智慧档案管理系统平台建设方案
智慧档案平台建设方案范文
智慧档案平台建设方案范文智慧档案平台建设方案一、项目背景随着信息技术的迅猛发展和信息化建设的全面推进，档案馆建设的工作重心已经从单纯的档案收集、整理、保管向信息数字化管理和服务方向转移。
要实现档案馆的信息化管理和服务，需要建立一套完善的智慧档案平台，实现对档案的全生命周期管理。
二、项目目标本项目旨在通过建设智慧档案平台，实现以下目标：1.全面管理档案馆的数字化资产，包括文献、档案、图片、音视频等多种媒体类型的资料。
2.为用户提供快捷、高效、个性化的信息服务，实现对档案管理和利用的方便性和自由化。
3.实现档案的规范化管理、智能化分类、安全性、可追溯性，提高档案管理水平。
三、项目建设方案1.平台架构（1）基础设施：服务器、网络、存储设备、安全设备等。
（2）平台框架：采用B/S架构，前端采用Web方式进行访问和操作，后台采用Java EE技术构建平台实现。
（3）数据库：采用Oracle数据库构建数据仓库，实现数据存储与管理。
（4）应用模块：①档案数字资源库：实现对文献、档案、图片、音视频等多种媒体类型的资料的数字化管理和存储。
②用户管理模块：实现对用户及权限的维护和管理，并提供用户界面和用户权限认证功能。
③档案检索模块：提供多级分类检索功能，支持全文检索、模糊查询等方式。
④档案管理模块：实现对档案生命周期的全面管理，包括档案的归档、保管、清理、修复、鉴定等一系列工作的管理。
⑤档案安全与溯源模块：实现档案整个生命周期的安全管理和溯源跟踪，确保档案资料的保密性、完整性和可信度。
2.实施步骤（1）需求分析：分析档案馆的需求，制定建设方案。
（2）系统设计：设计系统功能模块和架构，制定系统实施计划和技术策略。
（3）系统部署：进行网络设备和服务器的部署，搭建系统环境，安装相应软件，进行系统调试。
（4）系统测试：进行系统的各项测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等，确保系统的稳定性和可靠性。
（5）用户培训：对系统进行相关培训和用户指导，提高用户对智慧档案系统的使用水平。
智慧档案馆信息化系统平台建设整体解决方案
提高了档案管理效率，降低了成本，为企 业的决策提供了更加准确、快速的数据支 持。
其他成功案例展示与借鉴
案例一
某高校档案馆成功引入智慧档案馆信息化系统平台，实现了档案的电子化管理和在线查询，提高了档案管理效率和公众服务水平。
案例二
某市图书馆成功构建智慧图书馆信息化系统平台，实现了图书的自动化借阅、智能推荐等功能，为读者提供了更加个性化、便捷的服务。
智慧档案馆信息 化系统平台建设 整体解决方案
汇报人： 日期:
contents
目录
• 建设背景与需求分析 • 系统架构与功能设计 • 平台部署与实施方案 • 安全保障与运行维护 • 效益评估与持续优化 • 实施案例与成功案例展示
01
CATALOGUE
建设背景与需求分析
档案馆业务现状及问题
传统档案管理方式效 率低下，难发完成后进行集 成测试，确保系统整体的稳定 性和性能。
项目启动
明确项目目标、范围和预期成 果，制定实施计划和时间表。
系统开发与测试
按照设计文档进行系统开发， 并进行内部测试以确保系统的 稳定性和性能。
上线运行
将系统部署到目标服务器上， 进行上线运行和维护。
04
CATALOGUE
实施效果
提高了档案管理效率，降低了成本，为公众提供了更加便 捷的档案服务。
某大型企业档案馆实施案例
项目背景
某大型企业档案馆由于档案数量庞大、查 询效率低下等问题，需要引入智慧档案馆
信息化系统平台进行升级改造。
实施过程
经过方案设计、系统开发、测试等环节， 历时两年完成实施。
解决方案
利用物联网、大数据等技术，构建一个智 能化的档案管理系统，实现档案的自动化 分类、检索、存储和备份等功能。
智慧档案系统平台设计方案
智慧档案系统平台设计方案智慧档案系统是一种基于计算机科技和信息管理理论的档案管理系统。
它利用现代信息技术手段，将传统档案的纸质形式转化为电子形式进行管理和使用，提高了档案管理的效率和质量。
在设计智慧档案系统平台时，需要考虑以下几个方面。
一、系统整体架构智慧档案系统平台的整体架构应该是一个分布式系统，由多个子系统构成。
其中，主要包括档案数字化管理子系统、档案存储与检索子系统、档案访问与运维子系统以及安全与权限管理子系统。
这些子系统之间通过网络进行连接与通信，形成一个完整的智慧档案系统平台。
二、档案数字化管理子系统档案数字化管理子系统是整个智慧档案系统平台的核心部分。
其主要功能是将传统纸质档案转化为电子档案，并进行全面的管理和维护。
这个子系统应该具备图像扫描、文件转换、OCR字符识别等功能，能够对档案进行全面的数字化处理。
三、档案存储与检索子系统档案存储与检索子系统是整个智慧档案系统平台的另一个重要组成部分。
它应该具备高效的存储能力，能够对大量的电子档案进行存储和管理。
同时，这个子系统还应该具备高效的检索功能，使用户能够方便快速地找到需要的档案。
为此，可以考虑采用分布式存储、全文检索等技术。
四、档案访问与运维子系统档案访问与运维子系统是整个智慧档案系统平台的另一个重要组成部分。
它应该具备用户管理、角色权限管理、档案借阅与归还等功能，能够对档案的访问和维护进行有效管理。
为了提高用户访问的便利性，可以考虑采用Web 或移动客户端等方式来实现。
五、安全与权限管理子系统安全与权限管理子系统是整个智慧档案系统平台的重要保障。
这个子系统应该具备用户身份认证、权限控制、操作审计等功能，确保档案的安全性和保密性。
同时，还应该具备防火墙、入侵检测、数据备份等技术，保障整个系统的安全运行。
六、界面设计与用户体验智慧档案系统平台的界面设计应该直观简洁，符合用户的使用习惯。
用户体验应该是一个重要的考量因素，使用户在使用系统时能够方便快捷地完成各种操作。
智慧档案平台建设方案设计
智慧档案平台建设方案设计智慧档案平台建设方案设计随着信息化、数字化的发展，传统的档案管理方式已经无法完成对档案资料及信息的有效管理，如何快速、高效地管理、展示和利用档案已经成为各单位必须解决的问题。
智慧档案平台综合了现代化IT技术及档案管理学科知识，是一种基于信息化、数字化技术的档案管理平台。
本文将针对智慧档案平台的建设方案设计进行一些探讨。
一、建设目标智慧档案平台是为提高档案管理工作的效率、优化档案管理方式、共享档案资料及信息，为各单位提供便利的档案查询、检索及利用服务，同时实现档案数字化、网络化、共享化等现代化的管理的一种信息化、数字化平台工具。
二、建设步骤1. 安排项目组建立智慧档案平台建设项目组，组成成员应该包含各部门负责人、系统集成人员、档案管理员和用户代表等。
2. 确定系统需求通过调研、分析当前单位的档案管理现状，制定档案管理需求及建设方案，包括档案管理流程、档案实体化数字化管理、数据共享、信息安全保障等方面的需求。
3. 系统设计根据以上所需求，对智慧档案平台的软件和硬件方面进行设计，包括系统架构、数据结构、系统模块、界面设计等。
4. 系统开发和测试开始系统的开发和编程，进行相应的系统测试和功能测试，检查系统是否符合建设方案中规定的需求。
5. 系统上线当开发和测试完成后，将系统部署于服务器上，并进行数据备份，上线运行，为用户提供服务。
6. 系统维护和用户支持对系统进行常规维护和更新、数据备份和恢复等工作，同时提供用户支持和使用培训。
三、系统功能1. 智能检索查询系统具有智能检索查询功能，可以根据关键字精确搜索档案，并将查询结果按照相关度进行排列，方便用户快速获取所需信息。
2. 高效共享系统支持多部门或多用户对同一份档案进行共享，用户可以快速地进行各级档案共享，并可以方便地管理各种类型的共享许可。
3. 数据保密管理系统可以实现多级数据保密管理，根据数据特性、级别以及用户权限等对档案进行分类，确保数据的安全性和隐私性。
智慧档案系统平台企业设计方案
智慧档案系统平台企业设计方案智慧档案系统是一种以信息化技术为基础，将传统纸质档案转化为电子档案，并利用网络技术实现档案的存储、检索、共享和管理的平台。
在现代化管理中，智慧档案系统已经成为了各类企事业单位必备的一项基础管理工具，对于提高工作效率、保障信息安全、加强组织协同具有重要作用。
以下是一份智慧档案系统平台企业设计方案的详细介绍。
1.系统架构设计智慧档案系统平台的架构可以分为三个层次：前端用户界面层、中间业务逻辑层和后端数据存储层。
前端用户界面层提供给用户友好的操作界面，中间业务逻辑层负责处理用户的请求并将处理结果返回给用户界面层，后端数据存储层用于存储档案相关的数据。
2.功能模块设计智慧档案系统平台包括以下几个核心功能模块：(1) 档案录入与存储模块：负责将纸质档案转化为电子档案，并将电子档案进行归类、整理和存储。
(2) 档案检索与查询模块：提供各种检索和查询条件，实现对电子档案的快速检索和查询。
(3) 档案共享与协同模块：支持多用户对档案的共享和协同操作，实现档案管理的集中化和规范化。
(4) 档案审批与归档模块：对档案进行审批和归档，确保档案管理的法律合规性和稳定性。
(5) 档案安全与权限模块：通过权限管理、身份验证和加密传输等方式，保障档案的安全性和可信性。
3.技术选型和系统实施方案智慧档案系统平台的技术选型应根据实际需求和企业情况来选择，可以采用传统的数据库技术和Web开发技术，也可以结合云计算、大数据和人工智能等新技术进行定制开发。
(1) 数据库技术：选择适合企业规模和档案存储需求的数据库管理系统，如MySQL、Oracle等。
(2) Web开发技术：采用主流的Web开发技术，如Java、.NET、Python等，结合前端框架，如Vue.js、React 等，实现用户界面的开发和展示。
(3) 云计算技术：利用云计算平台提供的云存储、云计算和云服务能力，提高系统的稳定性和扩展性。
(4) 大数据和人工智能技术：通过数据挖掘、智能推荐和自动化处理等技术，提升档案管理和服务的智能化水平。
智慧档案馆信息化智能化系统平台建设一体化解决方案
智慧档案馆信息化智能化系统平台建设一体化解决方案智慧档案馆信息化智能化系统平台整体解决方案建设在当前的档案管理环境中，进行全新技术的设计、升级与实施，以实现档案信息化高效管理，全面推进档案现代化，发挥档案的最大效益，构建智慧档案馆信息化智能化系统平台，它致力于将档案管理工作通过信息技术完美地完成。
一、解决方案构思
（1）概念理念：构建的智慧档案馆是指综合运用信息技术、实现档案管理业务自动化与智能化的现代新型档案管理系统，它借助互联网、政府服务平台等信息技术，整合多方数据、提供智能化功能、开发多样化应用，以网络安全可靠为基础，由企业或政府部门设立的一个面向客户的公共数据服务平台。
（2）设计理念：档案馆数据化建设的中心思想是以把客户的需求放在首位，进行技术创新和模式创新，把智能化技术和服务模式结合起来，以达到高效、安全、可靠、便捷的档案管理目标。
（3）建设理念：实施智慧档案馆建设，要全面考虑技术建设、信息资源建设、应用功能开发等技术因素，实施规范化建设。
智慧档案馆信息化智能化系统平台建设一体化解决方案
系统设计
根据需求分析结果，设计系统架构和功能 模块，确定技术路线和实施方案。
系统测试
在系统开发完成后，进行系统测试和性能 验证，确保系统满足客户需求，提高系统 质量和稳定性。
系统开发
按照系统设计要求，进行系统开发和实现 ，确保系统功能完善、稳定可靠。
项目实施计划及时间节点
系统设计：X年X月-X月
系统测试及性能验证：X年X月-X 月
云计算技术
通过云计算平台，实现计 算、存储、数据等资源的 动态管理和调度，提高资 源利用率和管理效率。
系统实现方式
统一规划
从全局角度出发，对系统进行 统一规划、设计和部署，确保 系统的统一性、规范性和可扩
展性。
分层架构
采用多层架构，将系统分为数据 采集层、数据处理层、数据存储 层、应用层等，实现系统的解耦 和模块化。
集成费用
包括系统集成商的劳务费、软硬件调试费 等。
软件投入
购买或开发智慧档案馆信息化智能化系统 平台所需的费用。
其他费用
如培训、物流等费用。
项目收益估算
要点一
运营成本节约
通过引入智能化系统，可降低人工成 本、提高工作效率，从而节约运营成 本。
要点二
提高档案利用率
通过信息化智能化系统平台，可以实 现档案信息的高效管理和精准搜索， 从而提高档案利用率。
应用管理模块
用户管理模块
档案管理模块
服务管理模块
包括数据采集、数据处 理、数据存储和数据备 份等功能，确保数据的 完整性和可靠性。
包括应用部署、应用监 控、应用升级等功能， 确保系统平台的稳定性 和安全性。
包括用户注册、用户登 录、用户权限管理等功 能，确保系统的访问权 限和安全性。
智慧档案管理系统设计方案
智慧档案管理系统设计方案智慧档案管理系统是一种基于云计算和大数据技术的档案管理系统，它通过充分利用信息化技术，实现了档案的电子化管理和智能化操作。
以下是一个智慧档案管理系统的设计方案，主要包括系统的整体架构、功能模块和技术支持。
一、整体架构智慧档案管理系统的整体架构分为前端展示层、后台管理层和数据存储层。
前端展示层：用户通过浏览器访问系统，可以查看和搜索档案信息，并进行相关操作，如查看档案详情、上传和下载文件等。
后台管理层：管理员通过后台管理系统对档案进行管理，包括档案的录入、编辑、删除等操作，同时可以进行用户权限管理和系统设置等功能。
数据存储层：系统将档案数据存储在数据库中，支持数据的备份和恢复，同时利用大数据技术进行数据分析和挖掘，提供更多的服务功能和决策支持。
二、功能模块1. 档案录入和编辑：管理员可以通过系统录入和编辑档案信息，包括档案号、档案名称、档案类别、档案描述等信息，并可以上传相关文件。
2. 档案搜索和检索：用户可以通过关键词搜索和筛选档案，系统支持全文检索和多条件组合查询，提供快速准确的搜索结果。
3. 档案浏览和查看：用户可以在线浏览和查看档案内容，包括文件预览、图像放大和缩小、文本标注等功能，提供更好的用户体验。
4. 档案下载和打印：用户可以下载档案文件，支持多种格式，如PDF、Word等，同时可以选择打印档案。
5. 档案权限管理：系统提供多级权限管理，分为管理员和普通用户，管理员可以设置用户权限，并对档案的操作进行控制，保障档案的安全性和完整性。
6. 数据分析和统计：系统利用大数据技术对档案数据进行分析和统计，生成可视化的报表和图表，为决策提供参考和支持。
三、技术支持1. 云计算技术：系统采用云计算技术实现档案数据的存储和共享，提供高可用性和灵活的扩展性，同时降低了系统的运维成本。
2. 大数据技术：系统利用大数据技术进行档案数据分析和挖掘，提供更多的智能化服务功能，如智能推荐、智能分类等。
智慧档案馆信息化智能化系统平台建设一体化解决方案
智慧档案馆信息化智能化系统平台建设一体化解决方案xx年xx月xx日•引言•智慧档案馆信息化系统平台建设方案•智慧档案馆智能化系统平台建设方案•智慧档案馆一体化解决方案的实施与优化目录01引言1背景与目的23随着档案馆藏量的不断增加，传统的管理方式已经无法满足现代档案管理的需求。
信息技术的迅猛发展，为档案管理模式的创新提供了强有力的支持。
建设智慧档案馆是现代档案管理的重要方向，可以提高档案管理的效率和质量。
智慧档案馆的定义与特点01智慧档案馆是指采用信息技术、物联网、云计算等先进技术手段，对档案资源进行智能化管理、利用和服务的一种新型档案管理模式。
02智慧档案馆具有智能化、信息化、高效化、便捷化等的特点，可以实现对档案资源的全面感知、自动控制、智能管理和决策支持等功能。
03智慧档案馆还可以提高档案管理的安全性和可靠性，实现对档案资源的有效保护和利用。
通过建设智慧档案馆信息化智能化系统平台，可以实现对档案资源的全面感知、智能管理和高效利用，提高档案管理的效率和质量。
该解决方案还可以促进档案管理模式的创新，推动档案管理现代化和信息化建设的发展，提高档案服务的质量和水平。
解决方案的重要性02智慧档案馆信息化系统平台建设方案信息化系统平台建设原则采用先进的技术和设备，确保系统具备较高的技术水平和创新性。
先进性原则可扩展性原则可靠性原则经济性原则充分考虑未来业务需求和技术发展趋势，确保系统具备可扩展性。
选用稳定可靠的技术和设备，确保系统的高可用性和稳定性。
在满足业务需求的前提下，尽量降低系统成本，提高性价比。
档案信息采集通过自动化扫描、识别等技术手段，高效采集各类档案信息。
建立档案信息数据库，实现对档案信息的长期存储和备份。
实现对档案信息的分类、编目、整理、查询等功能，提高档案管理效率。
为各类用户提供档案信息查询、借阅、复制等服务，提高档案利用效率。
实现对系统的用户管理、权限分配、日志管理等功能，确保系统的安全性。
智慧档案管理平台系统公司设计方案
智慧档案管理平台系统公司设计方案智慧档案管理平台系统公司设计方案一、项目背景随着信息化发展的迅猛进步，传统纸质档案管理方式已经逐渐被数字化档案管理取代。
数字化档案管理能够提高档案管理的效率和质量，减少了档案管理过程中的人力和物力资源的消耗。
为了满足档案管理的需求，设计开发一个智慧档案管理平台系统具有十分重要的现实意义。
二、项目目标基于现有的技术和档案管理的需求，设计一个智慧档案管理平台系统，实现以下目标：1. 实现档案的数字化存储和管理，方便档案的查找、调阅和归档。
2. 提供全面的档案信息查询和统计功能，满足多层次、多角度的查询需求。
3. 实现档案信息的可视化展示，增强对档案信息的理解和利用。
4. 提供档案权限管理功能，确保档案信息的安全性和保密性。
5. 实现档案管理流程的规范化和自动化，提高档案管理的效率和准确性。
三、系统功能和模块划分1. 用户管理模块：管理用户的登录、注册、权限控制等功能。
2. 档案管理模块：实现档案信息的录入、查询、编辑、删除等基本操作。
3. 档案查询模块：提供多层次、多角度的档案信息查询功能，包括按照时间、部门、类型等条件进行查询。
4. 档案统计模块：实现对档案信息进行统计分析，生成相关报表，如档案存储量统计、档案分类统计等。
5. 档案展示模块：以图表、表格等形式展示档案信息，提供可视化的展示效果，方便用户理解。
6. 档案权限管理模块：根据用户角色的不同，进行档案权限的管理和控制，确保档案信息的安全性和保密性。
7. 档案流程管理模块：对档案流转、审核、归档等过程进行自动化管理，提高档案管理效率和准确性。
四、技术选型与系统架构1. 前端技术选型：采用HTML5、CSS3和JavaScript等技术，实现页面设计和交互功能。
2. 后端技术选型：选择Java语言作为后端开发语言，使用SpringBoot框架实现系统的搭建与开发。
3. 数据库选型：选择关系型数据库MySQL存储档案信息。
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智慧档案管理系统平台建设方案目录一、概述 (I)二、目标意义 (I)2.1建设目标 (I)2.2建设意义 (I)三、建设内容 (II)四、数据库建设 (III)4.1目录数据库建设 (III)4.2元数据库建设 (IV)4.3档案全文数据库 (IV)4.4多媒体档案数据库 (IV)五、软件系统 (V)5.1档案采集子系统 (V)5.2档案利用子系统 (XI)5.3档案管理子系统 (XVI)智慧档案管理系统平台建设方案一、概述档案管理系统是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
建设数字档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。
为了提高档案资料管理水平和使用效率，适应档案事业发展的需要，更好地开展数字档案馆建设工作，依据国家《数字档案馆建设指南》，结合本市档案工作的实际情况，制定本方案。
二、目标意义2.1 建设目标基本建成一个完整、专业、易扩展的综合规划档案数字化加工生产线和规划档案信息管理及发布平台。
2.2 建设意义通过档案管理系统项目建设，能有效解决目前存在的问题，提高规划档案资源的采集、管理以及利用的效率。
通过与相关系统的数据交互，提供档案信息资源的有效利用和共享服务，使各机构之间能够实现多种层次的信息管理、数据共享和关联。
项目的建设可以进一步提高规划档案资料管理水平和使用效率，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平，对促进公共档案服务能力拓展和推动档案信息资源的社会共享具有重要的意义。
三、建设内容基本建成档案管理系统，建立与现有其它相关系统的衔接，完成建设目标。
系统主要由档案采集子系统、档案管理子系统和档案利用子系统三大部分组成。
主要建设内容有：1、档案采集子系统：具备接收电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能，实现批量数据数字化及补充数据著录、扫描、挂接和电子影像的无损压缩存储。
2、档案利用子系统：根据档案信息的利用需求和网络条件,通过现有网络建立档案利用窗口。
实现档案查询、档案借阅、资源发布、信息共享等功能。
具体包括实现档案的智能检索借阅，提高数据浏览的方便性和数据质量；建立数字档案馆网站，实现相关档案信息的网上展览及信息发布、利用反馈登记等。
3、档案管理子系统：对所接收的各类数字规划档案信息进行整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计等操作,使无序信息有序化,并实施有效控制，实现对数字档案长久的安全保存。
具体包括实现档案利用情况统计、系统权限配置、系统日志管理等相关管理功能；实现数据备份与恢复功能等等。
四、数据库建设运用计算机及其相关技术设备管理数字档案信息，当前一般采取数据库技术方法进行。
档案资源库一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集（档案全文数据库）、多媒体档案数据库、电子文件数据库建设以及通过对各类资源的整理加工，建立专题数据库等。
4.1目录数据库建设目录数据库是数字档案资源管理的基础，它是将反映数字档案特征的规范数据，依照一定的字段要求存入计算机中，通过系统的排序等处理，形成由计算机检索的目录数据体系。
目录数据库建立的方式主要有两种基本途径，一是通过传统载体档案数字化采集的档案目录数据库，一般是通过人工录入建库方式建立;二是通过接收电子文件方式形成的数字档案，一般通过档案管理系统自动采集生成或从数字档案元数据库中提取而形成，经过数据整理规范审核与补充完善后建立。
4.2元数据库建设保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重措施。
元数据库建设接照数字档案元数据采集规范要求建立。
元数据采集方式主要是通过对电子文件或数字档案的背景、结构和管理过程信息进行自动生成和适当人工添加而形成。
4.3档案全文数据库内容数据集（档案全文数据库）是数字档案资源建设的主体，它是通过数据库、数据仓库等技术方法将档案全文按照一定的分类、排序方式排列形成的集合。
内容数据一般通过与目录数据挂接方式实施有效管理，随着信息技术，特别是检索技术的发展，将来也会采用其他技术方法对内容数据进行有效管理。
对于由电子文件归档形成的电子档案，其内容数据还应与其元数据建立持久有效的联系，防止非法修改，采取技术措施，确保其可靠和可用。
4.4多媒体档案数据库多媒体档案数据库用来保存视屏、录音、数码照片等文件，通过外部平台上提供的专业点播系统来调阅此类文件。
数字档案资源库建设应遵循以下标准规范:(1) GB/T20163-2006中国档案机读目录格式;(2) DA/T134994档号编制规则。
五、软件系统5.1档案采集子系统档案采集管理子系统主要完成各种类型（包括：党群工作类、行政管理类、规划业务管理类、会计类、规划审批类、规划监察类、测绘类、特种载体类、设备类、基建类、科研项目、规划设计成果类等共12种）档案的著录、扫描录入数字化，并对此建立、匹配相应的索引信息，包括：档案著录、档案扫描、档案检查和档案归档4个主功能。
其中档案著录包括：案卷著录、件著录和文件著录。
档案采集子系统的功能结构图如图所示。
档案采集子系统档案扫描档案检查档案著录档案归档件著录案卷著录文件著录1 档案著录（1）案卷著录案卷著录是指把电子档案文件对应的档案资料信息按照档案类别分门别类的输入系统，然后建立档案索引，完成案卷著录。
工程项目案卷级著录如下图所示。
这里可以检查案卷档号的合法性，案卷录入完成之后也可以对案卷信息进行修改、打印等。
（2）件著录件著录主要是指党务、会议、工作报告等类型的信息著录，这一类的具体操作可以参考案卷著录。
（3）文件著录文件著录前一般要先查询选择要著录的文件所属的档案。
查询档案前先选择是“按卷查询”还是“按件查询”。
文件著录主要功能：文件信息的著录、选择已接收的文件、文件信息的修改和打印卷内目录。
2 档案扫描调用扫描录入组件，通过扫描的方式采集电子影像，一次采集一份案卷/件的电子影像。
具体操作是在经查询后所得的列表中，选中要扫描的档案，进入该档案文件列表界面，选中其中一个文件，进入该文件扫描界面。
3 档案检查档案检查模块用于影像质量的检查，可让操作员查看影像是否清晰、是否残缺、放置是否端正以及是否缺页，必要时也可以进行任意角度旋转、去黑边和污点的处理。
对于无法通过处理达到效果的影像可以进行重扫、补扫和删除。
4 档案归档（1）案卷归档将已经全部通过检查的案卷进行归档处理。
归档后的档案不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。
如果归档后还需修改则先做未归档处理。
（2）件归档将已经全部通过检查的件进行归档处理。
归档后的件不能进行索引修改、影像修改，只能进行查询。
如果归档后还需修改则先做未归档处理。
件归档时需根据年度信息、保管期限和起始件号，自动生成件号，在档案列表列出所有该年度和该保管期限的件，生成与件号对应的档号，并归档。
如图所示。
5.2档案利用子系统档案利用子系统是对档案资源提供利用服务的功能模块，要求能够满足对不同用户群、多种利用方式的档案利用服务的需求。
要求提供强大的、快速有效的查询方式并提供各种行之有效的查询、利用、借阅、计费、反馈情况、统计分析等功能。
功能结构图如下所示。
档案利用子系统档案查询统计分析面向普通用户面向档案管理员反馈登记销毁管理编研管理变更管理鉴定管理借阅管理1 面向一般档案利用人员（1）档案查询本系统提供了三种查询方式：案卷查询、件查询和文件查询。
【案卷查询】根据案卷的档号、案卷题名、项目编号、项目名称、建设单位等条件组合进行模糊查询。
可以在一个或者多个输入框中输入字段信息，即可查到符合条件的档案。
【件查询】选择件查询方式，通过件题名、件号或者年度进行组合查询。
【文件查询】文件查询参照【案卷查询】。
（2）统计分析档案统计功能是帮助档案管理员来了解档案中某种分类下档案的数量如：‘2000年文书档案共有多少卷’、‘文书档案各个保管期限各有多少件’等。
档案统计功能窗口。
如下图所示。
图5-50档案统计分析界面新建统计方案按照需求新建需要的统计方案选择需要统计的档案类型选择需要统计的档案类型选择分类字段选择统计数据按照哪个字段分类选择统计字段选择按照哪个字段进行统计，即运算方式检索数据从选的档案类型中选择需要统计的数据出统计表和统计图系统按照设定的统计项及数据范围自动出统计报表及统计图（3）反馈登记用户反馈登记即互动性，是指档案网站通过设立公告栏、用户发言栏、提供网站管理员邮箱等手段，收集档案用户的反馈意见，征询社会各界对档案馆服务工作的建议，并答复用户的提问。
2 面向档案管理员（1）借阅管理该菜单包括：新建申请、未办任务、已办任务和所有任务。
主要功能：是用户借阅外单位或本单位档案时的借阅流程，包括【借阅申请】、【借阅登记】、【登记审核】、【借阅归还】、【归还审核】、【借阅反馈】、【借阅收费】等处理环节。
各环节说明如下：【借阅申请】：一般档案利用人员查看某一档案时，必须先启动借阅申请任务，填写借阅申请单，将此借阅申请提交给档案管理人员审核。
【借阅登记】：档案管理人员对一般档案利用者提交上来的借阅申请进行借阅登记。
【登记审核】：档案管理审核人对已经过借阅登记的申请进行审核，并填写出库意见，以决定利用者是否有权限查看所申请的相应档案。
【借阅归还】：档案管理人员对归还的档案进行校对，以免有档案的遗漏等。
【归还审核】：档案管理领导对已经过借阅归还初审的归还档案进行再次审核，并填写入库意见，以决定归还的档案是否可以入库。
【借阅反馈】：当档案利用者借阅完毕后，档案管理人员根据利用者反馈意见，进行填写利用效果反馈。
【借阅收费】：根据收费定义，在审核单上将自动计算出标准收费，档案管理人员可以填写此次借阅档案的实收金额，用以收取借阅费用。
（2）鉴定管理鉴定管理是根据档案保管期限，对到期的档案进行鉴定，判断其价值。
鉴定管理主要功能：档案文件鉴定和档案鉴定统计。
（3）销毁管理销毁管理是根据档案的鉴定结果，对无继续保存价值的档案进行销毁操作。
销毁管理主要功能：档案文件销毁和档案销毁统计。
（4）编研管理编研管理是利用现有的档案资料，编写编研文档，现有的编研文档有：大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、会议简介。
编研管理主要功能：编研信息的增加、修改和删除。
编研信息的修改和删除是要经查询后才可操作。
（5）变更管理变更管理主要是对档案提供一种复制功能，一份档案在出现变更后会形成新的版本，老版本也同时保存。
即对变更的档案信息进行填写保存。
5.3 档案管理子系统档案管理子系统主要是对系统进行一些日常管理，包括：日志管理、用户权限管理、电子表单管理和元数据管理4个主功能。