浅谈文档一体化管理

浅谈文档一体化管理

作者：朱海嫔

来源：《办公室业务》 2015年第12期

文/ 上海市药材有限公司档案室朱海嫔

【摘要】本文指出文档管理一体化就是把文件工作和档案工作整合为一个工作体系，进行

统一管理。浅析了实施文档管理一体化的必然性、必要条件及在实施文档一体化过程中，应把

握的环节。

【关键词】文档管理；一体化

随着新时期信息工作和档案工作的发展，档案学术界提出了新的档案管理理论文档管理一

体化。文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档管

理的全过程管理，保证文件内容的完整性、元数据结构的一致性，从文书到档案的数据畅通、

完整性。包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化。这一问题首次提出是在1985 年6 月教育部和国家档案局召开的档案专业教育改革座谈会上，

是一种较为科学的管理理论，它的出现为档案管理学理论注入了新的内容。

一、实施文档管理一体化的必然性和可行性

（一）实行文档管理一体化有其深刻的理论依据，即文件生命周期理论。从文件生命周期

理论来看，文件是档案的前身，是同一事物的不同发展阶段，是一个统一的连续体，在其信息

内容、物质形态、基本属性等方面是完全同一的，实施文档管理一体化是文书、档案工作的发

展趋势。

（二）实现文档管理一体化是信息时代档案工作的全新的管理方式，是适应电子文档、电

子档案管理发展的必然要求。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电

子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都属于电子文档。具有档案保存价值的电子文档，必须要归档保护。电子文档归档后即形成电子档案。电子档案的管理要求实现文档管理一

体化。纵观目前国内外关于电子文档管理的研究，无一不把文档管理一体的思想融入到电子文

档研究项目中，因为电子文档本身的特点决定了电子文档需要进行前端控制和全程管理，而这

两种思想又是实现文档管理一体化所必不可少的。所以在信息社会里，必须打破文件和档案工

作的分隔状况进行一体化管理，这样才能体现出档案管理工作者的独特作用，也才能给后代留

下完整的有价值的真实历史记录。

（三）实现文档管理一体化有充分的现实依据和经验证明。长期以来，文档分家的现象给

文档工作带来了不必要的麻烦和浪费，使文档工作者难以成就历史所赋予的使命。与此同时，

我国的档案工作者，除了专业的档案馆工作人员以外，其它单位的档案工作者同时也是文件管

理者，随着新时期的发展需要，实现了不同程度的文档管理一体化，而国外也有很多实行文档

管理一体化的成功案例，给我们档案工作者实行文档管理一体化提供了借鉴和经验。

（四）在网络环境下，使文档管理一体化成为可能。文件从开始生成起，经过文件流转、

处理完毕后，就可以归档进入档案信息管理自动化系统进行利用，文件及时转化为档案，使文

件工作和档案工作有机地结合起来。

二、实现文档管理一体化的必要条件

（一）实现文档管理一体化，要加强标准化建设。文书档案工作标准化是文档管理一体化

的基础，没有统一的标准，则无法进行一体化管理，在制定标准化时：第一，应考虑文书、档

案的国家标准。第二，结合文书、档案的行业标准，形成文档一体化管理的规范体系。例如，

在对文档管理一体化系统设计时，既要参照《国家公文格式》，又要参照《档案著录规则》，

使文书、档案的标准统一到一个体系里来，特别是电子文档的运作、管理必须建立一套标准化

的体系，而且其严格程度和对系统性的要求，也远远超过纸质文件的标准化体系。

（二）实行文档管理一体化，必须改变原有档案管理的思维模式，探索更加适合计算机管

理的现代化文档管理模式。在文档管理一体化进程中，将会遇到许多问题，从而影响文档管理

一体化的方向、速度、模式等。而计算机自动化系统技术的发展对其推动作用是超级大的，不

可忽视的，计算机网络的介入，给文档工作带来机遇的同时，也对传统的手工管理模式提出了

挑战，使得文档工作管理模式的改革与创新成为一种必然。

（三）实行文档管理一体化，要求文档人员提高和调整自己的知识结构。计算机网络技术

成为文档管理一体化进程中不可缺少的重要手段，文档管理一体化软件的开发也需要文档人员

熟练掌握计算机技术。文档人员要做好电子文档管理系统的开发，既要懂得计算机设计技术，

也需要结合最新的档案管理学理论、原则和档案管理方法与技术，才能为加快实现档案管理自

动化建设提供充足的技术支持。

三、要加快文档管理一体化，应做好以下几面的工作

（一）加强领导，提高意识。加快文档管理一体化建设，要提高领导的档案意识，使档案

信息化有个正确的引路人。作为档案工作的领导，必须要不断加强业务知识的学习和提高。努

力把档案信息化建设作为业务建设的一个首要工作，不断完善和加强档案信息平台，提高管理

水平、工作效率和服务质量。

（二）积极支持投入，提升软、硬件配置。要舍得投入财力，配置软、硬件要从长远的发

展考虑，适当提高配置能级，以适应档案管理现代发展的步伐。同时，作为档案部门，也要积

极争取多方支持，创造条件实现文档自动化管理，加快文档管理一体化建设的发展。

（三）充分发挥档案人员的作用。一般单位在文档软件的开发程中，往往疏忽档案人员在

开发过程中的作用。由于软件开发人员对档案管理的深层次认识不足，仅凭自己有限的了解和“设想”编制软件，不能开发出高质量的文档信息系统，只能慨叹“英雄无用武之地”。因此，档案人员应主动参与文档信息化软件的开发工作。协同办公平台（简称OA）作为企业信息化建

设覆盖面最广的重点项目，是公司的信息结构化、流程规范化、决策科学化、信息标准化的基

础平台。协同办公平台力求打通企业内部存在的信息孤岛，从而有效提高员工办公效率和工作

质量。项目的实施是让公司所有的利用者在同一个平台上实现信息资源共享，构筑公司协同工

作中心，全面提高公司的管理能力。是上海药材“加强管控，提高效率”的具体措施。从传统

管理向现代化管控转型迈了一大步。自2011 年上海市药材有限公司实行OA 系统以来，公司上下深刻体会到了信息化管理带来的效益。公司开发了内部管理：部门管理、岗位管理、员工管理、档案管理、培训管理、奖惩记录、人事合同；还开发了客户管理，即客户信息、全部客户、代理商信息、联系人信息、采购信息、项目跟单记录、合同管理、售后服务等。

1. 无纸化办公，改变时空观念，提高工作效率。网上协同办公管理系统彻底打破时间和地点的限制，缩短了相关人员的审核、签字等待时间，实现了短信提醒服务。

2. 无纸化审批和管理节约了资源。在网络上实现跨时空的资源共享与数据交换，不但提高了工作效率、降低了沟

通成本、减少了修改和校对的差错，而且大大地节约了纸张成本。3. 统一平台，方便管理，达到了政务公开、信息透明，实现了随时随地均可在权限范围内查阅相关资料。也为归档等一系

列管理工作提供数据输入、处理平台。档案室也抓住公司OA 系统管理的机遇，提出了“按件