基本职能情况考察全宗的补充形式：联合全宗： 殊形式 全宗汇集： 档案汇集： 1、 就是由两个或几个联系密切的立档单位形成的难以区分而统一整理的档案整体，是全宗的一种特 是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。
也是全宗的一种特殊形式。
是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。
分类I 1基本形式：是由不明所属全宗的零散档案，依其某些特征组成的机关、组织档案汇集 分类：｛ 2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活动中直接形成的有关档案以及从各方面收集的有关档 案、资料组成的人物档案汇集。
全宗内档案分类一一案卷 1单式分类法（往往是小单位形成档案不多） ：A 时间分类法B 机构分类发C 问题分类法（事由分类法） 2复式分类法： ① ② ③ ④ 年度一一机构分类法 最为常见，是现行机关最常使用方法 机构一一年度针对撤销机关 年度一一问题针对专门档案 问题一一年度 《归档文件整理规则》的颁布标志着文件立卷的消失。
文书立卷改革的原因：1案卷质量得不到保证 五大类：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类2所需人、财物较多 3不利于鉴定 4不利于利用 档案文件的保管单位一一件（一份文件是一件） 1正本及不同稿本 2正文与附件 3与文件处理单4原件与复制件 5转发文与被转发文 6报表、名册、图志等7来文与复文 文件的整理： 1修裱破损文件 2褪变文件的复制3 超大纸张的折叠4 装订：粘接式、缝纫式、变形材料 档案的计算机管理的发展阶段：1 单机阶段：① 自动、编目和检索② 辅助立卷③ 自动索引 （主要指标引）2 文档管理一体化① 公文子系统② 归档子系统③ 档案子系统3 档案信息网络化阶段电子文件：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅 读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
双套制管理——最主要现象1 原因：保证点子文件的远距离利用 保护纸质档案 保证电子文件的法律地位2 注意问题：针对重要文献档案利用： 利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。
档案利用工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。
档案利用服务方式：1 以档案原件提供利用。
2 以档案复制品提供利用3 综合档案内容编写书面资料提供利用电子文件的特征： 应用发展的阶段性 对设备的依赖性 信息与载体的相分离性 电子文件的易更改性 多媒体集成性 非实体归档性对背景信息和元数据的依赖性1、 2、 3、 4、 5、6、7、确保电子文件原始性措施： 加强电子文件，制作和人员的管理 制作过程中职责分明 建立电子文件全过程管理制度 技术化措施——电子印章 法律措施—— 2005 年《电子签名法》颁布1、 2、 3、 4、5、。