第三章 信息著录和标引
第三章 计算机检索基础知识
算机的输入输出装置进行检索，用磁带作存储介质，一般为 连续的顺序检索方式。检索部门把许多用户的检索提问汇总
到一起，进行批量检索，然后把检索结果通知各个用户，用
户不直接接触计算机。
联机检索(on-line retrieval)
60年代末，由于计算机软硬件技术的不断提高，出现了一台主机带 多个终端的联机信息检索系统。联机检索是用户利用终端设备，通 过通信网络或通信线路与检索系统联机，进行“人机对话”，从检 索中心的数据库及时查找所需要的文献信息过程。 80年代，发达国家的一些计算机信息联机检索系统，通过卫星通信
注意:这是一种可以不依赖主题词表而直接使用自由词进行检索的技术方法。不同的检 索系统其位置算符的表示方法不尽相同。
截词检索
截词检索就是把检索词截断，取其中的一部分，在加
上截词符号一起进行检索。
• 主要用于检索词的单复数、词性的词尾变化、词根相同的一类词， 以及同一词的拼法变异等。 • 从本质上说，截词算符是一种逻辑“或”的关系。
对信息内容特征进行标引和对信息外部特征进行著录，形成 一条信息题录，并根据信息内容作出摘要，然后将上述检索标识 与著录项目一并填入工作单，就完成了数据库建设的“数据前处 理”工作。
数据库及其编排结构
• 数据库的类型
• 数据库的构成 • 数据库的记录格式 • 数据库的编排结构
数据库的类型
按照信息处理层次划分:
A AND B：检索词A和检索词B同时出现在一条记录中。 • 其作用是缩小检索范围，提高查准率。
例如：查有关“人口控制”的文献，检索式可写成： 人口 AND 控制
逻辑或（OR）
A OR B：记录中出现检索词A或检索词B或两词同时出现 在一条记录中。 • 其作用是扩大检索范围，提高查全率。
作业：查询资料什么是著录和标引,并自行制作一份著录标引,可以是手工著录标引,也可以是机读著录标引。
作业：查询资料什么是著录，什么是标引，并自行制作一份著录标引，可以是手工著录标引，也可以是机读著录标引。
一．什么是著录1.定义在组织检索系统时，对具体信息的各种形式特征、内容特征及物质形态等进行分析、选择和记录的过程。
通常意义上讲的著录就是指，按照某种标准化的格式和要求（如MARC)，对文献的某些被规定的特征进行描述（如责任者、题名、出版社等），形成一条一条的信息描述项，最后著录的结果就是一条关于该信息资源的书目数据记录。
2.著录的基本要求（1)准确化：著录的结果要全面、客观、准确地揭示信息资源的内容特征和形式特征；(2)规范化：要求信息著录坚持标准化著录原则，按照统一的著录项目、著录格式、标识符号等进行著录。
3.著录的作用揭示、组织、检索4.信息著录的标准（1）著录法：关于如何进行著录的具体规定和具体做法。
通常包括著录原则、适用范围、著录项目、著录格式、著录来源、著录文字、标识符号以及各个著录项目的具体细则规定。
（2）常用标准英-美编目条例第2版》（AACR2）、《国际标准书目著录》（International Standard Bibliographic Description）…中国的《文献著录总则》（GB3972.1－83）、《西文文献著录条例》、《连续出版物著录规则》（GB3792.3－85）…MARC、USMARC、CNMARC5.著录格式（1）普通图书卡片式款目著录格式正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字〔文献类型标识〕／第一责任者；其他责任者.·-版次及其它版本形式／与本版有关的责任者· -文献特殊细节·-出版发行地：出版发行者，出版发行日期（印刷地：印刷者，印刷日期）页数及卷册数：图；尺寸或开本＋附件·-（丛编名／责任者，国际标准连续出版物编号；丛编编号·附属丛编）附注国际标准书号；中国标准书号（装订）：获得方式提要Ⅰ. 题名Ⅱ.责任者Ⅲ. 主题词Ⅳ.分类号实例乱世佳人＝Gone with the wind／（美）米切尔（Mitchell，M.著；黄怀仁，朱攸若译.·-杭州：浙江文艺出版社，1991.41034页；20cm本书另有译名：飘ISBN 7-5339-0367-6：￥10.70Ⅰ. 乱…Ⅱ. ①米…②Mitchell③黄…④朱…Ⅲ.长篇小说Ⅳ.I712.45（2）连续出版物卡片式款目著录格式正题名.分册标识，分册题名＝并列题名.并列分册题名：其他题名信息／第一责任者，其他责任者.-版本.-卷期年月标识.-出版地：出版者，出版年.-文献数量；其他形态细节；尺寸＋附件.-（丛刊题名；丛刊标识）出版周期附注其他题名分类号主题词ISSN＝识别题名6.主要类型信息著录就是按照某种规则揭示某一信息资源的主要特征，给出信息资源的缩影。
信息检索第三章信息著录和标引
信息检索第三章信息著录和标引第三章信息著录和标引3.1信息著录的含义和标准一、信息著录的含义信息著录：简称著录，指在组织检索系统时对文献内容和形式特征进行选择和记录的过程。
著录对象是信息，著录结果是款目或记录。
款目：指依据一定的标准方法，对一种文献或信息源的内容价值物质形态进行描述而形成的一条记录。
款目由一条条著录项目组成。
著录项目：用于揭示文献内容和形式特征的记录事项。
信息著录的基本要求：①准确性。
要求著录结果准确全面客观的揭示文献或其它信息源的内容特征或形式特征②规范化。
要求信息著录坚持标准化原则，按照统一的著录项目，著录格式，标识符号进行著录。
二、信息著录的作用1、揭示功能：信息著录主要反映的是文献本身的特征，通过对文献全面系统的分析，揭示出其内容特征和形式特征，将其浓缩于只言片语中，从而表达文献的基本信息。
2、组织功能：信息著录后形成的款目或记录，是编制目录的基础，也是组织数据库数据的基本单元。
文献编目包括信息著录和目录组织两步。
信息著录是对文献内容特征形式特征进行选择记录后形成款目或记录。
目录组织是将这些款目或记录按照一定组织规则编排在一起最终形成检索工具或数据库。
3、检索功能：存储是检索的第一个阶段，即将表达文献特征的有检索意义的标识通过记录组织成手工检索工具或计算机数据库，而表达文献特征的标识需要通过著录和标引来完成。
作为信息著录结果的款目或记录，记载了表达文献特征的各种标识。
三、信息著录的标准《文献著录总则》旨在根据各种类型文献的共同特点，确定文献著录原则、内容、标识符号、格式等的统一规定。
具有指导作用为信息著录提供原则性框架，并不作为文献著录的直接依据。
1、著录项目：①题名与责任者项②版本项③文献特殊细节项④出版发行项⑤载体形态项⑥丛编项⑦附注项⑧文献标准编号及有关记载项⑨提要项2、著录级次：著录文献的详简程度，分为三级：①简要级次，款目仅著录主要项目②基本级次，著录主要项目同时还著录部分选择项目③详细级次，著录全部主要项目和全部选择项目。
《信息组织学》考试复习大纲(详细)
第一章1、信息采集：是指根据特定的目标和要求，将分散在不同时空域的有关信息，通过特定的手段和措施采掘和汇聚的过程。
它涉及一切信息工作中的信息采集活动，包括企业和其他组织的管理者们为了实现决策、管理和控制等目标所进行的信息采集。
2、信息采集渠道：①大众传播媒体②文献③政府机构④合作伙伴⑤消费者⑥信息中介结构3、信息采集方法：问卷调查、访谈、实验研究、文献收集4、信息组织与信息检索的关系：信息检索是根据特定的需求，运用某种检索工具，按照一定的方法，从大量的信息中查找出所需信息的过程。
对信息检索进行完整描述，一般必须包括信息组织和检索两个方面。
在信息检索系统中，信息组织是依据信息资源的主题内容和特征，将无序的信息组织成有序集合。
信息组织是信息检索的基础和前提。
信息组织根据用户需要，以信息资源的一定单元为处理对象，依据预先制定的规范，对其特征加以记录，并进行标引和必要的记录，然后将这些信息记录，按照规定的方式输入检索系统。
第二章1、信息组织：就是人们根据信息本身特点，运用适宜的工具和方法，依据一定的标准或规则，对其进行加工整理，排列组合，使之有序化、系统化、规律化、高级化，增强信息对象的表现效能和运用效能，以满足人们信息需求的过程和活动。
2、信息组织基本内容：按照信息组织的活动类型分“信息选择、信息分析、信息描述与揭示、信息存储”按照信息组织的流程分“信息的筛选和鉴别、信息的分类和排序、信息的著录和标引、信息的编目和组织、信息的分析和研究”3、信息描述与揭示方法：一是著录，主要描述文献信息的形式特征；二是标引，主要揭示文献信息的内容特征。
4、信息组织的类型：信息组织可归为语法信息组织、语义信息组织和语用信息组织三大类型。
从广义上看，信息采集阶段的信息组织主要是一种语用信息组织；信息组织阶段的信息组织属综合型信息组织；信息检索和开发阶段的信息组织则属于优化型语用信息组织。
5、一次信息、二次信息、三次信息：一次信息是人们研究或创造性成果的直接记录，一般指公开出版的图书、期刊论文、研究报告、会议文献、学位论文、专利说明书、网上未经过处理的电子化信息等。
第三章 信息检索教程
举例：期刊2
23
期刊著录格式
24
期刊的著录
写出下面期刊文献著录：
25
小节练习1
1. 什么是文献著录？ 2.文献著录的结果是—— 3. 既著录主要项目，还著录全部选择项目的著录级次称为—— 4. 既著录主要项目，还著录部分选择项目的著录级次称为——
26
3.2 机读目录与元数据
3.2.1 机读目录
43
3.2.3 都柏林核心元数据和机读目录的比较
1. 著录的对象不同
DC与 MARC的 3. 著录的主体不同 比较 4. 著录的详简程度不同
5. 标识的方法不同
2. 数据的形式不同
44
小节练习2
1、什么是机读目录，一条CNMARC机读目 录的组成？ 2、头标区数据元素： 00123cbm1#2200277###52## 其中c、b、m、1分别表示什么？ 3、什么是元数据？
12
图书的著录（参考文献著录规则）
13
14
图书著录中的文献类型标志
常用文献类型用单字母标识，具体如下： （1）期刊[J]（journal） （2）专著[M]（monograph） （3）论文集[C]（collected papers） （4）学位论文[D]（dissertation） （5）专利[P]（patent） （6）技术标准[S]（standardization） （7）报纸[N]（newspaper article） （8）科技报告[R]（report）
CNMARC记录
记录头标区
地址目次区
数据字段区
记录分隔符
注：各字段数据元素及其标准详细情况参见教材P83-87
33
ISO-2709的机读目录标准
全国自考《信息资源管理》真题及答案
全国自考《信息资源管理》真题及答案总分：100分题量：29题一、单选题（共20题，共40分）1.信息按照一定逻辑从低向高运动就构成了A.信息过程B.信息传播C.信息检索D.信息服务正确答案：A本题解析：暂无解析2.一次信息、二次信息、三次信息等的划分依据是A.言息记录方式B.信息存储介质C.信息加工处理深度D.信息应用领域正确答案：C本题解析：暂无解析3.信息资源规划是对组织管理或经营活动所需信息，从产生、获取到处理、传输及利用进行全面规划，不涉及A.业务分析B.数据架构分析C.建立数据标准D.系统设计与开发正确答案：D本题解析：暂无解析4.下列对应于技术实现层面的信息化规划是A.企业资源规划B.信息资源规划C.信息化项目规划D.信息化战略规划正确答案：C本题解析：暂无解析5.公司信息化存在的最大问题是公司分散的、独立运行的事务处理系统较多，应用系统之间缺乏数据交换与信息共享，即所谓A..IT黑洞B.信息孤岛C.IT项目泥潭D.信息污染正确答案：B本题解析：暂无解析6.信息系统的重要组成部分是人，对人员管理的重点在于人员组织机构建设、培训和A.各种文化建设B.各种制度建设C.各种文档建设D.各种标准建设正确答案：B本题解析：暂无解析7.系统集成实现的关键在于解决系统之间的互联性和A.方便性B.快捷性C.能动性D.互操作性正确答案：C本题解析：暂无解析8.为了减少意外事件引起的对信息系统的损害，首先要制定应付突发事件的A.规章制度B.审查措施C.跟踪计划D.应急计划正确答案：D本题解析：暂无解析9.信息用户的人类个体或群体的三方面特征分别是拥有信息需求、具备利用信息的能力和A.具有接受信息服务的行动B.具有实现信息需求的思想C.具有接受信息服务的思路D.具有实现信息需求的方法正确答案：A本题解析：暂无解析10.信息著录和标引的主要依据是A.数据B.元数据C.数据库D.数据结构正确答案：B本题解析：暂无解析11.对与某一研究对象相关的各种来源、各种内容的信息，按特定的目的进行归纳汇集而形成完整的、系统的信息集合的信息分析方法是A.综合法B.对比法C.相关法D.因果法正确答案：A本题解析：暂无解析12.制定信息资源管理标准的对象的内涵是A.实践经验B.重复性事物C.统一性D.最佳秩序正确答案：B本题解析：暂无解析13.系统标准化对象的整体及其相关要素有目的、有计划地制定和贯彻一个标准系统的标准化方法称为A.组合B.综合C.程序化D.简化正确答案：B本题解析：暂无解析14.1SO按专业性质设立技术委员会(TC)和若干分技术委员会(SC)，TC和SC的成员分别为P成员和O成员。
信息资源管理-名词解释
信息资源管理-名词解释第一章1.1信息技术：（information technology，简称IT）是应用信息科学的原理和方法研究信息产生、传递、处理的技术，具体包括有关信息的产生、收集、交换、存储、传递、显示、识别、提取、控制、加工和利用等方面的技术。
1.2信息化：由于信息、信息技术在当今社会经济发展中不可取代的巨大作用，无论是政府还是各行各业都在最大限度地利用信息技术，充分开发信息资源，提高自身的效能和效率，人们把这种现象称为信息化。
1.3信息：事物存在的方式和运动状态的表现形式。
信息是事物运动的状态和方式，是关于事物运动状态和方式的反映。
1.4资源：在自然界和人类社会生活中一种可以用来创造物质财富和精神财富，并且具有一定量积累的客观存在形式。
1.5信息资源：狭义指人类社会经济活动中经过加工处理有序化并大量积累的有用的集合。
广义包括信息及其生产者、信息技术的集合。
1.6信息资源管理：指管理者（如中央或地方政府部门、企业或事业单位）为达到预定的目的，运用现代化的管理手段和管理方法来研究信息资源在经济活动和其他活动中利用的规律，并依据这些规律对信息资源进行组织、规划、协调、配置和控制的活动。
第二章信息化规划与组织2.1组织战略：是组织达到目标、完成使命的综合计划。
2.2信息化规划：是信息化工作的前瞻性的全局安排，是对信息化建设过程中的建设重点、步骤、人员技术资金等要素进行统筹谋划。
2.3信息化战略规划：是以组织战略为指导，以各个部门的业务需求为基础，结合行业信息化方面的实践和对信息技术发展趋势的掌握，定义出组织信息化建设的远景、使命、目标和战略，规划出组织信息化建设的未来架构----组织结构、信息基础设施架构、信息系统及其集成架构等，为组织信息化建设的实施提供一幅完整的蓝图，全面系统地指导组织信息化建设的进程。
2.4信息化战略：即根据环境分析结果制定或调整组织信息化的指导纲领。
2.5信息资源规划：（简称IRP，information resource panning）是对组织管理或经营活动所需要的信息，从产生、获取，到处理、存储、传输及利用进行全面的规划。
《档案管理》课程教学大纲
武汉职业技术学院《档案管理》课程教学大纲课程英文名称：课程代码：080170课程负责人：制定（修订）单位：人文社科系中文教研室制定（修订）人：张文军审核人：张艳辉制定时间：二00三年八月一、课程简介与课程性质《档案管理》课程是高职文秘专业必修的一门专业课程。
本课程在介绍档案学若干基础理论的基础上，重点介绍档案管理的基本原理和方法。
学习这门课程，要在掌握基本概念、基本知识、基本原理的基础上，掌握档案管理的基本方法和技能。
二、课程教学目标通过本课程的学习，旨在帮助学生认识机关单位的文书、文书工作以及机关单位的档案工作的内容、程序，培养学生掌握从事文书和档案管理的技巧和方法，学习本课程，对以“办文”工作为三大任务之一的职业秘书，具有重要的作用。
三、课程适用的专业与年级本课程适用于文秘专业各方向，大学二年级开设。
四、课程总学时和总学分本课程课内学时数为36学时，2学分。
五、本课程与其他课程的联系和分工本课程既是对文秘基础课程的拓展，又是对应用写作课程的总结归纳。
因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。
六、教学方法《档案管理学》是一门实践性很强的课程，课程内容有相当一部分涉及到档案管理的具体方法和技能。
鉴于本课程具有较强的实践性和可操作性，在教学中要求注意：1、本课程具有较强的实践性和可操作性，在教学过程中要注意理论与实践相结合，切忌死记硬背教材内容。
教学中，应注意克服重理论而轻技能、轻实践的偏向；应在文书和档案管理规范的指导下，多开展公文的收发、传递和立卷、组卷实训。
力求在实践中加深理解，在实践中学会运用。
除按教学计划的要求在毕业前集中安排实践环节外，在授课学时内也应的不少于1/3实训教学环节，以加强实践训练，使理论联系实际，培养动手能力。
教学中可安排学生到机关单位的文书工作部门和档案工作部门参观、见习，对于有关文书和档案的处理程序的了解，有条件的还可以参与具体操作。
2、坚持启发式教学原则。
第三章至第四章作业讲评
第三章至第四章作业讲评同学们好，第2次作业包括第三章和第四章的内容，请大家进入在线测试，再做作业。
每次作业为过程性测评的依据。
本作业相当于题库，在线测试时，题目的顺序会随机出现。
一、完成作业需具备的知识本次测试内容涵盖第三章和第四章的内容，需要同学们在学习第三章和第四章的内容后再做练习。
第三章需要阅读教材以下内容：1．信息源的概念及分类2．记录型信息源的分类3．信息评价的一般指标4．信息源的评价方法5．信息准确度的评价6．信息的经济性评价7．信息获取的原则8．信息获取的方法与途径教学要求：了解：信息评价的方法理解：信息评价的指标，信息源的评价方法，信息准确度的评价，信息的经济性评价掌握：信息源的相关概念，信息获取的方法与途径第四章需要阅读教材以下内容：1.信息技术的概念与体系结构2.信息技术的类型3.各种类型的信息系统4.信息安全的概念5.信息安全管理的概念及体系结构6.信息安全管理技术了解：信息技术的概念、信息安全的含义和信息管理体系、信息管理的组织机构理解：计算机技术，信息技术和信息管理系统掌握：信息技术的分类、信息系统的类型和信息安全技术二、以往易出现的问题（1）信息组织与（）在实际操作中是两个互逆的过程。
A．信息获取 B.信息检索 C.信息管理D．信息整序E．信息服务分析：信息组织是为信息检索服务的，具体而言，信息著录是为检索利用信息，从而揭示信息的一种重要方法，是对信息特征进行分析、选择和记录的一个过程。
而标引就是在此之后，为信息配上相关检索知识（检索词）的过程。
所以说，信息组织与信息检索在实际操作中是两个互逆的过程。
应该选择B（2）下列属于磁存储介质的是（）。
A．硬盘 B.光盘C．软盘D．移动存储磁盘E．电子书分析：几种最主要的磁存储介质包括计算机磁带、硬盘、软盘、移动存储磁盘，光盘属于光存储，而电子纸是对“像纸一样薄、可擦写的显示器”的统称。
电子油墨（或电子墨水）是电子纸的核心。
所以该题应该选择A、C、D。
国家开放大学电大《信息化管理与运作》机考判断题题库及答案
国家开放大学电大《信息化管理与运作》机考判断题题库及答案盗传必究一、判断题1.企业信息化基本指标适用于任何企业，主要用于企业评优工作(如信息化500强评选)。
T VF X2.用数据流程图、数据字典、处理逻辑说明、存取分析等构建系统物理模型。
T VF X3.国家信息化体系包括信息资源、信息网络、信息技术应用、信息技术和产业、信息化人才队伍、信息化政策法规和标准规范等6大要素。
T VF X4.信息化评价不仅是结果的显示，也是信息化战略实施的导航系统，项目过程管理的指示器，系统运维控制的仪表盘。
T VF X5.信息技术应用所具有的高投入、高产出、高风险等高新性，也使得信息化工作充满复杂性和挑战，是一项名副其实的系统工程。
信息化已经成为一个与时俱进、不断发展变化的新常态过程。
T VF X6.企业系统规划法也称业务系统规划法(BSP, Business System Planning),是20世纪70年代由MIT 提出的，是一种对企业信息系统进行总体规划和设计的结构化方法。
T VF X7.系统设计的任务是实现新系统的逻辑模型。
T VF X8.微电子技术的特点是精细或超精细的“微”加工技术。
T V9.二次信息指在一次信息的基础上加工整理而成的信息，如文摘、索引、目录等。
T JF X10.本质上，信息系统运作是指信息系统运行过程中的不同人的行为总和，包括一系列的策划、操作、运行与维护管理等工作。
T VF X11.“网上纳税系统”属于行业领域型信息化项目。
T VF X12.项目章程是对项目目标及交付物规格的简要描述，它的起草工作是由项目小组的文书完成的。
T VF X13.基于工作流（Work flow）的协同办公系统（如Lotus Notes等）属于第三代办公自动化系统。
T VF X14.信息法规是调整信息活动中产生的各种社会关系的法律规范的总称T VF X15.项目成本管理是为了确保项目的实际成本不超过预算成本的管理过程。
档案馆声像档案管理制度
第一章总则第一条为了规范档案馆声像档案的管理工作，确保声像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆所有声像档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案馆声像档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关法律法规，确保声像档案的合法权益。
（二）科学管理：运用现代科学技术，提高声像档案管理水平和利用效率。
（三）安全第一：确保声像档案的实体和信息安全，防止丢失、损坏和泄露。
（四）服务至上：为档案利用者提供优质、高效的服务。
第二章收集与整理第四条收集范围：（一）反映本馆业务活动的声像资料，如会议、培训、展览、学术交流等活动的照片、录音、录像等。
（二）反映本馆历史沿革的声像资料，如成立庆典、重要事件、重大活动等。
（三）反映本馆工作成果的声像资料，如获奖证书、荣誉证书、科研成果等。
（四）反映本馆工作人员风采的声像资料，如个人照片、工作场景等。
第五条收集方法：（一）主动收集：通过各种渠道，主动收集与本馆业务、历史、成果、人员等相关的声像资料。
（二）被动收集：对捐赠、移交、交换等途径获得的声像资料，进行接收和登记。
第六条整理要求：（一）分类整理：根据声像档案的内容、形式、时间等因素，进行科学分类，便于查找和利用。
（二）编号登记：对收集到的声像档案进行编号，建立登记台账，确保档案的完整性。
（三）著录标引：对声像档案进行详细著录，包括档案名称、作者、时间、载体、格式等，便于检索。
第三章保管与保护第七条保管要求：（一）存放条件：声像档案存放于通风、干燥、防尘、防潮、防虫、防鼠的专用库房。
（二）设备维护：定期检查、维护声像档案保管设备，确保设备正常运行。
（三）安全管理：严格执行安全管理制度，防止火灾、盗窃等事故发生。
第八条保护措施：（一）技术保护：采用数字技术，对声像档案进行备份、加密，确保档案的长期保存。
电子档案管理系统基本功能规定
国家档案局办公室关于印发《电子档案管理系统基本功能规定》的通知档办发〔2017〕3号各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：现将《电子档案管理系统基本功能规定》印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2017年12月15日电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理，规范电子档案管理系统建设，明确电子档案管理系统基本功能，确保电子档案真实、完整、可用与安全，按照国家有关法律法规和标准规范，制定本规定。
第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。
第三条本规定明确了电子档案管理系统（以下简称系统）必备的功能。
系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。
第四条本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
第六条系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。
第七条系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
第八条系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问。
第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
信息组织知识点汇总
知识点汇总第一章1、信息组织的定义以用户需求为导向，依据信息体自身的属性特征，信息工作者或用户按照一定的原则、方法和技术，将杂乱无章的信息整理成为有序的信息集合的活动和过程。
2、信息组织的原理基本原理：如果有若干自然状态的无序信息资料，将这些信息资料按照某种属性特征排列成一个序列,并且需要使用信息资料的用户能将自己的需求转换成相应的信息资料属性特征，并在排列后的信息资料序列中找到自己所需要的信息资料.信息组织由信息著录标引（信息描述揭示）和信息序化两个工作环节组成。
3、信息组织的内容一般而言，信息组织包括四项内容。
1.信息筛选（甄别有用信息，剔除无用信息）2.信息分析(对信息的内外部特征进行细化、挖掘、加工整理并归类）3.信息描述与揭示（对信息资源的部分主题内容、形式特征及物质形态等描述维度进行分析、选择、记录的过程)4.信息整序与存储（按照一定的格式和顺序存储在特定的载体中)4、信息组织的类型按信息的认识层次划分，信息组织有三种类型1。
语法信息组织（研究语言符号之间的形式范畴的结构规则，如：字顺法、代码法、地序法、时序法)2。
语义信息组织（研究信息的内容特征的组织方法，如：分类法、主题法）3.语用信息组织（研究环境与使用者的不同而不断变化的信息群，如：权重值信息组织法、概率组织法）5信息组织的作用控制整序提升品质传播利用节约成本第二章1、熵(entropy)最早是热力学上的一个符号，是一种测量在动力学方面不能做功的能量综述.熵指的是混乱的程度，负熵是物质系统有序化、组织化、复杂化状态的一种量度。
香农第一次将“熵”引入到信息论中，在信息论中，“熵"可以用作某件事不确定度的量度.信息量越大,体系结构越规则,功能越完善,熵就越小.利用熵的概念，可以从理论上研究信息的计量、传递、变换、存储等活动.学术界目前普遍接受的观点是“信息即负熵”。
2、逻辑学原理在信息组织中的应用概念之间的关系（图略）：相容关系同一关系：是指有相同外延的两个概念之间的关系。
信息著录与信息标引
信息著录与信息标引一、什么是信息著录1、定义。
“文献是记录有知识的一切载体。
著录是指在编制文献目录时,对文献内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
著录的结果是款目，它是反映文献内容和形式特征的著录项目的组合。
”通常意义上讲的著录就是指，按照某种标准化的格式和要求（如MARC)，对文献的某些被规定的特征进行描述（如责任者、题名、出版社等），形成一条一条的信息描述项，最后著录的结果就是一条关于该信息资源的书目数据记录。
2.主要类型。
信息著录就是按照某种规则揭示某一信息资源的主要特征，给出信息资源的缩影。
因此对所有的信息资源类型都可以进行著录。
录音资料、电影与录像资料、微缩品、测绘制图资料、电子资源都可以进行著录，但最早也是最普遍的著录形式还是纸质书籍的著录。
3、信息著录的主要方式。
以图书的著录为例。
为了更好的实现信息资源的共享，著录时通常是遵循统一的格式，如,最常见的MARC。
MARC会给出所要著录的款目、使用的符号和代码、著录的格式、著录款目的顺序以及特殊情况下的处理方式（如多责任者、多语种、信息不详、信息明显错误等）。
编目人员要做的就是按照规定，使用受控的语言，逐条填写个款目的内容。
（当然有些款目是不必要填写的，也有相应规定。
）图一、图二给出了MARC工作界面的截图和一条完成的书目记录。
二、信息著录的意义。
1、信息组织的意义。
信息著录是信息组织的一种具体的方法，信息组织实现的意义也就是其所有具体方法的意义，当然也包括信息著录。
信息组织是使无序信息有序化的过程，起最终目的是使主体（人）能够“更好”的利用信息。
这里的“更好”包括更加方便、快捷的检索信息、准确定位所需的特定信息、获得最有价值的信息等，这些也都是信息著录可以实现的效果。
2、信息著录本身的意义。
除了信息著录作为信息组织的具体方式而具有的普遍的意义，它作为一种区别于其他信息组织方式的具体的方法，同时具有它本身的特殊功能。
信息著录所要解决的问题是揭示某一信息整体的、完整的、概要的特征，既包括外在的信息载体的特征的揭示，也包括内在的信息内容特征的揭示。
第3章 信息著录与标引
信息标引是指在分析文献内容的基础上,用某种检索语言把文献主题以及其 他有意义的特征标识出来,作为文献存储与检索依据的一种文献处理过程. 简单来说,标引就是依据检索语言,确定文献标识的过程.
(二)信息标引的步骤:
1.主题分析:通过讨论文献的中心思想,确定被标引文献的主题概念. 2.概念转换:以主题分析为基础,将确定的主题概念赋予检索标识的过
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(二)元数据
1.元数据:data about data (关于数据的数据);在互联网中,
元数据是指描述任何互联网数据和资源,促进互联网信息资源 是组织和发现的数据,以协助对网络资源的识别,定位与描述.
2.元数据的作用
(1)定位与检索. (2)著录与描述.描述数据单元的数据元素包括:内容,载体, 位置,获取方式,制作与利用方法. (3)资源管理. (4)资源保护与长期保存.
(1)从标引深度划分:全文自动标引和题名自动标引; (2)从选用的标引词划分:叙词自动标引和关键词自动标引; (3)从标引方式划分:自动赋词标引和自动抽词标引; (4)从标引形成的标识划分:主题自动标引和分类自动标引.
3.自动标引的类型
统计标引法 语言分析标引法 人工智能标引法
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(2)国内
中国国家标准《文献著录总则》 《西文文献著录条列》 《连续出版物著录规则》等
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2.《文献著录总则》
1983年正式颁布. 目的:在于根据各种类型文献的共同特点,确定文献著录原则,内容, 标识符合,格式等统一规定. 作用:为信息著录提供原则性框架,但并不作为文献著录的直接依据. 《文献著录总则》依据《国际标准书目著录》(ISBD)规定9大著录项目, 大项下设置若干子项.
① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨
环境保护档案管理办法(2021修正)
环境保护档案管理办法(2021修正)【发文字号】生态环境部令第25号【发布部门】生态环境部【公布日期】2021.12.13【实施日期】2021.12.13【时效性】现行有效【效力级别】部门规章环境保护档案管理办法（2016年12月27日环境保护部、国家档案局令第43号公布根据2021年12月13日《关于修改部分部门规章的决定》修正）第一章总则第一条为了加强环境保护档案的形成、管理和保护工作，开发利用环境保护档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《中华人民共和国环境保护法》等相关法律法规，结合环境保护工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称环境保护档案，是指各级环境保护主管部门及其派出机构、直属单位（以下简称环境保护部门），在环境保护各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的历史记录，主要包括文书档案、音像（照片、录音、录像）档案、科技档案、会计档案、人事档案、基建档案及电子档案等。
第三条环境保护档案工作是环境保护部门的重要职责，实行统一领导、分级管理。
第四条国务院环境保护主管部门对环境保护档案管理工作实行监督和指导，在业务上接受国家档案行政管理部门的监督和指导。
地方各级环境保护主管部门对本行政区域内环境保护档案管理工作实行监督和指导，在业务上接受同级档案行政管理部门和上级环境保护主管部门的监督和指导。
第二章环境保护部门档案工作职责第五条环境保护部门应当加强对档案工作的领导，完善档案工作管理体制，确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第六条环境保护部门应当将档案工作纳入本部门发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查内容，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，确保档案工作与本部门整体工作同步协调发展。
第七条环境保护部门应当按照部门预算编制和管理的有关规定，科学合理核定档案工作经费，并列入同级财政预算，加强对档案工作经费的审计和绩效考核，确保科学使用、专款专用。
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（二）信息标引的质量控制
1.一）主题分析 1.主题类型和结构 2.主题分析方法
（二）概念转换
主题概念转换是以主题分析为基础， 将确定的主题概念赋予检索标识的过程。 概念转换的结果是形成检索标识。
一、分类标引
文献分类标引是指依据一定的分类检 索语言，对文献内容的学科性质及其有检 索意义的形式特征进行分析、归纳，赋予 文献分类检索标识（分类号）的过程。目 前，国内主要依据《中国图书馆分类法》 来进行分类标引。
三、自动分类
自动分类是指由计算机系统自动提取 信息的特征项，依据一定的算法，将信息 按内容或属性归到一个或多个类别的过程。 主要包括自动归类和自动聚类两个部分。
（一）自动归类
1981年，侯汉清从计算机管理分类表、 计算机分类检索、计算机自动分类、机编 分类表四个方面探讨了自动归类的问题， 拉开了我国关于自动归类研究的序幕。
三、都柏林核心元数据和机读目录的比较
1.著录的对象不同 2.数据的形式不同 3.著录的主体不同 4.著录的详简程度不同 5.标识的方法不同
第三节 信息标引的含义和步骤
一、信息标引的含义和质量控制
（一）信息标引的含义 信息标引是指在分析文献内容的基础上， 用某种检索语言把文献主题以及其他有意 义的特征标识出来作为文献存储与检索依 据的一种文献处理过程。
（一）元数据的作用
元数据具有描述、定位、搜寻、评估、 选择等多种功用，可以连贯有效地描述、 管理、编目网络资源，以便用户更方便地 找到资源，并找到更多的相关资源。
（二）都柏林核心元数据集
1995年，在美国俄亥俄州的都柏林召开 了由OCLC和美国超级计算机应用中心主持 的第一届元数据研讨会，与会代表来自信 息管理和信息技术领域，他们一致认为有 必要产生一个简单的描述网络上文件类对 象（DLO）资源的元数据集，并最终产生 了一个包括13个元素的都柏林核心元数据集。
（一）基本原则
1.学科属性原则 2.专指性原则 3.实用性原则 4.系统性原则 5.一致性原则
（二）各种类型主题文献的分类标引规则
1.单主题文献的分类标引方法 2.多主题文献的分类标引 3.相关关系主题文献的分类标引
二、主题标引
主题标引指依据一定的主题词表，对 文献的内容先进行主题分析，并赋予文献 语词标识的过程。目前，国内主要采用 《汉语主题词表》及其相关的专业词表进 行主题标引。
（二）自动聚类
自动聚类没有预先定义好的分类体系， 而是根据文献中语词的相似度，直接对文 献聚类。自动聚类一般经过信息特征抽取 和特征选择、相似度计算、聚类、给出聚 类的标识四个步骤。
【思考题】
1.信息著录的含义和作用是什么? 2.信息著录的标准有哪些? 3.什么是机读目录?试说明CNMARC的结构。 4.什么是元数据?元数据有哪些作用?
（二）信息著录的作用
1.信息著录是揭示文献内容特征及相关信息的 有效方法 2.信息著录是编制目录和建立数据库的基础 3.信息著录结果是信息检索的主要依据
二、信息著录的标准
（一）信息著录标准的发展 信息著录标准一直受到信息工作者的 重视，世界各国都为信息著录标准的编制 和推广付出了多年的努力和积极的探索。
（一）统计标引法
1.词频统计法 2.加权标引法 3.n-Gram标引法 4.统计学习标引法
（二）语言分析标引法
1.句法分析标引法 2.语义分析标引法
（三）人工智能标引法
人工智能是计算机科学的一个分支， 专门研究怎样用机器理解和模拟人类特有 的智能系统的活动，探索人们如何运用已 有的知识、经验和技能去解决问题。
一、自动标引概况
自动标引指直接通过计算机的操作处理， 赋予检索标识的活动。自动标引是根据检 索的需要发展起来的，是电子环境下出现 的一种新的标引形式。
二、自动标引方法
人们建立自动标引系统的最终目的是 利用机器从输入文献中自动生成能够用以 代表文献特征的标识，以利于检索的方便。 依据自动标引采用的理论，自动标引的方 法主要有统计标引法、语言分析标引法、 人工智能标引法等。
（一）选词规则
（二）组配规则
在主题标引过程中，将两个或两个以 上的主题词按照一定的逻辑关系加以组织 以表达文献主题的，称为组配标引。组配 标引是主题标引中准确揭示文献主题的一 种基本的标引方法。
（三）主题词组配标引的形式
1.概念交叉组配 2.概念限定关系组配 3.连接关系组配
第五节 自动标引
5.试比较CNMARC和元数据。 6.简述信息标引的含义和步骤。 7.分类标引应坚持哪些原则? 8.主题词组配标引的形式有哪几种? 9.自动标引的主要方法有哪些? 10.如何评价自动分类?
（二）《文献著录总则》
1.著录项目 2.著录级次 3.著录格式
第二节 机读目录与元数据
一、机读目录
机读目录（MARC）即机器可读目录的简 称，来自英文Machine-Readable Cataloging，是 利用计算机识读和处理的目录。
二、元数据
元数据的英文为Metadata，意为关于 数据的数据。在因特网中，元数据是指描 述任何因特网数据和资源，促进因特网信 息资源的组织和发现的数据，可协助对网 络资源进行识别、描述并指示其位置。