(流程管理)货代公司操作部工作流程

货代公司操作部工作流程

I、客户服务

壹、订舱

1．客户向我司订舱的

2．客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：

1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目的港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章

3．客服人员收到订舱单后，须和SALES核对运价是否正确，且由SALES于订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头和SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先于各船公司专用台帐上自编S/O 号。

4．订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，且将船公司传回的订舱确认单第壹时间传给客户，订舱确认上面的订舱号和船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。

5．订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：

1）新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。

2）工作号，且按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头。

3）输入费用明细-主要是应收费用。

4）订舱确认–输入订舱号。

输入电脑时，应确保准确，且特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（壹律采用V。XXX的格式）、开船日期。

6．操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：

1）托运人应和订舱单上的托运人壹致，且写清电话、传真、及联系人；

2）费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写于“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALLIN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导于台帐上签字确认；

3）需由我司目的港代理代收运费的，须于台帐上注明使用哪家代理。SALES于选用代理之前须和操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理,必须公司领导确认)；

4）客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES于台帐上特殊事项壹栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；

5）订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；

6）客服人员应于台帐上相应位置签字。

7．客服按业务员设立登记台帐，客服需于订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记于台帐上，以便统计查询。

二、拖车、报关

1．出书面申请，公司批准后方能安排。

2．安排拖车前，需和工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。

3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联系人及联系电话等，且于拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车和报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。

4．应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。5．委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，且报给工厂。6．客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。

7．壹般贸易于深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜壹定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。

8．安排冻柜拖车须至少提前壹天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。

9．如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。10．于客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、仍柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。

11．于给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先和客户确认货到站时间以

便决定是通知仓库事先提取空柜，仍是等货到后再提，避免产生仍空费用。12．安排报关时，需将退税联等重要报关文件于报关台帐上作登记，由报关行签收。于收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，且以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，且做好交接纪录。

三、其他

1．如由我司安排拖车、报关的，客服人员应于船公司的免堆期内安排拖柜仍场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，且于台帐上登记。

2．客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，于确认所有发生费用已结清的情况下方可于电脑中删除资料。

3．客服收到财务打印出来的DEBITNOTE，和电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。4．对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前壹天和客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记于台帐上，即可将台帐立即交文件组。

5．对由我司安排拖车报关的，客服于和报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。

II、文件

1．文件组收到船公司的LOADINGLIST后，和台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。

2．文件组需核对船公司的LOADINGLIST及费用清单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，且于台帐上登记。

3．文件员根据客户提供的补料，先和客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取于短时间内将提单资料核对清楚，且根据客户的要求签发HB/L或MB/L。4．提单的缮制应注意以下几点：

1）提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL‘SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO。/SEALNO。，DELIVERYAGNET等。

2）提单表面应清洁，避免过多涂改，壹份提单最多不可超过3个更正章。壹些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。

3）应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。

4）客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应和关联船公司核实确认。

5）如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，于收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。

6）外代提单不允许预借。