文件归档整理培训资料PPT建设项目文件归档整理
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工程档案归档整理规则及方法课件
数据备份与恢复技术
备份策略
根据工程档案的重要性和使用频 率，制定合理的备份策略，包括 备份频率、备份方式（如全量备 份、增量备份、差异备份）等。
存储介质
选择可靠的存储介质和设备，如 高性能的硬盘、磁带或云存储等 ，确保备份数据的安全性和可用
性。
恢复流程
建立详细的恢复流程和操作手册 ，包括备份数据的验证、恢复计 划的制定、恢复操作的执行等， 以保障在数据丢失或损坏时能够
及时恢复。
06
工程档案归档整理案例分 析
大型工程项目档案归档整理案例
案例概述
归档整理规则
某大型水电站工程项目，涉及大量设计、 施工、监理等档案资料。
按照国家档案局《水电站工程建设档案管 理规范》，对各类档案进行分类、编目、 保管和利用。
实施方法
案例效果
采用档案管理软件，实现电子化归档和检 索；定期进行档案鉴定和移交工作。
按照项目阶段分类
将工程档案按照项目前期 、项目设计、项目施工、 项目竣工等阶段进行分类 ，便于管理和检索。
按照专业分类
将工程档案按照建筑、结 构、给排水、电气、暖通 等专业进行分类，便于专 业人员管理和检索。
按照文件属性分类
将工程档案按照图纸、文 字、照片、视频等属性进 行分类，便于不同类型文 件的存储和管理。
共享平台
建立工程档案共享平台，方便 相关人员在线查阅和使用档案
。
下载与打印
允许用户下载和打印工程档案 ，但需遵守相关法律法规和知
识产权规定。
利用反馈
鼓励用户在使用过程中提供反 馈意见，以便不断优化和完善
档案管理规则和方法。
03
工程档案归档整理方法
纸质档案整理方法
《归档文件整理规则规范化》培训PPT课件
第一节 归档文件的整理单位
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
.
20
第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
.
16
第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
.
6
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
.
7
第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
五、转发文与被转发文。 转发文与被转发文是一份文件的不同部分， 前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是 具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分 割，因此也应作为一件。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订
第一节 归档文件的整理单位 六、报表、图册、名册等。 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都 相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照 其本来的装订方式，一册（本）作为一件。
求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来
说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不
易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如
法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与
历次稿（包括定稿）各为一件。
.
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第二章 归档文件的整理单位与装订 第一节 归档文件的整理单位
二、正文与附件。 附件是指附属于正文之后的其他文件材料， 作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图 表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等 等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件 数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
.
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
一、对机关档案工作的意义。
二、对档案馆工作的意义。 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。
三、对档案管理现代化的意义
.
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第一章 《归档文件整理规则》总论
第一节《归档文件整理规则》的意义
三、对档案管理现代化的意义 1.为以计算机技术为中心的现代科学技 术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。 2.促进机关文档一体化管理的实现。 3.为设计合理的电子文件整理方法打下基
础。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
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二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
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如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
《归档文件整理规则》ppt课件
数作为必备项，机构（问题）可以作为
选择项（见附录A 图A1）。归档章中
全宗号、年度、保管期限、件号、机构
（问题）按照3编制，页数用阿拉伯数
字标识（见附录A 图A2）。为便于识
记，归档章保管期限也可以使用“永久
”“30年”“10年”简称标识，机构
（问题）也可以用“办公室”等规范化
简称标识（见附录A 图A3）。
25
26
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
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• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
• 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代 码之间用“·”隔开。
如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001
单位编制页码。 • 2、页码应逐页编制，宜分别标注
在文件正面右上角或背面左上角 的空白位置。 • 3、 文件材料已印制成册并编有 页码的；拟编制页码与文件原有 页码相同的，可以保持原有页码 不变。
31
• （四） 装盒
• 将归档文件按顺序装入档案盒，并填 写档案盒盒脊及备考表项目。不同年 度、机构（问题）、保管期限的归档 文件不能装入同一个档案盒。
归档文件材料的整理PPT课件
第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度， 导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处 分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重 的，给予撤职或者开除处分。
（四）划分保管期限
1、永久 2、定期：30年、10年
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8 号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布 起施。）
永久保管的文件材料：
1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年 鉴、规章制度
（二）整理方法
需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书 档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以 件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分。
（三）工作要求
1、活动办公室应明确专人负责文件材料的收 集，确保完整、系统；
2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的 收集、初步整理，并向本单位档案部门移交；
主要是对收集的文件材料进行“资格审
定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没 有保存价值的文件材料。
文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值
的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，
对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民
1本单位的党组党委行政工作会议的记录2本单位的各项工作计划总结责任制大事记年鉴规章制度3本单位召开的重要会议材料4本单位制发的方针政策性和规范性文件5本单位的机构演变启用人事任免和奖惩文件6本单位的录用转正调资定级离退休抚恤工作文件7本单位干部职工党员花名册和统计年报8本单位签定的合同协议文件9本单位重要的请示报告批复文件10上级单位或领导对本单位的重要批示11上级下发需本单位贯彻执行的重要文件13定期30年保管的文件材料
（四）划分保管期限
1、永久 2、定期：30年、10年
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8 号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布 起施。）
永久保管的文件材料：
1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年 鉴、规章制度
（二）整理方法
需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书 档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以 件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分。
（三）工作要求
1、活动办公室应明确专人负责文件材料的收 集，确保完整、系统；
2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的 收集、初步整理，并向本单位档案部门移交；
主要是对收集的文件材料进行“资格审
定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没 有保存价值的文件材料。
文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值
的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，
对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民
1本单位的党组党委行政工作会议的记录2本单位的各项工作计划总结责任制大事记年鉴规章制度3本单位召开的重要会议材料4本单位制发的方针政策性和规范性文件5本单位的机构演变启用人事任免和奖惩文件6本单位的录用转正调资定级离退休抚恤工作文件7本单位干部职工党员花名册和统计年报8本单位签定的合同协议文件9本单位重要的请示报告批复文件10上级单位或领导对本单位的重要批示11上级下发需本单位贯彻执行的重要文件13定期30年保管的文件材料
重点建设项目文件归档与整理
系。
采用科学的方法和工具， 提高归档与整理的效率。
归档与整理的流程
分类
根据文件的性质和用途进行分 类。
保管
选择合适的存储介质和环境， 确保文件的长期保存。
收集
收集项目实施过程中产生的所 有文件。
编目
对文件进行编号、命名和描述， 形成完整的文件清单。
利用
提供文件查询、借阅和复制等 服务，满足项目参与方的需求。
等。
按项目阶段分类
根据项目阶段进行分类，如项 目前期、项目实施、项目竣工 等。
按责任单位分类
根据责任单位进行分类，如建 设单位、施工单位、设计单位 等。
按文件格式分类
根据文件格式进行分类，如 Word文档、PDF文档、图片文
档等。
电子文件元数据
描述性元数据
描述文件的标题、作者、创建日期等基本信 息。
编码规则示例
采用字母和数字组合的 方式进行编码，如 “ZB20230301”表示 重点建设项目编号， 2023表示年份，03表 示月份，01表示日期。
03 文件存储与保管
存储介质选择
耐久性
01
选择耐久性强的存储介质，如高质量的硬盘、光盘等，以确保
文件长时间保存的可靠性。
兼容性
02
考虑到不同操作系统和软件环境，选择兼容性强的存储介质，
电子文件可以存储在硬盘、光 盘、U盘等多种存储介质上。
易复制和传输
电子文件可以轻松复制和传输 ，便于共享和利用。
可编辑和修改
电子文件可以被编辑和修改， 具有较高的灵活性。
占用空间小
电子文件存储空间相对较小， 节省了存储资源。
电子文件分类
按内容分类
根据文件内容进行分类，如合 同文件、施工文件、验收文件
采用科学的方法和工具， 提高归档与整理的效率。
归档与整理的流程
分类
根据文件的性质和用途进行分 类。
保管
选择合适的存储介质和环境， 确保文件的长期保存。
收集
收集项目实施过程中产生的所 有文件。
编目
对文件进行编号、命名和描述， 形成完整的文件清单。
利用
提供文件查询、借阅和复制等 服务，满足项目参与方的需求。
等。
按项目阶段分类
根据项目阶段进行分类，如项 目前期、项目实施、项目竣工 等。
按责任单位分类
根据责任单位进行分类，如建 设单位、施工单位、设计单位 等。
按文件格式分类
根据文件格式进行分类，如 Word文档、PDF文档、图片文
档等。
电子文件元数据
描述性元数据
描述文件的标题、作者、创建日期等基本信 息。
编码规则示例
采用字母和数字组合的 方式进行编码，如 “ZB20230301”表示 重点建设项目编号， 2023表示年份，03表 示月份，01表示日期。
03 文件存储与保管
存储介质选择
耐久性
01
选择耐久性强的存储介质，如高质量的硬盘、光盘等，以确保
文件长时间保存的可靠性。
兼容性
02
考虑到不同操作系统和软件环境，选择兼容性强的存储介质，
电子文件可以存储在硬盘、光 盘、U盘等多种存储介质上。
易复制和传输
电子文件可以轻松复制和传输 ，便于共享和利用。
可编辑和修改
电子文件可以被编辑和修改， 具有较高的灵活性。
占用空间小
电子文件存储空间相对较小， 节省了存储资源。
电子文件分类
按内容分类
根据文件内容进行分类，如合 同文件、施工文件、验收文件
建设工程档案管理培训(PPT课件)精选全文
4、案卷装订 案卷采用整卷装订、不装订（图纸可不装订）二种形式；不装订时，应在每份文件的右上角加盖档号章，文件要按目录编排次序排列；
档号
序号
J1·01--01
05
5、填写案卷封面和脊背 （1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字； 案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图
3、建立健全项目档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等 4、采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度（仅适用于建设单位与施工、监理等单位的合同要约，任何国家部门均不得收取工程档案保证金）
第四节 工程档案的整理
一、分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按各单位工程进行分类。对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。
某 项目 档 案
前期依据性档案
勘察设计档案
施工档案
监理档案
竣工验收档案
单位工程01
单位工程02
单位工程03
项目管理档案
二、组卷 （一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。
档号
序号
J1·01--01
05
5、填写案卷封面和脊背 （1）案卷题名：案卷题名在结构上由3个部分组成，字数一般不超过50个字； 案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称 如：某高速公路工程开工报告及施工组织设计 某高速公路工程勘察、设计、土建施工等合同 某高速公路工程G1标西福管理区收费管理楼竣工图
3、建立健全项目档案管理制度 档案管理制度、汇总制度、保密制度、利用制度、图纸更改制度、竣工图编制办法、项目文件归档范围、文件收发文登记制度、文件流程控制制度等 4、采取经济制约措施，实行工程档案质量保证金制度（仅适用于建设单位与施工、监理等单位的合同要约，任何国家部门均不得收取工程档案保证金）
第四节 工程档案的整理
一、分类 建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类。如施工档案可以再按各单位工程进行分类。对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。
某 项目 档 案
前期依据性档案
勘察设计档案
施工档案
监理档案
竣工验收档案
单位工程01
单位工程02
单位工程03
项目管理档案
二、组卷 （一）组卷要求 案卷必须是一组具有有机联系的文件；案卷内文件的数量要适度；案卷内文件的保存价值和密级应基本一致；案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。
基建项目工程资料档案归档课件
记录要由设计、施工、监理三方签章 （8）施工组织设计(鲁JJ-004)
要求在工程开工前，图纸会审后编制，编制内容应齐全、 实际、要有审批手续 。（符合集团公司规定） （9）施工方案(鲁JJ-004)
主要分部（分项）工程、工程重点部位、技术复杂或采用
新技术的关键工序需编制专项施工方案。并按季节编制冬、雨 期施工方案。
b、原材料合格证、检测报告 （1）钢材出厂合格证及检验报告（钢筋、型钢）
（2）钢材焊接检验报告及焊条合格证、焊工操作证
（3）水泥出厂合格证及复验报告
（4）砖、砂、石出厂合格证及检验报告（含建筑用水检 验报告）
（5）防水材料合格证、试验报告及复试报告（含保温材料合 格证）、备案证
（6）构件出厂合格证及试验报告 （7）外加剂（复试报告） （8）采暖卫生与煤气工程材料、设备出厂合格证、备案证等 （9）电气工程材料、设备出厂合格证、备案证等 （10）通风与空调工程材料、设备出厂合格证、备案证
（二）建设实施阶段 施工技术资料包括五个方面： 1、施工管理资料
是各方责任主体对施工过程采取组织、技术、质量措施进行管 理，实施过程控制，记录施工过程中组织、管理、监督实体形成 情况资料文件的统称。主要包括质量管理、施工记录、隐蔽验收、 材质证明文件等资料。 2、施工质量验收资料
是各方责任主体对工程施工各阶段工序质量进行确认验收并签 署验收意见形成资料文件的统称。主要包括检验批、分项、分部 （子分部）、单位（子单位）工程实体、观感验收等内容。 3、施工检测资料
3、计划任务书（设计任务书） 是确定基本建设项目，编制设计文件的主要依据。计划
任务书的内容，各类建设项目不尽相同。
4、专家建议文件 5、环境预测及影响报告书和批复文件 6、选址申请及选址规划意见通知书 7、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 8、拆迁安置意见、协议、方案等 9、建设用地规划许可证及其附件 10、划拨建设用地文件
要求在工程开工前，图纸会审后编制，编制内容应齐全、 实际、要有审批手续 。（符合集团公司规定） （9）施工方案(鲁JJ-004)
主要分部（分项）工程、工程重点部位、技术复杂或采用
新技术的关键工序需编制专项施工方案。并按季节编制冬、雨 期施工方案。
b、原材料合格证、检测报告 （1）钢材出厂合格证及检验报告（钢筋、型钢）
（2）钢材焊接检验报告及焊条合格证、焊工操作证
（3）水泥出厂合格证及复验报告
（4）砖、砂、石出厂合格证及检验报告（含建筑用水检 验报告）
（5）防水材料合格证、试验报告及复试报告（含保温材料合 格证）、备案证
（6）构件出厂合格证及试验报告 （7）外加剂（复试报告） （8）采暖卫生与煤气工程材料、设备出厂合格证、备案证等 （9）电气工程材料、设备出厂合格证、备案证等 （10）通风与空调工程材料、设备出厂合格证、备案证
（二）建设实施阶段 施工技术资料包括五个方面： 1、施工管理资料
是各方责任主体对施工过程采取组织、技术、质量措施进行管 理，实施过程控制，记录施工过程中组织、管理、监督实体形成 情况资料文件的统称。主要包括质量管理、施工记录、隐蔽验收、 材质证明文件等资料。 2、施工质量验收资料
是各方责任主体对工程施工各阶段工序质量进行确认验收并签 署验收意见形成资料文件的统称。主要包括检验批、分项、分部 （子分部）、单位（子单位）工程实体、观感验收等内容。 3、施工检测资料
3、计划任务书（设计任务书） 是确定基本建设项目，编制设计文件的主要依据。计划
任务书的内容，各类建设项目不尽相同。
4、专家建议文件 5、环境预测及影响报告书和批复文件 6、选址申请及选址规划意见通知书 7、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 8、拆迁安置意见、协议、方案等 9、建设用地规划许可证及其附件 10、划拨建设用地文件
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
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文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
0109
20130219
• （四）装订（或折叠） • 1、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种 形式；图纸一般采用手风琴式折叠可不装订，但 同一项目应统一。 • 2、案卷内不应有金属物。 • 3、单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上 方加盖、填写档号章．档号章内容有：档号、序 号。 • 4、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序， 文号及装订形式。
• • • • • •
(7)工艺设备文件 (8)科研项目文件 (9)涉外文件 (10)生产技术准备、试生产文件 (11)财务、器材管理文件 (12)竣工验收文件
0109
Hale Waihona Puke 20130219• 项目建设文件的归档齐全应从三个方面去确保： 一是整个项目的各个子项目形成的文件材料缺一 不可；二是整个项目的各个阶段（设计、施工、 竣工）形成的文件材料缺一不可；三是整个项目 的各参建单位（建设单位、施工单位、监理单位） 形成的文件材料缺一不可。 • （二）项目文件的分类 • 将项目文件材料划分到本企事业单位设置的档案 分类表的项目建设档案类目里。
建设项目文件 归档整理
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20130219
• 一、建设项目文件归档整理的目的 • 建设项目文件归档整理的目的是方便日后 项目档案的查找利用。只有做到归档文件 齐全完整，整理科学合理，编制目录，才 能确保日后项目档案的查找利用方便。
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• 为了保证归档文件齐全完整、整理科学合理，第 一，必须做到档案工作与项目建设进程同步进行， 即项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移 交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进 行；第二，在签订项目设计、施工及监理合同、 协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相 应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任； 第三，项目建设单位（业主、项目法人）要认真 组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监 理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
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建设单位委托的项目监理单位负责监督、 检查项目建设中文件收集、积累和完整、 准确、系统情况．审核，签认竣工文件。 并向建设单位提交有关专项报告、验证材 料及其他监理文件。
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③项目试运行阶段 试运行单位负责收集、积累在生产技 术准备和试运行中形成的文件：项目器材 供应、财务管理单位或部门应负责收集、 积累所承建项目的器材供应和财务管理中 形成的文件。
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• （三）项目文件的组卷 • 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套 性特点，保持卷内文件的有机联系：分类 科学，组卷合理；法律性文件手续齐备； 符合档案管理要求。
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• 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或 装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工 图按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消 防，环保等顺序组卷；设备文件按专业、 组件等组卷；管理性文件按问题、时间或 项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷； 监理文件按文种组卷；原材料试验按单项 工程、单位工程组卷。
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• 例2：广西华银铝业氧化铝一期工程生活区 1#住宅楼1—8层建筑竣工图 • 例3：南梧二级路邕宁至昆仑关段 （K38+000-K39+000）路基压实度检测记 录
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• 3、收集范围 • 反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用 价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设 项目档案。 • (1)可行性研究、任务书 • (2)设计基础材料 • (3)设计文件 • (4)项目管理文件 • (5)施工文件 (6)监理文件
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• 2、项目建设各阶段文件的收集及其责任 • ①项目准备阶段 • 建设单位各机构负责收集、积累和整 理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文 件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、 设计文件．并按规定向建设单位档案部门 提交有关设计基础资料和设计文件。
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• ②项目施工阶段 • 项目实行总承包的，由各分包单位负 责其分包项目全部文件的收集、积累、整 理，并提交总承包单位汇总；由建设单位 分别向几个单位发包的，由各承包单位负 责收集、积累其承包项目的全部文件；项 目监理单位负责收集，积累项目监理文件。
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• （五）拟写案卷题名 • 拟写案卷题名，应简明、准确揭示卷内文 件的内容．主要包括项目名称、代字、代 号及结构、部件、阶段的代号和名称等； 项目名称应与批准的原立项，设计（包括 代号）相符；归档外文资料的题名及主要 内容应译成中文。
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• （1）项目名称。项目名称与批准的原立项 设计（包括代号）应相符。 • （2）案卷针对的内容。 • （3）卷内文件材料名称。 • 例1：广西华银铝业氧化铝一期工程氧化 铝主厂房电气竣工图
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• 3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不 同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 • 4、案卷与卷内文件的排列 • ①管理性文件按问题、时间或重要程度排 列。 • ②施工文件按管理、依据、建筑、安装、 检测实验记录、评定、验收排列。
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• ③设备文件按依据性、开箱验收、随机图 样、安装调试和运行维修等顺序排列。 • ④竣工图按专业、图号排列。 • ⑤卷内文件一般文字在前，图样在后；译 文在前，原文在后；正件在前，附件在后； 印件在前，定（草）稿在后。
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• 二、建设项目文件归档整理的的方法步骤 • 收集——分类——组卷——装订（或折 叠）——拟写案卷题名——编制目录—— 填写封面 • 建设项目所形成的全部项目文件在归档前 应根据国家有关规定，并按档案管理的要 求，由文件形成单位进行整理。
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• （一）项目文件的收集 • 1、项目文件的形成和积累 • 项目文件产生于项目建设全过程，其 形成、积累和管理应列入项目建设计划和 有关部门及人员的职责范围、工作标准或 岗位责任制，并有相应的检查、控制及考 核措施。