档案管理工作细则

档案管理实施细则

1.目的

为加强公司的档案管理，规范档案的收集、整理、保管、借阅等工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》，制定本细则。

2.适用范围

本细则适用于股份公司和各分子公司在生产经营活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等形式的历史记录。3.职责与权限

公司按照“统一管理、分级保管、分级查阅”的原则，财务部是档案管理的归口部门，确保档案的完整、准确、安全、系统和有效利用。

4.内容

4.1档案的分类

4.1.1按内容分:文书档案、图书档案、人事档案、销售档案、会计档案、审计档案、工程档案、设备

仪器档案、合同档案等。

4.1.2按载体形式分:声像档案、实物档案、盘片档案等。

4.2归档管理要求

4.2.1归档的文件材料必须完整，内容真实，准确系统地反映各项活动的历史过程；归档的文件材料

必须是原件，文字图表必须清晰，不得用铅笔或圆珠笔书写，文件资料上不得乱涂乱画。

4.2.2产品试制、设备、土建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落后，要将应归档的文件材

料组成保管单位，由项目负责人审定后向财务部归档；

4.2.3各项管理工作中形成的文件材料，在下年度5月前，将应归档的文件材料组成保管单位，由职

能部门负责人审定后，向财务部归档；

4.2.4凡本公司在管理生产各项活动中形成的照片、录音等，须三天内向财务部归档；

4.2.5在归档移交资料时，须履行移交手续并有移交目录单；

4.2.6人事档案按国家有关部门《关于人事档案的立卷规定》，随时归档。

4.2.7财务部的会计档案，设专（兼）职人员负责资料档案的管理工作。

4.2.8设备到货时，所在部门要指派专业人员参与开箱验收，1个工作日内随机文件资料向财务部归

档。

4.2.9工程建设项目，在项目竣工验收后，结算工程费用之前，由相关部门将应归档的文件材料及技

术资料整理立卷,移交财务部存档。

4.2.10财务部应做好日常文件的预立卷工作，并在工作完成后或在第二年5月底前将上年度需归档的

预立卷的文件整理成册，移交档案室，任何人不得据为己有。

4.2.11档案材料的归档应完整、准确、系统，立卷根据其特征，相互联系和保存价值分类整理，保证

齐全完整，正确反映部门主要工作情况，建立“文件登记薄”或“立卷类目”，便于保管、查找、利用。

4.3立卷整理规定

立卷应遵循文件材料的形式规律和特点，可按同一时间、同一发文单位、同一文件类型等特征组卷。保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

4.4归档资料的范围：（公司需保存归档的所有资料）

4.5档案保管条件

4.5.1存放档案须有专用柜架，设置专门的库房、阅览室和办公室，便于保管和阅览；

4.5.2须定期进行库存档案的清理核对，做到账物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补

和复制。

4.6档案室管理

4.6.1档案室应做好档案的防火、防尘、防潮、防鼠、防虫、防盗、防光、防污染工作；

4.6.2档案室柜架排列整齐、保持清洁，档案装具要放置有序；

4.6.3档案室为机要重地，无关人员不得擅自进入，管理人员不准私自带人入室；

4.6.4档案室内严禁存放易燃易爆物品及其他杂物，严禁吸烟。

4.7档案资料查阅

4.7.1查阅档案要按规定办理审批手续，并填写借阅登记，如因工作需要外带，需办理档案外借手

续，用毕即归还。借阅前不准翻阅或摘抄与查档无关的档案内容，不得对档案勾画、拆散，查阅档案时要注意保守公司秘密。

4.7.2借阅审批流程：借阅人填写《档案借阅审批单》→部门经理→档案管理员。

4.7.3档案备份：公司所有有价值的文件、报表、业务记录等电子文档必须备份，备份盘与原盘应

分开存放。

4.7.4档案管理员工作发生岗位调整时，要做专项审计，并做好移交和监交工作。

4.8档案的销毁

4.8.1没有存档价值的和到了保存期限的文件和资料，以及废止文件，经有关部门鉴定，报公司负责

人批准，由财务部参与，两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

4.8.2销毁秘密公文由专人监督。

4.8.3销毁工作原则上一年一次。

4.8.4报告和记录：《档案借阅(复制)登记薄》、《文件销毁清单》、《档案移交(接收)登记簿》等记录，

由行政人资部收集、整理、保存，保存期为长期。

4.8.5档案销毁流程：档案管理员→财务部经理→总经理。

5.考核

5.1归档的文件材料不完整，则扣罚责任人100元/次。

5.2各项目责任人在任务完成后，未及时后向财务部归档，造成资料遗失的，则扣罚责任人500

元/次。

5.3资料归档移交时，档案管理员不履行移交手续，无移交目录单，则扣罚50元/次。

5.4设备到货时，相关技术人员未参与开箱验收的，扣罚200元/次，相关技术人中在1个工作日

内未将随机文件资料向行政人资部归档的，则扣罚200元/次，造成资料遗失的则扣罚1000元/次。

5.5财务部在每年5月底未整理上年度需归档的资料，财务部该项的绩效考核得0分。

6.相关文件

《保密管理制度》

7.记录:

《卷内目录》

《卷内备考表》

《档案借阅审批单》

《销毁审批单》

《档案借阅(复制)登记薄》

《文件销毁清单》

《档案移交(接收)登记簿》