公文写作基础(资料版)

五、公文处理工作
公文处理工作，亦叫文书处理工作，指公文的 拟制、办理、管理等系列相互关联、衔接有序的 工作。 这段话我们理解就是运用科学的原理与系统的 方法，完成对文件的制发和收入管理工作，为党 和国家的管理工作服务。
六、公文处理的原则
（一）实事求是原则 （二）准确规范原则 （三）精简高效原则 （四）安全保密原则
三 文种辨析（6）函与便函
(6)函与便函 “函”这个字的本意是书信，是人们用以传递信
息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的。所 以，函与便函在内容实质上没有什么区别。 它们的不同点主要表现在：函是党和国家机关的 法定公文文种之一，而便函不是，这是两者之间 的主要区别。也正因如此，函在行文时必须具备 法定公文的标印格式，而便函则没有。顾名思义， 便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日 期即可。
附 公文版面及装订要求（1）
公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式 样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起， 采用国际标准A4纸型，同时对文件版型作出调整。
依据： 中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发
〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕 14号）；《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）。
三 文种辨析（8）请示与报告
报告与请示
都是上行文，性质大致相同。 它们的不同点主要表现在： 1.行文目的不同：请示是上报请求批准或给予指示的事项。必须是下 级对上级，要求上级给予答复和指示，并且是自己职权范围内无法解决 的事项；报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的 询问。 2.性质要求不同：报告是陈述性文种，请示是请求性公文并必有回复。 报告主要是汇报工作，反映情况，供领导决策参考，上级一般不作批示。 请示上级机关必须作出批复或指示。 3.行文时限不同：请示必须是事前行文，报告事前事后都行。 4.请示一文一事：报告可一文数事。
例如: 向上级机关行文，目的是向上级机关要钱、 要物、要人员、要编制、要政策、要办法等，就应用 请示或意见；用于向上级机关汇报工作、反映情况的， 则可用报告。
三、公文常用文种辨析
公文中有些文种的性 质或作用、特点是非常近 似的，这就给我们在文种 的选择、掌握与具体运用 上带来一些难度。为此， 要准确地使用公文就不能 不注意对近似文种的辨析。
公文最迟在3500年前就已经形成。 “公文”一词最早见西晋陈寿《三国志 ·魏·赵俨传》“辄白曹公，公文下郡，绵 绢悉以还民”。 公文一词，在各朝各代有不同的名称： 简牍、公牍、典册、典籍、文案、案牍、文 书、应用文，不一而足。
二、公文的特点
（一）作者的法定性 （二）作用的权威性 （三）体式的规范性 （四）制作的程序性 （五）执行的时效性
《党政机关公文处理工作条例》2012年4月16日 《党政机关公文格式》2012年6月29日
第一，统一了公文的定义 第二，统一了公文的种类 第三，统一了公文的要素 第四，统一了行文的规则 第五，统一公文处理工作
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、怎样确定和使用文种
(一)文种的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规 定使用，不能乱起名称
三 文种辨析（1）公报与公告
(1)公报与公告
这两个文种近似在“公”字上，即均是党和国 家用来向国内外公开宣布、告知某一重大事项 的，是非常严肃、庄重的公文。
不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息， 内容一般十分简要；而公报的内容一般是比较 详细、具体地报道某一重要会议或重要事项的 内容。
法定公文的15种名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。因此，目前 在一些机关单位所制发的公文中出现的请示报告、意见报告、告示等，就是把两 个不同的文种合并在一起使用，这种随便给公文起名的做法是不严肃的。
(二)文种的确定和使用，要依据制文机关的权限加以选用， 不可超越职权
公告，只有党和国家的高级管理机关才有资格使用，其发文机关的级别较 高。但从目前的实践来看，有些单位在行使招生、招干、征文、迁址、开业等 职能时，存在着比较严重的滥用公告的做法。就实质而言，这是一种侵犯党和 国家权力的越权行为。
② 从发布的内容看，公告内容的重要性大于布告，更大于 通告，是郑重宣布重大事件或重要事项、法定事项的； 通告则主要是用于发布应当遵守或周知事项的。
③ 从所公布的范围看，公告是面向国内外的，范围最广； 通告则是针对社会的某一方面，用于局部范围。
三 文种辨析（3）决定与决议
(3)决定与决议 这两个文种近似在“决”字上，即均属决策性
文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或重要 工作事项所作的决策规定性的意见或措施、要求； 决策又出自于机关的首脑或核心部位，并要求下级 予以贯彻执行，故都是下行文。
它们的不同点主要表现在：决议的内容必须是 经过会议集体讨论并表决通过的；而决定则不一定， 有的决定是经过会议集体讨论通过的，也有的是由 某一机关直接做出的。
A4型公文用纸页边及版心尺寸
附 公文版面及装订要求（3）
4.页码
用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行， 左右各放一条4号一字线。单页码居右，双页码居左。
5.标点
采用规范全身标点，注意符合中文排版规范。
6.装订
左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。
一、《党政机关公文处理工作条例》 的主要特点
三 文种辨析（5）批示与批复
(5)批示与批复
这两个文种近似在一个“批”字上，即上级对下级的公文 表明意见，均属于下行文。
关于它们的不同点，批复的“复”是答复的意思，显然事 先有请示，否则，就谈不到答复。所以，批复是对下级的 请示批注意见后答复下级的公文文种。再看批示，“示” 是指点的意思，故批与示合在一起的意思是批注意见、加 以指点，既然是批注就是在下级报来的公文上书写批语， 有的是针对来文的下级批注意见(这样应告知来文单位)， 也有的是批转给其他部门去办的(如属此种情况就没有必要 告知来文单位)，所以不同于批复。
内容提要
一、公文基础知识 二、公文特定格式 三、公文常用文种 四、公文写作技巧 五、公文常见错误
盖文章,经国之大业,不朽之盛事。年寿有时、 而尽,荣乐止乎其身,二者必至之常期,未若文章之
无穷。
——魏•曹丕《典论•论文》
经国之枢机，为政之先要。
——梁•刘勰《文心雕龙・章表》
一、公文的历史
二、公文格式要素
（二）主体部分
主体： 首页红色分隔线（不含）以下、公文末 页首条分隔线（不含）以上的部分。
包括： 标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名 成文日期、印章、附注、附件
二、公文格式要素
（三）版记部分
版记： 首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
包括： 版记中的分隔线、 抄送机关 印发机关和印发日期 页码
三 文种辨析（5）批复与批示
根据上述介绍，对批复与批示的不同点我们可以理解为： ①被批注意见的来文文种不同。批复是针对下级机关上 报的请示做出的；批示所针对的来文则是下级没有肯定性要 求答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、述职报告、 检讨报告等。 ②行文方式不同。批复的主送机关必然是上报请示的单 位，如对其他单位也有参考价值，可列为抄送；批示如具有 普遍意义，可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。
签发文件人应写上自己的姓名，不能只写姓 而不写名，并应注明签发的时间，以示负责， 便于查考。圈阅或者签名的，视为同意。
公文格式，总的来看包括以下两个部分：
公文 文种
外在 形式
公文 格式
一、公文格式新变化
1.中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理 工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）； 2.中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 97042012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。
七、公文处理的依据
（一）有关法规和行业标准。诸如新发布的 《党政机关公文处理工作条例》、《党政机 关公文格式》等。 （二）上级机关或单位有关公文处理方面的 规定和要求。 （三）本机关或本单位参照上述规定并结合 实际制定的本单位的公文处理规定。
八、公文处理的保密要求
•第一 正确确定密级，在规定的保密期限内按规 定的范围做好发放、登记、传阅、保管工作。 •第二 一切密件的誊抄、打印都要指定专人，铅 印要确定专点印制，对超过印制规定的和作废的 部分要监督销毁。 •第三 涉密函件应由机要通信部门递送。 •第四 绝密文件内部传阅、接交都要有一定的登 记手续，应指定专人办理，尽量减少接触人员。 •第五 个人不得长时间保存秘密文件，对因工作 需要而借用的秘密文件，要及时进行清退。
(三)文种的确定和使用，要依据行文的关系加以选用， 考虑到与收文机关的组织关系
收文机关是上级机关的，只能采用请示、报告、意见等；向下级机关 发文时，一般应选用通知、意见、决定、决议、通报以及纪要等；向平级 机关或无隶属关系的机关行文时，主要应使用函。
(四)文种的确定和使用要考虑发文的具体目的与要求
三 文种辨析（7）通知与通告
(7)通知与通告
这两个文种近似在“通”字上，说明都是用来传达上级机 关的意图和要求的。但通告的“告”字在这里是普遍告知 的意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们 知道并加以遵守；通知的“知”字与“告”字虽然都是告 知的意思，但“知”与“告”相比，具有特定告知的含义， 有可能是告知所属全部下级单位、人员，也可能是告知部 分下级单位，要求它们知照办理，这就是两个文种的主要 区别点。在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守 某一事项时，应使用通告；内部行文告知下级全部或部分 单位办理某一事项，应使用通知。
九、公文的批转转发
“批转”两个字中，“批”是批准、批 示的意思，“转”是转发的意思。它适用于 上级机关对下级机关或所属部门的公文批注 意见后予以转发，一般以“通知”或“通报” 文种为载体。
十、公文的签发
新《条例》第二十二条的规定，重要公文和 上行文应由主要负责人签发。党委、政府的 办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文， 由被授权者签发或者按照有关规定签发。
第一，重新划分了公文格式要素 第二，调整了公文格式要素 第三，调整了公文格式要素编排 第四，调整了成文日期数字格式 第五，规定了公文数字格式 第六，新增了页码格式要素
二、公文格式要素—版头
（一）版头部分
版头（版首、眉首）： 公文首页红色分隔线以上部分。
包括：
份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线
这里又引申为知道、办理。严格地讲，通知是知照性文种，它 的内容侧重于直提要求、明确界限； 通报的“通”字是用“报”字作补充，“报”在这里的含义是 陈述情况，严格地讲它是陈述性公文，它的内容侧重于说明、 介绍某一事物或问题的情况。 通报既可以提出下一步工作要求(如指导性通报)，也可以不提 任何要求(如情况性通报)，而通知是必须有下一步工作的意见 与要求的，否则，就失去了作为通知这一文种存在的本色。
附 公文版面及装订要求（2）
1.用纸:
采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。
2.开本
国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为 ±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。
3.版心
版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行 28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫 米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时 适当调整行间距，保持版心高度不变。
三 文种辨析（4）通知与通报
(4)通知与通报
这两个文种近似在一个“通”字上。“通”字在这里是传达的意 思，“知”和“报”均含知道的意思，具体方法是直陈情况与要 求，所以，通知、通报均属告知性文件；按照理解的习惯，传达 一般是自上而下的传递，所以又都是下行文。
其不同点主要表现在： 通知的“通”字是用“知”字作补充，“知”的本意是知道，
三 文种辨析（2）公告与通告
(2)公告与通告
这两个文种近似在“告”字上，即均属告知性的文种， 它们均可以通过报纸、电台、电视台等新闻媒体或在社 会上张贴以及网络等方式而公开发布。它们的不同点：
① 从使用者看，公告的制发者主要是党和国家的高级机关； 通告则不然，各级党政机关、部门及社会团体均可使用。
三、公文的作用
（一）领导和指导作用 （二）规范和约束作用 （三）宣传和教育作用 （四）联系和沟通作用 （五）依据和凭证作用
四、公文的分类
按行文方向 按时限要求
• 上行文 • 下行文 • 平行文
• 特急公文 • 加急公文 • 常规公文
按机密程度
• 绝密公文 • 机密公文 • 秘密公文 • 普通公文