《秘书学概论》思考题答案-第二章
秘书学概论(加试卷)
高等教育自学考试《秘书学概论》考试试卷( A卷)准考证号：姓名：分数：一、单项选择题（本大题共25小题，每小题1分，共25分）1．秘书学体系中最基本的概念是( )A．秘书机构B．秘书活动C．秘书工作D．秘书2．“三服务”指导思想和“四个转变”的要求，突出强调了秘书部门的( ) A．协调作用B．参谋作用C．代劳作用D．督查作用3．夏代的“史”最初的含义是指( )A．文书的形成者B．占卜的官吏C．史籍资料D．修史的官吏4．汉朝主要的秘书官吏是( )A．太师B．尚书C．御史D．丞相5．基层秘书部门设置的特点是( )A．专一性B．长期性C．稳定性D．多样性6．秘书的工作指向具有( )A．辅助性B．近身性C．综合性D．专业性7．名实相符的秘书是( )A．省长秘书B．警卫秘书C．董秘 D．驻外使领馆二秘8．“秘书是领导的辅佐、智囊”是对秘书( )A．定义的外延过宽B．定义的内涵过窄C．要求与估价过高C．要求与估价过低9．秘书工作的本质特性是( )A．从属性B．被动性C．辅助性D．赋予性10．“在中国，不办事的秘书是不存在的”，说明了秘书工作的属性是( ) A．务实性B．政治性C．潜隐性D．综合性11．信息工作是秘书工作的( )A．基础性工作B．重点性工作C．主要性工作D．次要性工作12．秘书能对领导发挥较大参谋作用的个人因素是( )A．领导人的高度信任B．担负重要的秘书工作C．良好的群众基础D．既亲且重，博学多才13．整理与保存文件的方法称为( )A．立卷B．组卷C．定卷D．归档14．当领导工作发生失误时，秘书首先应该( )A．及时补救B．帮助遮掩C．参谋提醒D．不多过问15．制定领导战略的前提条件是预测和( )A．调查B．界定C．论证D．规划16．“指示”属于秘书写作中的( )A．事务公文B．专业公文C．党务公文D．行政公文17．秘书工作的宗旨决定了秘书人员最基本的观念是( )A．服务观念B．创新观念C．系统观念D．部门观念18．秘书在调查研究中需要做到( )A．妙笔生花B．主观臆断C．先入为主D．切中要害19．属于秘书知识结构的中间层次是( )A．社会科学与自然科学B．领导科学与管理科学C．人文科学与行为科学D．秘书学与档案学20．领导与秘书工作的发展变化决定了秘书知识结构构建应遵循( ) A．兼容原则B．动态原则C．广博原则D．精深原则21．用反馈来加强时间控制的方法是( )A．时间表B．统计时间法C．ABC分类法 D．目标时间法22．我国最早的公文是( )A．《尚书》B．《夏书》C．《汉书》D．甲骨公文23．秘书部门的性质决定了秘书部门是( )A．权力运行机构B．综合辅助机构C．后勤保障机构 D．执行监督机构24．秘书作好督查工作的首要原则是( )A．实事求是B．突出重点C．上下结合D．按章办事25．秘书在秘书工作中的特殊记忆要求是( )A．长远与全面B．深刻与牢固C．敏捷与正确D．联想与保存二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分。
《秘书学概论》思考题答案-第一章.doc
《秘书学概论》绪论1.秘书学发展阶段的成果表现在哪些方面？秘书学发展阶段的成果可以概括为:(1)秘书职能的发展转变(2 )建立了秘书学科(3 )秘书职业化的初步形成(4 )秘书工作手段与方法的大变革2.秘书学的研究对象是什么？秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。
3.从广义看，秘书学研究的内容和范围包括哪些？从广义层面我们认为，秘书学是一个包括理论秘书学、应用秘书学、历史秘书学和秘书教育学四个主要部分构成的理论体系。
4.秘书学与文书学、档案学有什么区别？秘书学、文书学、档案管理学都是独立的、密切相关的学科。
从学科产生的时间来看，档案学的产生已有70多年历史，文书学与档案学产生的时间大致相当，领属于档案学的档案管理学产生的时间也相对较早，而秘书学产生的时间距今只有30年。
从研究对象来看,秘书学研究秘书工作与秘书活动及其规律,文书学研究文书现象及其规律，档案管理学研究档案形成、发展和档案工作实践。
这是它们各自成为独立学科并相互区分的主要标志。
秘书学作为一门独立学科，有自己独特的研究对象和研究范畴，比如秘书学研究文书与档案，不能混同于文书学和档案管理学。
"秘书学不能一般性地去研究这些内容，应当从秘书工作的特点出发，根据秘书工作的需要和要求，研究与秘书工作有密切关系的那部分文书工作与档案工作的内容。
"所以说，秘书学、文书学、档案管理学既是密切相关的学科，也是有明确分野、各自独立的学科。
《秘书学概论》第一章思考题参考答案1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。
应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边;二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务;三是秘书工作的根本性质是辅助管理。
《秘书国家职业标准》（2006 ）:秘书是"从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
秘书学概论试题及答案
课程代码：00345第一部分选择题一、单项选择题1．秘书的知识结构应当具备（A ）A．专与博的兼容性 B．较强的理论性C．精深的专业性 D．无所不包的广泛性2．社会学和语言学属于秘书知识结构的[ A]A．基础层次 B．中间层次 C．最高层次 D．专业层次3．快速阅读法中的“六看”不包括[D ]A．看目录 B．看标题C．看序言或后记 D．看主要段落4．科学预测中的德尔菲法又叫做[ A]A．函询调查法 B．头脑风暴法C．思维共振法 D．主观概率法5．把有限的时间安排分配在处理少数最重要事项上的时间管理方法叫做[ B] A．ABC分类处理方法 B．甲乙丙分类时间计划法C．目标时间法 D．统计时间法6．秘书参谋作用通常不具有[ A]A．独立性 B．中介性 C．辅助性 D．科学性7．秘书人员应树立的最基本的观念是[ A]A．服务观念 B．创新观念 C．法治观念 D．价值观念8．影响秘书参谋场的因素除了秘书的主观基础外，还包括[C ]A．领导的职责范围 B．组织的社会功能C．组织管理的透明度 D．领导的主观基础9．国家保密法规定的秘密等级是[B ]A．绝密、机密、内部 B．绝密、机密、秘密C．机密、内部、公开 D．机密、秘密、公开10．秘书能快速成文的关键是[D ]A．写短文章 B．使用速记法C．使用电脑自打自印 D．准确领会行文意图11．在秘书与领导的关系中，最能体现秘书角色关系本质特征的是[B ]A．辅助与决策关系 B．上级与下级的关系C．政治上的平等关系 D．人格上的平等关系12．思维“必要的张力”是指既需要发散式思维也需要[B ] A．创造性思维 B．收敛式思维C．开放式思维 D．求异式思维13．客观环境影响秘书主动开展职能活动的程度叫做[ D] A．职能环境信任度 B．职能环境和谐度C．职能环境开放度 D．职能环境自由度14．科学决策的基础是[C ]A．群众评议 B．政策设计 C．情报信息 D．目标管理15．在秘书职能环境要素关系中，最主要的是[ B]A．与上级机关的关系 B．与本级组织领导的关系C．与职能部门的关系 D．与群众的关系16．秘书的工作流程应是[ C]A．开放的 B．全封闭的C．闭环运作的 D．时放时闭的17．近代著名的幕府型秘书是[ B]A．曾国藩 B．李鸿章 C．左宗棠 D．汪辉祖18．秘书学的研究对象是[C ]A．秘书及其群体活动 B．秘书工作现象C．秘书工作及其规律 D．秘书工作机构19．清代军机处从事秘书工作的叫[ D]A．参军 B．章京 C．师爷 D．主簿20．秘书学的研究起点是[B ]A．秘书工作 B．秘书活动 C．秘书现象 D．秘书21．我国秘书起源于[B ]A．周代的史 B．殷商的巫C．秦代的御史 D．汉代的中书22．秘书发现上司的决策有错误时应[ B]A．向上级反映 B．参谋提醒C．记下来，不表态 D．坚决反对23．不纳入本单位大事记的是[ C]A．工作人员参加上级业务会议B．秘书部门编印信息简报C．中层干部任免D．主要领导人休假24．秘书部门的基本功能是[ B]A．辅助决策 B．直接辅助与服务C．参谋与决策 D．决策与服务25．进入决策层的秘书长的基本任务是[ D]A．掌管政务、管理事务、搞好服务B．主管政务、掌管事务、辅助服务C．掌管事务、搞好服务、主管政务D．参与政务、掌管事务、搞好服务26．直接领导县政府办公室的是[C ]A．县长和上级秘书部门 B．县委书记C．县长、副县长 D．上级秘书部门27．在建立目标管理制度时要坚持目标的[ C]A．灵活性 B.政治性 C．单义性 D．技术性28．属于秘书工作本质属性范畴的是[ D]A．政治性 B．服务性 C．被动性 D．辅助性29．秘书在领导决策前的信息收集、调查研究、草拟文稿等均属于[ D] A．拓展性工作 B．技术性工作C．事务性工作 D．铺垫性工作30．解决局部问题上的权力冲突和利益冲突采用[ A]A．融合协调方法 B．变通协调方法C．沟通协调方法 D．计划协调方法二、多项选择题31．秘书工作一般规律的基本要素包括[ ABD]A．近身 B．综合C．服从 D．适应 E．辅佐32．机要秘书的工作任务包括[ ABCDE]A．处理文电 B．承办领导交办事务C．兼管印章 D．随从外出E．关心领导生活33．秘书政治素质的内容包括[ABCDE ]A．远大的政治理想 B．坚定的党性原则C．较高的政策水平 D．较强的法治观念E．高度的工作责任感34．秘书部门运转机制的特点是[ ACDE]A．围核性 B．交叉性C．服务性 D．全面性E．行业特殊性35．秘书工作的对立统一包括[ABCE ]A．被动性与主动性的对立统一 B．机要性与群众性的对立统一C．事务性与思想性的对立统一 D．政治性与政策性的对立统一E．经常性与突出性的统一第二部分非选择题三、简答题36．我国秘书学诞生的原因37．卫生局王秘书遇到一个牵涉到各方面的复杂问题，她既向科长请示，又告诉了局长，还征求了教育局、宣传部的意见，结果科长与局长的意见不一致，教育局、宣传部的意见有分歧，弄得她很不好办。
《秘书学概论》思考题答案-第一章
《秘书学概论》思考题答案-第一章第一篇：《秘书学概论》思考题答案-第一章《秘书学概论》第一章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第一章的思考题参考答案。
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（CQ资料）秘书学,秘书学概论,第章,思考题,参考答案1.什么是秘书？《辞海》对秘书的定义是什么？定义秘书概念，首先应将其界定为一种职业，在此基础上，再对秘书这一概念的内涵进行定义。
应从三个方面考虑问题：一是秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边；二是秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务；三是秘书工作的根本性质是辅助管理。
《秘书国家职业标准》（2006）：秘书是“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。
”《辞海》对于秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。
2.中国古代秘书的称谓有哪些？中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。
《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。
从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。
其称谓各不相同。
如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。
魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。
这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。
《秘书管理》思考题和案例分析参考答案编辑定稿
第一章文书和档案1.试从历史和现实两个角度谈谈文书和档案之间的关系。
答：文书和档案之间有着密切的关系，概括地说，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。
具体而言，包括以下两层意思：第一，文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。
第二，文书有条件地转化为档案。
从历史上看，文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。
我国从商周时期就出现了文书，相应地，出现了文书工作和档案工作，那时的文书和档案之间、文书工作和档案工作之间没有明确界限，文书部门和文书工作者同时也是档案部门和档案工作者。
这种状况一直持续了3000年，其间虽有唐宋时期并不十分明显的分工，但文书、档案工作一直在总体上处于合一状态。
民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法，也就是文书和档案统一分类，统一登记、统一编号。
新中国成立以后的1956年，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》指出，要在1956年内全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。
至此，新中国的文书工作和档案工作各自成为独立的系统。
进入20世纪80年代，“档案与文件管理一体化”的趋势日趋明显，随着办公自动化的不断普及，政府机构、大型企业和事业单位利用内部网络和“文档一体化”软件，将文书的制作、办理等文书程序和归档、检索、提供利用等档案工作程序整合起来，同步完成或连续完成，大大推进了文书工作和档案工作一体化的进程。
通过上面的回顾，可知在历史上，文书工作和档案工作合多分少，将文书工作和档案工作统一管理是当前和今后文件管理的基本趋势之一。
文书和档案之间有密切的关系，也有明显的差别：第一，二者在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值重点不同。
第二，不是所有文书都可以成为档案，只有一部分文书可以变成档案。
档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。
第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。
2.文书和档案各有哪些种类？它们有什么作用？答：文书的种类：文书按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。
秘书实务思考题及答案
秘书实务思考题及答案第一章文字工作思考题及参考答案1.与其他人员的文字工作相比,秘书的文字工作有何特点？答：可以概括为“四性”：写作活动的受动性、思维形式的抽象性、表达方式的综合性、成文过程的程序性。
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？答：(1)各种法定公文。
(2)其他通用文书：包括信息简报类的政务简报、情况反映、信访动态等；规章制度类的章程、办法、细则、规则、公约；工作计划类的月、季、年工作计划,以及专项工作计划如调查提纲、会议预案、某项中心工作实施方案等；工作总结类的年终工作总结、专项工作总结、调查研究总结等。
这些文书除信息简报类外,大多只用于组织内部。
(3)商务文书和公关礼仪类文书：包括谈判协议书、商务合同、商务信函以及外贸业务中的各种单证等。
公关礼仪文书主要指贺信(电)、喜报、慰问信、表扬信、感谢信、开(闭)幕词等。
(4)上司讲话稿，主要有：法定会议的工作报告(如政府工作报告、公司经营状况的报告)、部署工作的讲话、总结表彰大会上的讲话、纪念庆祝大会上的演讲、宣传动员教育辅导性会议上的演讲、各种礼仪性讲话(如祝酒词、欢迎词、答谢词、悼词)等。
(5)媒体署名文章：供报刊发表的文章（通常署本单位领导的名或直接署单位名)。
(6)新闻报道。
3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？答：(1)准确反映上司意图。
(2)内容符合法律政策。
(3)观点明确、逻辑严密。
(4)内容实在、篇幅简短。
(5)语言规范、行文得体。
4.简述文稿撰拟的一般过程。
答：(1)文稿起草前的准备（包括思想准备、材料准备、拟定提纲）。
(2)初稿的撰拟。
(3)文本的校核、检查和修改。
(4)文稿的审核、签发和定稿。
5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具体要求？答：文字记录工作主要包括：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。
具体要求有：（1）备好记录工具，准备随时记录，（2）培养倾听和判断能力，快速做出记录，（3）及时补充和修改，认真整理记录，（4）科学地制作表格。
秘书学概论试题及答案
秘书学概论试题课程代码：00345第一部分选择题一、单项选择题1．秘书的知识结构应当具备AA．专与博的兼容性B．较强的理论性C．精深的专业性D．无所不包的广泛性2．社会学和语言学属于秘书知识结构的AA．基础层次B．中间层次C．最高层次D．专业层次3．快速阅读法中的“六看”不包括DA．看目录B．看标题C．看序言或后记D．看主要段落4．科学预测中的德尔菲法又叫做AA．函询调查法B．头脑风暴法C．思维共振法D．主观概率法5．把有限的时间安排分配在处理少数最重要事项上的时间管理方法叫做B A．ABC分类处理方法B．甲乙丙分类时间计划法C．目标时间法D．统计时间法6．秘书参谋作用通常不具有AA．独立性B．中介性C．辅助性D．科学性7．秘书人员应树立的最基本的观念是AA．服务观念B．创新观念C．法治观念D．价值观念8．影响秘书参谋场的因素除了秘书的主观基础外,还包括CA．领导的职责范围B．组织的社会功能C．组织管理的透明度D．领导的主观基础9．国家保密法规定的秘密等级是BA．绝密、机密、内部B．绝密、机密、秘密C．机密、内部、公开D．机密、秘密、公开10．秘书能快速成文的关键是DA．写短文章B．使用速记法C．使用电脑自打自印D．准确领会行文意图11．在秘书与领导的关系中,最能体现秘书角色关系本质特征的是BA．辅助与决策关系B．上级与下级的关系C．政治上的平等关系D．人格上的平等关系12．思维“必要的张力”是指既需要发散式思维也需要BA．创造性思维B．收敛式思维C．开放式思维D．求异式思维13．客观环境影响秘书主动开展职能活动的程度叫做DA．职能环境信任度B．职能环境和谐度C．职能环境开放度D．职能环境自由度14．科学决策的基础是CA．群众评议B．政策设计C．情报信息D．目标管理15．在秘书职能环境要素关系中,最主要的是BA．与上级机关的关系B．与本级组织领导的关系C．与职能部门的关系D．与群众的关系16．秘书的工作流程应是CA．开放的B．全封闭的C．闭环运作的D．时放时闭的17．近代着名的幕府型秘书是BA．曾国藩B．李鸿章C．左宗棠D．汪辉祖18．秘书学的研究对象是CA．秘书及其群体活动B．秘书工作现象C．秘书工作及其规律D．秘书工作机构19．清代军机处从事秘书工作的叫DA．参军B．章京C．师爷D．主簿20．秘书学的研究起点是BA．秘书工作B．秘书活动C．秘书现象D．秘书21．我国秘书起源于BA．周代的史B．殷商的巫C．秦代的御史D．汉代的中书22．秘书发现上司的决策有错误时应BA．向上级反映B．参谋提醒C．记下来,不表态D．坚决反对23．不纳入本单位大事记的是CA．工作人员参加上级业务会议B．秘书部门编印信息简报C．中层干部任免D．主要领导人休假24．秘书部门的基本功能是BA．辅助决策B．直接辅助与服务C．参谋与决策D．决策与服务25．进入决策层的秘书长的基本任务是DA．掌管政务、管理事务、搞好服务B．主管政务、掌管事务、辅助服务C．掌管事务、搞好服务、主管政务D．参与政务、掌管事务、搞好服务26．直接领导县政府办公室的是CA．县长和上级秘书部门B．县委书记C．县长、副县长D．上级秘书部门27．在建立目标管理制度时要坚持目标的CA．灵活性B.政治性C．单义性D．技术性28．属于秘书工作本质属性范畴的是DA．政治性B．服务性C．被动性D．辅助性29．秘书在领导决策前的信息收集、调查研究、草拟文稿等均属于D A．拓展性工作B．技术性工作C．事务性工作D．铺垫性工作30．解决局部问题上的权力冲突和利益冲突采用AA．融合协调方法B．变通协调方法C．沟通协调方法D．计划协调方法二、多项选择题31．秘书工作一般规律的基本要素包括ABDA．近身B．综合C．服从D．适应E．辅佐32．机要秘书的工作任务包括ABCDEA．处理文电B．承办领导交办事务C．兼管印章D．随从外出E．关心领导生活33．秘书政治素质的内容包括ABCDEA．远大的政治理想B．坚定的党性原则C．较高的政策水平D．较强的法治观念E．高度的工作责任感34．秘书部门运转机制的特点是ACDEA．围核性B．交叉性C．服务性D．全面性E．行业特殊性35．秘书工作的对立统一包括ABCEA．被动性与主动性的对立统一B．机要性与群众性的对立统一C．事务性与思想性的对立统一D．政治性与政策性的对立统一E．经常性与突出性的统一第二部分非选择题三、简答题36．我国秘书学诞生的原因37．卫生局王秘书遇到一个牵涉到各方面的复杂问题,她既向科长请示,又告诉了局长,还征求了教育局、宣传部的意见,结果科长与局长的意见不一致,教育局、宣传部的意见有分歧,弄得她很不好办;请指出小王在请示中的问题;38.网络技术对秘书工作的冲击39.明代内阁的起因、性质40.一位人大代表上门找工厂领导反映该厂污染环境的问题,却被秘书“挡驾”;请指出这位秘书错在哪里;四、论述题本大题共2小题,每小题10分,共20分41.试述“四个转变”的意义与内容42.从秘书职业特点说明其重要性五、应用题本大题15分43.请为某公司王总经理拟制一份为期一周的时间表.要求:1内容应包括:会议、面谈、接待、出差、深入基层及其他重要事件；2表格要简洁规范,内容要适合、适应、适时;秘书学概论试题参考答案课程代码：00345一、单项选择题1．A2．A3．D4．A5．B6．A7．A8．C9．B10．D11．B12．B13．D14．C15．B16．C17.D18C19．B20．D21．B 22．B23C24．B25．D26．C27．C28．D29．D30．A二、多项选择题31．ABD32.ABCDE23．ABCDE34.AEDE35．ABCE三、简答题36．参考答案1党的十一届三中全会的召开为秘书学科的产生创造了适宜的社会环境如宽松的政治环境,学术上“百花齐放百家争鸣”等;2改革开放、经济建设的需要召唤秘书学的诞生,社会生产部门的不断产生需要大批的秘书工作者;3秘书工作理论研究的发展和学术带头人及专业论着的出现,促成了秘书学科的诞生;37．参考答案1不宜多头请示2不宜交叉请示3不宜越级请示38．参考答案11网络流通性使秘书能获得大量信息可以充分利用；2由于互联网不受时空限制,打开了广阔的知识与思维空间；3将改变工作方式,如无纸办公、多媒体传递信息、电子信箱、电子会议等;39．参考答案1皇权与相权斗争的结果,明初废除丞相制,设立内阁,是高度中央集权的产物;2内阁实际是皇帝的秘书处;40．参考答案主要错在该秘书没能准确把握"挡"与"不挡"的界限;从来客的身份看人大代表,领导应该出面；从来客反映的问题看污染问题,领导也应该出面;四、论述题41．参考答案1"四个转变"：一是从偏重办文办事,转变为既办文办事,又出谋献策；二是从收发传递信息,转变为综合处理信息；三是从单凭老经验办事,转变为实行科学化管理；四是从被动服务转变为力争主动服务;2重大意义是突出了参谋作用,使我国秘书工作进入了以经济建没为中心,改革开放的新时期;42．参考答案1人数众多,遍布全国,是从数量上说明职业的重要性2位居中枢,近身助手,是从位置上说明职业的重要性3全面综合,服务领导,是从功能上说明职业的重要性五、应用题43．参考答案日星期事项备注13一1．大洋公司刘董事长来访午餐2．.听取销售部、财务部汇报1．午餐在会宾楼,陈总、张总作2．提前通知销售、财务部经理14二上午公司中干会第—会议室15三巡视下属公司提前通知下属公司16四1．出席市政协座谈会2．到白马乡考察新征土地17五出差广州提前预订机票18六19日返回叶秘书接。
《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第二章)(编辑定稿)
第二章文档管理思考题及参考答案1.简述收文和发文的办理程序。
答：如下图，左为发文办理程序，右为收文办理程序。
2.哪些文书需要立卷并归档？答：一个单位公务活动中形成的下列文件材料应当归档：(1)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
(2)单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
(3)本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料。
(4)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
3.机关档案工作的基本任务有哪些？答：根据《机关档案工作条例》的规定,机关档案部门的基本任务是：(1)对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督。
(2)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料。
(3)根据本地区、本系统、本单位的管理体制,制定相应的档案工作制度、条例,并负责对所属地区或下级单位的档案工作进行指导、监督和检查。
机关档案部门必须贯彻执行保卫、保密制度,确保档案和档案机密的安全。
4.怎样进行归档文件整理?答：归档文件的整理主要包括：装订、分类、排列、编号、编目、装盒及编制归档文件说明等一系列工作。
归档文件以“件”装订，固定页次。
装订时，“件”内文件的顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.电子文档的保管有什么要求?答：对电子文档的保管，档案管理部门应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案特点等综合条件。
（1）对电子档案物质载体的保管，保管环境要求较高，除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一是归档载体应进行防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
二是单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
三是存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
四是环境温度选定范围为17℃度至20℃；相对湿度选定范围为35%至45%。
《秘书学概论》思考题答案-第二章
《秘书学概论》第二章思考题参考答案本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第二章的思考题参考答案。
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1．秘书机构的特点体现在哪些方面？（一）综合性。
秘书机构属于综合性机构，虽然不承担具体业务，但组织中大量的综合协调、辅助管理、人事沟通、事务服务等工作，都需要秘书机构承担。
并且，由于秘书机构所处的枢纽地位，使它成为除领导人之外唯一把握全局的机构。
这一特殊地位，使它能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的关系进行协调，把各部门的工作有机地联系在一起，从而，促进组织系统工作效能的整体提高。
因此，可以说，秘书机构不同于各职能机构，工作非专项职责范畴，而具有全局意义。
（二）附属性。
从所处的位置看，秘书机构具有明显的附属性特点。
任何一个秘书机构都直接隶属于组织的领导机构，在领导机构之下设置，处于特殊的位置。
秘书机构虽与其它职能部门居于同一层级，但它附属于省政府、市政府、集团公司、公司。
凡社会组织，必附设秘书机构，围绕组织领导人的工作从事辅助性管理工作和综合性服务工作。
（三）辅助性。
从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点。
秘书机构不同于决策机构，也不同于机关内其他业务性机构。
既无权做出决策，也不是某方面业务主管，其工作基本上是围绕领导集体或领导人的工作而展开的一些辅助性活动。
2．秘书机构的设置必须遵循哪几条原则？（一）适应性原则（二）科学合理原则（三）统一高效原则（四）相对稳定原则3．怎样理解秘书机构设置的科学合理性？科学化原则就是遵循客观规律，科学合理设置秘书机构。
具体体现在以下三方面：1．组织结构要科学2．职责确定要科学3．团队人员配备要科学4．政府机关与企业的秘书机构的名称与设置有哪些不同？党政机关秘书机构称作“办公室”或“办公厅”。
省级以上（含省级）党政机关秘书机构称作“办公厅”，以下称作“办公室”。
秘书写作思考题参考答案
第一章作者意识1．解释下列名词。
法定作者：法定作者指写作主体是依法成立并具有法人资格的组织，这一组织必须是依法成立的，能以自己的名义发出公文、能行使相应的权利并承担相应义务的机关和法人代表。
法定作者在撰写文稿时，在内容上必须忠于法定作者的意图，在形式上必须严格遵循规范的行文格式，决不能我行我素，自行其是。
代言作者：代言作者是指以撰稿人的身份参与写作活动的作者类型。
在写作实践中，代言作者实际上存在两种形态。
一种是代言人以助手身份参与写作，如秘书代表法定作者撰写公文，代领导写讲话稿。
一种是代言人以执笔服务者的身份帮助他人完成某项写作任务，常常根据服务对象的要求，记录对方的口述内容。
如代他人起草书信、合同，撰写起诉状、答辩状等。
前一种形态属于秘书写作的范畴，后一种形态属于应用写作的范畴。
读者期待：所谓读者期待，就是在读者阅读前和阅读过程中，由于主观的和客观的、过去的和现时的诸多因素影响，形成的某种认知结构，对文章充满的某种诉求。
这种期待决定或影响着读者接受的方向和层次、接受的质量效果，也制约着作者的审美倾向、思维方式、表达语体。
撰稿者：撰稿者的称谓实际上是在与作者这个概念的比较中产生的。
撰稿者不具备文学作者“率性抒写”的自由度、灵活性，不具有法定作者的“制定、决定”的权利。
从宏观上看，秘书写作的作者实际上就是撰稿者。
当然，秘书作为撰稿者和自由撰稿者不同，秘书是固定的撰稿者，秘书的服务对象是固定的，秘书为其服务的对象写作。
2．简述秘书写作与目标管理的关系。
答：目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。
目标管理认为：管理者应该通过目标对下级进行管理，组织最高层管理者确定了组织目标后，必须对其进行有效分解，转变成各个部门以及各个人的分目标，管理者根据分目标的完成情况对下级进行考核、评价和奖惩。
通常，秘书机构、秘书组织、秘书职业都是为了实现组织的管理目标才设立的，秘书工作及秘书写作是组织宏观管理目标的具体分解或转化环节。
《秘书学概论》复习思考题参考问题详解
《秘书学概论》复习思考题参考答案以下按照教材章节的顺序及各章复习思考题的顺序，根据教材内容给出问题的参考答案要点。
这些问题理论性较强，不要求学生死记硬背，而是应该融会理解，逐渐加深对秘书职业、秘书工作的认识。
第1章绪论1．要点：（1）服务领导直接化（2）业务知识专门化（3）工作效益间接化（4）秘书工作职业化（5）资格认定制度化（6）秘书人员女性化（7）从业人数扩大化2．要点：（1）对秘书学基本理论的研究（2）对秘书人员的研究（3）对秘书具体业务的研究（4）对秘书专业技术的研究（5）对中外秘书史的研究（6）研究秘书学与相邻学科的关系的研究3．（1）领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。
它主要是研究领导与被领导之间的关系变化规律，领导如何决策的规律，领导机构的设置、运转、科学化和用人规律，科学的领导方法和领导作风等。
秘书工作历来在领导工作中占有重要地位，虽然领导与秘书的关系是领导与被领导的关系，但秘书的基本职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导工作的特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到领导活动的效果。
领导科学与秘书学在研究对象上既不能相互替代，但却又有着许多不可分割的联系。
也就是说，秘书工作不能离开领导工作而独立存在，与领导科学的结合无疑能够更好地促进秘书学研究的发展。
（2）文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。
档案学是研究档案的形成与运行规律的科学。
文书学与档案学是两个关系极为密切的学科，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，二者的研究对象是同一事物的不同阶段，最后在文书立卷过程中达到有机结合。
而通过文书处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重要内容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本技能。
因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案学。
秘书学可以借鉴文书学、档案学中关于文书的立卷存档、鉴定保护、整理利用等一整套的理论和方法来研究秘书资料的收集和整理；反过来秘书工作中文书处理质量的提高，又会给文书档案工作带来很大方如便利。
秘书学概论试题及答案
秘书学概论试题及答案第一部分：选择题1. 秘书学是研究什么的学科？a) 秘书和行政工作b) 经济学c) 心理学d) 计算机科学答案：a) 秘书和行政工作2. 秘书在工作中的职责是什么？a) 安排会议和行程b) 处理文件和信函c) 提供行政支持d) 所有选项都对答案：d) 所有选项都对3. 秘书学的目标是什么？a) 培养专业秘书b) 提高工作效率c) 研究秘书职业发展d) 增加组织的成功率答案：b) 提高工作效率4. 秘书的沟通技巧包括以下哪些方面？a) 口头和书面沟通b) 秘书语言c) 社交技巧d) 所有选项都对答案：d) 所有选项都对5. 秘书的技术技能包括以下哪些方面？a) 电脑操作b) 文件管理c) 数据处理d) 所有选项都对答案：d) 所有选项都对第二部分：问答题1. 请简述秘书在日常工作中扮演的角色。
秘书在日常工作中扮演多重角色。
首先，他们是高级管理人员的助手，负责协助安排会议、处理文件和信函，提供行政支持等。
其次，秘书在组织内部和外部之间充当沟通的桥梁，确保信息的流通和沟通的顺畅。
此外，秘书还需要具备一定的决策能力，能够在高压环境下做出正确的决策并解决问题。
2. 秘书如何提高自己的工作效率？秘书可以通过以下方式提高自己的工作效率：首先，合理安排时间，制定工作计划，并根据紧急程度和重要性优先处理任务。
其次，秘书可以学习和掌握各种办公软件和技术工具，例如电脑操作、文件管理和数据处理等。
此外，建立良好的沟通和协作关系，与同事和上级保持密切合作，可以更高效地完成工作任务。
3. 请说明在与上级进行口头沟通时需要注意的事项。
与上级进行口头沟通时，秘书需要注意以下几点事项：首先，保持礼貌和尊重，用适当的语气和措辞与上级交流。
其次，秘书需要专注于对话，认真倾听上级的意见和要求，并且能够清晰地表达自己的观点。
此外，秘书应该保持机密性，不泄露与工作相关的信息，并且要遵守公司的规章制度和道德准则。
4. 秘书在处理文件和信函时应该注意哪些方面？在处理文件和信函时，秘书应该注意以下几个方面：首先，保持文件和信函的机密性，确保信息不被泄露。
《秘书学概论》第二章秘书机构
确定秘书机构的规模和分设部门
（二）明确部门和人员职责
明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。 职责是根据职能确定的，无论部门还是人员，都应 该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避 免出现纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作 和高质量服务。
（三）组建秘书团队
岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗
2.秘书机构具有哪些显著的特点？
(ABC) A.综合性
B.附属性
C.辅助性
D.事务性 ）
3. 省级以上（含省级）党政机关秘书机构称做（ (AB) A. 办公室 B. 办公厅 C. 秘书处 D. 行政部
谢 谢！
根据组织系统类别的不同:
党委系统、政府系统、人大系统、 政协系统、军队系统、企业系统、事业单位、人民团体等多种类别
•
根据组织形式的不同:
分理制和综理制
国务院的秘书机构
国务院设立办公厅，为机关的一个综合办事部门；办 公厅下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局、保卫局 以及机关事务管理局等；局下再设若干处室分别负责某方 面的工作。国务院只设秘书长，不设办公厅主任。
关事务型、技术型
智能结构优化
有的侧重于理论知识 有的侧重于实践经验 不同的专业、行业知
深厚 中年秘书年富力强、判 断准确 青年秘书精力旺盛、思 维活跃
识
秘书团队的“异质结合”（2）
个性结构优化
协调的性格结构和相
性别结构优化
一般而言，男性长于逻
容的气质结构 避免同种气质类型 防止因相同相似思维 方式、行为导致极端 化倾向
“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称做
“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、
02 秘书学概论(二)
文件、掌握情况、决策
和办理日常事务，其工
作属于辅助性质，且他
在机构中处于中心地位，
具有枢纽的作用。
枢纽作用
案例 一口痰“吐掉”一项合作
某医疗器械厂与美国客商达成了引进“大输液管” 生产线的协议，第二天就要签字了。可是，当该厂 办公室汪主任陪同外商参观车间的时候，向墙角吐 了一口痰，然后用鞋底去擦。这一幕让外商彻夜难 眠，他让翻译给那位厂长送去一封信：“恕我直言， 一个工厂管理人员的卫生习惯可以反映一个工厂的 管理素质。况且，我们今后要生产的是用来治病的 输液皮管。贵国有句谚语：人命关天！请原谅我的 不辞而别……”一项已基本谈成的项目，就这样“吹” 了。
10：10 决定前往征信所，核对B先生的帐目，请杜娜小 姐照顾我的办公室，并告诉惠特经理我要到征信所去，征 信所事忙一时无法查对，答应中午以前电话告诉我。 10：20 回到办公桌，记下征信所午前会来电话 10：40 开始誊清惠特经理口授信件。 11：10 打好数封信函送请惠特经理签名，并影印其中部 分信函，我在他办公室时，惠特经理接听一通私人电话， 决定提早于3点钟，而不是原定的5点钟动身，因此，我至 少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。 11：15 回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定 4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎 皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍
存提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、
及时全面的信息服务。
（五）参谋辅助
秘书的工作内容
秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近
身综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、
提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的
工作实践中，发现领导行为中的不足、疏漏、失
秘书学概论第二章
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2 ．秘书的角色定位 （1）角色知觉。秘书在迚入某一组织担仸角色时， 不能不想这样的问题：我的角色是什么，我应当做 什么和怎么做，组织要求我做什么，我在组织中的 地位和身仹如何等，这便极成了秘书对自身角色的 知觉，它具有鲜明的主动性，直接影响秘书在社会 组织中的角色定位。 （2）角色刜始定位。秘书以自己对秘书角色的认知、 理解为基础，幵将自身实际情冴和组织实际情冴相 结合，刜步明确自己的职能，对自己在组织中的角 色迚行刜步定位，幵以此为基础开展工作，在特定 的范围内収挥特定的作用。
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（3）专业性。由于秘书工作具有综合性，我们常要求 秘书成为“杂家”，但是“杂”与专业化幵不是矛盾的，从 某种意义上讲，“杂”恰恰是其专业化特征的形象反映。 缺乏专业性，秘书工作就失去了个性。深刻认识秘书工 作的专业性特征幵付诸实践，秘书工作就会充满活力。 （4）灵活性。一是思考问题的角度要灵活。事是工作 方法的采用要灵活。三是工作方式的选择要灵活。 （5）超前性。秘书首先要有超前的意识，能够敏锐地 捕捉现实和预见未来，积枀主动地辅助领导。然后要用 超前的行动，尤其像辅助领导决策这样的工作，应当先 于领导提出决策课题，先于决策制定提供科学依据，先 于决策实施拿出防范措施，使决策的风险性降到最低， 提高决策的可靠性。
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一、角色的基础知识 1．角色涵义 所谓角色是指在一定的社会关系中占有某一 社会地位或具有某种身仹幵遵守相应的行为 觃范的一类人物。对角色内涵的理解和把握， 既包括社会、他人对占有一定社会地位或具 有某种身仹的人的行为期望，也包括占有一 定社会地位或具有某种身仹的人根据自己对 社会期望的认识而具有的外部行为模式。
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《秘书学概论》重点复习提纲
《秘书学概论》重点复习提纲22、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。
具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。
24、记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。
25、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。
除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。
思考题：第一章一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？（1）①宫中的秘藏之书。
一开始指书而不是指人。
东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。
秘书不仅指物，也指机构、人。
在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。
②辅臣。
③行政职位。
现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。
秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。
④秘书是广泛的社会职业之一。
社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。
秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。
科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。
（2）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务/私人秘书）。
狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。
秘书工作的特点是什么？（1）辅助性“辅助”是相对于“主导”而言的。
辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。
它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。
秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。
地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。
各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。
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《秘书学概论》第二章
思考题参考答案
本文为《秘书学概论》（高等教育出版社2011年版高等学校秘书学专业系列教材）第二章的思考题参考答案。
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1．秘书机构的特点体现在哪些方面？
（一）综合性。
秘书机构属于综合性机构，虽然不承担具体业务，但组织中大量的综合协调、辅助管理、人事沟通、事务服务等工作，都需要秘书机构承担。
并且，由于秘书机构所处的枢纽地位，使它成为除领导人之外唯一把握全局的机构。
这一特殊地位，使它能从组织系统的整体利益出发，对各职能部门的关系进行协调，把各部门的工作有机地联系在一起，从而，促进组织系统工作效能的整体提高。
因此，可以说，秘书机构不同于各职能机构，工作非专项职责范畴，而具有全局意义。
（二）附属性。
从所处的位置看，秘书机构具有明显的附属性特点。
任何一个秘书机构都直接隶属于组织的领导机
构，在领导机构之下设置，处于特殊的位置。
秘书机构虽与其它职能部门居于同一层级，但它附属于省政府、市政府、集团公司、公司。
凡社会组织，必附设秘书机构，围绕组织领导人的工作从事辅助性管理工作和综合性服务工作。
（三）辅助性。
从活动性质看，秘书机构具有辅助性特点。
秘书机构不同于决策机构，也不同于机关内其他业务性机构。
既无权做出决策，也不是某方面业务主管，其工作基本上是围绕领导集体或领导人的工作而展开的一些辅助性活动。
2．秘书机构的设置必须遵循哪几条原则？
（一）适应性原则
（二）科学合理原则
（三）统一高效原则
（四）相对稳定原则
3．怎样理解秘书机构设置的科学合理性？
科学化原则就是遵循客观规律，科学合理设置秘书机构。
具体体现在以下三方面：
1．组织结构要科学
2．职责确定要科学
3．团队人员配备要科学
4．政府机关与企业的秘书机构的名称与设置有哪些不同？
党政机关秘书机构称作“办公室”或“办公厅”。
省级以上（含省级）党政机关秘书机构称作“办公厅”，以下称作“办公室”。
企事业单位秘书机构除称作“办公室”外，还有称作“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责人称作“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。