中国科学院机关会议管理办法

中国科学院机关会议管理办法

第一章总则

第一条根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于党政机关厉行节约若干问题的通知》（中办发〔2009〕11号）精神和中共中央办公厅国务院办公厅《党政机关国内公务接待管理规定》（中办发〔2006〕33号）以及国务院机关事务管理局财政部《关于调整中央国家机关会议费开支标准的通知》（国管财〔2008〕331号）要求，为进一步规范和加强院机关会议管理工作，制定本办法。

第二条院机关召开的会议按照分类管理、分级审批、安全规范、厉行节约的原则进行管理。建立健全会议审批制度，严格控制会议数量、会期、规模，大力精简会议，非涉密会议应当充分利用院视频会议系统召开。召开会议应注重会议质量，提高效率，确保会议安全以及做好涉密会议的保密工作。

第二章会议的分类

第三条参照《中央国家机关会议费管理办法》的分类标准，将院机关召开会议分为三类。

一类会议是指以院名义召开，院属各单位党政主要负责同志参加的会议，原则上每年召开一次。

二类会议是指院机关各部门以院名义召开，要求院属各单位负责同志参加的会议。

三类会议是指院机关各部门召开，要求院属相关单位或本业务系统范围内的有关人员参加的会议。

我院一、二类会议分别对应《中央国家机关会议费管理办法》中规定的二、三类会议。

第四条院机关召开会议应精简高效，从严控制会议规模。

二类会议会期一般不得超过3天（不含报到和离会时间），与会人员一般不得超过200人，工作人员控制在代表人数的15%之内。

三类会议会期一般不得超过2天（不含报到和离会时间），与会人员一般不得超过150人，工作人员控制在代表人数的15%之内。

第五条院机关召开会议应尽量使用院系统内部会议场所，内部会议场所不具备承接条件的，应到国务院机关事务管理局和财政部规定的政府采购定点宾馆召开。不得租用高级宾馆、饭店召开会议，不得到党中央、国务院严禁召开会议的风景名胜区等地方召开会议。

第三章会议的申报和审批

第六条院机关各部门召开会议实行会前申报制度。机关各部门应于每年10月底前，将下一年度拟召开的经费在4万元（含）以上的会议计划，通过机关会议管理系统向办公厅申报。

会议申报应包括会议名称及主要内容、会议时间及会期、会议地点、出席人数、经费来源及预算等内容。

第七条办公厅于每年年终前汇总院机关各部门下一年度会议计划，经秘书长办公会议审议通过，报主管院领导批准。

第八条机关各部门因工作需要临时召开经费预算在4万元（含）以上的计划外会议，须于会前落实会议经费来源，经主管院领导审批后报办公厅备案。

第九条经审批的计划内会议如实际经费支出超出会议计划预算30%，需经主管院领导审批。

第十条经费预算在4万元以下的会议，由院机关各部门根据工作需要自行从严控制。

第四章会议的安全与保密

第十一条凡100人以下的会议，要指定专人负责安全保卫工作。100人（含100人）以上的会议，主办部门必须制定安全预案，并于会议召开前10个工作日报院安全保卫办公室备案。

第十二条凡举办有涉密内容的会议，主办单位要严格遵守国家有关规定和《中国科学院保密条例》，采取切实有效的措施，防止泄密、失密事件发生。

会议地点要选择符合安全保密要求的场所，不得在涉外宾馆、饭店召开；严格控制参会人员范围和数量，防止无关人员参加会议，并确定会议内容的传达范围；加强会议安全保密的技术防范措施，对会议内容是否可以记录、录音、录像等事先作出规定并予以申明；严格管理文件资料、计算机等会议涉密载体，指定专人负责登记、发放和保管；会议结束后，及时进行清场检查。

第五章会议费的标准与报销

第十三条院机关各部门的会议费用由会议主办部门承担。各部门年度会议经费实行“总量控制、预算管理、统筹安排、调剂使用”的办法。会议经费控制数额经核定后一般不再追加，严格执行经审核批准的会议预算。各部门不得以任何方式摊派和转嫁会议经费。

第十四条会议费开支范围包括会议房租费（含会议室租金）、伙食费、交通费、公杂费、文件资料及印刷费、专家差旅费等。会议主办部门不得组织公款旅游及与会议内容无关的参观活动，不得发放纪念品及与会议无关的物品，不得在会议费中列支劳务费、评审费、讲课费等。

第十五条会议费开支标准。会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额内据实报销。会议费综合定额标准为：一类会议每人每天500元；二、三类会议每人每天400元。上述会议费综合定额标准为会议费开支上限控制标准。

在政府采购定点宾馆召开会议的，房租费、伙食费按定点宾馆的收费标准执行。

第十六条院机关各部门召开会议，应在会议结束后20个工作日内到办公厅财务处办理报账结算手续。办公厅在核定的会议预算额度内据实报销。

第十七条会议费报销单据必须将住宿费、会议室租用费、伙食费、交通费、文件资料及印刷费、公杂费等按照明细分项填列。

第十八条各类会议的经费开支必须由两位或两位以上的工作人员共同经办，并分别在报销单据上签字。一类会议须有专职财会人员担任会议会计。

会议主办部门的财务审批责任人必须对会议经费支出和报销单据进行审核

并签字，办公厅财务处才能办理报销手续。

第六章附则

第十九条院机关各部门必须严格执行会议管理制度。对违反本办法规定的部门，办公厅商计划财务局酌情核减该部门的业务经费或进行通报批评。对于严重违反财经纪律的行为，将按有关法律和规定追究当事人和相关责任人的责任。

第二十条本办法由办公厅负责解释。

第二十一条本办法自印发之日起施行。