房产中介门店秘书职责手册

秘书职责手册

目录

一、秘书工作职责

二、秘书工作安排

三、与总部各部门的配合工作

第一章秘书工作职责

店务秘书为总部统一招聘、统一培训、统一管理的行政类管理人员，隶属于总部运营中心，总部赋予秘书以管理者与执行者并存的职能；既要管理单店行政事务，也要配合及监督、上报单店的业务工作，同时作为单店与总部沟通的桥梁，配合总部各个部门做好相应工作。

一、电脑管理与使用

1、各网站广告房源的每天上传、更新；协助经纪人在其个人使用网站上注册账号；

2、电脑基础维护工作；

■确保公司电脑正常运行

■监督经纪人使用网络的情况，制止登录不良网站、看小说及在店内打游戏，发现一次对当事人处以每次人民币50元的处罚；对游戏软件等不良软件给予删除，并对当事人处以每次人民币50元的处罚；

■每台电脑设置屏幕保护程序，但不设置密码，秘书电脑需设置密码；

■对店内电脑出现的软件硬件等问题进行修复，如不能修复的，尽快联系网管，确保店内电脑的正常运行；

3、秘书重要工作文档的整理及备份，对涉及需要保密的重要文件设置密码；

4、对于总部传达的文件及通知，及时做好归档、张贴、通知等工作；

5、店内房友管理

■确保单店网络通畅；

■查阅公司网站及房友的通知（消息）并下载、传达；

二、公司文件管理

文件须分门别类管理并及时检查与更新（所有文本需使用公司logo范本）。

第一类：电子档文件：定期做好存档备份工作

第二类：工作中所需各类文件表格（不需要盖公章或者合同章）：制成表格文件手册，做好目录便于经纪人自行取用，每周一检查，对于缺少的表格，及时补全；第三类：盖章类文件；

1、关于制式文件的领用

■公司的制式文件：出租∕出售委托书、房地产买卖合同居间协议、房地产租赁居间协议、租赁合同、独家委托书、限时独家委托、佣金确认单、看房单等由秘书统一在总部领取并妥善保管。对于以上文件必须严格管理，做好领用登记、回收、统计等工作，总部将每月经行检查各项表单的使用明细表。对于秘书在保管过程中丢失的，由秘书承担相应责任。

■居间协议的领用：每次领用50份∕店。秘书领用新居间协议时需上交上

次领用的居间协议，上交需附打印的领用登记单，未上交的居间协议原件，请经理在领用登记单上注明原因并签字，需在一个月内上交原件。另，居间协议需三联齐全方换领，如遇不齐全的，需提交情况说明。因客户/业主遗失居住协议的，需提交客户/业主的身份证复印件和有客户/业主及销售经理签字确认的情况说明；因保管不当造成遗失的，同制式文件遗失处理。

■收据的领用：秘书领用新收据本时需上交上次所领用的收据〔领用回收的收据必须是编号连号完整的，如收据开具的是意向金等非我司收益的款项，必须要收齐第三联〕方可再次领用。如收据本有5份以上空白未用的一律不得领用新收据本。

租贷合同的领用：每次领用10套/店。秘书领用新租贷合同时需上交齐上次所领用的租贷合同〔上次的租贷合同如已签约的，则必须带上租贷相关的客户资料及所需的复印件〕方可再次领用。

■领换任何制式文件都必须提前一天通知相关人员，方可到总部领换。

2、关于制式文件的管理

■一般委托书、看房单：每个经纪人每次最多领取5份，领用时登记领用编号签字确认，秘书及时回收。

■居间协议、佣金确认书、独家委托书、限时独家委托书：每组经理每次领取2份，领用时登记领用编号签字确认，领用文件，秘书及时回收。签订有效则上交复印件、作废则上交原件；

■租赁合同：由秘书统一领取、保管、使用登记造册。领用文件，秘书及时回收，签订有效则上交房东及客户身份证复印件、产证复印件，作废则上交原件。

3、关于制式文件的责罚

如遇制式文件遗失，责任人承担相应责罚。

■看房单、出租∕出售委托协议，责任人承担罚款50元∕份；

■除看房单、出租∕出售委托协议以外的其他制式文件遗失，责任人承担罚款500元∕份，如遇责任人无法明确，则秘书承担罚款200元∕份，经理承担300元∕份。

三、钥匙管理

1、由秘书对店门钥匙(含公配、私配钥匙)统一建档管理，负责对管理的钥匙的

数量、编号及使用等内容逐一进行确认，并制定《钥匙领用簿》，做好钥匙的借用登记入簿管理工作；

2、秘书应定期对钥匙柜内的标签和钥匙编号进行检查，如发现标签、编号脱落或模糊不清时，应及时跟新改进；

3、借用人员办理钥匙退还手续时，秘书应在核对钥匙标识、数量后，在对应的登记表中标注钥匙退还时间，并将钥匙整齐有序地放置回钥匙柜内；

4、本门店人员领用钥匙，借用人员应及时登记入簿；

5、领用人看房完毕后，应于借用当日及时归还门店，严禁发生将钥匙在个人身边无故滞留、携带回家等情形；

6、严格做好钥匙的外借登记，内部与外部借钥表格分开，借钥匙方填写《钥匙

外借登记表》，直营店内部人员借用钥匙，秘书应要求借用人员提供名片、身份证原件并签字确认；直营店以外的人借用钥匙，应由本门店对接人员做相应担保签字确认，同时秘书应要求借用人员提供名片、身份证原件并签字确认；

7、当发生钥匙丢失、损坏等情形时，秘书应急时记录事件经过，急时报备门店经理；

8、直营店内部人员借用钥匙未及时登记簿的，相应责任人给予20元∕次处罚；

9、直营店内部人员借用钥匙未在当日返还的，相应责任人给予50元∕次处罚；

10、直营店内部人员借用钥匙发生丢失、损坏等无法归还等情形，相应责任人给予100元∕次处罚；

11、直营店以外人员借用钥匙发生未在当日及时返还、丢失、损坏等无法归还等情形，列入黑名单管理，直营店钥匙一律不得借用给该责任者，同时直营店相应担保责任人给予100元∕次处罚；

12、每月15日对钥匙箱进行一次清理，取出已售∕已租的房源钥匙，收好并表明具体信息；

四、财务管理

1、收据：由秘书统一领取、保管并登记造册。每一周交由财务部审核并提供收据使用情况统计表。收据的使用必须做好登记，无特殊情况必须由秘书开具，如遇到经理及经纪人需外出收取意向金或佣金之情形，每次只能限领一份，并做好领用登记记录（必须注明物业地址、金额、用途），事后必须归还其他两联及所开收据金额相应的款项，作废需交回原件。对于收据丢失、或开具收据无收款回来的，对责任人处以500元∕份的罚款，具体责任人无法确定的，秘书承担罚款500元，如应收据丢失及错误填写造成的损失，严重者做开除处理，并将追究当事人的法律责任。

2、意向金：秘书统一保管意向金专用卡，经理使用时必须向秘书申请使用此卡，秘书同时应及时做好此卡的金额出入记账工作。收取意向金时开具意向金收据，秘书通过意向金收据的使用情况，及时掌握意向金的走向，必须保证意向金收据三联完整，不可缺少任何一联。

3、佣金：由秘书统一收取并开具收据，如果客户需要发票，则用收据换取发票。收到佣金后24个小时内必须存入公司账户。

4、房款：房款只能由公司财务部门收取，不得有经纪人或者门店自己代收，违反者，公司将追究其法律责任。

5、经理罚款：秘书配合总部收取经理各项罚款，并及时上交总部。

6、其他：团队基金、罚款的管理，所有费用的进出，做好现金日记账，保留发票，做好单店报销工作。

7、成交记录单：合同签订后，督促业务人员填写好成交记录单、经理签字，制作《成交记录汇总表》，每周一给总部运营中心上报《成交记录汇总表》并传真上周所有的成交记录单。如果与其他单店合作，及时传真到其他单店并确认收到，成交双方均签字确认后，由成交方传真至总部运营中心。当日做好房友中的交易合同及收佣记录，总部将根据成交记录单及房友中的数据确认最后的奖金；客源需在成交之日的三天前录入房友系统，入未及时登记，将扣除成交方经纪人10%业绩，如遇特殊情况，需提交书面说明提前备案。