物业公司住户档案管理规定
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
物业住户档案管理制度
第一章总则第一条为了加强物业管理住户档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有住户档案的管理工作。
第三条物业住户档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容真实反映住户情况，不得伪造、篡改；（二）完整性原则：档案资料应全面、系统，确保住户信息的完整性；（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案资料的安全，防止档案丢失、损毁；（四）便捷性原则：简化档案查询流程，提高档案利用效率。
第二章档案分类与归档第四条物业住户档案分为以下类别：（一）住户基本信息档案；（二）住户入住与退住档案；（三）住户房屋维修档案；（四）住户投诉与建议档案；（五）住户活动档案；（六）其他相关档案。
第五条档案归档要求：（一）住户基本信息档案：包括住户姓名、身份证号码、联系方式、家庭住址、入住时间、房屋面积、房屋类型等；（二）住户入住与退住档案：包括入住申请、入住通知、入住合同、退住申请、退住通知、退住手续等；（三）住户房屋维修档案：包括维修申请、维修记录、维修费用、维修验收等；（四）住户投诉与建议档案：包括投诉内容、处理结果、建议内容、处理结果等；（五）住户活动档案：包括活动通知、活动记录、活动照片等；（六）其他相关档案：包括与住户相关的各类证明、合同、协议等。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）住户基本信息档案：由物业管理处收集，住户入住时提供；（二）住户入住与退住档案：由物业管理处根据入住、退住手续收集；（三）住户房屋维修档案：由物业管理处根据维修申请、维修记录收集；（四）住户投诉与建议档案：由物业管理处根据投诉、建议记录收集；（五）住户活动档案：由物业管理处根据活动通知、活动记录收集；（六）其他相关档案：由物业管理处根据实际情况收集。
第七条档案整理：（一）按照档案类别进行分类整理；（二）对收集到的档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）对整理好的档案进行归档，确保档案的完整性和系统性。
物业公司业主档案资料管理规定
1.目的：
规范业主档安资料文件资料资料文件资料文件资料的管理。
2.职责范围
2.1文员负责档案资料文件资料资料文件资料文件资料的收集、整理、归档和保管。
3.管理规定
3.1档案的资料文件资料资料文件材料，必需字迹清晰、真实、齐全。
3.2业主资料文件资料资料文件资料文件资料要及时归档，归档时要注意整齐，层次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得任凭丢失。
3.3业主档案的内容包括：业主入住登记表、住宅装饰、装修委托申请表、房屋、设备装修申报表、装饰、装修责任书、住户装潢竣工验收表、物业管理公约。
3.4档案资料文件资料资料文件资料文件资料属于保密资料文件资料资料文件，应妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印。
3.5未经领导同意不得擅自将业主档案调出，如遇特殊状况调出，须填写《资料文件资料资料文件借阅、复制记录表》，并督促借调人及时归还。
3.6档案的管理环境必需做到“三防”即：防火、防潮、防变质。
3.7日常档案资料文件资料资料文件资料文件资料检查中发觉破损现象应立刻进行修复处理。
质量记录：
1．《资料文件资料资料文件借阅、复制记录表》ZC-05/B05。
物业业主档案管理规定
物业业主档案管理规定1.目的规范业主档案的管理工作2.适用范围适用于客服中心业主档案的动态管理。
3.职责3.1客服主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
3.2楼宇管理员负责依照本规定具体实施业主档案的建档整理与保管。
4.程序要点：由客服值班人员对业户档案的管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。
5.业主档案内容：5.1收楼资料：5.1.1业主身份证及其他资料复印件；5.1.2收楼工作单；5.1.3《物业管理汇编》；5.2装修资料：5.2.1《装修施工申请表》;5.2.2《装修管理手册》；5.2.3《消防安全承诺书》；5.2.4《装修施工人员登记表》5.2.5《施工许可证》5.2.6《室内装修检查表》5.2.7《装修验收表》5.3入住日常资料：5.3.1催缴费通知单；5.3.2《整改通知单》；5.3.3《大观园档案登记表》5.3.4《出门条》5.3.5 办理其他事项相关材料复印件6. 业主档案的整理6.1业户资料整理、分类；6.2 资料按一户一档，编写目录，分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；6.3 资料收集按先后顺序主要分为三大部份：业主资料、装修资料、居住手续等。
6.4 客服值班人员办理业户入住各项手续，并将业户资料输入电脑后，整理存档；6.5 对平时所新增的资料由客服中心按上述规定处理；6.6 销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由项目部负责人审批后销毁。
7.业户资料查阅及印取:7.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客服中心进行登记，说明理由，并经客服主管同意后方可查阅；7.2属查阅资料的，由客服值班人员陪同进行现场查阅；7.3属印取资料的，客服值班人员严格按上级领导审批意见进行印取；8.保密要求：8.1电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新；8.2违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；8.3泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。
物业公司业主档案管理规定
物业公司业主档案管理规定业主档案管理规定1.0目的为建立完善物业项目的业主/住户档案资料，保证日常物业管理服务的及时性、准确性。
2.0适用范围适用于各项目客服部的日常业主/住户所有档案资料的管理。
3.0职责客户服务部主管负责业主档案管理流程的制订、执行、监督工作。
客户服务部其它员工负责业主档案资料的具体管理工作。
4.0管理规定4．1为便于掌握小区内业主的基本情况，各项目实行建立业主一户一档案资料。
档案建立采用纸质与电脑建档相结合的管理模式。
4．2本着“统一管理、严格保密”的原则，业主档案统一由客服部从业主收楼起开始建立并规范管理，客服部应指定专人负责业主档案柜钥匙的管理。
4．3业户档案包括：业主个人资料、业主入住资料、装修资料、业主给物业公司的书面信件（包括投诉、表扬、建议）、物业公司的书面回复、业主产权变更或出租（商住）资料、费用支付情况等。
4．4业主档案资料应分类分户建立、保存（一户一档），建立统一目录，各类目录上要列明一切应保存的业主资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾。
以显示目前业主都有哪些档案在册。
4．5客服助理应及时跟进业主资料的变更，保证资料的更新及有效性。
4．6业主档案必须严密保管，严禁非客服部人员查看，其他部门人员若需查看。
必须经项目经理许可，并填写《业主档案借阅表》。
4．7业主档案需锁放在指定档案柜中，钥匙由客服部指定专人负责保管。
存放地址四周要包管干净、干净，档案存放地制止吸烟，以避免杂物引发的火灾。
4．8前台接待在日常工作中，严禁将业户任何信息透露给其他人，以保护业主的隐私，同时也要协助客服部更新完善业户资料。
4．9严格做好出租屋及商业用房的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业主将房屋的出租情况或商住情况到客服部管理备案登记等手续,并填写《租户情况登记表》。
4．10业主档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业主基本情况汇总表》。
物业住户档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理，规范住户档案管理，保障住户合法权益，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理区域实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有住户档案的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）真实性原则：住户档案资料必须真实、准确、完整。
（二）安全性原则：住户档案资料必须妥善保管，确保档案安全。
（三）保密性原则：住户档案资料必须严格保密，不得泄露。
（四）便捷性原则：住户档案资料查询、借阅等操作简便易行。
第二章档案内容第四条住户档案主要包括以下内容：（一）住户基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址、工作单位等。
（二）房屋信息：房屋产权证号、建筑面积、户型、装修情况等。
（三）缴费信息：物业管理费、水电费、燃气费等缴费记录。
（四）维修保养信息：房屋维修、设备保养等记录。
（五）投诉建议：住户对物业管理服务的投诉、建议及处理结果。
（六）其他相关资料：与住户权益相关的其他资料。
第三章档案管理第五条住户档案管理实行专人负责制，由物业管理公司指定专人负责档案管理工作。
第六条住户档案资料收集、整理、归档、保管、查询等工作，应按照以下规定执行：（一）收集：物业管理公司应定期收集住户档案资料，确保档案资料的完整性。
（二）整理：对收集到的住户档案资料进行分类、编号、归档，确保档案资料的有序性。
（三）归档：将整理好的住户档案资料按照规定归档，存放于档案室。
（四）保管：妥善保管住户档案资料，防止丢失、损坏、泄密。
（五）查询：住户或相关单位需要查询住户档案资料时，应按规定办理手续，经批准后方可查询。
（六）借阅：住户或相关单位需要借阅住户档案资料时，应按规定办理手续，经批准后方可借阅。
第七条住户档案资料的修改、补充，应经物业管理公司审核批准后进行。
第四章档案保密第八条住户档案资料属于保密信息，未经住户本人同意，不得向任何单位和个人泄露。
物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度是指物业公司或者物业管理部门为了有效管理和维护小区业主信息而建立的管理制度。
该制度包括以下内容：
1. 档案的建立和归档：物业公司会对小区的业主进行登记和建档，包括个人基本信息、住房信息、联系方式等，并按照一定的规定进行归档管理。
2. 档案的更新和维护：业主档案需要定期更新和维护，如有业主信息变动，物业公司需要及时更新档案并通知相关业主。
3. 档案的保密性：物业公司对业主档案信息要进行保密处理，只能被授权人员查看和使用，不得随意泄露或外传。
4. 档案的利用：物业公司可以根据业主档案进行相关的管理工作，如发放停车卡、收取物业费等。
5. 档案的查询和咨询：业主可以随时向物业公司查询自己的档案信息，并可以咨询相关事项。
6. 档案的销毁：当业主不再居住或者有其他原因需要销毁档案时，物业公司应按照规定程序进行销毁，并保证档案信息的安全性。
通过建立和执行物业业主档案管理制度，可以更好地管理和维护小区业主的信息，提高物业公司的服务质量和效率。
小区物业客户档案管理制度
一、总则为规范小区物业管理服务，提高客户服务质量，保障业主和物业使用人的合法权益，依据《物业管理条例》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 本制度适用于小区内所有业主、物业使用人及租赁户的个人信息、缴费记录、投诉建议、维修记录等档案资料。
2. 档案资料包括但不限于以下内容：（1）业主（物业使用人、租赁户）基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系方式、家庭住址等；（2）缴费记录：物业费、水电费、停车费等缴费明细；（3）投诉建议：业主（物业使用人、租赁户）对物业管理服务的投诉和建议；（4）维修记录：业主（物业使用人、租赁户）报修的维修记录及处理结果；（5）其他相关资料。
三、档案管理职责1. 物业管理公司设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
2. 档案管理部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整、准确、及时、安全。
四、档案管理要求1. 档案资料应真实、完整、准确，不得伪造、篡改、销毁。
2. 档案资料收集、整理、归档、保管应遵循以下原则：（1）及时性：档案资料应在第一时间收集、整理、归档；（2）准确性：档案资料应准确无误，不得出现错误；（3）安全性：档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏、泄露；（4）保密性：涉及业主（物业使用人、租赁户）隐私的档案资料应予以保密。
3. 档案资料保管期限根据相关规定执行，超过保管期限的档案资料，经档案管理部门负责人批准，可予以销毁。
五、档案查询与利用1. 业主（物业使用人、租赁户）有权查询本人档案资料，物业管理公司应予以配合。
2. 查询档案资料时，应遵守以下规定：（1）查询人须出示有效身份证件；（2）查询人须填写《档案查询申请表》；（3）档案管理部门应核实查询人身份，确认查询内容；（4）档案资料查询后，应及时归还。
六、档案管理监督1. 物业管理公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 业主（物业使用人、租赁户）有权对档案管理工作进行监督，提出意见和建议。
小区物业管理业主档案管理制度
小区物业管理业主档案管理制度# 小区物业管理业主档案管理制度## 第一章总则### 第一条目的为规范小区物业管理，确保业主信息的准确性和安全性，提高物业管理服务质量，特制定本管理制度。
### 第二条适用范围本制度适用于本小区内所有业主的档案管理工作。
### 第三条管理原则业主档案管理应遵循合法、真实、准确、完整、保密的原则。
## 第二章业主档案内容### 第四条档案内容业主档案应包括但不限于以下内容：1. 业主基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式等。
2. 房产信息：包括房屋位置、面积、产权情况等。
3. 缴费记录：包括物业费、水电费等缴费情况。
4. 服务需求：业主对物业服务的特殊需求和建议。
5. 违规记录：业主违反小区管理规定的行为记录。
### 第五条档案更新业主档案应定期更新，确保信息的时效性和准确性。
## 第三章档案管理职责### 第六条管理责任物业管理公司应指定专人负责业主档案的管理工作。
### 第七条保密义务管理人员应对业主信息保密，不得泄露给无关人员。
### 第八条档案查询业主有权查询本人档案，管理人员应提供便利。
## 第四章档案管理流程### 第九条档案建立新业主入住时，物业管理公司应收集完整信息，建立档案。
### 第十条档案使用档案使用应有明确记录，包括使用人、时间、目的等。
### 第十一条档案保管档案应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。
## 第五章违规处理### 第十二条违规行为对于违反档案管理规定的行为，物业管理公司应予以纠正，并视情节轻重采取相应措施。
### 第十三条违规处罚对于严重违反档案管理规定的行为，物业管理公司可采取警告、罚款等处罚措施。
## 第六章附则### 第十四条制度修订本制度由物业管理公司负责解释，并根据实际情况进行适时修订。
### 第十五条生效时间本制度自发布之日起生效。
注：本模板仅为示例，具体内容应根据实际情况和法律法规进行调整和完善。
物业住户档案管理制度
第一章总则第一条为了加强物业管理，提高服务质量，保障住户的合法权益，维护物业管理秩序，根据《物业管理条例》等相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区所有住户档案的管理工作。
第三条住户档案管理应遵循合法、真实、完整、安全的原则。
第二章档案内容第四条住户档案主要包括以下内容：1. 住户基本信息：姓名、性别、年龄、民族、身份证号码、联系方式、家庭住址等；2. 户籍信息：户口簿、身份证等复印件；3. 住房信息：购房合同、房产证、租赁合同等；4. 住户家庭成员信息：家庭成员姓名、性别、年龄、职业、联系方式等；5. 住户维修、投诉、建议等记录；6. 住户遵守物业管理规定情况记录；7. 住户违约行为记录；8. 其他需要记录的相关信息。
第三章档案管理职责第五条物业管理部门负责住户档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第六条物业管理部门应设立专门的档案室，配备必要的档案设备，确保档案安全。
第七条物业管理部门应指定专人负责住户档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第四章档案收集与整理第八条物业管理部门应在住户入住、入住变更、迁出等环节，及时收集住户档案相关资料。
第九条收集的住户档案资料应真实、完整、准确，符合国家有关法律法规和本制度的要求。
第十条物业管理部门应对收集到的住户档案资料进行分类、整理、立卷，确保档案的规范化、标准化。
第十一条档案整理应按照档案分类标准，设立档案目录，确保档案的查阅方便。
第五章档案保管与利用第十二条物业管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整、准确。
第十三条档案保管应采取以下措施：1. 档案室应保持适宜的温度、湿度，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬；2. 档案应存放在专用档案柜中，确保档案的整齐、有序；3. 档案室应配备消防、防盗、防潮等设施，确保档案的安全；4. 严禁在档案室内吸烟、饮食、存放易燃易爆物品等。
第十四条住户档案的查阅、复制、借阅等，应按照档案管理相关规定办理。
物业住宅小区档案管理制度
物业住宅小区档案管理制度一、总则第一条为了加强物业住宅小区的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有档案资料的管理。
第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率，维护小区业主的合法权益。
第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。
二、档案分类与归档第五条物业档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主的基本信息、购房合同、物业服务合同等；2. 物业设施设备档案：包括各类设施设备的购买、安装、维修、保养等资料；3. 物业管理档案：包括物业管理规约、物业管理计划、物业管理报告等；4. 财务管理档案：包括物业服务费用的收取、使用、管理等资料；5. 社区活动档案：包括社区文化活动、业主大会、业主委员会会议等资料；6. 其他相关档案。
第六条各类档案应按照以下要求归档：1. 业主档案：业主入住时，物业公司应收集业主的基本信息，包括业主姓名、性别、年龄、联系方式等，并建立业主档案。
业主档案应按照业主的姓名或房号进行归档。
2. 物业设施设备档案：物业公司应定期对小区内的设施设备进行检查、维修、保养，并记录相关资料。
物业设施设备档案应按照设施设备的类型进行归档。
3. 物业管理档案：物业公司应制定物业管理规约，明确物业管理的目标、任务、措施等。
物业管理档案应按照物业管理阶段进行归档。
4. 财务管理档案：物业公司应定期对物业服务费用进行收取、使用和管理，并记录相关资料。
财务管理档案应按照财务年度进行归档。
5. 社区活动档案：物业公司应定期组织社区文化活动，并记录相关资料。
社区活动档案应按照活动类型进行归档。
6. 其他相关档案：物业公司应根据实际情况，对其他相关档案进行归档。
三、档案管理职责第七条物业公司应指定专人负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。
物业档案管理制度细则
一、总则1. 为了规范物业管理公司档案管理工作，保障档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本细则。
2. 本细则适用于公司各物业项目的档案管理。
二、档案管理职责1. 公司主管负责档案管理工作的监督和指导，确保档案管理工作的顺利开展。
2. 文员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
三、档案收集与整理1. 档案收集（1）收集范围：公司各物业项目的验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等。
（2）收集要求：档案资料必须真实、完整、准确，符合国家有关档案管理的法律法规。
2. 档案整理（1）分类：根据档案的性质、内容、用途等进行分类，确保档案的有序性。
（2）编目：对档案进行编目，编制目录索引，方便查阅。
（3）归档：将整理好的档案按照类别、时间、编号等要求进行归档。
四、档案保管与利用1. 保管（1）档案资料应集中存放，使用专用文件柜，并上锁。
（2）档案资料应按照保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。
（3）档案资料应定期检查，防止虫蛀、霉变、丢失等情况。
2. 利用（1）档案资料借阅需经主管批准，填写借阅单，明确借阅目的、期限和归还时间。
（2）档案资料借阅后，应妥善保管，按时归还。
（3）档案资料利用过程中，应确保档案的完整性和保密性。
五、档案移交与销毁1. 移交（1）档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。
（2）档案移交时，应确保档案的完整、准确、安全。
2. 销毁（1）档案资料保管期满后，经批准方可销毁。
（2）销毁档案资料前，应进行核对，确保档案的完整性和准确性。
（3）销毁档案资料时，应采取有效措施，防止档案资料泄露。
六、监督检查1. 公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。
2. 对不符合档案管理要求的，应责令改正，对责任人进行相应处理。
物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度第一章总则第一条目的与依据1.1 制定本制度的目的是为了规范物业业主档案的管理，确保其中的信息准确、完整、安全，为物业管理工作提供必要的支持和依据。
1.2 本制度依据《物业管理相关法律法规》、《企事业单位档案管理规定》等有关法律法规的规定制定，并结合本企业的实际情况进行适当补充和修订。
第二章档案管理的基本要求第二条档案管理责任部门2.1 物业公司设立专门的档案管理部门，负责物业业主档案的管理和维护。
2.2 档案管理部门应配备专业的档案管理人员，并定期开展相关培训，确保工作人员具备必要的专业知识和技能。
第三条档案收集与整理3.1 新业主入住时，应填写《物业业主档案登记表》，提供必要的个人信息和产权证明文件，包括身份证明、房产证明等。
3.2 档案管理部门应及时将业主提供的信息整理归档，并按照一定的分类和编号原则进行存档，确保档案的便捷检索和管理。
3.3 档案管理部门应定期更新业主信息，并与相关部门进行信息比对，确保档案信息的准确性和一致性。
第四条档案存储与保管4.1 物业业主档案应妥善保管，采取有效的措施防止遗失、灭失、损毁或泄露。
4.2 档案管理部门应建立档案柜、档案箱等存储设施，并配备防火、防潮、防虫等设备，确保档案的安全保存。
4.3 档案管理部门应制定相关的档案借阅制度，明确借阅权限和流程，并记录借阅人、借阅时间等信息，确保档案的合法、规范借阅。
第五条档案传递与移交5.1 物业业主档案在有关环节传递或移交时，应按照规定的程序和流程进行，确保档案的顺利交接。
5.2 档案管理部门应定期核对业主档案，发现问题及时进行调整和整改，并在移交时详细记录相关信息，以备核查和追溯。
第三章档案管理的制度与规范第六条档案编目与分类6.1 档案管理部门应制定详细的档案编目方法和分类原则，确保档案的有序管理与归档。
6.2 档案编目应包括业主的基本信息、房产证明、居住合同、缴费记录等内容，以便于档案的准确检索与查询。
物业业主档案管理制度
物业业主档案管理制度物业业主档案管理制度是指为了规范物业管理工作，确保物业业主信息的真实、准确和保密性，方便物业管理人员进行业主服务和管理工作所制定的一套文件。
下面是一个关于物业业主档案管理制度的参考内容：一、总则1.1 目的本制度的目的是为了规范物业业主档案管理工作，确保业主档案的完整性、准确性和保密性，提高物业管理工作效率和服务质量。
1.2 适用范围本制度适用于物业管理公司所有管理的小区或物业项目，包括住宅小区、商业物业、写字楼等。
二、档案建立与更新2.1 档案建立2.1.1 每一个业主在办理入住手续时，物业管理公司应当建立相应的业主档案。
2.1.2 业主档案包括业主基本信息、房产证复印件、身份证复印件、联系方式、家庭成员信息等内容。
2.2 档案更新2.2.1 当业主信息发生变动时，物业管理公司应及时更新相应业主档案。
2.2.2 业主迁出或其他情况解除与小区或项目的关系时，应将其档案进行归档处理。
三、档案管理与保存3.1 档案分类3.1.1 按小区或项目进行分类管理，每个小区或项目设立相应的档案库，并进行编号管理。
3.1.2 业主档案应按照入住时间顺序进行归档，确保档案可追溯。
3.2 档案管理3.2.1 档案管理人员应负责对业主档案的存档、归档和借阅管理，并保持档案的完整性和安全性。
3.2.2 借阅档案需要填写借阅申请表，并经过相关主管人员审核才可借阅，并在借阅期限内归还。
3.3 档案保存3.3.1 档案保存应当采用专门的存档室或仓库，并防止灾害、盗窃等事件对档案的损害。
3.3.2 档案保存应按照相关法律法规的要求进行，并定期进行备份和归档，确保档案的安全性和可持续性保存。
四、档案查阅与使用4.1 档案查阅4.1.1 业主有权通过书面申请方式查阅自己的档案，并在规定时间内提供相关支持和服务。
4.1.2 除业主本人外，其他人员查阅档案需要经过合法合规的申请和审核程序。
4.2 档案使用4.2.1 物业管理人员应在业主同意的情况下使用业主档案，且仅限于为业主提供相应的服务和管理工作。
物业小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理小区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理小区所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业管理小区档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的全面、系统、连续，真实反映物业管理小区的历史和现状。
2. 准确性原则：档案内容真实、可靠，无错误、遗漏。
3. 保密性原则：对涉及小区业主隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密。
4. 可用性原则：档案便于查阅、利用，满足物业管理、业主服务、监督管理等需要。
第二章档案分类与归档第四条物业管理小区档案分为以下类别：1. 产权档案：包括房屋产权证、土地使用权证、规划许可证等。
2. 管理档案：包括物业管理公司资质证书、管理人员任命文件、业主大会会议记录等。
3. 维修档案：包括小区公共设施设备维修记录、业主房屋维修记录等。
4. 服务档案：包括物业服务合同、业主投诉处理记录、社区活动记录等。
5. 财务档案：包括物业管理费收缴记录、公共收益分配记录等。
6. 安全档案：包括消防安全记录、治安保卫记录、安全生产检查记录等。
7. 其他档案：包括法律文书、工程合同、招投标文件等。
第五条档案归档要求：1. 归档档案应当完整、准确、系统，确保档案的真实性、可靠性和完整性。
2. 归档档案应当按照档案分类和编号规则进行分类、编号，方便查阅和管理。
3. 归档档案应当及时整理、归档，确保档案的连续性和完整性。
第六条档案归档流程：1. 档案收集：各部门根据档案管理要求，及时收集应归档的档案材料。
2. 档案整理：对收集到的档案材料进行整理、分类、编号。
3. 档案审核：对整理后的档案进行审核，确保档案的完整、准确、系统。
4. 档案归档：将审核通过的档案按照规定的时间、地点进行归档。
第三章档案保管与利用第七条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗，确保档案安全。
物业公司业主档案管理规定
业主档案管理规定1.0目的为建立完善物业项目的业主/住户档案资料，保证日常物业管理服务的及时性、准确性。
2.0适用范围适用于各项目客服部的日常业主/住户所有档案资料的管理。
3.0职责客户服务部主管负责业主档案管理流程的制订、执行、监督工作。
客户服务部其它员工负责业主档案资料的具体管理工作。
4.0管理规定4．1为便于掌握小区内业主的基本情况，各项目实行建立业主一户一档案资料，档案建立采用纸质与电脑建档相结合的管理模式。
4．2本着“统一管理、严格保密”的原则，业主档案统一由客服部从业主收楼起开始建立并规范管理，客服部应指定专人负责业主档案柜钥匙的管理。
4．3业户档案包括：业主个人资料、业主入住资料、装修资料、业主给物业公司的书面信件（包括投诉、表扬、建议）、物业公司的书面回复、业主产权变更或出租（商住）资料、费用支付情况等。
4．4业主档案资料应分类分户建立、保存（一户一档），建立统一目录，各类目录上要列明所有应保留的业主资料名称，如果有该资料，则在该内容前画勾，以显示目前业主都有哪些档案在册。
4．5客服助理应及时跟进业主资料的变更，保证资料的更新及有效性。
4．6业主档案必须严密保管，严禁非客服部人员查看，其他部门人员若需查看，必须经项目经理许可，并填写《业主档案借阅表》。
4．7业主档案需锁放在指定档案柜中，钥匙由客服部指定专人负责保管。
存放地点周围要保证清洁、干净，档案存放地禁止吸烟，以避免杂物引起的火灾。
4．8前台接待在日常工作中，严禁将业户任何信息透露给其他人，以保护业主的隐私，同时也要协助客服部更新完善业户资料。
4．9严格做好出租屋及商业用房的管理，凡是出租或商住房屋，客服助理应及时跟进业主将房屋的出租情况或商住情况到客服部办理备案登记等手续,并填写《租户情况登记表》。
4．10业主档案建立后，应将所有情况输入电脑，形成《业主基本情况汇总表》，以便及时查找，更正有关内容，并做好备份工作。
4．11本规程作为相关员工绩效考评的依据之一。
物业入住档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业管理，确保物业管理活动的规范化、科学化，维护业主的合法权益，根据《中华人民共和国物权法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有业主、使用人及其它相关单位。
第三条本制度旨在建立健全物业入住档案管理制度，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条物业入住档案包括以下内容：1. 业主资料：业主姓名、身份证号码、联系方式、住址、房屋产权证、身份证复印件等；2. 使用人资料：使用人姓名、身份证号码、联系方式、住址、租赁合同等；3. 房屋资料：房屋面积、户型、结构、装修情况、设施设备等；4. 交费记录：物业费、水电费、维修基金等收费记录；5. 保修记录：房屋、设施设备的保修记录；6. 业主投诉及处理记录；7. 业主大会、业主委员会会议记录；8. 物业管理合同、物业服务合同等；9. 其他与物业管理相关的资料。
第三章档案管理职责第五条物业管理公司负责物业入住档案的管理工作，具体职责如下：1. 建立健全档案管理制度，明确档案管理范围、职责和流程；2. 配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 对档案资料进行分类、编号、登记，确保档案资料的完整性和准确性；4. 对档案资料进行定期检查、整理和归档，确保档案资料的安全；5. 对档案资料进行保密，防止泄露业主个人信息；6. 为业主、使用人及其他相关单位提供档案查询服务。
第六条业主、使用人及其他相关单位应积极配合物业管理公司进行档案管理工作，具体职责如下：1. 按照规定提供真实、完整的档案资料；2. 不得伪造、篡改、销毁档案资料；3. 不得泄露档案资料中的业主个人信息；4. 依法使用档案资料。
第四章档案管理流程第七条档案资料收集1. 业主入住时，物业管理公司应要求业主提供相关资料，包括身份证、户口本、房产证等；2. 使用人入住时，物业管理公司应要求使用人提供相关资料，包括身份证、租赁合同等；3. 物业管理公司应定期收集房屋、设施设备的保修记录、维修记录等资料。
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物业公司住户档案管理规定
为了做好园区业主（住户）的档案管理和保密工作，以便及时、准确地查阅住户资料，特制定本规定。
第一章总则
第一条本规定所称住户档案是指园区所有已收楼业主（住户）的档案资料。
第二章住户档案资料的归档
第二条业主凭《入伙通知书》到物业公司办理收楼手续，需填写住户资料，住户资料一般所包含的内容有：1)入住通知书、2)住户档案表、3)《住户手册》公共合约存根、4)业主身份证复印件（委托收楼的还需有委托人的身份证复印件）、5)房屋交接验收表。
第三条办理完收楼手续后，由物业部物业助理负责将住户资料装入档案袋中,填写完毕交由客户服务部资料管理员做好其归档工作。
归档时，应一一查明以上所应包含的内容，发现遗漏的，应立即予以处理。
第四条存档工作必须及时，一周存档一次（除收楼时每天存档一次）。
附则：存档工作不及时，造成有资料遗失或资料不齐全，扣罚责任人100元。
第五条住户档案由客户服务部资料管理员定时进行整理，确认无误后分期数交办公室档案室存档。
第三章住户档案的查阅和外借
第六条住户资料是业主（住户）的第一手资料，本着对业主（住户）认真负责的态度，应做好保密工作。
第七条公司领导（包括总经理、副总经理及总经理助理）可以直接查阅和借出住户资料；部门经理助理以上人员可以在档案室直接查阅资料，借出时应填
写《档案借阅登记表》后方可借出；公司其他人员需查阅和借出资料的，都必须有部门负责人或公司领导人在《档案借阅登记表》签字审批后方可借阅。
附则：档案管理员未经许可，不可将资料外借，如私自将资料外借或让人查阅，扣罚责任人100元。
第八条一般情况下，外来人员不得查阅和借出住户资料，如有公安、检察院和法院等其它国家机关单位到我司调查业主（住户）有关情况，在经部门领导同意后可以进行查阅但不得借出。
第九条借阅人员在借出住户资料时，应做好保密工作，不得私自转让他人查阅，借出当天必须予以归还。
附则：如借阅人员造成资料泄密，引起投诉的，扣罚责任人300元。
借出当天未归还的，扣罚借阅人100元。
第四章附则
第十条本规定由金碧物业管理有限公司客户服务部负责解释。
第十一条本规定从下发之日起开始施行。
第十二条附《档案借阅登记表》。
档案借阅审批表。