《企业内部控制应用指引第7号-采购业务》

企业内部控制配套指引讲解 第七讲字体大小：打印讲义第七讲 采购业务大家好，这一讲我们学习采购业务。

采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。

我们先来看一个案例：2000年8月，在山东莱州金仓矿业有限公司会议室里，正在举行钢球招标采购会，来自山东省内的4家生产厂家纷纷亮出自己的技术资料、质量认可书、业绩证明和报价，经过数轮的投标，价格下降了37％，共节约资金15万。

通过价格比价采购，使物资采购价格下降了10％－12％，仅当年就节约资金350万。

莱州市的很多工业企业特别是国有企业把加强采购管理作为从严治企，增强企业市场的竞争力，全面推行比价采购和招标采购制度。

按照规定，所有采购计划由供应部门汇总，生产、审计、供应等部门审核，分管领导签批，供应部门根据批准的计划填列采购物资价格申请单，申请单包括物资名称、规格型号、数量单价等，审计部门根据市场动态，对申请单进行审核，为制定采购价格提供依据，经经理（厂长）办公会研究同意后方可实施。

对购进的物资，必须由质检部门进行严格的质量检查，对质量不合格的产品要求退货，而所有采购物资的支付款项，未盖审计专用章的，财务部门一律拒绝付款。

这些企业利用多种信息渠道，广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，进行比质比量，确定的选择合理的供应商。

这种比价采购制的实施，有利于将原来集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化。

除了金仓公司外，中策啤酒有限公司对大麦的比价采购一举节约了90多万元。

2000年上半年该市对14家国有企业涉及的统计物资抽查看，有51％的物资品种降低了采购成本，与原先相比节支率达到5．8％，不仅如此，比价采购制的实施，还将原先集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化。

仅2000年上半年，莱州市属工业企业成本费用利润率提高了0．63个百分点，实现管理效益1400多万元。

可以看出，采购环节是内部控制的要点和难点，采购人员拿回扣收受贿赂而导致的采购物资的低质高价、同质高价或者同价低质等问题屡见不鲜。

在采购环节中至今还没有完全能够可以去除采购人员从中舞弊的办法，但是本案例的比价采购在很大程度可以防止舞弊的发生。

上述案例要求做好以下几个方面的内部控制事项：1．采购计划的提出，由采购部门根据现有存货及生产情况提出申请，这样既能保证存货的及时供应，又能保证存货不会过量储存导致储存成本上升或者存货浪费。

2．采购申请由生产、审计和供应部门审核，这样可以防止供应部门由于没有其他部门的监督而独断专行导致采购的浪费行为。

再次，各供应部门可以从该部门的角度参与购货申请计划是否合理的决策当中，这样就能更好保证采购的合理性。

3．经过一系列部门的审核同意后，该采购的执行过程中，采购物资的质量必须由质检部门进行检查合格，同时审计部门还应该广泛收集各种产品价格信息，制定采购价格标准，这样可以防止采购人员虚报采购物资价格，从中捞取好处。

因为在采购中，长期以往，由于采购物资价格没有严格的刚性规定，这样给采购人员提供了谈判的空间，而且由于采购管理部门不能及时地掌握产品信息，因此，销售方很可能和采购人员勾结，不能如实向采购单位报告采购价格情况。

所以在比价采购中需要广泛收集产品信息，及时了解采购物资的情况，相关部门联合通过采购物资的质量合理确定采购物资的价格范围，给采购人员的空间较少。

这样可以节约大笔开支。

4．在采购物资的货款支付部门，当采购物资不符合要求或者采购物资的价格不合理时，财务部门可以根据质检部门和审计部门的通知拒绝付款，加大采购的控制。

实际上，在现实经济生活中，部分企业在办理采购业务时不同程度地存在以下问题：采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，致使采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；采购验收不规范，付款审核不严，造成采购物资、资金损失或信用受损。

为此，《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》明确要求企业应当加强请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的风险管控，确保物资采购满足企业生产经营需要。

本指引的主要内容包括：（一）采购管控的重要性（二）采购过程中的风险（三）采购业务流程（四）采购环节的主要风险点及管控措施（五）采购业务的后评估一、采购管理控制的重要性采购商品或取得劳务是企业组织生产和满足销售需要的前提，只有保证采购的有效性，才能使企业进行正常的生产和销售。

在市场化的今天，采购是企业日常经营活动不可或缺的重要组成部分。

企业已经成为大批量商品生产的主体，以实现大批量产品的生产。

所以，采购具有频繁性和金额大等特点，如果企业不重视或者规范不当会导致企业出现采购决策失误，产生重大的风险。

在实务中，采购申请必须由使用部门提出，按照最低存量及经济订货批量要求控制采购，一方面不能因材料缺货而影响生产，另一方面也不能过量采购而导致仓库积压。

相对于销售等其他业务而言，采购风险更难控制，如采购人员收受贿赂、大量结欠应付款项长期挂账等，企业应当合理设置采购和付款的岗位，建立和完善采购和付款的会计控制程序，加强请购、审批、合同订立、采购、验收和付款等环节的会计控制，堵塞采购环节的漏洞，减少采购风险，因此制定相关的法律法规予以规范，有助于对规范采购行为实施指导，提供依据。

二、采购过程中的风险企业采购业务至少应当关注下列风险：1．盲目采购。

缺乏严格的物品或劳务采购计划（或预算），或采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购，而是盲目采购或采购不及时，造成物品的超储积压或供应脱节和劳务的浪费。

2．价格风险。

一是由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失；二是当企业认为采购价格合理情况下，批量采购，但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。

3．收受回扣，中饱私囊。

采购人员为了私人利益在采购中没有进行比价管理，而是选择有回扣的供应商，这往往造成采购材料质量得不到保证，或价格高于市场平均价格，或品种规格不合要求，给单位经济利益带来损失。

4．虚报损耗，中途转移。

这属于企业的内盗现象，运输部门为了中饱私囊，在运输途中转移材料，而对公司上报谎称损耗。

5．采购质量风险。

一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面的损害；另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。

6．验收不严，以少报多，以次充好。

采购验收人员玩忽职守，不能严格验收采购材料的质量和数量。

如果采购和验收职责没有分离，由一个人担任两项不相容职务，这种内控的缺陷容易诱发材料验收中的舞弊行为，造成伪劣材料鱼龙混杂，轻者损害企业利益，重者伪劣产品充斥市场，损害消费者利益。

7．不相容职务未予分离。

物品采购、储存、使用人同时担任账务的记录工作，绕过验收单环节违规办理采购手续；付款审批人和付款人同时办理寻求供应厂商与采购谈价业务。

8．技术进步风险。

一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失；二是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。

9．合同欺诈风险。

（1）以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；（2）接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭；（3）签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的物资则无法保证；（4）供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能造成损失。

三、采购业务流程采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。

如下图所示。

四、采购环节的主要风险点及管控措施（一）编制需求计划和采购计划采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。

企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。

需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。

对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。

第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。

第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

（二）请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。

对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

（三）选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道。

它是企业采购业务流程中非常重要的环节。

该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。

企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。