公司文件与资料控制程序

1 目的和范围

对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。

2 引用文件

《记录控制程序》

3 职责

3.1 行政部负责文件归档管理，

3.2 各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。

4 工作程序

4.1 文件分类

4.1.1 文件包括：

B) 质量/环境/职业健康安全手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全目标）；

b) 形成文件的程序；

c) 为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业程序、工作规范、管理规定等）；

d) 外来文件（法律、法规、标准、上级文件等）；

e) 记录（一种特殊类型的文件）。

4.1.2 文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追

溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。

4.1.3 文件可以是任何媒体形式，如硬拷贝、电子媒体等。

4.2 文件的编写及审批

4.2.1 质量/环境/职业健康安全手册和程序文件由管理者代表组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.2 其他文件由相关部门负责人组织编写，总经理审批。

4.2.3 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

制定部门：行政部页次：第 2 页共 5 页

4.3 文件的发放

4.3.1 质量/环境/职业健康安全管理体系文件分为“受控文件”版本和“非受控文件”版本两种

状态,受控文件正本应在文件封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章，由行政部存档；

受控文件副本发放前应在封面页至末尾页右下角加盖“受控文件”印章；非受控文件在发放前应在文件封面页至末尾页右下角加盖“謹供参考”印章，非受控文件正本应由行政部存档。所有非受控文件不受文件修改的控制。

4.3.2文件在发放时必须由文控员在《文件收发登记表》上登记受控号和去向。非受控文件则在文

件正本反面签上接受文件人姓名及日期。

4.3.3 业务和外来文件、资料发放均应有分发号，行政部向各职能部门发放和各部门向使用人员发

放时，均应填写《文件收发登记表》，领用人应在登记表中签字。

4.3.4 当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原来受控号,破损文

件由文控员收回。

4.3.5 当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作废。

4.3.5 提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。

4.4 受控文件的更改

4.4.1 体系文件的更改应填写《文件更改申请表》，经管理者代表或授权人批准后方可更改。

4.4.2 应严格控制文件更改。确需更改时，应由原编写部门到行政部填写《文件更改申请表》，更

改单应注明编号、原因、内容和生效日期等，并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若指定其他人员审批时，应获得审批所需的有关背景资料。

4.4.3 更改信息应由发放部门传递到原文件的所有持有者，按规定作好记录，保存更改单，发放更

新版本，收回相应作废的文件。

4.4.4 行政部应保存更改记录。

4.5 文件的评审

每年至少一次由行政部组织，各使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。

4.6 文件管理

4.6.1 文件的贮存，应提供适宜环境和设施，有防火、防虫和防潮措施，以防变质和损坏。

4.6.2 文件正版一般不外借。需临时借阅时，应办理借阅手续，在指定日期内归还。

4.6.3 行政部负责收集国家和行业标准，每年清理一次外来文件，确认其有效性，及时宣贯标准，

更换过期标准，收回过期失效文件。

4.6.4 各部门应建立收、发文件登记本，做好本部门文件的管理。

4.6.5 任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。

4.6.6 当受控文件作废时由行政部统一收回后，文控员应在作废文件正本的封面和每一页盖上“作

废”印章，其副本全部销毁。

4.7 非纸张媒体的文件的控制，也参照上述规定执行。

4.8 文件编号原则：

B.质量/环境/职业健康安全手册编号：

XX - QEM

质量/环境/职业健康安全手册代号

公司代号

b.程序文件编号：

XX- COP - ×××

文件系列序号（01，02，03等表示）

程序文件代号

公司代号

c.工作文件编号：（包括其它管理文件）

XX- WI -×××

文件系列序号（001，002，003等表示）

工作文件代号

公司代号

d、外来文件的编号：

XX - ED -×××

文件顺序号（001、002、003等表示）

外来文件代号

公司代号

e、质量/环境/职业健康安全记录表格编号：

QR- ×××

序号（001，002，003等表示）

质量/环境/职业健康安全记录表格代号

f、其他非受控记录的表格编号可以参照质量/环境/职业健康安全记录编号原则进行。

4.9 记录按《记录控制程序》执行。

5 记录

受控文件清单

文件收发登记表

文件更改申请表