高效会议管理ppt模板
合集下载
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效会议管理标准版课堂PPT
课程目的
单击此处编辑母版标题样式
单击一此、处了编解辑会母议版常文有本的样缺式点和会议的种类
➢ 第二级
二▪ 、第三掌级 握会前、会中、会后进行的要领和原则
• 第四级
三、培养» 第主五管级 主持高效率会议所具备的能力
02.07.2024
.
11
单击此处编辑母版标题目样录式
单➢击一二三第▪ 此二、 、 、第三级处级权会会编威议议辑统的的母计 意五版义（项文本会功样议能式的成本） 四、• 会第四议级的目的 五、高»效第五率级会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例
3.欠▪ 第缺三级议程。 4.与会• 人第»四选第级五不级当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通
知开会)。 7.开会通知内容欠周详。
02.07.2024
.
99
单击此处编辑1.母会版议标前题样的式原因(续)
8.会议地点不当。 9单.会击议此场处地编设辑备母欠版佳文。本样式
6．开发创意
7．激励员工士气
8．巩固经理人的地位
02.07.2024
.
77
单击此处编辑母版标思题考样式题
单击想此一处想编辑母讨版文论本三样分式 钟 ➢会第▪ 二第议三级级 为什么没有实效?
• 第四级 » 第五级
02.07.2024
.
88
单击此处编辑母1版.会标议题前样的式原因
1.欠缺目标。 单2➢.击第目此二标级处不编明辑确母。版文本样式
9.与会者之间交头接耳。 单10击.与此会处者编不辑表母明版真文正本感样受式
或➢意第二见级。 ▪ 第三级
11.与会• 第者四之级间争论。 12.与会者»与第五主级席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
单击此处编辑母版标题样式
单击一此、处了编解辑会母议版常文有本的样缺式点和会议的种类
➢ 第二级
二▪ 、第三掌级 握会前、会中、会后进行的要领和原则
• 第四级
三、培养» 第主五管级 主持高效率会议所具备的能力
02.07.2024
.
11
单击此处编辑母版标题目样录式
单➢击一二三第▪ 此二、 、 、第三级处级权会会编威议议辑统的的母计 意五版义（项文本会功样议能式的成本） 四、• 会第四议级的目的 五、高»效第五率级会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例
3.欠▪ 第缺三级议程。 4.与会• 人第»四选第级五不级当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通
知开会)。 7.开会通知内容欠周详。
02.07.2024
.
99
单击此处编辑1.母会版议标前题样的式原因(续)
8.会议地点不当。 9单.会击议此场处地编设辑备母欠版佳文。本样式
6．开发创意
7．激励员工士气
8．巩固经理人的地位
02.07.2024
.
77
单击此处编辑母版标思题考样式题
单击想此一处想编辑母讨版文论本三样分式 钟 ➢会第▪ 二第议三级级 为什么没有实效?
• 第四级 » 第五级
02.07.2024
.
88
单击此处编辑母1版.会标议题前样的式原因
1.欠缺目标。 单2➢.击第目此二标级处不编明辑确母。版文本样式
9.与会者之间交头接耳。 单10击.与此会处者编不辑表母明版真文正本感样受式
或➢意第二见级。 ▪ 第三级
11.与会• 第者四之级间争论。 12.与会者»与第五主级席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
高效会议管理培训ppt完整版x
提前通知并收集参会者意见
01
02
03
提前发出会议通知
告知参会者会议主题、时 间、地点等关键信息，以 便他们做好准备。
征求参会者意见
在会议前收集参会者对议 题的看法和建议，有助于 更好地制定会议内容和方 向。
确认参会者名单
核实参会者身份和联系方 式，以便在需要时与他们 联系。
场地布置、设备检查及资料准备
促进对话和协商
组织对话和协商，让不同意见的团队成员有机会表达和交流，寻 求共识。
寻求第三方案
当团队成员意见分歧较大时，可以寻求第三方案或妥协方案，以 实现团队的整体利益。
时间管理与进度控
05
制策略
制定详细时间表并严格执行
设定明确的时间限制
01
为每个议程项目设定合理的时间限制，确保会议按计划进行。
面对面访谈
对部分关键参与者进行面对面访谈，深入了解他 们的想法和建议，以及对会议的期望和需求。
3
分析反馈数据
对收集到的反馈数据进行整理和分析，识别出存 在的问题和不足之处，以及潜在的改进空间。
制定针对性改进措施并执行
制定改进计划
根据反馈分析结果，制定相应 的改进措施和计划，明确责任
人、时间表和所需资源。
高效会议管理培训ppt 完整版x
汇报人： 2024-01-02
contents
目录
• 会议概述与目标设定 • 高效会议策划与准备 • 有效主持与引导技巧 • 提升团队协作与沟通能力 • 时间管理与进度控制策略 • 评估效果及持续改进计划
会议概述与目标设
01
定
会议定义及重要性
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
02
03
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议管理培训课件PPT(共 53张)
参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。
会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果
的和结果
通知所有的参会者。
实施有效会议的四个环节
4 记录
1 方面的规范 2、固定的会议流程规范 3、会议本身要遵守的规则
称“电梯演讲”。
会议需要管理 吗？会议管理还需
要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
PART 1 企业和部门会议中存在的问题及原因分析
• 1、企业会议常见的问题： 参而不议，议而不决， 决而不行，行而无果
高效会议管理
禅宗心印
这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗 故事
难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一 位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他 聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯 里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水 都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因： “师傅，水已经满了，倒不进去了。”
•点明困难所在 •发现问题与找寻解决办法 •决定问题的轻重缓急 •引导众人集思广益发觉新 点子 •排除团体间的异议 •厘清解决步骤与划分责任 归属
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类
预防性管理措施
时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
会议一般应安排在周二至周四上午或者下午 两点半以后，避免安排在周一或周五。
高效会议管理技巧培训PPT课件pptx
会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中
高效的会务管理PPT课件
➢ 重复问题
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
➢ 突出他的贡献
（B）合格的会议记录者
记录者的素质要求：
①良好的倾听、互动、发表意见的能力； ②良好的组织、综合、比较异同的能力； ③良好的语言表达能力； ④公平、正直、实事求是； ⑤敏捷的反应能力；
（B）合格的会议记录者（2）
会议记录者的职责要求：
①协助主持人维持设计的讨论程序； ②及时指出令人困惑的发言； ③适时总结，协助讨论顺利进行； ④客观、准确做好会议记录； ⑤及时整理会议记录（简报），做好发放；
（C）积极参与的与会者
给与会者的七项建议：
*发言内容要有组织、准备----不打无准备之仗 *适时发言----尊重“游戏规则”、尊重他人 *一次只讨论一个要点----注重发言效果 *言简意赅，陈述有力----确保会议效率 *让事实、证据说话----事实胜于雄辩 *仔细倾听他人意见--避免短章取意、避免误领会 *避免不当的肢体语言---避免不必要的误会
(一) 5个“W”+1个“H”
Why What Who When Where How
高效会议管理的基础!
（二）系统的会议策划（1）
◆会议目的 ◆会议形式 ◆会议时间、地点 ◆明确会议主持人、记录人 ◆筛选与会者 ◆确定会议所需资料
（二）系统的会议策划（ 2）
* 明确会议目的是进行有效会议管理的前提； * 会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、
试写会议议程
公司客服部门反映，经常收到客户投诉产品色差 问题，客服人员找到品质管理部反映相关情况， 如果你是品管部的经理，请拟定一份关于彻底解 决产品色差问题的会议议程。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数
高效会议管理PPT课件
方案须明确写下谁、在何 时、应完成什么 尽可能取得各提案的正、 反意见
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
主管进场后、须当下裁决
选项只有3个：做、不做 符合某条件才做 法当下决定的议题，只给 24小时考虑
案例2：三星目标指向型会议
曽供职于三星的金咏韩在《开会就要学三星》书中，将三星的成功归结于其会议文化： 三星速度经营的根本是会议，通过会议认识到变化，通过会议传播变化并付诸行动
适合形式 2
移地会议（3-100人）
要点：走出办公室、改变会议气氛，暂时抛开繁琐公务，专心面对问题
20
案例1：日产汽车Value First会议流程
要点：1、主管少评论、只负责决策 2、鼓励发言、表彰个成员的贡献
会前准备
会议3-4周前，确认议题 跨部门选出与会者 选定会议主持人，进行方 式与道具
现状分析
分析问题时，主持人尽一 切可能广纳与会者意见 将每种提案的成本效益、 优缺点列出 筛选、归纳各种可能方案
确认方针
规则说明
最高主管说明会议目的、与 会者扮演的角色 主持人说明会议时程规划
完成提案
主持人宣布发言2规则 不可对外泄露谁说了什么 讨论中不可使用职权压力、 不问上下关系
当下决策
列出每个议题的解决方案
337原则：所谓337原则是指3种思考（3WayS of Thinking）、3个原则（3Principles）
和7条规定（7Rules）
3种思考
3个原则
7条规定
思考会议的必要性
思考如何最大限度地减少 会议
思考是否有能够与其他会 议合并或委托的方法
确定不召开会议的工作日
将会议时间定为1小时。最多 不超过1个半小时
下）
优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好 要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外 所需时间：1小时为主、最多不超过4小时
高效会议管理ppt蓝色模板
公司历史
01 02 03 04
明确分工
团队成员需清楚自己的 职责，明确分工可以提 高工作效率
有效沟通
团队成员之间需要建立 良好的沟通机制，及时 有效地交流信息
建立信任
团队成员之间需要建立 相互信任的关系，信任 是团队协作的基础
共同目标
团队成员需要明确共同 的目标和愿景，以便统 一行动方向
05 会议管理案例分享
主持者需要展现自信和专业，以赢得与会者的信任和尊重。
会议控场
主持者需要控制会议进程，确保议题顺利推进，并且及时干预争论或者无关话题。
引导讨论 主持者需要善于引导讨论，鼓励参与者发表意见，保持会议秩序。
公司历史
明确会议开始和结束时间
设定明确的时间节点， 避免拖延和超时问题
控制每个议题的讨论时间
设定时间限制，避免议 题讨论过度
这是一段副标题，请输入副标题
公司历史
以下是一个成功案例的分析，展 示了不同因素对成功的影响。
谢谢观看
合理安排会议议程
按照重要性和紧急程度安排 议程，确保高效会议进行
安排适当的休息时间
为参与者提供休息时 间，保持会议的高效性
公司历史
负责会议议程的主持 和引导
记录员
负责记录会议内容和 决议
时间管理员
积极参与讨论并提出 建设性意见
03 会议后的跟进
这是一段副标题，请输入副标题
公司历史
整理会议要点
将会议讨论的重点整理成清晰的文字描述，包括决策、行动 项等
制定会议议程
安排会议流程，合理分配时间，确 保会议高效进行
公司历史
资料整理
准备会议所需文件和资料，包括报告、数据和相 关文件
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
目标在最短的时间实现 机会成本、直接成本损失巨大
与会者感到满意
与会者对会议不满
会议的三种“致命伤”
主持人的技能 会议的准备工作 会议的地点
会议失败的原因
பைடு நூலகம்
会议之前导致失败的原因 会议中导致失败的原因 会议后导致失败的原因
会议之前导致失败的原因
目标欠缺 目标不明确 议程欠缺 与会人选不当， 太多或太少 会议时间不当 开会时间通知不到 会议通知内容欠周详
练习：
员工食堂着火了，经过调查，原因在与一名 员工违反操作条例，在厨房抽烟，导致火灾 发生。
与会者精力不集中 视听器材发生故障 与会者不表明自己（真 正）意见 与会者与主持人争论 与会者欠缺热情 会议超出预定时间 主席未能总结会议 成果
会议后导致失败的原因
没有记录会议要点 不能对讨论事项进行最终决定 不能对会议成败得失进行总结 不能及时解散已完成任务的临时性委员 会或工作小组 与会者对会议感到不满 没有跟踪落实会议决定
6
7
会议的准备工作
开会的原因、 目的和结果
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效
开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发 现皆不明确，致使会议毫无意义，宣告失败
预防会议效率不高的管理
项目 1 2 3 4 5 6 7 原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 与会者的技能 会议的准备工作 开会的原因、 目的和结果 具体表现 会议一般安排在周二至周四上午或是下午两点 半之后，避免安排在周一或周五 会议尽量安排在一个封闭的会议室内，而且最 好围着圆桌进行 事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人 分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者 选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职 与会者一定要具有倾听能力 一定要提前做好具体的准备工作 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通 知所有的与会者
如何判断是否有必要开会
无需开会的“五个如果”
没有什么特别 的事情要讨论
已经按照惯例 每周聚会了 会议成本太大
还有比开会 更好的方法
如果
你是唯一可以 （需要）且知道 如何决策的人
如何判断是否有必要开会
必须开会的“五个如果”
给工作小组委派任务 （需要动员或详细说明）
必须把信息同 时传达给很多人
如果
会议效率不高的原因及具体表现
项 目 1 2 3 4 5 原因 时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能 与会者的技能 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会 会议设在经理办公室，致使会议经常被打断， 无法正常进行 必须出席会议的人未到，已来的是一些可有可 无的人 会议主持人缺乏影响力、说服力，被与会者牵 着鼻子走，无法实现会议意图 与会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败
会议成本的计算
会议成本=
时间成本+直接成本+效率损失成本
时间成本=
参加会议人员单位小时工资×用时×人数×3
直接成本=
会议设施租用费+会议场地费+差 旅费+文件准备费
效率损失成本=
效率损成本
因不及时接听重要客户电话而造成的损失 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件 而导致停工停产等
会议召开阶段
开始——守时、破冰 扩展
扩展技巧：
图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析
回收
回收技巧：投票表决、N/3技巧、 压力排序
达成共识 结束会议
会议落实阶段
四、会议失败的原因 富有成效的会议及无效会议的危害
富有成效的会议 目标能实现 无效会议的危害 目标没有办法实现
有些事情需要 当众表扬或批评
听取部门汇报
要让别人参与 决策以集思广益
会议规范流程
结束会议： 总结 安排下次会议
开始： 欢迎 会议流程 议程 具体时间 规章制度
议程1： 分享话题及目标 交换信息 产生想法/做决定/ 确认行动 总结
跟踪 会议记录 跟踪计划
会议的一个中心、两个基本点
面对面会议 电话会议 视频会议
按开会目的分类
固定例会 当众表扬或批评会议 临时处理突发会议 人事会议 培训会议 创意会议 说明会议
会议的频率
固定的 部门会议
全体会议 处理突发事件会议
一对一会议
三、会议的三个阶段/七个过程
会议计划阶段
会议计划的六个要点： 会议目标 会议参加者 会议方式 会议时间、地点 会议日程安排 会议所需的资料和物料
高效会议管理
课程大纲
一、为什么要对会议进行管理 二、会议的目的和种类 三、会议的三个阶段/七个步骤 四、会议失败的原因 五、如何开成功的会议 六、成功会议的角色扮演 七、会议控制与冲突处理
一、为什么要对会议进行管理
据统计，在英国每天大约有400万个小时被用于召开团 队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议 《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于 正式会议的时间达到3.5小时，非正式会议时间大约1 小时 会议需要管理吗？ 会议还需要技巧 吗？
二、会议的目的和种类
会议的目的:
开展有效的沟通 传达资讯 监督员工、协调矛盾 达成协议与解决问题 资源共享 开发创意
达成协议与解决问题
点明问 题或困 难所在
权衡问 题的轻 重缓急
寻找解 决办法
评议解 决方法
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类
团体会议 小组会议 一对一会议
按开会方 式分类
五、如何开成功的会议
高效会议的八大特征：
只在必要是才召开 事先已经筹划好了 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验、才能和必要的人出席 做出了评论和总结 记录所有决定和负责人及完成时间
避免会议的五“不”现象 不守时 不负责 不决策 不投入 不执行
会议地点不当 会议场地设备不足 不能准时开始 与会者未做准备 未明确议题和时间 时间安排不当 会议太多，与会者厌倦 会议太少，致使会议议 题太多
会议中导致失败的原因
受外界影响 与会者发言离题 让没有必要留在会场的 人流在会场 决策犹豫不决 资料准备不充分却贸然 决策 少数人垄断发言 与会者之间争论