企业标准文件体系——四阶文件体系

企业标准文件体系结构——四阶文件划分

对于标准文件的层次划分，参考GB/T 19023-2003/ISO/TR 10013:200《质量管理体系文件指南》、GB/T 19000-2008/ISO 9000: 2005《质量管理体系基础和术语》、GB/T 19001-2008/ ISO 9001:2008《质量管理体系要求》、GB/T 1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》等文件，并结合自己在实际工作中的经验，理解如下：

1.手册

手册是各管理体系的纲领性文件，可包括对方针和目标的陈述。方针和目标是各管理体系实施的宗旨，可包含在手册中，也可作为独立的一份文件。

2.程序文件

程序是规定和描述某项活动或过程的文件。通常每个活动或过程都会涉及到几个不同职能部门共同来完成的，程序文件应明确组织职能部门或人员的职责和权限，明确各个职能之间的分工，以及它们在

程序所描述的过程和活动中的相互关系。程序文件可引用作业指导书，作业指导书规定了开展活动的方法。程序文件通常描述跨职能的活动，作业指导书则通常适用于某一职能内的活动。程序文件由组织通过文字内容、流程图、表单以及上述形式的组合或组织所需要的任何其他适宜的方式做出规定。

3.作业指导书

作业指导书是对过程中某一事项的具体规定。程序明确各个职能之间的分工，各个职能自己如何来完成程序规定的任务（事项），可以利用作业指导书来完成。作业指导书是有关任务（事项）如何实施和记录的详细描述。当作业指导书内容涉及到其他职能的话，这些关系和要求应当在程序文件中加以规定。作业指导书可以是详细的书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、设备操作手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。作业指导书应当与任务（事项）的顺序相一致，准确地反映要求及相关活动。作业指导书应当描述关键的活动，详略程度应当足以对活动进行控制。作业指导书可包括在程序文件中或被其引用。

4.表单（记录）

表单是用于记录数据的文件。当表单中填写了数据，表单就成了记录。记录是各体系有效运行的证据。记录阐明过程结果或者提供所完成活动的证据。表单在各个层次上可能都是适用的，即手册、程序和作业指导书也可以根据需要设置相应的表单和填写记录。

需要指出的是，文件的具体名称并没要求一定要与文件阶层名称

一致。也就是说，管理手册也可以叫管理办法，或者其他什么文件。程序、作业指导书的名称也可以不这样叫，譬如叫管理制度、管理规定、或者其他什么名称。