企业档案管理PPT课件
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2007
南方电网 南电字
题
名
关于注册海南电网海口分公
关于同意注册海南电网海口分
0-5文书档案组卷、排列
归档文件应以“件”为单位，
按照其排列顺序编写件号（室
Leabharlann Baidu
编件号），并以归档章的形式
在归档文件上注明。件号应在
分类的最低一级类目内，按文
件排列顺序从“1”开始标注。 同一年度的归档文件，永久、 长期、短期各排一个流水号。
4作
企业档案业务建设工作
收集、 整理
开发 利用
对企业在工作中活动中形成的 文件的积累、整理、归档的管
理、对直属单位监督指导
编研
统计、 检索
鉴定、 保管
企业档案的收集工作
3
4
建立健全 档案管理 归档工作
了解企业 内部各职 能的职责 ，尽快熟 文件形成 的规律
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
转变收集 观念，注 重收集范 围
企业档案管理实务工作
（金社春）
2010年06月28日
什么是企业档案
企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动 是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备 管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、 资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要 素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企 业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种 因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的 基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的 总和。
企业档案工作
1 什么是企业档案工作
2
什么是企业档案工作
什么是企业档案工作
一是企业 档案行政 管理工作
二是企业 档案业务 建设工作
企业档案的构成
是由企业若干项职能活动构成的
总体划分为
党群工作、 行政管理
经营、生产 技术管理
科技研究、 产品生产
基本建设、 设备仪表
财务会计、 人事管理
企业档案的基本类型
帐
调 节
帐
单表
资 产 卡
档 案 清 册
永 3 年 25年 15年 15 15 15 5年 5年 5年 永久
久
年 年年
企业会计档案组卷
会计报表按年报、季报、月报分 别组卷，因保管期限不同；装具大不一致。 会计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经 办会计当月凭证按形成时间先后分别装订 若干成册，一般厚度不得超过3厘米，加 封面装于凭证合内，并编号。
人事档案
人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
人事档案的收集工作
收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料 应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、 手续完备。需经人事部门审查盖章或本人 签字、盖章后方能归入人事档案。
433 其他：
会计凭证：原始 凭证、记帐凭证
、汇总报；
其他：固定资产 卡、财务移交清
册等
会计档案的编号
例二某企业2002年度的会计年报（2007－430－
001）
2007─ 4 3 0─0 0 1
号（001-999）
案卷
年报（三类）
会计
帐务（二类）
会计
审行（一类）
财务
会计档案的编号
例二某企业2007年度的会计帐簿（2007－431－001， 4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）
2007─ 4 3 1─0 0 1
号（001-999）
帐簿（三类）
帐务（二类）
审行（一类）
案卷 会计 会计 财务
会计档案的编号
例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
2007─ 4 32─0 0 1
三级类目（0-9）
二级类目（0-9）
一级类目（0-9）
案卷号（001-999）
会计档案材料保管期限的划分
报表 帐簿
凭证
其他
年 月、 现金、 总 原 记 汇 银 银 固 会
报 季 银行 帐、 始 帐 总 行 行 定 计
报
日记 分 帐类
凭
凭
凭 证
对
证证
目录号（年代）
文书档案的编目
归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
归档文件目录
年
度
：
2007
年
保管期限：永久
序号 责任者 日 期 页数
文号 备 注1
司
2007
琼电
1 0108
海口公司（2007） 的请示 2
12号
2
企业分类一级类目
01
党行 政 管
群理
23
经生 营产 管技 理术
456 7 8 9
财人 产 科 基 设
务事
学本备
审劳
技建管
计资 品 术 设 理
0-5文书档案分类
0党群工作 1行政管理 2经营管理
保持文 件之 间的 有机 联系
3生产技术管理 4财务审计 5人事劳资
按年度-问题-保管期限
0-5文书档案整理、编目
文书档案 科技档 案 实物档 案
企业档案
会计档案 人事档 案 其他载体档案
从而形成了以企业管理档案为基础， 以科技档案为主体。
企业档案行政管理 1 档案专业主管机关
2
企业档案管理部门
怎样做好企业档案工
作
争取主动，建立网络，为档
1
案工作提供组织保证
2
建立健全档案管理规章 制度
3
加强基础业务建设
管理不断创新，全面提升档案工
档案盒脊背设置各检索项， 包括全宗号、年度、保管期限、 机构 (问题)、起止件号、盒号。
不同保管期的不能放一个合内。
什么是企业会计档案
什么是企业档案工作
是指会计凭证、 会计帐簿和财 务报表等会计 核算专业材料
是记录和反 映单位经济 业务的重要 史料和证据
了解企业会计档案的种类
尽快熟悉文件形成的规律。企业实行会计电 算化后，会计档案的内容、载体、生成、传 输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断 深入了解：
全宗 号
类别 党群
年度 2006
保管期限 永久
件号 1
页数 6
在文件右下角编页码
在文件的右上角盖上归档 章
全宗号 年度 2007 件号 1
类别
保管期限
生产管理 永久
页数 6
1
0-5文书档案编号
0-5类编号 2007 - 0 - 1 - 1
件号（0-9）
盒号（0-9）
分类号（0党群）
机制会计档案； 机读会计档案； 计算机系统软件
41
42 43 44
作
4 财务审计类
财务审计综合 财务管理 会计财务
审计工
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报 431 会表计帐簿 432 会计凭证
南方电网 南电字
题
名
关于注册海南电网海口分公
关于同意注册海南电网海口分
0-5文书档案组卷、排列
归档文件应以“件”为单位，
按照其排列顺序编写件号（室
Leabharlann Baidu
编件号），并以归档章的形式
在归档文件上注明。件号应在
分类的最低一级类目内，按文
件排列顺序从“1”开始标注。 同一年度的归档文件，永久、 长期、短期各排一个流水号。
4作
企业档案业务建设工作
收集、 整理
开发 利用
对企业在工作中活动中形成的 文件的积累、整理、归档的管
理、对直属单位监督指导
编研
统计、 检索
鉴定、 保管
企业档案的收集工作
3
4
建立健全 档案管理 归档工作
了解企业 内部各职 能的职责 ，尽快熟 文件形成 的规律
及时收集 企业重大 活动的有 关档案
转变收集 观念，注 重收集范 围
企业档案管理实务工作
（金社春）
2010年06月28日
什么是企业档案
企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动 是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备 管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、 资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要 素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企 业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种 因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的 基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的 总和。
企业档案工作
1 什么是企业档案工作
2
什么是企业档案工作
什么是企业档案工作
一是企业 档案行政 管理工作
二是企业 档案业务 建设工作
企业档案的构成
是由企业若干项职能活动构成的
总体划分为
党群工作、 行政管理
经营、生产 技术管理
科技研究、 产品生产
基本建设、 设备仪表
财务会计、 人事管理
企业档案的基本类型
帐
调 节
帐
单表
资 产 卡
档 案 清 册
永 3 年 25年 15年 15 15 15 5年 5年 5年 永久
久
年 年年
企业会计档案组卷
会计报表按年报、季报、月报分 别组卷，因保管期限不同；装具大不一致。 会计帐本是一本一卷；会计凭证一般由经 办会计当月凭证按形成时间先后分别装订 若干成册，一般厚度不得超过3厘米，加 封面装于凭证合内，并编号。
人事档案
人事档案是人事部门按党的人事政策，在 培养、选拨和任用人员等工作中形成的记 载个人经历、政治思想、品德作风、业务 能力、工作表现、工作实绩等内容的文件 材料，是历史地、全面地考察了解和正确 选拨使用人员的重要依据，是国家档案的 重要组成部分。
人事档案的收集工作
收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料 应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、 手续完备。需经人事部门审查盖章或本人 签字、盖章后方能归入人事档案。
433 其他：
会计凭证：原始 凭证、记帐凭证
、汇总报；
其他：固定资产 卡、财务移交清
册等
会计档案的编号
例二某企业2002年度的会计年报（2007－430－
001）
2007─ 4 3 0─0 0 1
号（001-999）
案卷
年报（三类）
会计
帐务（二类）
会计
审行（一类）
财务
会计档案的编号
例二某企业2007年度的会计帐簿（2007－431－001， 4财务审计类、3会计帐务、1帐簿、001案卷号）
2007─ 4 3 1─0 0 1
号（001-999）
帐簿（三类）
帐务（二类）
审行（一类）
案卷 会计 会计 财务
会计档案的编号
例一某企业2007年1 月会计现金收款凭证编号 （2007年度、4财务审计类、3会计帐务、2凭证、 001案卷号）
2007─ 4 32─0 0 1
三级类目（0-9）
二级类目（0-9）
一级类目（0-9）
案卷号（001-999）
会计档案材料保管期限的划分
报表 帐簿
凭证
其他
年 月、 现金、 总 原 记 汇 银 银 固 会
报 季 银行 帐、 始 帐 总 行 行 定 计
报
日记 分 帐类
凭
凭
凭 证
对
证证
目录号（年代）
文书档案的编目
归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
归档文件目录
年
度
：
2007
年
保管期限：永久
序号 责任者 日 期 页数
文号 备 注1
司
2007
琼电
1 0108
海口公司（2007） 的请示 2
12号
2
企业分类一级类目
01
党行 政 管
群理
23
经生 营产 管技 理术
456 7 8 9
财人 产 科 基 设
务事
学本备
审劳
技建管
计资 品 术 设 理
0-5文书档案分类
0党群工作 1行政管理 2经营管理
保持文 件之 间的 有机 联系
3生产技术管理 4财务审计 5人事劳资
按年度-问题-保管期限
0-5文书档案整理、编目
文书档案 科技档 案 实物档 案
企业档案
会计档案 人事档 案 其他载体档案
从而形成了以企业管理档案为基础， 以科技档案为主体。
企业档案行政管理 1 档案专业主管机关
2
企业档案管理部门
怎样做好企业档案工
作
争取主动，建立网络，为档
1
案工作提供组织保证
2
建立健全档案管理规章 制度
3
加强基础业务建设
管理不断创新，全面提升档案工
档案盒脊背设置各检索项， 包括全宗号、年度、保管期限、 机构 (问题)、起止件号、盒号。
不同保管期的不能放一个合内。
什么是企业会计档案
什么是企业档案工作
是指会计凭证、 会计帐簿和财 务报表等会计 核算专业材料
是记录和反 映单位经济 业务的重要 史料和证据
了解企业会计档案的种类
尽快熟悉文件形成的规律。企业实行会计电 算化后，会计档案的内容、载体、生成、传 输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断 深入了解：
全宗 号
类别 党群
年度 2006
保管期限 永久
件号 1
页数 6
在文件右下角编页码
在文件的右上角盖上归档 章
全宗号 年度 2007 件号 1
类别
保管期限
生产管理 永久
页数 6
1
0-5文书档案编号
0-5类编号 2007 - 0 - 1 - 1
件号（0-9）
盒号（0-9）
分类号（0党群）
机制会计档案； 机读会计档案； 计算机系统软件
41
42 43 44
作
4 财务审计类
财务审计综合 财务管理 会计财务
审计工
4 财务审计类
会计报表：年 报、季报、月 报、各财务分
析报表；
会计帐本：日 记帐、明细帐 、辅助帐、总
帐
43 会计财务
430 会计报 431 会表计帐簿 432 会计凭证