秘书经典案例30例
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秘书学经典案例30例
案例1如此露脸
年轻的小王大学毕业以后,应聘到一家规模很大的贸易公司的杭州分公司工作。凭着他的聪明和能力,经过一段时间的努力,他被分公司的李经理看中,调到经理办公室当秘书,王秘书干得倒也有声有色。这些天王秘书很兴奋,因为几天后总公司的张副总经理要来他们分公司视察工作。由于他工作出色,人又机灵,李经理点名让他陪同一起向张副总经理汇报工作。王秘书心想机会来了,他要精心准备一番,一定要在副总经理面前好好表现一把,不光让李经理脸上有光,说不定借此以后还可以调到总公司工作。所以,在张副总经理视察其间,王秘书总是抢着介绍公司某些具体情况,侃侃而谈,娓娓道来,从现状到未来发展趋势、从具体工作到宏观评价无一遗漏。对自己了解得不太准确的情况,也能灵机一动,迅速做出汇报。对张副总经理给公司布置的任务,王秘书也毫不犹豫地承诺下来。视察结束后,王秘书还给张副总经理留了名片,表示今后张副总要办什么事,无论公私,都可以直接找自己。送走张副总经理以后,王秘书对自己的表现有些沾沾自喜,可是,他发现李经理的脸色有些不对头,并没有表扬他,只说了一句:“辛苦了。”过了几天,王秘书被调到销售科当业务员去了。他怎么也没有想到会是这个结果,郁闷极了。
分析与评述王秘书该郁闷,他的接待工作越位了,抢了领导的风头,喧宾夺主。作为领导的秘书在工作中应该有积极主动的精神,辅佐自己的领导做好接待的准备工作,并在接待的过程中做好服务和补充工作。但是,秘书永远不是主角,是领导背后的影子,对自己的工作和职权都必须有清醒和明确的界定。王秘书由于忽视对自己工作和职权的界定,“积极主动”过头,出现“越位”现象。在接待上级领导过程中,一是汇报工作越位,本
来应由领导来汇报的情况,他抢先汇报;二是表态越位,超越自己的身份,胡乱表态。在工作中,秘书热情过高造成工作越位,只要不是“武大郎”式的领导,一般还不会过于计较,但秘书必须严格把握好自己,因为热情过高,表现欲过强而造成工作越位,往往会在不知不觉中干预领导的职权范围,这对于领导来说,是绝对不能容忍的。如果秘书经常犯这样的毛病,领导就会设法来“制裁”你,最直接的做法就是请你另谋高就。
思辨题1.王秘书在接待工作中的表现合适吗?’
2.王秘书在整个接待工作中应该怎么做?
3.经理事后调王秘书去销售科当业务员,你是怎么看待这件事的?
案例2用什么方式说话,永远比说些什么更重要
局里就要开年度总结会了,要对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间,为了保证会议顺利召开,秘书处的全部人马都集中到会议室,研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔,报告写得洋洋洒洒,声情并茂,令人振奋。但在征求意见过程中,秘书小周直截了当地提出了自己的看法,他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确,原因在于李处长采用的统计方法不正确,应该加权处理的数据没有进行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据,进行简单的加减就可以,无须进行其他处理。可是,周秘书自恃自己是学统计学专业的,是科班出身,坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长很不高兴,脸越拉越长,说了一声:“大家先休息一下”,就端着茶杯出去了。趁休息期间,秘书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说:“小周,要注意一下提意见的方式,当着这么多人的面,用这么肯定的语气说李处长错了,他会是一种什么感受?如果我是李处长,我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。所以,即使你的意见是对的,也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说:“我没有别的意思,只是实话实说,我这个人生
来就是这样的性格,有什么说什么,不会装假,不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”话音未落,张大姐严肃地说:“为人正直和注意说话方式是两个不同的问题。为人正直,是指不撒谎,不欺骗,是个人道德品质问题;而说话方式是个技巧问题,是个工作方式方法问题,两者不能混为一谈。请你记住,对于我们这些职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!”
分析与评述作为职业秘书,周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己,应该懂得有效沟通的知识和技巧,不能像一般人那样说话随便,想说什么就说什么,想怎么说就怎么说,想在什么时候说就在什么时候说。秘书说话,不单纯是为了表达自己的思想或情感,更主要的是为了实现自己的工作目标,达到预期的沟通效果。为了达到预期的沟通效果,就必须注意说话的方式和选择恰当的沟通时机,特别是提意见的方法和时机。如果你提意见的方法和时机不正确,那么,即使你意见的内容再正确,也是正确的错误。对于职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!
思辨题1.在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人,你怎么看待“秘书的正直”? 2.秘书应该怎样提出自己的观点?
3.怎么理解“对于职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!”?
案例3真实的谎言
公司近一段时期以来气氛比较沉重,暗潮汹涌,进入一个非常微妙的时期。因为每年到这个时候,都要进行例行的人事调整。但是,这些天秘书张静的办公室却很热闹:一会儿财务部李经理过来转了一圈;一会儿公关部周经理也借故来了一趟;一会儿研发部经理打来电话,张静询问他有什么事情,他也没说出所以然来。不了解内情的人可能会觉得很奇怪,但是对于经验丰富的张秘书来说,却见怪不怪了。她心里很明白,这些部门经理之所以总往她这儿跑,就是因为她是总经理秘书,近水楼台先得月,知道一些关于
人事调动的内幕消息,想事先从她这儿打听一些消息,但既然他们不好意思明说,她也乐得假装糊涂。中午在餐厅吃饭的时候,销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。寒暄了几句,就话锋一转问道:“小张,咱们平时关系不错,我就不拐弯抹角了,能跟我透点消息吗?这次我们销售部的人事是怎么变动的?咱们总经理很信任你,有机会的话,帮我在总经理面前多说几旬好话。”张秘书一听,该来的还是来了,望着田科长期望的眼神,她却只能回答:“对不起,田科长,我不太清楚。”田科长对她的回答有点失望,不高兴地说:“你不知道谁知道,是不想告诉我吧!”张静只好说:“田科长,我真的不知道。所有人事方面的文件都是人力资源部做的,不是我起草的。”其实,张秘书说的话一半是真的,一半是假的。文件是人力资源部起草的不错,但是在经过她的手送给总经理的时候,她看到了里面的内容。接下来,田科长只好转移了话题,闲聊几句就悻悻地走了。看着田科长的背影,张秘书也有些难过,人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大。但是,职场的生存环境就是这么残酷,作为职业秘书,她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德,否则,她的饭碗也就不知什么时候被砸掉了。
分析与评述张秘书的做法是聪明的,所有的组织都有自己内部的规章制度,所有的职业也都有应该遵守的职业纪律。秘书身处组织的核心要害部门,长期在领导身边服务,经常接触重要文件和资料,掌握的秘密多,知道的秘密早,了解的秘密深,因而必须自觉的树立保密观念,严守秘密。同时,聪明的秘书不仅会对组织事务守口如瓶,也会尽量使自己避免介入太敏感或令人尴尬的事情中。
思辨题1.张秘书拒绝透露人事调动内幕消息,会因此得罪田科长吗?你认为接下来她应该怎样与田科长相处?
2.秘书是否应该在领导面前帮她喜欢或对她有帮助的人美言?
3.张秘书明明知道人事调动的内容,她却说不知道,你认为她是个诚实的人吗?你怎样看待秘书的诚实?