实物档案整理
关于实物档案的整理与管理
首先，我们要了解一下实物档案的定义，知道什么叫实物档案。
所谓实物档案，就是档案部门对奖杯、锦旗、交流纪念品等非纸制、胶片、磁带档案的通俗叫法。
实物档案作为档案家族成员之一，有着广泛的社会作用。
它既有文书档案共有的特征，也具有其它文物的一些特征。
它的归档范围如下：1、本单位集体或个人在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；2 、公务活动中获赠的纪念品；3、上级领导、知名人士的题词、字画等；4、本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；5、其它有保存价值的实物。
与其他类别档案相比，实物档案也有自己的归档要求。
1、应归档的实物一般应自形成后的三个月内向本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时问的，也应先移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
2 、任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
3、个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，再交由个人保管。
4、归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。
实物档案有自己的一套整理方法，从分类到编号编目。
1、分类：实物档案应以“件”为单位进行整理，成套的实物以一件计。
归档实物可按物品种类分类，但由于基层单位的实物档案总量较少，可不分类。
2、保管期限：由于实物档案既能直观地反映历史，又较为稀少，所以一般应作永久保管。
3、排列及编号归档实物可先按物品类型排列，同一类中再按归档时间顺序排列。
实物档案较少而不分类的基层单位可直接按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号。
并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度( 形成时间) 、编号、保管期限、全宗号。
机关档案室的类别号可由各单位按本单位分类方案自行编制，如：用“SW”表示实物档案。
如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“SW 1 ”表示奖杯类，“SW 2 ”表示奖牌类等等。
实物档案管理标准和规定
实物档案管理标准和规定实物档案是指以物质实体为载体，反映单位历史真实面貌的具有保存价值的特定物品。
实物档案具有直观性、形象性等特点，是单位档案的重要组成部分。
为了加强实物档案的管理，确保其完整、准确、系统、安全，充分发挥其实物档案的作用，特制定以下实物档案管理标准和规定。
一、实物档案的收集1、明确收集范围实物档案的收集范围应包括但不限于以下类别：（1）获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。
（2）上级领导、知名人士的题词、字画等。
（3）对外交往中获赠的具有纪念意义和保存价值的礼品。
（4）单位发展过程中具有代表性的产品、样品等。
（5）其它具有保存价值的实物。
2、制定收集计划档案管理部门应根据单位的实际情况，制定实物档案的收集计划。
明确收集的重点、时间安排以及责任人等。
3、收集渠道（1）通过单位内部各部门定期移交。
（2）从单位外部接收捐赠或移交。
4、收集要求（1）确保实物档案的真实性和可靠性。
（2）收集时应同时获取与实物相关的背景资料，如颁发单位、获奖原因、赠送对象等。
二、实物档案的整理1、分类根据实物档案的性质和用途，进行分类。
常见的分类方法有：按荣誉类、礼品类、产品类等。
2、编号对每一件实物档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。
3、登记建立实物档案登记册，详细记录实物的名称、编号、来源、形成时间、规格、数量、价值等信息。
4、拍摄照片为每件实物档案拍摄清晰的照片，以便于查阅和利用。
5、装盒将整理好的实物档案装入专门的档案盒，并在盒上注明类别、编号等信息。
三、实物档案的保管1、库房要求（1）库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。
（2）库房温度应控制在 14℃ 24℃之间，相对湿度应控制在 45% 60%之间。
2、存放方式（1）根据实物档案的大小、形状、质地等特点，选择合适的存放方式，如陈列架、橱柜、密集架等。
（2）珍贵的实物档案应采取特殊的保护措施，如使用保险柜存放。
实物档案整理规则
实物档案整理规则
实物档案整理规则是指对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准。
下面将按段落解释实物档案整理规则的要点和注意事项，以便更好地理解和应用这些规则。
1.分类：首先需要将档案进行分类，根据档案的性质、用途和内容进行划分。
可以按照机构、部门、时间、地点、人物等多个维度进行分类，以便于后续的整理和归档。
2.整理：在分类的基础上，需要对档案进行整理。
首先需要对每个档案进行检查，确保每份档案都有清晰的文件名称和档案编号，以避免混乱和遗漏。
其次需要将档案进行排列，按照先后顺序或者重要程度进行排序，以方便后续的查找和使用。
3.归档：归档是指将已经整理好的档案按照一定的规则放置到指定的存储位置。
首先需要确定一个统一的归档原则和标准，例如按照机构、部门、时间、地点、人物等维度进行归档。
其次要制定明确的归档流程和程序，确保每份档案都能够被准确地归档到指定的位置。
4.保管：保管是指对档案进行长期的保存和管理。
首先需要选择适合的存储介质和存储环境，包括温度、湿度、光线等方面的要求，以确保档案能够长期保存。
其次需要定期检查档案的完整性和可读性，进行必要的维护和修复。
此外，需要
制定保密措施，对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行安全保密处理。
总之，实物档案整理规则是对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准，包括分类、整理、归档和保管四个环节。
这些规则对于管理好企业、机构等各类组织的档案具有重要的意义，可以提高档案的管理效率、保障档案的完整性和可用性，进而为组织的发展和决策提供有力的支持。
实物档案的整理
实物档案的整理一、归档范围凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：1、单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2、本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
3、单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
4、其它有重要保存利用价值的实物。
二、整理1、分类实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。
一般可分为奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书类（荣誉证书、权证）、其他（印章、礼品）等。
如东县XX单位实物档案分类类目基本归档范围保管期限表1.1编号1.1.1 实物档案按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列。
1.1.2 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号。
1.1.3 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。
1.1.4 分类号：按照分类方案，档案分类类目的代号。
1.1.5案卷号：按分类方案，每件实物档案的流水编号。
2、编目实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录。
实物档案案卷目录包括案卷号、档号、实物形式、题名、颁发单位、颁发时间、保管期限、备注等项目。
实物档案案卷级目录2.1.1案卷号：填写实物的件号。
2.1.2 档号：全宗号+分类号+案卷号(顺序号)。
如：县档案局获得县政府的奖状的档号：C003-S W·1-12.1.3 实物形式：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等。
2.1.4 题名：填写实物名称。
2.1.5 颁发单位：填写实物制作、颁发单位。
2.1.6 颁发时间：填写实物制作、颁发时间。
2.1.7 接受单位：填写立档单位名称。
2.1.8 归档时间：填写实物归档的时间。
2.1.9 存放地点:实物放置的地点。
2.1.10 期限：永久。
实物档案整理规范
实物档案收集整理规则为保证实物档案收集齐全，管理规范，便于发挥实物档案的作用，依据《档案法》特制定本规则。
1 主题内容和适用范围。
1．1 实物档案是指单位在各种活动中形成或接受的以实物为载体的，反映单位活动并具有保存价值的历史记录（如：奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章状等）。
1．2 本规则规定了实物档案收集整理的一般程序、质量及其基本要求。
1．3 本规则适用于区属机关、团体和企事业单位的实物档案管理。
2 实物档案整理原则实物档案整理原则是按照实物自然形成规律及其制成材料不同的特点，保持实物档案的历史联系，并区别不同制成材料形成的特点和不同保存价值，便于保管和利用。
3 实物档案整理的一般程序3．1 区分实物类别3．2 划分保管期限3．3 按分类要求排列实物档案3．4 包装实物档案3．5 编制实物档案目录4 实物档案整理要求4．1 实物档案归档应遵循收集齐全完整的原则。
凡是本单位公务活动中形成或接受的奖状、证书、锦旗、奖杯、奖牌、奖章等实物档案均应收集齐全完整，整理归档。
4．2 分类科学标准一致根据本单位实物档案的制成材料和数量,进行科学的分类，全宗内应保持分类的一致性。
4．3 保管期限划分准确省（市）部级以上单位颁发或授予的各种荣誉实物档案，列为永久保管；区级及区级以下单位授予的各种荣誉实物档案列为长期保管；其它类实物档案应参照以上所述根据其不同价值确定保管期限。
5 实物档案的分类实物档案的分类要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体类型分为：第一类：奖状、证书类第二类：锦旗类第三类：奖杯类、奖牌类第四类：其它类6 实物档案的整理与保管6．1 将收集到的实物档案划分期限，实物上无明显授予级别标志的要考证明确，然后划分期限。
6．2 将收集到的实物档案区分授予年代，无明显标志的要考证明确。
6．3 按照类别，分别按年代固定排列顺序。
6．4 固定档号标识。
用印制或打印的档号标签（见附表），按项填写或打印清楚后，固定于实物档案的右上角；奖杯、奖牌固定于背面明显处。
实物档案整理概要
3
西湖区教委少工委、教育 1993年 学会、西湖区教委关工委、 12月11 团委、校企公司 日
证书
二、收集范围：
本单位的荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、奖旗 和通过征集捐赠等方式获得的字画、图表、图 册、石刻木雕等实物。 1、凡是形成实物档案的部门，都应按归档要求， 在实物档案形成之后，立即收集齐全，向档案 部门移交归档。任何单位和个人不得据为己有 或拒绝归档。
2、凡是上级单位颁发的奖杯、奖状、奖牌、奖 旗、证书以及领导人题字、字画、赠品、印章 等均属实物档案归档范围。归档的实物制品应 是原件。 3、实物档案应在取得实物后一个月，由主办单 位或个人编写说明向档案部门移交。 4、凡是归档的实物，都必须附文字说明。 5、实物档案归档时应履行归档手续，移交单位 要编制移交清册（见附件1）一式两份，交接双 方签字，作为档案存档以备查考。
最后对进行分类的实物档案编制代码：实物档 案的代字为"SW"。 实物档案具体分类编号由种类、分类、属类内 容代号和案卷流水号四部分组成，编号方法是： 种类代号、分类代号、属类代号均采用汉语拼 音字母标识，案卷流水号采用阿拉伯数字。 2、单位形成实物档案数量少的可以暂不分类。
四、保管期限：
实物档案保管期限的划分按照国家有关规定执 行。
实 物
档
案
实物档案摘要
一、定义： 二、收集范围： 三、分类方案： 四、保管期限： 五、 实物档案的整理、编号 1、分类实物档案的整理。 2、不分类实物档案的整理。 六、检索工具：
一、定义：
实物档案是国家机构、社会组织或个人在社会 活动中获得和形成的、具有保存和利用价值的 奖品、印章、字画、产品等实物。是反映单位 业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，是 单位无形资产的重要组成部分。 实物档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组 成部分，必须遵循集中统一管理的原则。为保 证实物档案完整准确和有效利用，必须将实物 档案的形成、积累、收集、整理和归档工作， 纳入有关人员的职责范围及岗位责任制。
实物档案整理方案
实物档案整理方案以下是 6 条关于实物档案整理方案：1. 嘿，你知道吗，实物档案整理就像是给一堆杂乱无章的宝贝找到它们各自的家！比如说你的那些旧照片，不整理好可就乱七八糟啦。
首先得把它们按照时间啊、事件啊分类，这就好比我们整理衣服，不同季节的放一块儿。
然后给每一类找个合适的盒子或文件夹存放，就像给它们盖了个舒适的小窝。
这样以后找起来不就容易多啦？2. 哇哦，实物档案整理可以让你的回忆变得井井有条呀！就像搭积木一样，一块一块稳稳当当。
想想你的各种奖状、证书，可别乱丢哦。
可以按获得的先后顺序排列呀，是不是很简单？这就跟排队一样自然嘛。
然后用标签标注清楚，一眼就能找到，多棒呀！难道你不想试试吗？3. 嘿呀，实物档案整理真的超级重要的好不好！好比你的那些收藏品，如果不整理，那不是找起来要抓狂啦？把它们按照类别分好，比如邮票放一起，模型放一起。
再给每个类别做个详细目录，就像给它们编了个导航地图。
这样以后你想找啥，跟着地图走就行啦，还会找不到吗？不可能啦！4. 哎呀，实物档案整理简直就是给你的生活来一次大梳理呀！就像整理厨房柜子，把锅碗瓢盆都摆放整齐。
对于那些有意义的小物件，不要随手扔一边呀。
好好地给它们归个类，像整理玩具一样，小汽车放一堆，布娃娃放一堆。
这样多有条理呀，难道你不想让你的生活也这么清爽吗？5. 哇塞，实物档案整理可不简单呢！就像在构建一个小小的世界。
你的那些日记、手写信，都是这个世界的一部分。
先把它们按年份放好呀，这多容易理解。
再用精美的袋子装起来，就像给它们穿上了漂亮衣服。
如此一来，你每次打开看的时候，是不是会特别开心呀？6. 嘿，实物档案整理真的很有必要呀！想象一下，你的那些珍贵的纪念品，如果乱七八糟堆在一起，多可惜呀。
要有条理地整理它们呀，像给它们排排队一样。
可以用不同颜色的盒子区分开，这就像彩虹一样好看呢。
然后把整理好的放在一个专门的地方，随时都能找到回忆，多棒呀！结论：实物档案整理能让我们的生活更加有序，回忆更容易被找到和珍惜，所以赶紧动起来去整理吧！。
实物档案的整理原则和方法
实物档案的整理原则和方法
嘿，朋友们！今天咱就来好好唠唠实物档案的整理原则和方法。
你想想啊，要是没有一套好的整理办法，那一堆实物档案不就像没头苍蝇一样乱糟糟的嘛！比如说你的旧照片，要是胡乱堆在一起，到时候想找张特定的照片都难如登天，这多让人抓狂啊！所以呢，整理实物档案可得认真对待。
咱先说整理原则。
这就好比建房子，基础得打牢了。
第一条原则就是要完整啊！不能这里缺一块那里少一块的。
就像拼拼图一样，少了一块那多别扭呀！然后要准确，不能把张三家的东西放到李四的档案里呀，那不乱套了嘛！还要有序，可别像杂货铺一样啥都乱放，得有条有理的整理。
那整理方法有啥呢？首先得分类呀！把不同类型的实物档案分开来，就像把水果和蔬菜分开放一样。
比如把证书放一堆，把纪念品放一堆。
然后给它们编个号，就像给每个人编个身份证号一样，这样找起来方便呀。
再给它们做个详细的目录，目录就像是地图，能让你快速找到你要的东西在哪里。
我之前帮我爷爷整理他那些老物件，哇，那可真是个大工程！但按照这些原则和方法来，还真的整理得井井有条。
爷爷后来找东西可方便多了，还直夸我能干呢！
总之，实物档案的整理可太重要啦！认真对待才能在需要的时候轻松找到想要的东西。
可别小瞧它，它能让我们的记忆和历史都有处可寻，让我们的生活更有条理呀！。
实物档案的规范整理
三、实物档案的整理
（一）归档实物以件为单位进行整理（成 套实物为一件）。 （二）归档的实物应当拍照归档。对归档 的实物进行拍照，所拍照片纳入本单位照片 档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的 标识关系。
三、实物档案的整理
（三）归档实物的鉴定：根据《实物档案 保管期限表》，准确划分归档实物的保管期 限。 实物档案的保管期限暂定为永久和定期 两种。 （四）归档实物的排列：归档实物按种类 结合时间进行排列。
三、实物档案的整理
（五）归档实物的编号：即填写和粘贴归 档标签工作。 １、归档标签的填写 ２、归档标签的粘贴位置
完
实物档案的规范整理
司银月
实物档案的规范整理
一、实物档案的概念 二、实物档案的收集 三、实物档案的整理
一、实物档案的概念
实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。
二、实物档案的收集
（一）实物档案收集的范围 （二）实物档案收集时应注意的问题
１、归档标签的填写
全宗号 保管期限 件 B014 永
号
12
全宗号：档案馆给立档单 位编制的代号。 保管期限：归档实物的保 管期限的缩写（永、定）。 件号：归档实物的排列顺 序号。归档实物应区分保 管期限，按排列顺序混年 度编制大流水件号。
２、归档标签的粘贴位置
在不影响实物品像的合适位置粘贴。 一般来说，粘贴在归档实物的背面或底部。
三、实物档案的整理
（六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。 １、实物档案目录的填写 ２、实物档案目录的备案与保存
实物档案整理
❖ 2、题名的拟写要揭示出奖品的内容。如 “XX单位颁发（授予）的XX工作或活动 奖牌（荣誉证书）；
❖ 3、奖品类实物的载体类型都应是奖品。
印章整理注意事项
1、印章归档前都应进行清洗：竹木类用95%的 医用酒精；金属类用煤油；玉石、橡胶类用 洗洁精。
义的赠品。 ❖ （5） 其他类 如产品、象征实物等。
2、排列 ❖ 全部按获得的时间顺序排列。 ❖ 3、编号 ❖ 在实物上粘贴档号标签。
建议标签
每格设宽 60㎜，高 15 ㎜。下
同
T005—SWj—1 团风县档案局
标注档号 填写T005表示全宗号，SWj 表示奖品类实物，1表示奖品类实物第1件。
❖ 5、存放
❖ 奖品类放入陈列室或柜架中，锦旗折叠（标 签露在外面）
❖ 印章放入印章盒
❖ 字画装裱后卷放，珍贵的放在特制长盒中
❖ 赠品和其它，根据载体特点存放。
❖ 实物档案归档要求： ❖ 随时收集，随时归档。 ❖ 实物档案归档重点： ❖ 收集——贴标签——建目录——保存
1
案局“全省档案工作先进集 体”的奖牌（奖杯、奖状、
奖品
永久
2010010 2
锦旗）
1
黄冈地区档案局公章
印章
永久
1996050 0
2
黄冈地区档案局业务指导科公 章
印章
15年
1996050 0
1
江泽民视察黄冈时亲笔题写的 “发扬老区传统 振兴黄冈 经济”手迹
字画
永久
1996050 0
奖品标题拟写应注意的事项：
实物档案分类代号 奖品用SWj 表示 印章用SWy 表示 字画用SWz 表示 赠品用SWp 表示 其他用SWq 表示
实物档案整规则
实物档案整规则
1.明确整理的目的和范围，确定整理的时间节点。
2.了解档案的存放地点、数量、种类和状态，编制清单或目录，建立档案档案室或文化室。
3.准备必要的整理工具和资料，如手套、面罩、除尘布、标签、笔、相机等。
4.对于有特殊处理要求的档案（如病历、遗产档案等），应提前做好相关准备工作。
第二条：整理的方法
1.先按照文种、年代、机构或人名等分类，将档案分类整理。
2.逐一清理档案，除尘、除蛀、除湿、除污等，确保档案的完好。
3.通过数字化技术，将档案进行一定程度的数字化处理，存储在电子文档中。
4.对于需要修补的档案，如有缺失或损坏的情况，应及时进行修补并标明修补日期和修补人员。
第三条：整理的要求
1.对于重要的档案，应编制详细的目录，确保档案的查阅和使用。
2.档案的存放位置应明确标示，防止档案混乱或遗失。
3.档案整理完成后，应做好档案的保管工作，定期进行检查和维护。
4.凡是涉及到保密内容的档案，应按照相关规定进行保密处理。
第四条：整理的注意事项
1.在整理过程中，应注意保护个人隐私和机构机密，防止档案泄露。
2.对于敏感档案，应在整理前进行审查，确保档案的合法性和完整性。
3.在整理过程中，应注意防火、防潮、防蛀等事项，确保档案的安全。
4.对于需要迁移的档案，应按照相关规定进行迁移，并做好档案数据的备份工作。
本规则由档案管理部门负责制定和实施，应用于各类档案的整理工作。
实物档案的整理要求
实物档案的整理要求一、实物档案实物档案：是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，它是一个单位档案全宗的重要组成部分。
它具有档案所具有的原始性、直观性、确定性等特征，能真实地记载社会各项实践活动，并生动地反映出社会发展历史。
二、实物档案归档范围1.本单位出席各级表彰会议所得记录本单位主要职能活动和工作成果的奖旗、奖杯、奖牌、奖状、证书。
2.领导人和著名人物参加本单位、本地区有关的重大公务活动的纪念品、名人字画。
3.单位组织或参加的重要外事活动。
4.其他具有保存价值的实物等（本单位停止使用的印章）。
三、归档实物收集的质量要求归档实物应完整、齐全；能全面反映本单位所获得各种载体的荣誉及馈赠。
归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
四、归档的时间归档应在形成或获得实物后及时向本单位档案部门移交，不应跨年度。
任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
五、实物档案的整理将归档实物以“件”为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
1、实物档案的分类原则：实物档案要遵循自然形成规律同载体特征相结合,分类科学、合理，符合档案管理要求。
2、保管期限:永久。
3、实物档案的分类方法：在同一全宗内按年度—载体法(属类)进行分别整理，分类方案保持前后一致性，不能随意变动。
每个属类按时间顺序编制大流水号。
各种属类的实物档案分别从0001开始（案卷号）。
实物档案可分1、奖状D1；2、奖牌D2；3、证书D3；4、锦旗D4；5、公务活动纪念品D5；6、停止使用印章D6；7、其他实物等。
六、实物档案的档号1、档号的编制：一般分二个层次，全宗号·目录号＋案卷号。
如：ⅹⅹ·D1-0001。
2.档号签粘贴:同一载体按排列定位的先后顺序，将案卷号用红色口取纸一半粘贴在每件实物档案上。
采用4位阿拉伯数码，只写案卷号，如0001。
实物档案的整理方法
实物档案的整理方法1.建立档案管理计划：首先，需要制定一个档案管理计划，包括确定档案管理的目标、原则、责任人和流程等。
计划可以包括文件存储要求、档案损毁与销毁的标准及程序等内容。
2.归类档案：将档案根据其内容和用途进行归类。
可以采用文件编号、名称、日期、部门等方式进行分类。
归类可以根据档案的组织结构、主题、项目、人员等进行划分。
3.建立文件编号系统：为每个档案文件分配一个唯一的编号。
编号可以根据项目、日期、部门等进行组合。
编号系统应该是简单明了的，并且易于扩展和维护。
4.制定文件存储规范：确定档案的存储要求，包括档案室的环境条件、存储设备、文件夹和盒子的使用等。
同时，要确保档案的安全和防火措施，防止档案遭到损坏或丢失。
6.编制档案目录和索引：建立档案目录和索引，方便查找和检索档案。
目录可以按照档案文件的编号或名称顺序进行排列，索引可以根据档案的主题、日期或关键字进行编制。
7.定期检查和维护档案：定期检查档案的完整性和可用性。
维护包括更新文件目录和索引，修复受损的文件，并且定期进行文件备份和存储。
8.销毁和档案归档：根据法规和规定，对已达到保留期限或不再需要的档案进行销毁。
销毁可以采用物理销毁或数字化销毁的方式。
对于需要长期保留的档案，可以进行归档，将其转移到特定的存档区域。
9.培训和意识培养：开展培训和教育活动，提高员工对档案管理的认识和意识。
培训可以包括档案管理原则、流程和技术等方面的内容。
10.使用档案管理软件：可以使用档案管理软件来提高档案管理的效率和效果。
软件可以帮助管理档案目录、索引、检索和备份等工作。
总之，实物档案的整理方法包括建立档案管理计划、归类档案、建立文件编号系统、制定文件存储规范、整理和装订文件、编制档案目录和索引、定期检查和维护档案、销毁和档案归档、培训和意识培养以及使用档案管理软件。
通过采取这些方法，可以确保实物档案的安全、有效和可持续管理。
实物档案的规范整理PPT课件
三、实物档案的整理
（六）归档实物的编目归档实物应区分保 管期限，按件号顺序编制实物档案目录。
１、实物档案目录的填写 ２、实物档案目录的备案与保存
13
１、实物档案目录的填写
❖ 件号：归档实物的排列顺序号。 ❖ 题名：归档实物的主题内容。 ❖ 来源：归档实物的责任者、赠予者或制作者。 ❖ 形成日期：归档实物的落款日期、获赠日期或生产日期。 ❖ 类别：归档实物的种类，如奖杯、字画、工艺品等。 ❖ 数量：归档实物的数量。一般一个件号的实物档案只有１件，但有成套
实物档案的规范整理
1
实物档案的规范整理
一、实物档案的概念 二、实物档案的收集 三、实物档案的整理
2
一、实物档案的概念
实物档案，是指国家机关、社 会团体、企事业单位、其他组织以 及个人在其工作活动中形成的对国 家和社会具有保存价值的以物质实 体为载体的物品档案。
3
二、实物档案的收集
（一）实物档案收集的范围 （二）实物档案收集时应注意的问题
4
（一）实物档案收集的范围
❖ １、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、 光荣册等。
❖ ２、上级领导、知名人士等的题词及有关单位赠送给本单位 的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
❖ ３、本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 ❖ ４、本单位组织或承办各种重大活动形成的具有保存利用价
值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念 品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。 ❖ ５、本单位成立以来使用过的牌、匾。 ❖ ６、按照管理权限收集的已撤消、更名并宣布作废的组织机 构（含本单位内部职能机构）的印章。 ❖ ７、本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样 品。 ❖ ８、其它有保存价值的实物。
实物档案整理要求
实物档案整理要求
一、定义 实物档案是档案部门对奖杯、锦旗、交流纪
念品等非纸制、胶片、磁带档案的通俗叫法。 实物档案作为—顺序号 如：2004——JZ——01 2004年度思想政治工作优秀企业称号 ❖ (2)分类号——年度——顺序号 如：JQ——2003——01 2003年度思想政治工作优秀企业称号
❖ 单位实物档案少，就可不按物品类型分类的单 位可直接给流水号，
我馆实物档案档号： 实物档案的档号由类别号、盒号、件号组成，
5、其它有保存价值的实物。
三、归档要求 1、应归档的实物一般应自形成后的三个月内向
本单位的档案管理部门移交为宜，由于特殊 原因应归档的实物确实需要在有关部门保留 一段时问的，也应先移交档案管理部门拍照 登记，再办理借用手续。
2 、任何部门和个人不能随意将应归档的实物 据为己有或转送他人。归档的实物要保持干 净、整齐、无破损。
8249-10-0031
件号
盒号
全宗名称
实物档案
4、编目
❖ 归档实物应按分类方案和编号顺序编制实物 档案目录。
❖ 实物档案目录可设置编号、责任者、题名、 年度、数量、保管期限、参见号、备注等项 目。
实物档案归档目录 全宗号 保管期限
❖ 在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉 性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉 称号、获奖级别或等级等等。
2、保管期限：由于实物档案既能直观地反 映历史，又较为稀少， 所以一般应作永久保管。
3、排列及编号 归档实物可先按物品类型排列，同一类中再
实物档案整规则
实物档案整规则
实物档案整规则是指对实物档案进行整理和规范管理的一系列操作和流程。
实物档案是指以物质形式存在的文件、资料或文献，包括纸质档案、磁盘、光盘、胶卷、照片等形式。
实物档案具有不可替代性和历史价值，对于保护历史文化遗产、维护社会公共利益具有重要意义。
实物档案整规则一般包括以下几个方面：
1. 整理原则：按照文件的性质、用途、时间、主题等进行分类、整理和编目，便于查找、利用和管理。
2. 保存环境：为保护实物档案的安全性和完整性，要求建立合适的保存环境，包括温度、湿度、光照、通风等条件的控制，以及防火、防盗、防潮等措施的落实。
3. 标识标注：对档案的名称、编号、归档位置、保存时间等信息进行标识并做好标注工作，方便管理和查找。
4. 借阅管理：对于需要借阅实物档案的单位或个人，要进行严格的申请和审批程序，并做好档案的保密措施，以保证实物档案的安全性和完整性。
5. 档案移交：当实物档案需要移交或转移时，要按照相关规定进行程序化的操作和记录，以确保档案的完整性和追溯性。
上述规则是实物档案整理和管理的基本操作和流程，对于保护实物档案和维护社会公共利益具有重要意义。
- 1 -。
实物档案的整理方法
实物档案的整理方法一、归档实物指立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的,并具有长远保存利用价值的历史记录;二、收集1、收集的范围1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等;3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等中;4本单位已宣布停止使用的印信包括旧印章、印模5本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本;6其它有重要保存利用价值的实物;2、收集要求1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,一般不应跨年度;任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人;2收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明;3)归档的实物应保持整洁、无破损;4归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本单位照片档案管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系;5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物,也应拍照归档;6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求;三、整理1、整理原则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则;2、实物档案的保管期限--永久其他无永久保存价值的实物由立档单位另外造册保管若干年后自行处理;3、整理方法第一步：对收集的归档实物进行鉴定即判断其是否真实、是否值得归档;第二步：整理1)分类两种方法一种是按年度分一种是按类别---年度归档实物数量较少的每年少于30件的立档单位可不进行分类;同一全宗只能选择一种分类案并保持分类方案的稳定;按年度分将归档实物按形成或获得年度分类;采用公元纪年标识,如“2008”;按类别分类将归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品礼品类、印信类;荣誉类：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；纪念品礼品类：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；印信类：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、微标2)排列根据分类方案,每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列;格式为：A、全宗号--实物--件号B、全宗号--实物--年度--件号C、全宗号--实物--类别--件号实物档案较少的单位每年少于30件可选择格式A或格式B；实物档案较多的单位可选择格式C;3)编号根据排列方式,编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号,即编制归档章;并在实物上粘贴项目完整的归档章;平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底座;归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号归档章尺寸--长×宽=55×16mm全宗号：档案馆给立档单位编制的代号;如无全宗号,则用“000”代替;实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识,即“SW”年度：归档实物形成或获得时间类别：件号：归档实物的排列序号;参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号;4着录每件实物都应按分类方案,在相关的管理软件上着录各项目要素,并打印出归档目录;实物档案归档目录包括件号、题名文字说明、材质、型制、年度、类别、参见号、备注;题名文字说明：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明;材料：实物的制成材料;型制：指实物的外形、长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm;年度：指产生实物的时间;类别：参见号：备注：注释实物档案除题名外需说明的情况;5)目录封面填写全宗名称年度类别起止件号6上架按分类方案排列顺序上架7)保管专柜保管、注意防虫、防锈等,贵重的实物档案要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续;实物归档标签：。
实物档案整理
实物档案整理
• 三、移交接收 • 各单位档案部门对应归档的实物档案进行 检查，确保实物档案符合归档要求。 • 移交实物档案时，应办理移交手续，清点 后交接双方在移交清册上签字。
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实物档案整理
• 四、分类 • 实物档案原则上按实物形状分类，实物形 状具体可分为平面实物、立体实物，也可 分为可折叠和不可折叠两种。
实物档案整理
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实物档案整理
• 一、归档范围 • 凡是本单位在行使职能活动时，形成、获 得或者收集的，具有长远保存利用价值的 实物均属实物档案归档范围。 • 实物档案归档范围如下： • 1、本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦 旗、奖杯、牌匾等。
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实物档案整理
• 2、本单位举办或承办重大活动形成的有保 存价值的凭证性实物，包括活动标志、证 件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念 邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。 • 3、本单位国内交往、外事活动中获赠的纪 念品、礼品。 • 4、其它有保存利用价值的实物。
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实物档案整理
• 全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代 号。 • 目录号：全宗内所属目录的编号。 • 件号：按分类方案，每件实物档案的流水 编号。 • 归档章项目应用阿拉伯数字填写，书写材 料应符合档案管理要求。
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实物档案整理
• 六、编目 • 实物档案应按分类编号要求，将目录录入 计算机，编制实物档案目录。实物档案目 录包括件号、受奖单位、题名、授奖单位、 授奖年度、期限、类别、备注等。
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实物档案整理
• • • • • • • 件号：分类方案中最低一级类目下编的流水号。 受奖单位：填写立档单位名称。 题名：填写实物名称。 授奖单位：填写实物制作、颁发单位。 授奖年度：填写实物制作、颁发年度。 期限：永久、30年、10年。 类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖 状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。 • 备注：填写需要说明的事项。
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实物档案整理
一、归档实物定义
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
二、归档实物整理方法步骤
1收集－－２分类－－ 3排列－-4编号－－5拍照－－６著录
1、收集范围
• 1.1 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
• 1.2 本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
• 1.3 本单位在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
• 1.4 本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
• 1.5本单位在生产、科研活动中形成的具有保存价值的产品样品、标本。
• 1.6 其它有重要保存利用价值的实物。
•2、分类
• 2.1 按年度分类
•将归档实物按形成或获得年度分类。
• 2.2 按类别分类
•将归档实物按问题进行分类。
归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
• 2.2.1荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
• 2.2.2纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
• 2.2.3印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
•3、排列
•根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。
格式主要有如下几种：
•格式①：全宗号—实物—件号。
•格式②：全宗号—实物—年度—件号。
•格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
•4、编号
•根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。
并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。
平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。
归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
•图1:归档章
•长×宽=55×16mm
• 4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
如无全宗号，则用暂不填写留空。
•4.2实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“SW”。
• 4.3 年度：归档实物形成或获得的年度。
采用公元纪年标识，如“2006”。
•4.4 类别：分类则填无分类则不填。
•4.5 件号:归档实物的排列顺序号。
•在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
•4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
•5、拍照
•归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位相应年度的照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
•６、著录
•每件实物都应按分类方案，在GD2000管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录（见图2）和目录封面，将两者订在一起。
实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
•图2:归档目录
•６.1 件号：归档实物的排列顺序号，用阿拉伯数字标注。
•６.2 题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
•６.3 材质：实物的制成材料。
•６.4 型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
•６.5 年度：归档实物形成或获得的年度。
采用公元纪年标识，如“2006”。
•６.6 类别：荣誉类、纪念品（礼品）类或印信类。
•5.7 参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号，如文书2002永久5。
•5.8 备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。