如何设计职位说明书

如何设计职位说明书（一）
（一）职务分析
•概念——一种对职务的设置目的、主要职责、工作内容、权限范围、机构关系以及工作环境、工具准备、设备等做重要的文字说明的文件。

进行科学而有效的职务分析是设计职务说明书的前提。

•程序——职务分析应遵循一定的程序。

一般来讲，首先应由专业人员运用一定的调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理；然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理，最后根据正确而适应的信息设计职务说明书，保证了职务说明书符合职务要求和组织目标。

•方法——进行职务分析通常有五种方法：
1、工作特点分析法——主要明确工作的职务职责、种类和完成工作所需要的工具、资料、人员支持；特点分析要依据历史资料、职务要求和组织目标三个要素进行。

2、员工特点分析法——“一个萝卜一个坑”，适人适岗，人尽其才。

运用专业的性格能力测试工具来考察员工的素质能力和潜质；还要对每一个员工的视力、身高、体重、知识结构、管理程度等了如指掌并作好书面记录。

3、问卷调查法——问卷设计应邀请管理专家设计和制作，并由专家委员会进行信息分析和处理，并作出结论。

这可以在较短的时间内收集到大量的信息，为职务说明书的设计准备资料。

4、职务工作日记法——一般作法是由任职人员自己记录下每天工作和活动的内容。

记录没有重要和非重要的区别。

真实而全面的记录可生动描述出工作的状态，为职务分析准备有价值的原始数据和信息。

职务工作日记坚持10天为最佳，天数过少积累的数据和信息不全面、不准确；天数过多工作量过大且会造成信息重复。

5、关键事件描述法——工作过程会经常出现或重复一些关键事件。

在进行职务分析时要收集尽可能多的关键事件并进行定性描述。

特别要说明的是，职务分析是针对工作本身而不是针对某个具体的人，而且上述方法可交叉使用。

职务分析完毕后即可设计职务说明书。

职务说明书是员工管理、目标管理、职务评估、绩效考核、理顺管理流程的基础工具。

（二）职务说明书
•职务说明书要解决的问题
1、描述职务目标——不同职务有不同的目标。

描述职务目标遵循“3W”法，即为什么要设计本职务（目的）——why；职务有多大权力（职权范围）——within；本职务主要干哪些工作（工作内容）——what。

2、确定职务职责——描述职务工作内容还远远不够，还须要确定能保证工作内容高效完成的职责。

职责要按照由主到次顺序书写，用关键词描述所应担负的责任。

常见的错误：描述语言比较模糊，让任职者不知所以然；关键词运用不当，混淆了职务间的区别；许多人力资源工作者和部门经理在设计职务说明书时往往不专业，也带来很多问题。

•规范职务说明书要素
设计职务说明书最大的问题是格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦。

一般来讲，规范的职务说明书包含以下八个要素：
1、表头格式——注明职务名称、归属部门、级别、编号。

由于职务说明书要由专业人员拟写，并提交有关领导审核和批准，所以还要在表头格式上注明拟写人、审核人（部门）和批准人（部门）。

2、知识技能——描述某职务所需的相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验。

为引起重视，还要指明为什么这些知识是必需的，例如某外资企业的职务说明书在尾条强调“具体上述知识技能有利于组织目标和个人目标的实现。

”
3、复杂程度——工作有难易之分。

该要素主要描述该职务对于一个合格员工来讲，职务的难易程度。

这主要从工作本身的性质、量、范围、时效性等全方位考虑。

4、责任范围——描述该职务所承负的主要责任和能够影响的范围。

5、实施管理——描述实施管理的性质、管理人员或员工性质。

包括水平、类型、管理的多样性、职务权限、直接和间接管理者的员工的层次和数量。

这给职务任职者一个非常清晰的工作内容和管理范围。

6、人际关系——根据职务在组织中的地位和协作职务的数量，描述完成此项工作需要与公司其他部门（人员）的联系要求；描述相互关系的重要性和发生频率，注明信息交流的渠道和发挥主体及影响度。

7、操作技能——描述完成该项工作对任职者的灵活性、精确性、速度和协调性的要求，所需要的技能水平。

操作技能对于此项工作的重要性程度？技能应如何改善和提升。

8、工作环境——环境对工作影响很大。

描述完成工作所需要的条件支持、工作环境对任职者精神和体力等方面引起不适和损耗的程度。

任职者对工作环境的喜好厌恶程度及调整方法。

成功要决：以职务分析为主要依据，在设计过程中促成职务任职者和主管共同参与，与任职者进行一对一的沟通，而且要及时进行维护和跟进，对职务说明书的管理要有一定的保障制度。

职务说明书是公司进行人力资源开发和管理的重要国际工具，对于提高工作绩效、绩效评估、岗位培训、规范管理流程、目标管理等都具有基础性作用。

我国相当比例的公司还不习惯于利用职务说明书来进行人力资源开发和管理，这对于公司的发展影响极为不利。

期望越来越多的企业引进并利用“职务说明书”优化人力资源的配置，提高人力资源管理水平。

46、做同一行业该增么做更好呢？
是注册公司做更好呢，还是不注册公司更好，意思就是谁赚的钱更多？？
你提到的问题是做同一个行业，注册成为公司和不注册成为公司两种选择，那种更加有利于全更多的钱。

这个问题的考虑因素是你的目的是赚钱，你可以根据实际情况分析一下，注册公司和不注册公司的优势、劣势。

我的建议是如果你有财力和精力，有希望自己持续的去做一项事业，应该去注册一家公司，合法经营对于您的持续增长有利而无害。

而不注册公司，你可能就牵扯到不法经营、偷逃税款、合同不受国家保护、客户认同和信誉低等问题。

岗位说明书的设计（二）
职位说明书的设计，是职务分析的成果之一。

它是人力资源管理的基础工作。

见后文（三职务分析的成果）。

我把整个分析、及说明书的内容，都给你，看能否帮助到你。

如果你需要说明书的表格样式，请给我发信息，我把Word文档发给你。

什么是职务分析
一、职务分析的含义
简单地讲，职务分析就是要通过一系列科学的方法，把职位的工作内容和职位对员工的素质要求弄明白。

专业的描述是这样的：职务分析是指通过观察和研究，确定关于某种特定的性质的确切情报和(向上级)报告的一种程序。

有的书上也将“职务分析”称为“工作分析”，含义是一样的。

外国的人事心理学家从人力资源管理的角度出发提出了一个非常容易记忆的6W1H职务分析公式，从七个方面对职务进行分析：
1．WHO：谁来完成这项职务；
2．WHAT：这项职务具体做什么事情；
3．WHEN：职务时间的安排；
4．WHERE：职务地点在哪里；
5．WHY：他为什么职务(职务的意义是什么)；
6．for WHO：他在为谁职务；
7．HOW：他是如何职务的；
二. 职务分析的一些术语
职务分析是一个比较专业的人力资源管理工作，所以也有一比较专业的术语，它们是：
1．工作要素：是指职务中不能够再继续分解的最小动作单位。

比如说，打开计算机、签字、打电话、发传真等等。

2．任务：是一系列为了达成一个目的的职务要素的集合，即完成一项具体地职务。

如汇报职务、打印文件、参加会议等等。

3．职位：是多个任务的集合。

在一定时间和空间里，一个员工需要完成的一些列任务的集合就是一个职位。

在企业中，有多少位员工就有多少个职位。

4．职务：是一组任务相同或相近的职位的集合。

在职务分析中也称职务。

如开发工程师就是一种职务，秘书也是一种职务。

在企业中，一种职务可以有一个职位，也可以有多个职位。

如企业中的法律顾问这种职务，就可能只有一个职位；开发工程师这种职务，可能就有多个职位。

5．职责：是指一个个体担负的一项或多项任务组成的活动，即由一个个体操作的任务的总和。

比如人事经理的职责可能就是编制企业的人力资源规划、组织企业招聘、指定并执行企业各项人力资源政策等等。

6．职务族：是一组相关职务的统称。

有时也叫职务类型。

三、职务分析的成果
职务分析的最终成果是产生两个文件：职务描述和职务资格要求。

有的书上也将他们叫做“工作描述”和“职位要求”，我们也可以把它们合称为“职务说明书”。

职务描述规定了对“事”的要求，如任务、责任、职责等等；职务资格要求规定了对“人”的要求，如知识、技术、能力、职业素质等等。

人力资源部门应通过职务说明和职务资格要求来指导人力资源管理职务。

1．职务描述的具体内容
基本信息：包括职务名称、职务编号、所属部门、职务等级、制定日期等；
工作活动和工作程序：包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；
工作环境：工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等。

任职资格：年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等。

2．职务资格要求的具体内容
基本素质：最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等。

生理素质：体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等。

综合素质：语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。