关于学校公文格式规范的要求

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卓藏中字〔2015〕30号

关于学校公文格式规范的要求

各处室、年级组、教研组:

为进一步规范学校各类文件材料编辑格式,提高材料质量,参照上级有关文件要求,现将我校各类文件、制度、计划、总结、制度、条例、通知、教师文档相关材料的电子版材料和档案材料编辑作如下规范,请遵照执行:

一、标题

二号方正小标宋简体字,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;多行标题排列应使用正梯形、倒梯形或菱形,不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

第一层标题黑体,第二层标题楷体,第三层和第四层用仿宋体。

学校各类公文不准出现错别字、繁体字、已淘汰的异体字、

不合规范的简化字。

二、页面设置

正文用三号仿宋GB2312体字,一般每页排22行,每行排28个字。(如使用word编辑,可设置为行距为固定值28磅,页面设置为上:3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米)

三、标点符号

(一)采用规范全角标点,符合中文排版规范(每行开头不能是标点符号)。

1. 标题中一般不用符号,需要停顿的用空格表示。

2. 连续使用引号、书名号时中间不加顿号。

3. 小标题后无文字内容时不加标点。

(二)文字材料中要正确使用序号、标点。

1.“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等表序号的词语后,应该用逗号。

2.“一”、“二”、“三”等序号后应该用顿号。

3.“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等序号后应该使用齐线墨点(实心小圆点)。

4.序号如加括号,如(1)(2)(3)等不再加标点符号。

5.文章的层次顺序应依次是:一、二、三、(一)(二)(三)

1. 2.3. (1) (2) (3)。

四、序号

第一层用一、二、三……加顿号,第二层用(一)(二)(三)……不加符号,第三层用1.2.3.……后加圆点,第四层(1)(2)(3)……

不加符号。

五、要正确使用公文文号中的“括号”

印发公文时,年份外的括号应该用中括号“〔〕”(也叫六角括号),而不应该用小括号“()”或方括号“[ ]”或英文中使用的“【】”。

六、称谓

(一)名称要恰当明确,不能含混不清。具体到办公室的,名称要统一。

(二)各种名称要用全称,如名称过长且重复出现,第一次用全称,之后可用简称,但第一次用全称时必须加括号注明(以下简称……)简称必须是约定俗成、社会认可的。

(三)区域和单位一律用第三人称,不用“我县”“我市”,可使用“全县”“全市”或“卓尼县”“兰州市”,应根据前后文的语义确定。

(四)引用文件时应先点出文件的名称,名称号用括号注明发文号。如:《卓尼县教育局关于公布2014年名师名校长评选结果的通知》(卓教字〔2014〕4号)。

七、时间表述

(一)文档中时间表述要明确,不用“今年”“去年”,应该使用“2011年”“2010年”。

(二)文档中年、月、日均应用阿拉伯数字表示,如2008年3月15日。年份一般用全称,如“2011年”不能写成“11年”。

八、数字使用

(一)记数和记量(包括正负数、分数、小数、成分比、倍数等)要用阿拉伯数字。例如:2122、1/3、4.5倍、5%等。

(二)定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中要使用汉字。如:一律、二万五千里长征、“一二·九”运动等。

(三)表示用阿拉伯数字书写的数值范围,使用“~”。如“30~50人”“2012~2013年”。

1.凡文中使用连接号的应该使用“~”,而不使“—”或“──”。如:2005年9月~10月中的“~”。

2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”,而不用“~”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。

九、正文、落款

(一)与标题之间空一行。

(二)正文每段首行要注意空两格(建议用段落设置“首行空2格或首行缩进,文件希望传达对象的称呼,如“各镇办教委”)要顶格。

(三)数字、年份不拆行。

(四)材料打印要双面打印,在“页面设置”一栏的“页边距”设置成对称页边距,先打印奇数页,再将材料翻转,打印偶数页。

(五)附件

如果行文需要有附件,应该在正文主要内容结束后(位置在正文与落款之间),在正文间下空一行,左空两格,注明“附件:”(全角冒号),冒号后面是附件名称,附件名称后不加任何符号。如有多个附件,用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.xxx”);附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应与正文一起装订,应当另页编排,“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行,附件标题居中在第三行,附件的序号和名称前后应一致。应如以下方式注明:附件:1.…………

2.…………

(六)段首要空两格

凡是独立成段的地方(包括小标题)都应空两格。注意:文中的小标题也应空两格。特别注意学校的规章制度,其中的每一条开头都应空两格。

(七)署名、成文日期、印章

1. 加盖公章的公文日期,一般下空四行、右空四字编排。

(1)单一机关行文时,落款在成文日期之上、以文日期为准居中署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上局正文(或附件说明)一行之内。

(2)联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期。

当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

2. 不加盖公章的成文日期,一般下空四行。

单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如行文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名一次向下编排。

3. 成文中的日期为数字。

(1)要正确使用年份中的“零”。成文时间应用汉字将年、月、日标全,“零”写为“〇”。如“二〇一〇年四月一日”。

(2)各类通知、告示、奖牌、证书等日期的书写,要做到汉字和阿拉伯数字不混用。年份如用阿拉伯数字形式表示,则中间应该用长“0”表示,如:“2005年10月”。

(3)用阿拉布数字将年、月、日标全(具体到日),月、日不编虚位(即1不编为01)。

4. 特殊情况的说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成

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