公文处理

2 、单击信箱按钮，可以在部门信箱和个人
信箱中转换
3、 类别框内显示的是用于显示的文件类别 4、 在文件名列表框中，文件名左侧的箭头 表示当前选中的文件
5、“登记”按钮：只有部门信箱中有此按钮，
用于对文件的签收和登记
6 、“阅文”按钮：用于查看选中的文件的内
容
7、“退回”按钮：当收到不属于自已的文件时， 用此按钮将文件退回发件人 8、“分送”（“转交”）按钮：用于文件的 传递，通过此按钮将选定的文件发送出去
方便快捷的传递功能，设置自动留言消息

支持远程收发文
公文流转中的几个相关用户
局长：负责文件的签批、签发
办公室主任：负责文件的复核并转交局领导
办公室秘书：起草文件、进行文件的登记并送办
公室领导
科室领导（如信息中心主任）：负责文件复
审
科室内勤：负责起草文件并送到科室主任处
公文流转中的模拟用户
局长：张长江 注册名 1001 中层干部：王盘山 注册名 1002
公文处理(ODPS)
它是国家税务总局重点 推广的办公自动化软件， 在全国税务系统已经得到
了广泛的应用。
公文处理的特点
涵盖了机关公文处理过程的所有主要环节

安全性好：登录口令、用户权限、数据集中管理，
特别是领导批示设置了签字密码


使用灵活：不受地点限制（工作站）
文件跟踪，催办功能


快速准确的查询功能
办公室秘书：张维彬
注册名 1003
发文处理
发文流程图
办公室主任
科室内勤
起草文件
复核并送局领导
局长 科室领导
复审
签批、签发并送办公室 秘书的部门信箱
办公室秘书
登记并送办公室主任
办公室秘书
在发文登记簿上办结、编 号并送文印室进行排版、 校对、打印
启动
双击桌面上的“公文处理”图标-------注 册名框中输入本人的用户名，口令框中输入 本人的密码-----按“确定”按钮 （若按“取消”按钮，则放弃本次登录操
的文件列表不会影响文件本身
三、个人文件夹：
用于存放个人起草的公文原稿。
1、打开个人文件夹：单击工具栏上的“个人文件夹” 按钮
“对象”----“个人文件夹” “发文”----“拟稿” 2、个人文件夹内文件的显示方式：
根据文件的状态：未送、已送、所有
根据文件的类型：单击“文件类型”列表框， 选择一种文件类型
态
七、发文编号
在 “ 发 文 登 记 簿 ” 中 选 中 文 件 ----“ 发 文”----“发文编号”----系统自动生成一个编 号-----“确认” 注意
只有签发的文件才能编号
收文处理
是对来自本机关外部的公文 在本机关内部进行流转与管理的
办文过程。
收文流程图
科室内勤
登记、填写收文处理单
办公室内勤
三、公文的审批、审核(中层领导)
打开个人信箱，从中选择要处理的文件--“发文”----审批、审核、签发----核查文头纸 是否正确----单击“正文及附件”-----“编辑”----对正文的内容进行修改----“存盘退出”----单击“文头纸”-----在文头纸上签名----“确认”
若领导有审批意见，则单击“领导批 示”------输入批示内容------密文签字
出”-----单击“收文处理单”-----在“拟办意见”栏
中填写意见-----“确认”
四、批办（局领导）
是机关领导对公文的办理所做的提示性意见，
批办的内容包括对拟办意见的认可、提出办理公文的
具体要求。
选中文件-----“收文”------“批办”-----单击“正文、
附件”----单击“阅览” 查看文件的内容-----“不存退 出”-----单击“收文处理单”----查看拟办意见----单 击“领导批示”-----在“处理意见”栏中填写意见----
9、已阅标志：用于标识文件是否已经阅读。“”
表示已阅 10、对于有限办时间的文件：对已超时的文件用 红底白字显示；对将要超时的文件用白底红字显 示。 11、 删除信箱中的文件列表：选中要删除的文件， 按DEL键（此操作只会删除文件的列表信息，而文
件本身不会被删除）
12、系统中的文件以共享方式存储，删除信箱中
个人文件夹中的文件在没有提交前只能在自
已机中看到。
发文处理
一、拟稿
打开个人文件夹，单击“新建”按钮---选择公文的种类-----填写文头纸-----编辑正文 及附件-----确认
二、改稿
在个人 信 箱中 选 中要 修 改的 文 件 ----“ 发
文”----“改稿”
此功能只能修改正文及附件的内容，不能 修改文头纸的内容。
作）
有关对象
一、信箱：
• 等
• 用。 • 进行 当要进行文件的“登记”时，只能在部门信箱中
文件流转的枢纽，用于接收信件、消息 分为部门信箱、个人信箱
公文处理系统中的每一个用户都有自己的个人
信箱，部门信箱只有文秘人员及部门内勤人员有权使
二、有关信箱的操作：
1、打开信箱：进入公文处理系统后，自动打
开信箱
-“签名”框中密码签字----“确认”
五、承办、注办（具体部 门）
是文件办理完成后，具体承办人对文件办理经
过和结果进行简要说明
选中文件-----“收文”------“承办、注办”-----单击
“收文处理单”----在“承办意见、办理情况”栏中
输入办理情况并进行密码签字-----“确认”
辅助操作
• 修改留言消息
6、“修改”按钮：用于修改文件夹中已存在， 但未提交的文件。 （一旦提交后，拟稿人也不能再对此文件进 行修改，除非等文件传回到自已的信箱中，
再通过“改稿”功能进行修改）
7、删除”按ห้องสมุดไป่ตู้：用于删除文件。
8、“转交”按钮：用于将起草好的文件发
送出去。
9、文件夹中的文件与信箱中的文件的 区别：
信箱中的文件不受地点与计算机的限制；
五、发文登记（办公室秘书）
在部门信箱中选中需登记的文件-----单击 “登记”按钮 注意：
•
登记操作只能在部门信箱中进行，若文件被发送
到个人信箱，则需先将个人信箱中的文件发送到部门
信箱，再进行登记
• 文件被登记后即从部门信箱中消失，若想看此文件
只能到“发文登记簿”中查看
六、办结
在发文登记簿中选中文件----单击“办结” 按钮 此时文件由“待办”状态转入“办结”状
•
“收文”-----“填写收文处理单”-----将收文的内
容填入-----“确认”
二、电子收文的登记
操作与发文登记相同
三、拟办
是办公室主任对收到的文件提出初步的方案或 建议，为领导决策提供参考、咨询。 选中文件-----“收文”------“拟办”-----单击“正文、 附件”----单击“阅览” 查看文件的内容-----“不存退
3、除个人文件夹中的文件列表信息：
选中----“DEL”
（此操作将文件夹内关于文件的列表信息删除后，还
将正文及附件部分一同删除，但不会删除已提交的文
件）
4、个人文件夹中的信息在未提交前别人无法看到，
一旦提交，系统会自动生成一个备份文件，在文件传 递中用到的文件为此备份文件。
5、“新建”按钮：用于起草一份新文件。
• 修改电话号码
• 修改用户口令 • 修改签字密码
根据局长签批意见送承办部门
办公室领导
拟办
承办部门
办理文件及签承办意见
局领导
签批办意见
办公室秘书
送档案室
收文两种形式：
电子收文：通过信箱传递过来的文件
纸质收文：沿用以前手工的途径传送
一、纸质收文登记、填写收文处 理单
• “收文”----“收文登记”----填写相关内容----“确定”
登记的信息会出现在“外收文登记簿”中 • 选择“对象”-----“外收文登记簿” 打开外收文 登记簿
四、签发（局领导）
打开个人信箱，从中选择要处理的文件--“发文”----签发----核查文头纸是否正确----单击 “正文及附件”-----“编辑”-----对正文的内容进 行修改----“存盘退出”-----单击“文头纸”----在文头纸上签名----“确认”
若领导有审批意见，则单击“领导 批示”------输入批示内容------密文 签字