文书与档案管理

2．二者的物质载体相同。历史上文书与档 案的主要载体是龟甲、兽骨、羊皮、竹 木、绢帛、纸张等，现代发展到胶片、 磁带、磁盘、光盘等，由于二者载体相 同，记录在载体上的方法也相同。如印 刷、晒制、摄影、录音、录像等。
3．二者的内容和格式相同。档案直接来源于文 书，档案是由文书转化而来的，人们常说， “今天”的档案就是“昨天”的文书，“今天” 的文书可能就是“明天”的档案，这句话概括 了档案与文书之间的密切关系，因此说，两者 的内容与格式完全相同。
（一）要有较高的政治素质
（二）要有高度的思想觉悟
（三）要有较高的业务水平
（四）要有良好的工作作风
思考练习题 一、简答题 1．文书与档案的含义是什么？ 2．文书工作与档案管理的含义是什么？ 3.文书工作主要包含哪些内容？ 4.档案管理的内容是什么？ 5．文书工作与档案管理工作人员的素质要求有哪些？ 6.文书工作人员与档案管理人员的技能要求是什么？ 二、论述题 1.文书与档案的相互关系 2.文书工作与档案管理的相互关系
表现形式：文字、图表、声像、 照片
二、文书与档案的相互关系
联系
区别
1．功用相同 2．物质载体相同 3．内容和格式相同 4．二者互为条件
1．性质不同 2．形式不同 3．效用不同
（一）文书与档案的联系
1．二者的功用相同。文书是现实活动的记 录，用于处理各种事务，沟通各种关系； 档案是保存起来的历史活动记录，用于 日后工作的查考和利用。
3．二者互为条件。文书工作是档案管理 的前处理阶段，是档案管理的基础，档 案管理是文书工作的延续和深入，是文 书工作的归结。没有文书工作，就没有 档案管理工作。在某些情况下，文书工 作又需利用档案材料，否则，将不能更 好地开展文书工作。
(二)文书工作与档案管理的区别
1．二者的工作任务不同。文书工作的主要任 务是高质量地形成文书，及时准确地处理往来 文书，有条理地、安全地运转文书，完整妥善 地保管文书，正确地发挥文书的作用；沟通对 内外的联系，有效地推进机关工作，为机关领 导工作服务。档案管理的主要任务是坚持集中、 统一和科学地管理档案，大力开发档案信息资 源，逐步实现档案管理的现代化，更好地提供 档案利用，为社会主义现代化建设服务。
2．二者的主要工作环节相同。文书的整 理与归档是文书工作的最后一个环节， 但同时又是档案工作的第一个环节—— 收集。归档和收集是文书工作与档案工 作的临界线和交叉点。它们从不同的角 度履行了同一道手续。归档文书的整理 工作是档案工作的基础工作，因此，必 须符合档案管理的要求，它既是文书工 作的任务，也是档案工作的任务。
（三）档案事业管理机构
档案管理事业机构主要是指各级档案局、处等， 是党和国家指导、管理档案工作的部门。在我国， 党、政档案工作实行统一管理。因此，档案事业 管理机构既是党的机构，又是国家的机构。
档案工作组织机构如图1—1所示
中共中央、国 务院
中共省委、 省人民政府
中共县委、 县人民政府
国家档案局
2．二者的形式不同。文书是在处理现行事务中不断 产生的，档案是为了今后应用，将处理现行事务 的有关材料按一定的规律组成和保存起来。文书 是一份一份的，其表现形式为单份的、零散的； 档案是将一份一份的文书按一定方式组合起来的， 是多份的，整体的。
3．二者的效用不同。文书是进行公务活动， 处理现实事务的重要工具，通用文书是具 有法定的权威和行政约束力。因之，文书 具有现实效用；档案，作为真实的历史记 录，具有凭证和参考价值，可以提供利用， 发挥其历史效用。
2．二者的工作内容不同。文书工作的内 容主要是文书的形成，文书的处理及文 书的整理与归档；档案管理的内容主要 是收集、整理、鉴定、保管、统计和提 供利用等。
3．二者的服务对象不同。文书工作主要 是为机关领导工作服务；档案管理是为 全社会提供服务，档案提供利用的对象 越广泛，其价值效用也就越大。
档案管理人员，主要是从事档案管理工作 的人员。这些人员包括机关档案室、各类 档案馆以及档案管理事业机构的工作人员。
文书工作人员和档案管理人员是文书工作 和档案管理的主体，没有这些人员的辛勤 劳动，文书工作和档案管理就是一句空话。 他们具有不可替代的重要作
二、文书工作与档案管理人员的素质要求
中央档案馆
中央机关 档案室
省档案局
省档案馆
省直机关 档案室
县档案局(科)
县档案 馆
县属机关 档案室
第四节 文书工作与档案管理 人员的素质要求
［教学重点与难点］ 文书与档案管理人员的素质要求
一、文书工作人员与档案管理人员
文书工作人员，我们通常把从事文书工作 的人员，都称呼为“文书”。一般说来， 凡在机关单位从事文秘工作的人员都可以 看作是文书工作人员。
文书工作含义用示意图表示为：
文书工作
文书工作人员
科学的原则、程序、方法
文书的制作、处理、管 理
（二）档案管理的含义
档案管理也称档案工作，它是指用科学的 原则、方法和组织制度管理档案，为党和 国家提供各种服务的工作。它的工作内容 主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、 统计、提供、利用等工作，这就是通常所 说的档案工作的六环节。
总论
文书与管理
文书工作与档 案管理
组织机构与人 员素质
第一节 文书与档案
［教学重点与难点］ 1.文书与档案的含义 2.文书与档案的联系和区别
一、文书与档案的含义
（一）文书的含义 文书是国家机关、团体、企事业单位和个
人在社会实践活动中，为了一定的目的而 形成的具有一定格式，用以处理各种事务， 沟通各种关系而形成的所有文字材料的总 称。
百度文库
从文书的含义中可使学生了解以下四点： 1. 文书是一种书面材料 2. 文书具有一定的格式 3. 文书具有实用性
4．文书的主体主要是党和国家机关、 团体、企事业单位和个人。
文书的含义，用示意图表示为：
文书
行为主体
一定格式
文字材料
（二）档案的含义
档案是机关组织和个人在社会活 动中直接形成的，作为原始记录保存 起来的对日后工作有一定查考利用价 值的文字、图表、照片、声像及其他 各种方式和载体的记录材料。
统一保存和管理本机关档案的内部组织机 构。它属于管理研究和咨询性质的专业机 构，同时也是具有机要性质的部门。
（二）档案馆
档案馆是党和国家永久保管档案材料的基地，是 国家法定的专门保管档案的机构。它与机关的档 案室不同，是面向社会的事业单位，是开放型的 组织机构，是提供档案信息为社会服务的中心， 是科学文化事业的重要组成部分。
文书与档案管理
电子教案
潘春胜 主编
第一章 绪论
［教学目的、要求］ 通过本章教学，使学生们熟悉文书与
档案管理的组织机构，明确文书档案人员 的基本素质与技能要求；掌握文书与档案， 文书工作与档案管理的含义及相互关系。 ［教学重点和难点］
文书工作与档案管理的基本含义及相互 关系，工作要求。
［知识结构图］
档案管理的含义用示意图表示为
档案管 理
档案管理人 科学的原则、方法 管理档案、
员
、组织制度
提供服务
二、文书工作与档案管理的相互关系
联系
区别
1．工作对象相同 2．工作环节相同 3．二者互为条件
1．工作任务不同 2．工作内容不同 3．服务对象不同
(一)文书工作与档案管理的联系
1．二者的工作对象相同。文书工作与档 案管理工作的对象都是文字材料（档案 工作还有其他材料）。文书工作是形成 和处理文字材料，是对文字材料的前期 处理，并实现其现行效用；档案工作是 有规律的保存了文字材料，是对文字材 料进行了后期处理，并实现其备考利用 价值。档案是由文书转化而来的。
第三节 文书工作和档案管理的 组织结构
［教学重点与难点］ 档案工作组织机构
一、文书工作机构
（一）对较大的机关来说，由于他们的文 书处理工作任务比较繁重，则设立专门的 文书部门，如“文书处”、“文书科”等， 归机关办公室领导。同时可采取分散的形 式，一些文书处理工作由各业务部门办理， 到年终将整理好的文件送回文书部门进行 归档。
第二节 文书工作与档案管理
［教学重点与难点］ 1﹒文书工作与档案管理的含义 2﹒文书工作与档案管理的联系和区别
一、文书工作与档案管理的含义
(一) 文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的
原则、程序和方法完成文书的收发、文 书的撰写、文书的制发、文书的处理和 文书的管理等一系列工作。文书工作在 机关工作活动中是一项最主要、最大量 的日常工作，它通过文书的制发、处理 与管理等一系列相互衔接的程序和环节， 构成机关信息运转与处理的流程。
4．二者互为条件。文书与档案是密不可分的有 机整体。文书是档案的前身，档案是文书的延 续。没有文书也就没有档案。在某些情况下， 文书也要通过查考档案后才能形成和制发，档 案为文书的形成提供了依据和参考。
（二）文书与档案的区别
1．二者的性质不同。文书是具有现行效用的信息， 在处理公务方面具有针对性、指导性和执行性； 档案是机关组织和个人在社会活动中积累、保存 起来的信息，具有原始记录性。在日后工作查考、 科研方面具有凭据性、参考性和借鉴性，并向全 社会提供利用，发挥着实际效益。
从档案的含义中，可使学生了解以下四点：
1．档案是机关、组织和个人在社会活动中 直接形成的
2．档案是保存起来的有查考利用价值的记 录材料
3．档案信息的记录方式和载体是多种多样 的
4．档案是人们的社会活动的原始记录
档案的含义，用示意图表示为：
档案
机关组织、个 人
查考、利用、 价值
记录材料
（二）对较小的机关或基层单位来说， 由于职能范围较小，内部机构单纯，文 书处理工作任务比较少，就没有必要设 置专门的文书工作部门，可采取集中的 形式，一般是在办公室设立一两个专职 或兼职的文书工作人员。这样既可以节 省人力、物力，又便于简化手续，提高 效率。
二、档案工作机构
（一）档案室 档案室是各种机关、团体、企事业单位等