公司技术档案管理制度

附件二1、技术档案管理制度

XXXXX公司

技术档案管理标准

1、总则

本标准规定了XXX有限公司技术档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。

本标准适用于XXX有限公司技术档案管理工作。

2、引用标准

2.1《中华人民共和国档案法》；

2.2国务院颁发《科学技术档案工作条例》；

2.3国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》；

2.4《电力工业系统科学技术档案工作细则》；

2.5《江西省档案管理条例》。

3、管理职能

3.1技术档案是本公司在生产、经营、技术、科研管理活动中形成具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等技术文件材料，由公司档案室集中统一管理。

3.2技术档案管理由受主管经理和上级档案主管部门的指导和监督。

3.3技术档案基本内容包括接收、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研等工作，做到完整准确、系统安全和有效利用，为电力建设和科研服务。

3.4公司各有关生产技术、基建、计划、设计、供用电、技术、物资供应等部室及生产单位等，对本单位产生的各种技术文件材料的形成负责，做好收集、整理、鉴定、分类，并达到系统、完整、准确的要求，及时向档案室移交归档。3.5技术档案管理基本任务

3.5.1制定技术档案管理有关规章制度。

3.5.2做好技术档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用工作。定期查看技术档案的保管状况，发现问题及时提出整改措施。

3.5.3指导监督技术档案管理网络的工作。

3.5.4编制本公司技术档案保管期限表，按技术档案实用价值划分为永久、长期、短期三种。

3.5.5技术档案复制，要经公司分管生产领导的批准方可进行复制。

3.5.6凡借出的技术档案，严禁在技术档案上涂改、勾画、随意拆卷等不良行为。

4、管理内容与要求

4.1归档范围和保管期限

4.1.1根据《国有企业档案管理暂行规定》精神，结合公司

生产、基建、科研活动中形成的技术文件材料的种类，制定本公司技术档案归档范围和保管期限表。

4.1.2保管期限分永久、长期、短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下。

4.2凡是在工作查找、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的技术文件材料列为永久保管。凡在一定时期内有保管价值的技术文件材料列为定期（长期或短期）保管；凡是介于两种保管期限之间的技术文件材料，其保管期限一律从长。

4.3归档范围及保管期限表（见档案存归内容及保管期限表）4.4归档时间

4.4.1新建、扩建、改建和增建工程图纸、技术文件资料，工程主管部门要在工程竣工验收后30天内向档案室归档。大型新建工程可按工程的阶段性，定期分阶段向档案室移交。

4.4.2重大技术改革方面的技术文件，在取得成果经项目负责人审定后，30天内归档。

4.4.3有关技术会议方面的技术资料，应在会议结束后15天内归档。

4.4.4外购或内购设备的随机文件，在设备开箱当场验收后归档。

4.4.5凡公司职工外出学习、考察或参加研讨会带回的材料

应当及时交档案室归档。否则计财科不予报销费用。

4.4.6技术管理性文件，在次年六月未前归档。

4.4.7规程、制度及各种技术成果照片可随时归档。

4.5归档要求

4.5.1归档的文件材料必须做到完整成套、真实准确，层次分明，符合其形成规律。

4.5.2案卷封页的诸项目、备考表，应填写清楚，标题准确，文字材料依次编页，并编写卷内目录。

4.5.3纸质优良，图面清楚，字迹工整，签字完备，归档的材料一律用钢笔或毛笔书写，严禁用铅笔或圆珠笔书写。其规格为260*184mm或297*210mm的办公标准用纸。4.5.4凡需归档的技术材料，底图和蓝图一并归档，重要的蓝图可归档两份。技术管理文件材料可归档一份，对于重要的需永久保存和利用频繁的文件材料归档两份。竣工图必须加盖竣工图章，并有工程负责人签字，标明竣工日期。

4.5.5蓝图按规定幅面折叠后装入袋或盒。

4.5.6归档时必须办理归档手续，由归档单位填写移交清单一式两份，当面查点清楚，交接双方签字，各留一份。

4.5.7凡应归档的技术文件、资料等，不按期归档者，按公司综合月奖考评标准给予扣奖。

4.6鉴定和销毁

4.6.1鉴定工作根据“保管期限表”定期对档案进行鉴定，

准确的判定档案的存毁。

4.6.2鉴定工作由主管领导，专业技术人员、档案部门人员组成“鉴定小组”，直接对档案进行鉴定，并注明鉴定日期。

4.6.3销毁时需要由鉴定小组提出意见，登记造册，提出销毁报告，经公司主管领导批准后，由两人以上在指定地点监销，并在销毁注册上签字，销毁时要严格执行保密规定。4.7保密要求

4.7.1遵守党和国家制定的档案及保密法规，维护档案的安全与完整，保守国家机密。

4.7.2秘密以上档案，原则上只能在档案室内查阅，公司或档案部门领导同意借出的，也要履行登记手续，借阅人必须按期归还，档案人员应及时收回。

4.7.3外单位来档案室查阅秘密以上档案，须凭单位介绍信并经公司或档案部门负责人批准，履行手续后方可查阅。4.7.4无论公司内外人员因工作需要，须抄录秘密以上档案的，要经公司或档案部门领导批准方可抄录。档案人员有权当场了解抄录情况。

4.7.5任何人不得将秘密以上档案携带在身参观、游览和办私事。如确因工作需要，必须调出档案携带外出，须经公司或档案部门负责人批准，并指定专人保管。

4.7.6秘密以上档案的销毁，应严格执行销毁制度，指定专人在指定地点销毁，同时必须有二人监督，以防泄密。

4.7.7档案人员要定期清查秘密以上档案，发现问题及时报告和提出处理意见。

4.8技术档案的统计

4.8.1为确保技术档案的安全无缺，更好地开展利用工作。技术档案人员必须正确地、及时地掌握技术档案、技术资料的归档、整理、保管和利用的情况。

4.8.2技术档案人员必须及时地做好技术文件材料和技术资料归档情况的统计。

4.8.3技术档案管理员必须正确地做好所保管的技术档案、技术资料的数理统计，条理分明、查阅方便。

4.8.4档案室应了解掌握技术档案、技术资料的利用及其效果，并及时予以统计。

4.8.5统计工作须经常及时，每季统计一次，年终汇总。4.9借阅与复制

4.9.1技术档案凡一份原则上只能在阅览室借阅，有特殊情况须经档案部门负责人批准。

4.9.2公司内职工借阅本专业范围内的有关档案，必须办理借阅手续，方可借阅。借阅非本职业务范围的档案须经本单位主管领导批准。属保密档案，应按保密规定办理。归还时应填写利用效果。

4.9.3外单位借阅须持单位介绍信，并在借阅登记簿上签字后，只能在阅览室内查阅。