物资采购、出入库管理制度

物资采购及出入库管理制度

（草稿）

为加强对总务物资采购、出入库的管理，降低物资采购及管理成本，规范物资申购、领用程序，提高公司整体工作效率，特制定本制度。

本制度所称物资为非生产用原材物料及办公用品、耗材。本制度所称物资申购部门为公司各部门，物资管理部门为，物资领用部门为公司各部门。

一、物资的采购管理

1、对于正常的备库物资（包括材料、工器具、备品备件、劳动防护及劳保用品），保管员应定期进行盘点，库存数达不到最低保障时，保管员应及时填写《物资采购申请单》进行申购报批。

2、生产部电气、维修等岗位应根据设备维修计划不定期提供设备维修用配件计划，并负责提供采购物资标准，有特殊要求应重点说明，若属设备维修急需的应在“物资采购申请单”上注明“急需”字样，经公司总经理签字后转物资采购部门实施。

3、生产部负责根据岗位特点，定期提供职工劳保福利、安全防护等物资的采购计划，经公司总经理签字后转物资采购部门或采购人员实施。

4、部门急需物品，由各部门填写《物资采购申请单》，并由仓库保管员进行把关审核，在确认库存不足或无库存时，应抓紧进行申购报批。

5、《物资采购申请单》批复后，交由采购部门进行采购。为提高工作效率，采购部门应及时与申购部门沟通，分清轻重缓急，本着“不多不少、不早不晚”的原则，及时编制采购合同或采购计划，确定物资采购顺序，以保证各项工作的顺利进行。

6、急用物资先采后批的，应在采购结束后当即按流程补办《物资采购申请单》，不然不能办理入库及报销。

7、属于部门自采的特用物资，应本着急用急办、控制采购数量的原则，防止造成不合理库存或形成呆滞物资。

8、物资采购过程中要做到货比三家、严控风险，杜绝质次价高、假冒伪劣、三无产品进入仓库。同时要对常规物资进行定期不定期的询价，以及对各分供方进行资质、风险评估。

9、物资采购结束后，采购部门或采购人员应凭《物资采购申请单》、《入库单》或《收料单》在三日内对采购单据进行处理。采购单据应为国家正规发票（或公司财务部认可的其它单据）。

二、物资验收入库及在库管理

1、仓库保管员对购回物资的数量、质量进行验收，并做到与《物资采购申请单》批复的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收入库。

2、在更换新供应商或有特殊要求的原材料、配套件时，保管员应协同使用部门的相关人员共同对所采物资进行质量验收。

3、对采购物资验收后，仓库保管员要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写《入库单》。其中一联交由采购人员作为报销凭据，其余两联分别由仓库、财务记账。《入库单》必经采购经办人、保管员共同签字。

4、仓库保管员应对在库物资实行台账管理。建账时对在库物资的品名、规格、数量、用途等进行摘要记录。坚持易损易耗品的先入先出原则，降低物资的在库亏耗。

5、在库物资应分门别类进行存放，注意物资、材料的物理及化学属性，有条件的应进行货架式管理。条件成熟时，对库存物品要逐项建立“物资流转卡”管理，物资进库时在“流转卡”上增加，物资发出时数量减少算出余数。便于仓库物资的日常管理及月末盘点。

6、保管员应加强对库存物资的管理。熟练掌握物资的质量、数量、卫生、保质期情况，落实防盗、防虫、防鼠咬、防变质等安全措施，保证库存物资完好无损。对性质不稳定或容易变质的物资

材料应单独建账管理，并协调采购部门能否与供货商建立换货渠道。

7、保管员应定期或不定期对仓库物资进行清理，防止在库物资出现不合理库存，重要备品备件库存正常。

三、物资出库管理

1、物资使用部门应填写《物资领用申请单》，以此来控制物资的领用及使用流向。申领单由领用人、领用部门负责人、仓库保管员、物资管理部门（如财务部）签字。

2、《物资领用申请单》批复后，仓库保管员填制《出库单》，由领用人、仓库保管员和相关负责人签字认可，财务、仓库保管员分别留底并做账。

3、劳保福利的出库，由生产部根据月度或季度频次，填写《物资领用申请单》，履行审批及领用手续。

4、因生产急用或其它因素造成不能开具《物资领用申请单》的可暂借支出库，但必须在24小时内补办物资领用手续。

5、领用人到仓库领取物资时，有以旧换新规定的要带坏件换新件。坏件尚在三包期或质保期的，交由采购人员协商供货方调换处理，调换成功则履行入库手续（在入库单备注“退换入库”即可）。以旧换新收集的废旧零部件，应专门存放，定期处理（对外销售时必由财务部门监督执行）。

6、对消耗性物资有消耗定额的，仓库保管员应协调相关部门控制发放，物资管理部门（如财务部）应严格控制签字。

7、出库必须遵循先进先出的原则，以免物资自然损耗或久存变质，为节约新料，降低成本，仓库保管员应尽量推荐利用旧滞材料。

8、仓库发料后保管员应及时清理现场，校对物资流转卡，结清帐目，做到帐、卡、物相符。

四、其它

1、保管员月末应对仓库物资进行盘点，上报库存盘点表，确保账实相符。

2、条件具备时保管员应每月统计物资出入库明细，为公司加强成本核算实行精细化管理打下基础。

3、保管员应不低谷期对采购入库的物资进行核价，途径有网络报价或市场询价，堵塞管理漏洞，降低经营风险。

4、仓库收回的小型设备（如各种电机等）应建账管理（待修设备账），外出维修时由维修人员借出，仓库作挂账处理，修毕销账然后重新办理入库手续，防止资产流失。