会计档案保管制度
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第一章总则
第1条本制度所称会计档案指的是公司在各项经济活动中形成并作为资料保存下来的各种有价值的财务、审计等资料，包括凭证、账本、报表、合同、政策性文件、税务资料、电子文档及其他有关的单据和资料等。
第2条财务档案的管理由公司财务部安排专人或兼职人员负责会计档案的管理。
第3条财务档案的装订、保管应该做到及时、完整、安全、整洁以及美观，并且定期检查资料装订是否符合要求。各财务部门应在年度终了后两个月内将当年的会计档案清理造册，并上报公司综合档案室。
12.3计算机存储的会计信息要打印输出为纸质会计档案进行保管，储存会计信息的磁盘、光盘等介质应当定期拷贝、更换、以保证其安全性。
第13条凭证、档案等有关资料的归档应该完整。
13.1凭证应该按顺序进行装订，除入库单、出库单、领料单可以单独装订成册外，其他凭证必须按顺序排列，原始凭证和记账凭证应该一一对应，不得有遗漏。若有遗漏，应由有关人员尽快查明原因。凭证装订成册后应该在凭证上写明总册数，本册顺序数，收、付、转顺序号以及相关公司或部门名称，并注明装订人。
12.1每月的凭证应该在每月录入完毕后，次月15天内打印出来并装订完毕。
12.2各相关人员在凭证和档案放入资料室之前应先填写“凭证和档案保管表”以及制作相应标签。“凭证和档案保管表”用电子表格制作，并打印出一式两份的书面表格，电子表格交由档案管理人员保管，两份书面表格由相关人员及档案管理人员签名确认后双方各留底一份作为财务档案存放于资料室的依据。标签用于粘贴在相应的档案柜上，以便于查阅和使用凭证和档案。标签需注明公司或各部的名称以及相应的年份及月份。
6.3档案管理人员对财务档案的存放、使用、出借以及其他应该进行登记的情况进行登记时，有关人员应该给予配合。
第三章档案借阅管理
第7条各相关人员借用档案室有关的凭证、资料时要按照档案管理人员的要求履行登记手续，并及时归还所借用的资料，注意保证资料的完整性。
第8条查阅者查阅完有关资料后应当及时将有关资料放回原位，除需复印外，不得将有关的资料带出档案室，若有特殊要求需要带出档案室应事先通知档案管理人员并进行相应的登记，并在当天内将其放回档案室，若当天无法放回档案室的，请向档案管理人员说明有关的原因。
5.3档案管理人员应定期对档案室的档案进行检查，主要对资料的装订情况和完整性进行检查，对长时间出借的资料，应据记录催收。一般情况下，定期检查的时间安排在每月末。
第6条财务部的有关人员（以下简称相关人员）应该协助档案管理人员的工作，具体为：
6.1各相关人员应该自觉、及时地按照要求装订凭证及其他档案。
6.2各相关人员应该定期检查各自的档案，若发现排放顺序不当应及时进行调整，并检查是否有遗失，若有应及时查找，并报告档案管理人员，将其归档。
第9条有关人员借用的资料不得擅自转交他人，若其他人员借用，应按前述程序，重新办理借用登记。
第10条对于公司财务部及审计部以外的其他人员要借用合同及其他有关资料者，原则上仅给予复印件。对于必须借出原件的人员应当先填写“信息传递单”并经过其部门负责人签字同意后交财务总监签字同意，并留下“信息传递单”和有关资料复印件方可借出，“信息传递单”应注明归还日期，并在使用完毕之日起7天内归还，若超过规定时间仍然未归还的，档案管理人员应及时进行追踪，并查明原因。若原件的使用因为特殊情况不能按时予以归还的，应该向档案管理人员说明有关原因，经得批准后，尽快使用完毕归还。
第4条对于财务档案的存档和使用必须及时登记。
第二章档案管理的职责
第5条财务档案由档案管理人员统一管理，具体职责如下：
5.1档案管理人员保管档案室的钥匙，原则上，档案室的钥匙不予出借，如需借阅资料，应由档案管理人员带领进入档案室并对使用的情况进行相应的登记。
5.2档案管理人员负责分配各公司、有关部门有关凭证和财务文档等文件在档案室中的保管位置和保管箱柜。未经档案管理人员的许可，不得随意更换、移动相应的文件保管位置和箱柜，因特殊原因需要调换有关档案的保管位置及相应的档案柜，应事先提出书面申请，说明理由，并由财务主管签字确认后，由档案管理人员进行相应调整。
第19条有关人员制作的电子文档由制作人员妥善保管，对于重要的电子文档，有关人员应在本部门内的其他计算机上进行相应的备份，也可以向档案管理人员提出申请。
第七章附则
第20条本制度从发文之日起执行，由财务中心负责制订、解释。
文件履历说明
颁发日期
拟（修）订
审核
批准
生效日期
首次制定
2016．3．1
彭向阳
第一次修订
第11条对于有关需频繁使用合同及相关档案原件的部门，为了提高工作效率，可以不必填写“信息传递单”直接向档案管理人员提出申请，在经过档案管理人员的同意下，履行相应的登记手续后即可借出原件，但应由档案管理人员编制相应记录，并在每月末与借用人员进行核对，以确保资料的完整、完全。
第四章档案归档管理
第12条凭证、档案等有关资料的归档应该及时。
第16条财务档案Fra Baidu bibliotek于机密资料，除公司财务部及审计部的人员以外的其他人员不得擅自进入档案室，若要进入档案室必须有财务人员陪同方可。
第六章档案保管管理
第17条档案资料的装订及保管应该保持整洁与美观，对于凭证的装订还应该牢固，若发现已经装订的凭证装订得不符合此规定，档案管理人员有权要求原装订人重新装订。
第18条公司税务人员应妥善保管相关税务资料，包括完税凭证、纳税申报表、发票申购本、税务文书等资料。
13.2档案及其有关的资料，应当用文件袋或者文件盒装好，在必要的情况下也可以将其装订成一本，以方便查阅，并注明文档名称，索引号以及相应内容和其他资料的名称。
第五章档案安全管理
第14条有关人员离开档案室时应注意关门，包括使用过程中临时性离开。回来后再重新开启进入，避免不应进入档案室的人员进入档案室。
第15条档案室内不得吸烟、或携带食物进入，以免引起火灾或滋生昆虫。
第1条本制度所称会计档案指的是公司在各项经济活动中形成并作为资料保存下来的各种有价值的财务、审计等资料，包括凭证、账本、报表、合同、政策性文件、税务资料、电子文档及其他有关的单据和资料等。
第2条财务档案的管理由公司财务部安排专人或兼职人员负责会计档案的管理。
第3条财务档案的装订、保管应该做到及时、完整、安全、整洁以及美观，并且定期检查资料装订是否符合要求。各财务部门应在年度终了后两个月内将当年的会计档案清理造册，并上报公司综合档案室。
12.3计算机存储的会计信息要打印输出为纸质会计档案进行保管，储存会计信息的磁盘、光盘等介质应当定期拷贝、更换、以保证其安全性。
第13条凭证、档案等有关资料的归档应该完整。
13.1凭证应该按顺序进行装订，除入库单、出库单、领料单可以单独装订成册外，其他凭证必须按顺序排列，原始凭证和记账凭证应该一一对应，不得有遗漏。若有遗漏，应由有关人员尽快查明原因。凭证装订成册后应该在凭证上写明总册数，本册顺序数，收、付、转顺序号以及相关公司或部门名称，并注明装订人。
12.1每月的凭证应该在每月录入完毕后，次月15天内打印出来并装订完毕。
12.2各相关人员在凭证和档案放入资料室之前应先填写“凭证和档案保管表”以及制作相应标签。“凭证和档案保管表”用电子表格制作，并打印出一式两份的书面表格，电子表格交由档案管理人员保管，两份书面表格由相关人员及档案管理人员签名确认后双方各留底一份作为财务档案存放于资料室的依据。标签用于粘贴在相应的档案柜上，以便于查阅和使用凭证和档案。标签需注明公司或各部的名称以及相应的年份及月份。
6.3档案管理人员对财务档案的存放、使用、出借以及其他应该进行登记的情况进行登记时，有关人员应该给予配合。
第三章档案借阅管理
第7条各相关人员借用档案室有关的凭证、资料时要按照档案管理人员的要求履行登记手续，并及时归还所借用的资料，注意保证资料的完整性。
第8条查阅者查阅完有关资料后应当及时将有关资料放回原位，除需复印外，不得将有关的资料带出档案室，若有特殊要求需要带出档案室应事先通知档案管理人员并进行相应的登记，并在当天内将其放回档案室，若当天无法放回档案室的，请向档案管理人员说明有关的原因。
5.3档案管理人员应定期对档案室的档案进行检查，主要对资料的装订情况和完整性进行检查，对长时间出借的资料，应据记录催收。一般情况下，定期检查的时间安排在每月末。
第6条财务部的有关人员（以下简称相关人员）应该协助档案管理人员的工作，具体为：
6.1各相关人员应该自觉、及时地按照要求装订凭证及其他档案。
6.2各相关人员应该定期检查各自的档案，若发现排放顺序不当应及时进行调整，并检查是否有遗失，若有应及时查找，并报告档案管理人员，将其归档。
第9条有关人员借用的资料不得擅自转交他人，若其他人员借用，应按前述程序，重新办理借用登记。
第10条对于公司财务部及审计部以外的其他人员要借用合同及其他有关资料者，原则上仅给予复印件。对于必须借出原件的人员应当先填写“信息传递单”并经过其部门负责人签字同意后交财务总监签字同意，并留下“信息传递单”和有关资料复印件方可借出，“信息传递单”应注明归还日期，并在使用完毕之日起7天内归还，若超过规定时间仍然未归还的，档案管理人员应及时进行追踪，并查明原因。若原件的使用因为特殊情况不能按时予以归还的，应该向档案管理人员说明有关原因，经得批准后，尽快使用完毕归还。
第4条对于财务档案的存档和使用必须及时登记。
第二章档案管理的职责
第5条财务档案由档案管理人员统一管理，具体职责如下：
5.1档案管理人员保管档案室的钥匙，原则上，档案室的钥匙不予出借，如需借阅资料，应由档案管理人员带领进入档案室并对使用的情况进行相应的登记。
5.2档案管理人员负责分配各公司、有关部门有关凭证和财务文档等文件在档案室中的保管位置和保管箱柜。未经档案管理人员的许可，不得随意更换、移动相应的文件保管位置和箱柜，因特殊原因需要调换有关档案的保管位置及相应的档案柜，应事先提出书面申请，说明理由，并由财务主管签字确认后，由档案管理人员进行相应调整。
第19条有关人员制作的电子文档由制作人员妥善保管，对于重要的电子文档，有关人员应在本部门内的其他计算机上进行相应的备份，也可以向档案管理人员提出申请。
第七章附则
第20条本制度从发文之日起执行，由财务中心负责制订、解释。
文件履历说明
颁发日期
拟（修）订
审核
批准
生效日期
首次制定
2016．3．1
彭向阳
第一次修订
第11条对于有关需频繁使用合同及相关档案原件的部门，为了提高工作效率，可以不必填写“信息传递单”直接向档案管理人员提出申请，在经过档案管理人员的同意下，履行相应的登记手续后即可借出原件，但应由档案管理人员编制相应记录，并在每月末与借用人员进行核对，以确保资料的完整、完全。
第四章档案归档管理
第12条凭证、档案等有关资料的归档应该及时。
第16条财务档案Fra Baidu bibliotek于机密资料，除公司财务部及审计部的人员以外的其他人员不得擅自进入档案室，若要进入档案室必须有财务人员陪同方可。
第六章档案保管管理
第17条档案资料的装订及保管应该保持整洁与美观，对于凭证的装订还应该牢固，若发现已经装订的凭证装订得不符合此规定，档案管理人员有权要求原装订人重新装订。
第18条公司税务人员应妥善保管相关税务资料，包括完税凭证、纳税申报表、发票申购本、税务文书等资料。
13.2档案及其有关的资料，应当用文件袋或者文件盒装好，在必要的情况下也可以将其装订成一本，以方便查阅，并注明文档名称，索引号以及相应内容和其他资料的名称。
第五章档案安全管理
第14条有关人员离开档案室时应注意关门，包括使用过程中临时性离开。回来后再重新开启进入，避免不应进入档案室的人员进入档案室。
第15条档案室内不得吸烟、或携带食物进入，以免引起火灾或滋生昆虫。